7 cách để quản lý công việc nhóm hiệu quả

Last updated on 02/01/2024

Giải pháp Công nghệ OOC –Phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự, công việc gồm nhiều tính năng như: thiết lập chuỗi giá trị doanh nghiệp, xây dựng cơ cấu tổ chức, đánh giá năng lực cá nhân theo khung năng lực và từ điển năng lực, đánh giá kết quả công việc theo BSC- KPI, xây dựng hệ thống lương 3P, quản lý hồ sơ nhân sự, v..v. Nay OOC chính thức ra mắt cấu phần quản lý giao việc nhóm (task management) không chỉ dành cho doanh nghiệp, đội nhóm mà còn thích hợp với cá nhân, thân thiện với người dùng qua cả giao diện máy tính và điện thoại. Dưới đây là 7 cách để quản lý công việc nhóm hiệu quả.

1. Tính tự giác 

Đối với một số người, “tính tự giác” gợi lên hình ảnh của một ông sếp luôn quan sát từng hành động của họ. Nhưng nếu tận dụng được lợi thế của tính tự giác, tập trung đó sẽ là chìa khóa cho giúp mọi người trong công ty hoàn thành công việc hiệu quả và nhận thức được tầm quan trọng của mỗi cá nhân đóng góp vào mục tiêu chung của công ty. Phần mềm quản lý công việc giúp mọi cá nhân chủ động sắp xếp và hoàn thành công việc hiệu quả, độc lập không cần quá nhiều sự nhắc nhở của cấp trên.

2. Thúc đẩy sự cạnh tranh

 Luôn giao tiếp và cung cấp thông tin đầy đủ cho tất cả mọi nhân viên của công ty sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc và giúp nhà quản lý nhận ra những người không đảm bảo tiến độ làm việc một cách khách quan nhất. Phần mềm quản lý giao việc giúp đội nhóm và doanh nghiệp đảm bảo sự truyền đạt thông tin chính xác và kịp thời nhất. Từ đó thúc đẩy sự cạch tranh lành mạnh trong công ty mà vẫn luôn đảm bảo được sự hiệu quả trong quá trình làm việc.

3. Sử dụng thời gian họp một cách khôn ngoan

Không thể tăng sự hiệu quả khi tất cả mọi người đều phải ngồi hàng giờ để cập nhật tình trạng công việc của từng cá nhân trong một cuộc họp nhóm. Tận dụng phần mềm quản lý công việc nhóm online để đảm bảo bạn luôn nắm bắt mọi thông tin trước khi cuộc họp bắt đầu và sử dụng thời gian làm việc nhóm để cùng tìm ra giải pháp cho các vấn đề.

4. Xác định mục tiêu và nhiệm vụ hỗ trợ

 Quản lý công việc nhóm hiệu quả cần nhiều hơn là đăng một danh sách các việc cần làm và giao việc cho từng cá nhân. Nhà quản lý cần phải có cái nhìn bao quát một bức tranh tổng thể, xa hơn cả các mục tiêu và cách các nhiệm vụ hỗ trợ đạt được mục tiêu. Việc này sẽ giúp nhân viên không còn bị phân tâm bởi những câu hỏi mơ hồ ‘tại sao chúng ta phải làm điều này?’. Sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp các nhà quản lý hoạch định các mục tiêu và công việc một cách có hệ thống, từ đó có góc nhìn đủ rộng để lên kế hoạch và hoàn thành mục tiêu lớn hơn.

5. Xác định rõ nhiệm vụ cho một người quản lý

Thông thường, một công việc cần sự hỗ trợ, cộng tác của rất nhiều người. Nhưng người lãnh đạo cần đảm bảo rằng mọi công việc đều phải có một người quản lý. Nếu mọi thứ đi lệch hướng, người quản lý nhiệm vụ đó phải chịu trách nhiệm và tập hợp các cá nhân trong đội, nhóm để hoàn thành công việc kịp thời. Vấn đề này có thể dễ dàng khắc phục khi sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả.

6. Đừng giao tiếp quá mức

Những gì doanh nghiệp kỳ vọng ban đầu sẽ thúc đẩy sự hợp tác có thể dẫn đến tác động ngược lại gây ra sự phiền toái trong nhóm nếu không được quản lý. Hãy chắc chắn rằng hệ thống quản lý công việc cho phép mọi người kiểm soát tần suất mà họ được nhắc nhở về nhiệm vụ và nhận được thông báo thay đổi.

7. Cân bằng giữa công việc và thời gian

Hãy chú ý đến số lượng các tác vụ phụ mà người lãnh đạo cần để theo dõi hiệu quả công việc của mình. Hãy nhớ rằng đối với mỗi lớp công việc nhỏ tăng lên, người lãnh đạo đã tăng lượng thời gian của chính mình và người quản lý nhiệm vụ sẽ cần để cập nhật trên hệ thống quản lý công việc. Nhà quản lý nên cân nhắc chỉ đưa vào hệ thống tối đa 3 lớp nhiệm vụ phụ.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC