8 tiêu chí lựa chọn phần mềm nhân sự 2023

Last updated on 09/11/2023

Phần mềm quản trị nhân sự trở thành công cụ thiết yếu để điều hành – quản lý trong doanh nghiệp hiện nay. Vậy, tại sao công cụ này lại nhận được sự quan tâm đông đảo của phần lớn các chủ doanh nghiệp. Tiêu chí nào để lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp nhất. 

Phần mềm quản trị nhân sự là công cụ không thể thiếu trong doanh nghiệp hiện đại

Mất nhiều thời gian để thực hiện công việc hành chính nhân sự

Trước đây, khi chưa có phần mềm quản trị nhân sự, cán bộ quản lý nhân sự trong doanh nghiệp thường mất rất nhiều thời gian để thực hiện các công tác hành chính nhân sự. Từ chấm công, tính lương, tổng hợp, tìm kiếm dữ liệu, rà soát xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo cho đến đánh giá nhân sự bằng các cách thức đơn giản, rời rạc qua văn bản, giấy tờ hay một số công cụ MS Office cơ bản… Việc thực hiện các hoạt động trên luôn cuốn nhà quản lý nhân sự chìm đắm trong khối công việc nhiều, giá trị chưa cao và mang tính sự vụ.

Đến kỳ lập báo cáo trong năm, hay báo cáo đột xuất… luôn là khoảng thời gian đầy áp lực cho nhà quản lý nhân sự để tổng hợp, kết nối các thông tin rời rạc từ rất nhiều các tài liệu đưa về từ các đơn vị, chi nhánh, từ bản giấy đến bản excel… Việc báo cáo chậm tiến độ, lập kế hoạch cho kỳ sau không đáp ứng đúng deadline thường khó tránh khỏi. Nhà quản lý nhân sự khi đó, đâu đủ thời gian để ngồi lại, phân tích, tư duy, đưa ra các vấn đề tầm cao liên quan đến lập kế hoạch, phân tích nhân sự, hoạch định NNL, điều chỉnh chính sách, phát triển nhân sự để đảm bảo nguồn lao động chất lượng ổn định tốt nhất cho doanh nghiệp.

Có nhu cầu cao hơn về chất lượng, tiến độ…

Các khách hàng ngày càng có nhu cầu cao hơn về chất lượng, nhanh hơn về tiến độ, phong phú hơn về hình thức… càng thúc đẩy các doanh nghiệp tập trung nghiên cứu, đầu tư về công nghệ và điều chỉnh về mô hình, phương thức sản xuất kinh doanh. Theo đó, trình độ của CBNV trong doanh nghiệp cũng cần được nâng cao để làm chủ công nghệ. Tương ứng với đó, doanh nghiệp cần chú trọng đến các chế độ chính sách, môi trường, định hướng phát triển cho nhân sự để duy trì nguồn nhân lực chất lượng cao và ổn định.

Do vậy, phần mềm nhân sự hiện đại là một trong các nhu cầu tất yếu đối với doanh nghiệp để giải phóng các nhà quản lý nhân sự/các lãnh đạo khỏi các công việc tỉ mẩn, tốn nhiều thời gian mà không làm tăng giá trị, để dành thời gian nhiều hơn cho công tác quản trị và phát triển Nguồn nhân lực tầm cao.

Phần mềm nhân sự tốt và hiện đại giúp doanh nghiệp

• Tiết kiệm được tối đa thời gian nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu, giảm bớt được thời gian xử lý vấn đề hành chính nhân sự
• Tăng thời gian cho nhà quản lý nhân sự để thực hiện các hoạt động nhân sự tầm vĩ mô (hoạch định, phân tích, điều chỉnh chính sách…)
• Giúp nhà quản lý thiết kế hệ thống quản lý trên phần mềm theo hướng phát triển nguồn nhân lực
• Giúp nhà quản lý, điều hành có cái nhìn tổng quan, thực tế hoạt động của doanh nghiệp, tình trạng nguồn nhân lực một cách nhanh chóng thông qua hệ thống báo cáo quản trị và phân tích có chiều sâu, trực quan sinh động thay vì báo cáo thống kê dạng dữ liệu để kịp thời đưa ra các quyết định điều hành.

Cứ cho rằng dù biết được những lợi ích to lớn do phần mềm nhân sự hiện đại mang lại như trên, song nhiều doanh nghiệp gặp phải khó khăn, băn khoăn, chưa rõ nên lựa chọn một phần mềm nhân sự hiện đại như thế nào là tốt. Vì thực tế, có nhiều doanh nghiệp đã vừa mất nhiều chi phí lại tốn thời gian khi chọn một phần mềm không phù hợp và thiếu tính chuyên nghiệp?

8 tiêu chí tối quan trọng đối với phần mềm nhân sự

Thao tác đơn giản và thân thiện với người dùng

Giống như bất kỳ phần mềm nào khác, giao diện người dùng tuyệt vời là yếu tố then chốt đảm bảo sự thành công của phần mềm nhân sự. Giao diện rõ ràng và dễ sử dụng không chỉ nâng cao trải nghiệm người dùng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến mong muốn sử dụng phần mềm thường xuyên của người dùng. Điều quan trọng là phải xem xét mức độ kỹ năng của người dùng và cung cấp điều hướng, hành động cũng như cài đặt sẵn có và trực quan để sử dụng.

Giao diện người dùng phần mềm nhân sự hiệu quả phải cung cấp các tính năng đơn giản, ngắn gọn và được tổ chức tốt để có thể dễ dàng truy cập, giảm thời gian học tập và nâng cao năng suất hàng ngày của người dùng. Các chuyên gia nhân sự cuối cùng có thể hưởng lợi từ trải nghiệm dễ dàng giúp quản lý nhân sự chính xác, sự hài lòng của nhân viên và năng suất cao đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức quý báu của họ.

Cơ chế nhập liệu tiện lợi, đa dạng

Khi doanh nghiệp triển khai phần mềm nhân sự, họ thường có sẵn dữ liệu nhân sự, tiền lương. Do đó, phần mềm cần hỗ trợ chuyển dữ liệu này sang hệ thống mới một cách dễ dàng thông qua cơ chế nhập. Điều này đảm bảo rằng các doanh nghiệp có thể chuyển đổi liền mạch sang phần mềm mới mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu. Cơ chế nhập có thể xử lý nhiều định dạng dữ liệu khác nhau và thậm chí có thể xử lý nhiều nguồn dữ liệu cùng một lúc.

Hơn nữa, các cơ chế này có thể tự động hóa toàn bộ quá trình truyền dữ liệu, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và tiết kiệm thời gian quý báu. Bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập dữ liệu hiện có, phần mềm nhân sự có thể giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô cải thiện quy trình làm việc nhân sự và tăng hiệu quả tổng thể của họ.

Có hệ thống báo cáo quản trị và phân tích tốt:

Hệ thống báo cáo toàn diện với đồ họa trực quan và hấp dẫn trực quan là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm nhân sự. Các báo cáo được tạo ra phải dễ hiểu và có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của người quản lý và người ra quyết định. Những báo cáo này cho phép phục vụ trực tiếp đội ngũ lãnh đạo và quản lý, cho phép đưa ra quyết định sáng suốt. Khả năng trích xuất và phân tích dữ liệu chính xác giúp doanh nghiệp xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong tổ chức của mình.

Một phần mềm nhân sự hiệu quả sẽ có thể tạo ra các báo cáo sâu sắc về hiệu suất của nhân viên, giờ làm việc và bảng lương, cùng nhiều báo cáo khác. Việc có một hệ thống báo cáo mạnh mẽ không chỉ hợp lý hóa các hoạt động nhân sự mà còn đảm bảo rằng các doanh nghiệp đang đưa ra những quyết định sáng suốt dựa trên những thông tin chính xác và kịp thời.

Thiết kế thông minh, chuẩn theo nghiệp vụ nhân sự hiện đại

Sự phát triển của quản lý nguồn nhân lực đã chứng kiến những thay đổi to lớn trong hai thập kỷ qua. Những tiến bộ công nghệ đã tác động đến mọi khía cạnh của nhân sự, từ tuyển dụng đến đào tạo và phát triển. Do đó, phần mềm nhân sự cần phải thích ứng với những thay đổi này và cung cấp các giải pháp phù hợp với xu hướng nhân sự mới nhất. Các phương pháp quản lý nhân sự mới như khung năng lực, KPI và quản lý nhân tài yêu cầu hệ thống phần mềm có thể đáp ứng chúng.

Những cách tiếp cận này hiện rất cần thiết trong việc quản lý lực lượng lao động, đảm bảo sự gắn kết của nhân viên và cải thiện năng suất của nhân viên. Do đó, các chuyên gia nhân sự nên tìm kiếm phần mềm có thể cung cấp các tính năng tích hợp, tự động hóa quy trình nhân sự và cung cấp phân tích dữ liệu theo thời gian thực để đưa ra quyết định sáng suốt. Cuối cùng, phần mềm nhân sự phải đủ linh hoạt để thích ứng với những thay đổi đang diễn ra trong ngành nhân sự.

Tính năng đáp ứng đủ cho người dùng: Quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, quản lý nhân sự và nhân viên

Điều cần thiết là phần mềm nhân sự phải có khả năng đáp ứng các nhu cầu và hành vi khác nhau của các nhóm người dùng khác nhau. Mỗi nhóm người dùng đều có những yêu cầu và sở thích riêng trong việc sử dụng các tính năng của phần mềm. Ví dụ: phần mềm nhân sự được bộ phận tuyển dụng sử dụng có thể yêu cầu tính năng duy trì cơ sở dữ liệu ứng viên, trong khi phần mềm được bộ phận đào tạo sử dụng có thể yêu cầu chức năng lên lịch các buổi đào tạo và theo dõi sự tham gia của nhân viên.

Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm nhân sự cần xem xét yêu cầu của từng nhóm người dùng khi phát triển và triển khai phần mềm, đảm bảo hiệu quả và hiệu quả cho tất cả người dùng. Phần mềm cũng phải có khả năng thích ứng với hành vi thay đổi của người dùng, với các tính năng có thể được sửa đổi hoặc cập nhật để đáp ứng các yêu cầu mới. Cuối cùng, một phần mềm nhân sự phù hợp với nhu cầu của tất cả các nhóm người dùng có thể giúp cải thiện năng suất, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian và công sức.

Công nghệ cho phép mở rộng, dễ tích hợp với các phần mềm khác trong doanh nghiệp (ERP, CRM, DMS hay phần mềm KPI…)

Một số dữ liệu sử dụng trong phần mềm nhân sự không tự sinh ra trong phần mềm này mà phải lấy từ các phần mềm khác. Ví dụ dữ liệu về sản lượng của công nhân cần trích xuất từ phần mềm quản lý sản xuất MES, dữ liệu bán hàng cần lấy từ CRM hay DMS. Kết quả đánh giá KPI có thể lấy từ phần mềm KPI. Do đó khả năng tích hợp là yêu cầu bắt buộc.

Tính bảo mật cao: khả năng mã hóa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu chặt chẽ

Bảo mật dữ liệu là điều vô cùng quan trọng khi nói đến thông tin nhân viên, được coi là thông tin cá nhân. Hơn nữa, các chính sách nhân sự của công ty, đặc biệt là các chính sách liên quan đến năng lực cạnh tranh, cũng yêu cầu mức độ bảo mật cao. Vì vậy, việc đảm bảo tính bảo mật của phần mềm sử dụng trong quản lý nhân sự trở thành tiêu chí quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp. Bằng cách ưu tiên bảo mật dữ liệu, các công ty có thể bảo vệ dữ liệu của nhân viên và duy trì tính toàn vẹn và bảo mật thông tin nhân sự của họ.

Điều này không chỉ bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên mà còn giúp các công ty tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu và nuôi dưỡng niềm tin trong lực lượng lao động của họ. Do đó, việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm nhân sự đáng tin cậy và an toàn là điều bắt buộc đối với các tổ chức muốn quản lý hiệu quả lực lượng lao động của mình và bảo vệ thông tin nhạy cảm của nhân viên.

Có hệ thống ngân hàng dữ liệu có tính thực tiễn và theo thông lệ tốt của nhiều ngành nghề

Một số phân hệ như KPI, đánh giá năng lực có thể cần tham khảo đến ngân hàng KPI hay từ điển năng lực. Do đó phần mềm nhân sự có hoặc có kết nối với ngân hàng dữ liệu sẽ là một lợi thế.

Phần mềm KPI – digiiTeamW của OOC

Không dễ để có thể lựa chọn được một phần mềm hội tụ được các tính năng trên, việc đó vừa là do khả năng tìm kiếm, sàng lọc, do cơ hội tiếp cận thông tin của các nhà chuyên môn về Quản lý nhân sự, Công nghệ thông tin…trong doanh nghiệp, vừa là do sự sáng suốt trong quyết định của nhà quản lý. Đặc biệt, dù phần mềm có ưu việt đến đâu, tính năng tốt đến đâu nhưng vẫn không thể thay thế hoàn toàn được trí tuệ của con người trong quá trình sử dụng, phân tích để khai thác được tốt nhất tất cả các tính năng, tận dụng được tối ưu những giá trị mà phần mềm mang lại vào thực tiễn, vì con người ngoài trí tuệ còn có cả “một trái tim nóng”.

Phần mềm quản lý nhân sự digiiMS – công cụ giải quyết bài toán về quản lý nhân sự tối ưu

Phần mềm quản lý doanh nghiệp digiiMS – phần mềm quản lý hợp nhất và chuyên sâu, giúp nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh. Hệ thống sinh thái phần mềm quản lý doanh nghiệp – digiiMS hiện bao gồm các module:

• Quản lý Nhân sự Nền tảng digiiHRCore
• Phần mềm Chấm công digiiTime
• Cổng Thông tin Nhân sự digiiPortal
• Đánh giá Năng lực digiiCAT
• Quản trị Tài năng digiiTalent
• Quản lý Đãi ngộ và tính lương digiiC&B
• Quản lý Dự án digiiPM

 

Đọc thêm:

Top 10 phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất 2022.

Top 15 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất 2023

10 phần mềm quản lý kpi miễn phí, hiệu quả nhất

10 phần mềm quản lý dự án tốt nhất 

12 phần mềm tính lương miễn phí, tốt nhất