Bản mô tả công việc (JD) cần chú ý những gì?

Last updated on 12/12/2022

Việc soạn thảo một bản mô tả công việc (Job description) hấp dẫn là điều cần thiết để thu hút những ứng viên tài năng. Giữa hàng nghìn công việc trên các nền tảng xã hội, một bản mô tả hay sẽ khiến công việc của bạn nổi bật hơn. Dưới đây là các tips để viết một bản JD hấp dẫn. 

Thế nào là một bản mô tả công việc?

Mô tả công việc có tên khác là đặc tả công việc, hồ sơ công việc, mô tả vị trí,…

Bản mô tả công nêu rõ yêu cầu công việc, trách nhiệm và các kỹ năng cần thiết. Một bản mô tả công việc chi tiết sẽ bao gồm cả cách đo lường hiệu quả trong công việc. Bên cạnh đó, JD cũng cần đưa ra những điểm quan trọng của công ty như sứ mệnh, văn hóa và quyền lợi. 

Tại sao cần bản mô tả công việc?

Một bản mô tả công việc cung cấp đầy đủ các chi tiết cho ứng viên rằng họ có đủ tiêu chuẩn cho vị trí này hay không. Theo một khảo sát, có đến 52% người tìm việc cho rằng chất lượng của bản đặc tả công việc cực kỳ ảnh hưởng đến quyết định ứng tuyển của họ. 

Tính rõ ràng

Bản mô tả công việc liệt kê đầy đủ các nhiệm vụ và trách nhiệm của một vị trí. Nó giúp ứng viên hiểu rõ công việc, cũng như giúp quản lý biết cần làm gì để đạt được mục tiêu. Trong quá trình làm việc, mô tả công việc đóng vai trò như một thước đo hiệu quả, quản lý có thể dựa vào đó để đánh giá nhân viên, và so sánh với mục tiêu. 

Tính minh bạch

Bản mô tả công việc là công cụ để giải thích tại sao một ứng viên được chọn hay không. Nó cũng đưa ra lý do tại sao một vị trí được phân loại là miễn hoặc không được miễn theo Luật tiêu chuẩn lao động công bằng. 

Ngoài ra, bản mô tả công việc giúp nhân viên biết cần làm gì và đòi hỏi quyền lợi dựa trên thành quả mình đạt được.

Đọc thêm: Bạn hiểu thế nào về JD?

Mô tả công việc cần những gì?

Chức vụ

Chức vụ trong bản mô tả cần phải thật rõ ràng và cụ thể. Các chức danh cụ thể sẽ hiệu quả hơn chức danh chung chung. Vậy nên hãy đưa vào các cụm từ miêu tả chính xác vai trò. Trên thực tế, một khảo sát 2020 cho thấy 36% người sử dụng đích danh tên công việc họ đang tìm kiếm để tìm việc trên các trang web. 

Tránh các biệt ngữ có thể gây hiểu nhầm

Ví dụ, dùng từ “senior” hay “junior” để mô tả kinh nghiệm thay vì “cấp bậc 1”, “cấp bậc 2”,… Ngôn ngữ phải có tính bao hàm nhất có thể. Nên kiểm tra lại một lượt ngôn ngữ sử dụng để đảm bảo không gây nhầm lẫn cho người đọc. 

Tóm tắt công việc

Mở đầu JD, hãy đưa ra tóm tắt ngắn gọn, hấp dẫn về công ty và vị trí tuyển dụng. Gây ấn tượng với người đọc bằng các chi tiết khiến công ty của bạn trở nên đặc biệt. Văn hóa công ty bạn là gì, tại sao ứng viên lại muốn làm việc cho bạn. Có đến 72% người nói rằng họ muốn biết về văn hóa công ty qua bản mô tả công việc. Ngoài ra, nhớ đưa ra vị trí làm việc bởi đây cũng là điều mà ứng viên quan tâm. 

Trách nhiệm và nghĩa vụ

Gạch đầu dòng về các trách nhiệm chính của vị trí. Hãy đảm bảo rằng các ý đủ chi tiết nhưng vẫn cô đọng. Hơn nữa, hãy nhấn mạnh các ý chính nhất. Ví dụ, vị trí quản lý sự kiện yêu cầu kiến thức về mạng xã hội quảng bá sự kiện. Khi đưa những điều này vào bản mô tả, ứng viên sẽ biết họ có đủ điều kiện hay không.

Làm nổi bật các công việc hàng ngày của vị trí đó. Điều này giúp ứng viên hình dung môi trường làm việc và các công việc họ sẽ  mỗi ngày. Mức độ chi tiết cho phép ứng viên xác định có phù hợp với công ty và vị trí không. 

Chỉ ra sự liên kết giữa vị trí đó và tổ chức. Nếu có thể, hãy đề cập đến cấp quản lý trực tiếp của vị trí này, và vị trí này đóng góp gì cho tổ chức. 

Trình độ và kỹ năng

Đưa ra các yêu cầu về kỹ năng cứng và kỹ năng mềm. Tất nhiên, bản mô tả cần nêu rõ yêu cầu về học vấn, kinh nghiệm, chứng chỉ,… Ngoài ra, đưa ra các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp hay tính cách cơ bản.

Giữ cho danh sách ngắn gọn. Có thể bạn sẽ muốn liệt kê hết những yêu cầu mà bạn hình dung. Tuy nhiên, điều này có thể khiến các ứng viên cảm thấy ngần ngại. Theo thống kê năm 2018, có đến 63% nói rằng họ chọn không ứng tuyển bởi họ cảm thấy không biết các công cụ hay kỹ năng cụ thể được liệt kê. Hay có 47% nói rằng họ không ứng tuyển bởi chưa có đủ số năm kinh nghiệm như yêu cầu. 

Chính vì vậy, nên phân ra các yêu cầu bắt buộc và yêu cầu nên có để khuyến khích nhiều ứng viên hơn. có 71% nhà tuyển dụng nói rằng họ đang làm điều này.

Lương và thưởng

Đưa ra mức lương đề nghị. Những ứng viên chất lượng thường để ý tới các công việc đáp ứng được yêu cầu của họ. Tuy nhiên, theo khảo sát, 70% ứng viên nói rằng họ ít thấy bản mô tả bao gồm mức lương. Hơn nữa, cứ 4 người tìm việc thì có 1 người nói rằng lương là thứ họ quan tâm nhất trong bản mô tả công việc. 

Liệt kê các đặc quyền và lợi ích khi làm việc tại công ty. 83% người nói rằng lợi ích nhận được từ công ty có ảnh hưởng cực lớn đến quyết định có chấp nhận lời mời làm việc hay không. Chính vì vậy, hãy chia sẻ những phần thưởng hấp dẫn như: giờ giấc linh hoạt, bảo hiểm y tế, nha khoa, thị lực hay đồ ăn nhẹ tại văn phòng,…

Nguồn: How to Write a Job Description.