Tại sao nói phần mềm KPI và BI giúp hợp nhất điều hành và quản lý?

Last updated on 29/02/2024

Hiện nay trong thời kì chuyển đổi số đang phát triển, các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp  như phần mềm ERP, CRM, …vào trong việc hỗ trợ quản lý và phát triển. Trong đó, không thể không kể đến phần mềm KPI trong việc quản lý hiệu suất của doanh nghiệp. Trong tương lai, KPI sẽ  trở thành một trong những phần mềm thông dụng nhất, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng thật sự hiểu về nó. Chính vì thế, lại càng ít doanh nghiệp hiểu tầm quan trọng của việc tích hợp KPI và BI. Tại sao phải tích hợp 2 phần mềm này? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời cho câu hỏi ‘’Tại sao?’’

Phần mềm KPI trong điều hành và quản lý doanh nghiệp

KPI (Key Performance Indicator) là một công cụ thiết yếu của điều hành doanh nghiệp và quản lý kết quả công việc của tổ chức, các bộ phận chức năng và nhỏ hơn nữa là từng nhân viên trong tổ chức doanh nghiệp. 

Chức năng của phần mềm KPI

Về chức năng, KPI giúp các nhà quản lý cấp cao có thể quản lý toàn diện các hoạt động trong tổ chức thông qua việc đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận chức năng hay tổng thể hoạt động của của công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan nhất.

Bên cạnh đó, phần mềm KPI còn là công cụ tuyệt vời trong việc điều hành doanh nghiệp thông qua việc giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (nhân sự, kế toán, tài chính, sản xuất,kinh doanh,…) và từng cá nhân. Nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung. Thông qua kết quả hiệu suất của từng tháng, quý mà doanh nghiệp có thể nắm được tình hình hoạt động của công ty cũng như đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời đối với những sai sót hoặc những ảnh hưởng để đảm bảo sự vận hành thông suốt của doanh nghiệp.

Một số nhược điểm của phần mềm KPI

Mặc dù KPI hỗ trợ doanh nghiệp trong điều hành và quản lý, nhưng nó không có chức năng thu thập dữ liệu mà phải sửa dụng lại thông tin đã được nhập từ các phần mềm chức năng kahcs. Do đó, việc tích hợp với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp gần như là một yêu cầu bắt buộc của bất kỳ phần mềm KPI nào. Nếu không thực hiện được việc tích hợp, xác suất triển khai thành công phần mềm KPI là hoàn toàn không có hoặc doanh nghiệp cần bỏ ra một lượng lớn thời gian và công sức để nhập liệu trực tiếp. Tuy nhiên, trường hợp này không khả thi do lợi ích nhận được hoàn toàn kém xa so với công sức mà doanh nghiệp phải bỏ ra.

Một vấn đề nữa đối hệ thống chỉ tiêu KPI là tính không ổn định theo thời gian do việc điều chỉnh định hướng chiến lược và trọng tâm trong từng giai đoạn. Những thay đổi này sẽ kéo theo sự thay đổi về các chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp, trong mỗi phòng ban và mỗi nhân viên. 

Trường hợp thường gặp nhất là doanh nghiệp thiếu số liệu theo dõi những năm trước do một chỉ tiêu KPI mới chỉ được đưa vào từ năm nay.

Do đó, việc xây dựng một nền tảng BI để thu thập thông tin về tất cả các chỉ tiêu vận hành phổ biến của doanh nghiệp cũng như các các mảng chức năng khác nhau là cần thiết để luôn sẵn sàng nguồn thông tin cho KPI. 

BI trong lưu trữ và phân tích dữ liệu

Nếu như nói phần mềm KPI là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và điều hành thì BI chính là ‘’nguồn cung cấp’’ dữ liệu, giúp KPI có thể hoạt động một cách hiệu quả, đem đến lợi ích thực tế cho doanh nghiệp. 

BI – giải pháp cho việc lưu trữ và phân tích dữ liệu

Trong thời kỳ số hóa hiện nay, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều tạo ra và tiêu thụ một lượng dữ liệu khổng lồ. Theo một khảo sát, mỗi phút trên mạng internet sẽ có đến 150 triệu email, 20.8 triệu tin nhắn WhatsApp, 2.78 triệu lượt view Youtube, 2.4 triệu lượt tìm kiếm. Dữ liệu này được tạo ra bởi tất cả mọi người tại khắp nơi trên toàn thế giới, thể hiện sở thích và nhu cầu về dịch vụ, hàng hoá của người dùng. Hiển nhiên, đây là những dữ liệu vô giá cho doanh nghiệp trong các kế hoạch Marketing và chiến lược kinh doanh nhưng dữ liệu chỉ là những con số, những đoạn text vô hồn, không thể hiện bất kỳ giá trị nào về bản chất, xu hướng và khuôn mẫu để doanh nghiệp có thể sử dụng.

Để giải quyết vấn đề này, sự ra đời của BI chính là giải pháp hữu hiệu giúp biến những dữ liệu thô này thành các thông tin có giá trị. BI phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp như hệ thống siêu thị, ngân hàng, viễn thông,… đây đều là những nơi cần thu thập, xử lý khối lượng dữ liệu cực lớn. Do đó BI có tính ứng dụng rất cao khi nguồn dữ liệu của doanh nghiệp sẽ lớn dần theo thời gian hoạt động.

Chức năng của hệ thống BI

Về chức năng, Hệ thống BI hiệu quả được dùng để giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn nhất cho việc kinh doanh của mình giữa hàng ngàn lựa chọn. Đây là yếu tố quan trọng để công ty có thể nắm được những thế mạnh vượt lên trên đối thủ của mình do bản chất của những dữ liệu chính là các feedback của khách hàng, thể hiện rõ được xu hướng của thị trường tại thời điểm đó. Ngoài việc phát hiện những cơ hội kinh doanh mới, BI còn giúp doanh nghiệp đánh giá lại những mặt yếu kém về: quy trình nội bộ, sản phẩm, chiến lược marketing… dựa trên những benchmark của thị trường và đối thủ. Từ đó đưa ra các chiến lược cụ thể để thay đổi theo hướng tích cực hơn.

Hiện nay, thị trường BI đã có nhiều ông lớn tham gia, tiêu biểu như Oracle BI, Qlikview, Tableau và IBM. Các thành phần của hệ thống BI bao gồm:

Data warehousing: Tập hợp các data đã được cấu trúc từ nhiều nguồn khác nhau, và sẵn sàng khi hệ thống BI yêu cầu

Big Data: Khối lượng lớn dữ liệu từ các nguồn như mạng xã hội, các website, survey, RFID và GPS

Web Scraping: Thu thập thông tin từ Website

Business Intelligence Dashboard: Biểu diễn những nội dung quan trọng và các thông tin liên quan trực quan nhất

Business Intelligence Reporting: tối ưu hoá cho việc in ấn, thường ở format PDF

Tích hợp BI và KPI trong điều hành và quản lý

Như đã phân tích ở trên, để hệ thống phần mềm KPI có thể hoạt động và chạy tốt thì doanh nghiệp vẫn cần có một công cụ giúp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu đối với những chỉ tiêu sản xuất kinh doanh thông dụng. Thông thường, các doanh nghiệp lớn sử dụng nhiều phần mềm phục vụ cho hoạt động kinh doanh như CRM, C&B, CAT,… họ sẽ chú trọng việc áp dụng phần mềm quản lý hợp nhất hoặc ERP để cắt giảm thời gian cho việc phải vào từng phần mềm để theo dõi tiến trình hoạt động doanh nghiệp và hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, đối với những doanh chưa có phần mềm quản lý hợp nhất hay ERP,  phần mềm KPI và báo cáo BI là một lựa chọn thay thế thông minh. Phần mềm KPI và báo cáo BI, thông qua việc tích hợp vào phần mềm quản lý chức năng của doanh nghiệp, có thể thu thập các thông tin cần thiết, tập trung lại một giao diện duy nhất dưới dạng các báo cáo BI và KPI, giúp CEO dễ dàng theo dõi được những thông tin chủ yếu hoạt động của doanh nghiệp ở các mảng chức năng cụ thể trên một giao diện duy nhất. Do đó, có thể nói KPI và BI là công cụ sử dụng cho việc tích hợp điều hành và quản lý doanh nghiệp.

Đọc thêm: 

22 phần mềm KPI tốt nhất năm 2020 (phần 1)

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC