5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Last updated on 31/03/2023

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hỗ trợ tối ưu hóa các hoạt động nhân sự từ tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất. 5 tiêu chí quan trọng dưới đây giúp nhà quản trị có thể đưa ra cơ sở để lựa chọn phần mềm hồ sơ nhân sự phù hợp và hiệu quả nhất.

1.Phù hợp nhu cầu của doanh nghiệp

Đây có thể khẳng định là tiêu chí hàng đầu để đánh giá sự hiệu quả của một phần mềm hồ sơ nhân sự, bởi lẽ không điều gì có thể tốt hơn sự phù hợp. 

Doanh nghiệp khác nhau sẽ có quy mô khác nhau, số lượng nhân sự khác nhau cũng như cấu trúc nhân sự khác nhau. Đồng nghĩa với việc những doanh nghiệp lớn sẽ cần một cách thức quản lý nhân sự khác với những doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp sản xuất sẽ không giống với doanh nghiệp thương mại. Do đó, một phần mềm hồ sơ nhân sự cần phải phù hợp với tổng thể doanh nghiệp mới đem lại hiệu quả quản lý tốt nhất.

2.Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu

Dữ liệu nhân sự cũng quan trọng không kém dữ liệu kinh doanh, chính vì vậy luôn cần được bảo mật an toàn. Nói đâu xa, chẳng hạn như vấn đề tiền lương trong nhân sự hiện nay, đa phần các doanh nghiệp đã tiến hành trả lương “ kín” để đảm bảo tính tôn trọng và riêng tư cho mỗi cá nhân.  Chính vì vậy, sự bảo mật của phần mềm hồ sơ nhân sự​ là vô cùng cần thiết. Thông tin nhân sự được bảo mật tốt chứng tỏ chất lượng của phần mềm cũng như uy tín của nhà cung cấp giải pháp.

3.Tích hợp các tính năng cần thiết

Một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự tốt hiện nay không đơn thuần chỉ là lưu giữ thông tin cá nhân cơ bản như: tên tuổi, học vấn, địa chỉ,… những khía cạnh mà bất cứ một công cụ lưu trữ nào cũng có thể làm được. Bên cạnh đó, chính là khả năng lưu trữ thông tin về các kết quả đánh giá năng lực (từ digiiCAT) và đánh giá kết quả (từ digiiKPI) qua các kỳ đánh giá,  từ đó để triển khai và lưu trữ những thông tin về lương, chế độ đãi ngộ, bảo hiểm,…

Đọc thêm: 5 lý do nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

4.Có khả năng đánh giá nguồn nhân lực và hoạch định nhân sự trong tương lai

Nhân sự là yếu tố quyết định thành công của một doanh nghiệp Tuyển dụng được nhân sự giỏi là một chuyện, nhưng có khả năng xây dựng một đội ngũ nhân sự giỏi, biết cống hiến cho cả hiện tại và tương lai mới là điều quan trọng. Ngoài chức năng xây dựng từ điển năng lực cho từng vị trí công việc, phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả còn phải có công cụ hoạch định nguồn lực kế thừa cũng như đánh giá được rủi ro thay đổi nguồn lực nội bộ. Nhờ đó, nhà quản trị có thể thực hiện được các thao tác quản lý chiến lược nguồn nhân lực đúng đắn, kịp thời giữ chân và phát huy toàn diện năng lực cống hiến của người tài.

5.Thân thiện, dễ sử dụng

Không một ai muốn sử dụng một phần mềm phức tạp và khó hiểu, vì điều này sẽ dẫn tới những hệ quả xấu như tốn thời gian, khó chỉnh sửa khi xảy ra lỗi,..Một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả phải có giao diện thân thiện, dễ thao tác và sử dụng,không làm cho người sử dụng mất quá nhiều công sức cũng như không gây ảnh hưởng đến những công việc khác.

Phần mềm Nhân sự Cốt lõi (digiiHRCore) của OOC là căn cứ để cung cấp dữ liệu cho các cấu phần khác như đánh giá năng lực, đánh giá hiệu quả công việc, quản lý công việc hay lương 3P. trong bộ phần mềm quản lý nhân sự DigiiHR.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự (thông tin nhân sự) quản lý những loại thông tin sau:

• Dữ liệu cá nhân bao gồm các thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, thông tin thân nhân và các thông tin khác;
• Lịch sử quá trình công tác tại công ty và quá trình công tác khác;
• Thông tin về đào tạo bao gồm các thông tin về quá trình học tập và đào tạo (nội bộ hoặc học tập bên ngoài…) của nhân sự;
• Thông tin về kết quả đánh giá năng lực (từ digiiCAT) và đánh giá kết quả (từ digiiTeamW) qua các kỳ đánh giá
• Dữ liệu về lịch sử chấm công của nhân sự từ digiiTime
• Chính sách, quy chế lương áp dụng cho nhân sự đó, quyết định lương, phụ cấp, được trích xuất từ cấu phần digiiPolicy…
• Thông tin về bảo hiểm và thuế TNCN mà doanh nghiệp quản lý, thu chi hộ nhân sự đó

• Phần mềm hồ sơ nhân sự cho phép trích xuất dữ liệu của nhân sự theo nhiều tiêu chí khác nhau theo yêu cầu của người dùng

Sự đa dạng của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự đôi khi sẽ trở thành trở ngại cho nhà quản lý trong việc lựa chọn. Hy vọng với 5 tiêu chí quan trọng trên sẽ giúp nhà quản trị có thể đưa ra cơ sở để lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự phù hợp và hiệu quả nhất.

Đọc thêm: Phần mềm nhân sự cốt lõi digiiHRCore