Đơn xin nghỉ phép: Cách viết, mẫu đơn và quy trình xử lý

Last updated on 16/05/2023

Nghỉ phép là nhu cầu thiết yếu đối với người lao động và có thể diễn ra bất cứ lúc nào. Đó là lúc bạn cần viết đơn xin nghỉ phép. Tùy theo nhu cầu cá nhân mà bạn có thể có nhu cầu nghỉ phép khác nhau. Ốm đau, hiếu hỷ, việc riêng hay bất cứ những việc đột xuất, bạn đều có thể cần làm đơn xin nghỉ. Vậy làm thế nào viết đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn mực, thuyết phục? Cùng tìm hiểu một số vấn đề liên quan đến viết đơn xin nghỉ phép dưới đây nhé.

Mẫu đơn xin nghỉ phép

Dù bạn làm việc ở doanh nghiệp nào thì việc nắm được các mẫu đơn chuẩn mực, gồm đơn xin nghỉ phép là điều kiện thuận lợi. Đơn xin nghỉ phép cũng có thể giúp bạn gây ấn tượng về tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của bản thân.

Hãy tham khảo một số mẫu đơn dưới đây.

Quy trình làm đơn xin nghỉ phép đúng chuẩn

Kể cả khi cần xin nghỉ phép nhanh trong thời gian ngắn nhất, bạn vẫn cần phải tuân thủ quy trình của doanh nghiệp. Bạn nên sử dụng mẫu đơn  để thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân. Các doanh nghiệp hầu như đều có quy chình xin nghỉ phép chuẩn, cơ bản như sau:

Làm đơn xin nghỉ

Khi bạn muốn nghỉ phép, việc đầu tiên là viết đơn. Bạn có thể chọn một mẫu có sẵn. Nếu doanh nghiệp có mẫu đơn thì bạn nên sử dụng. Nếu không, một mẫu đơn chuyên nghiệp và lịch sự là đủ. Lưu ý dùng từ chuyên nghiệp, lịch sự, câu cú đầy đủ, format đẹp và in trên giấy trắng sạch. Ghi rõ lý do và thời gian xin nghỉ. Cần kiểm tra xem bạn còn đủ ngày phép năm hay không.

Chuyển đơn lên cấp trên xin duyệt đơn

Sau khi viết đơn, bạn nộp đơn cấp quản lý và chờ phê duyệt. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những thời gian duyệt đơn và chế độ nghỉ cho nhân viên khác nhau. Thông thường, xin nghỉ phép sẽ được duyệt theo cấp ở các doanh nghiệp đủ lớn. Sau đây là ví dụ tham khảo, nhưng không phải luôn đúng trong mọi trường hợp.

Xin nghỉ phép dưới 1 ngày: Người quản lý hoặc phó phòng, trưởng phòng phê duyệt

Nghỉ phép từ 2 – 5 ngày: Trưởng phòng phê duyệt

Nghỉ phép dài hạn từ 5 ngày trở lên: Tổng giám đốc trực tiếp phê duyệt

Bạn cần hiểu rằng việc phê duyệt đơn xin nghỉ phép của bạn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch nhóm, phòng ban hay công ty. Do đó công ty hoặc phòng ban của bạn cần thời gian để cân nhắc và bố trí công việc hợp lý để không bị đình trệ sản xuất kinh doanh.

Gửi đơn đến phòng nhân sự

Sau khi đơn đã được cấp trên duyệt, bạn cần chuyển đơn đến phòng nhân sự. Điều này là cần thiết để nhân sự áp dụng các chính sách của công ty cho bạn.

Quản lý nghỉ phép trên phần mềm nhân sự

Nếu công ty bạn sử dụng phần mềm nhân sự có tính năng quản lý nghỉ phép và có cổng thông tin cá nhân (Portal), bạn có thể làm xin nghỉ phép và được duyệt đơn của mình trên phần mềm.

Trường hợp đó, bạn cần điền các thông tin xin nghỉ phép của mình vào phần mềm thay vì viết đơn. Ví dụ, bạn phải nhập các thông tin như tên, lý do xin nghỉ phép, thời gian nghỉ, loại hình nghỉ phép…

Trong trường hợp này, thường quá trình phê duyệt của cấp trên cũng thuận lợi hơn. Phần mềm cũng có thể cung cấp thông tin về quá trình nghỉ phép của bạn trong năm để cấp trên tham khảo.

Chế độ nghỉ phép, các trường hợp nghỉ phép

Nghỉ phép năm

Thường người lao động khi ký hợp đồng làm với thời gian đủ 1 năm sẽ có 12 ngày nghỉ phép. Khi người lao động làm việc không đủ thời gian một năm thì ngày nghỉ sẽ tính tương đương với số tháng làm việc.

Nhân viên nghỉ phép vẫn được hưởng đủ mức lương cơ bản của mình. Hết năm, nếu nhân viên không sử dụng đến những ngày phép thì tùy từng công ty sẽ có cách tính khác nhau. Có nhiều trường hợp được cộng dồn cho năm kế tiếp, hay thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ phép.

Nghỉ bù

Nghỉ bù là trường hợp nhân viên xin nghỉ phép bù cho ngày nghỉ hoặc ngày lễ những vẫn được điều động đi làm. Việc nghỉ bù là hoàn toàn chính đáng. Qua những ngày đó thì có thể viết đơn xin nghỉ phép bù nếu có công việc bận.

Nghỉ phép không lương

Trường hợp nghỉ phép không lương này áp dụng cho những đối tượng đã sử dụng hết phép năm. Nếu vẫn có việc riêng cần giải quyết, bạn cần viết đơn xin nghỉ phép không hưởng lương. Đặc biệt nếu nghỉ đột xuất không có lý do, không làm đơn xin nghỉ phép sẽ không được hưởng lương và có thể bị xử lý kỷ luật theo đúng với quy định của công ty.

Trường hợp ốm đau hay có vấn đề gì khác, bạn cần có giấy xác nhận để nộp cho phòng nhân sự. Điều này để để đảm bảo nghỉ phép đúng quy định và thực hiện đúng quy trình.

Một số trường hợp nghỉ phép với việc riêng nhưng vẫn được hưởng lương theo đúng quy định như sau:

• Kết hôn: Được nghỉ phép 3 ngày
• Con (ruột) kết hôn: Được nghỉ phép 1 ngày
• Bố mẹ đẻ, bố mẹ vợ hoặc chồng mất: Được nghỉ phép 3 ngày

Ngoài ra, trong bất cứ trường hợp nghỉ phép nào khác, bạn cũng đều cần thông báo và làm đơn xin nghỉ phép đúng quy định doanh nghiệp.
Ngày nghỉ bao gồm cả thứ 7 và chủ nhật thì sẽ không bị tính vào ngày nghỉ phép năm mà vẫn được hưởng nguyên lương theo quy định của Bộ Lao động. Trường hợp người lao động ốm đau hoặc nằm viện trong thời gian nghỉ phép sẽ không được hưởng và công ty không giải quyết mọi trợ cấp.

Cách viết đơn xin nghỉ phép

Đơn xin nghỉ phép thực ra khá đơn giản nếu bạn đã có mẫu sẵn và chỉ cần điền thông tin chính xác. Tuy nhiên, một chút cẩn thận vẫn là tốt hơn để đảm bảo lá đơn đúng chuẩn và thuyết phục đối với doanh nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý khi viết đơn:

Sử dụng mẫu đơn chuẩn mực

Đơn xin nghỉ phép tiêu chuẩn, thường được đánh máy và in ra khổ A4. Nếu bạn sử dụng mẫu có sẵn của công ty, bạn nên dùng đúng mẫu chuẩn. Đảm bảo format của đơn, cỡ chữ, kiểu chữ đúng chuẩn của công ty đã quy định.

Thái độ lịch sự và nhẹ nhàng

Lịch sự và nhẹ nhàng là điều mà bạn cần thể hiện được trong lá đơn xin nghỉ phép. Điều này là cần thiết để tạo nên tính thuyết phục và tạo thiện cảm đối với cấp trên. Nếu bạn là chuyên nghiệp và có trách nhiệm, sẽ không khó để thuyết phục cấp trên của bạn.

Lý do nghỉ phép trung thực và phù hợp

Đây là yếu tố mấu chốt quyết định đơn xin nghỉ phép có được phê duyệt không. Lý do chính đáng, trung thực và phù hợp có là điều quan trọng nhất. Do đó, bạn cần trung thực với cấp trên kể cả khi nghỉ phép không lương. Bạn sẽ gặp vấn đề lớn nếu xin nghỉ phép vì lý do “giải quyết công việc gia đình” nhưng sau đó cấp trên lại phát hiện bạn đang đi du lịch với bạn bè ở một bãi biển nào đó.

Trình bày đơn rõ ràng và đủ thông tin

Đơn xin nghỉ phép dù đơn giản nhưng cần được trình bày rõ ràng, sạch sẽ, văn phong chuẩn mực và đủ thông tin để cấp trên ra quyết định. Bạn có thể tham khảo các mẫu đơn. Nếu công ty có mẫu sẵn, bạn nên sử dụng.

Khi làm đơn bạn cũng nên đề xuất phương án bàn giao công việc hoặc đảm bảo tiến độ. Đảm bảo là việc bạn nghỉ phép không ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động chung của công ty.

Đề xuất phương án thay thế

Nếu bạn có giải pháp thay thế cho việc ngồi làm việc tại công ty, bạn nên đề xuất. Nhiều công việc có thể xử lý từ xa mà không nhất thiết phải có mặt tại công ty. Nếu bạn là người làm việc có trách nhiệm, thường cấp trên của bạn sẽ dễ dàng phê duyệt đơn xin nghỉ phép của bạn trong trường hợp này. Trong một số trường hợp, bạn có thể chủ động đề xuất phương án bố trí người thay thế – nếu bạn biết rõ ai trong phòng, ban của mình có thể làm thay công việc của bạn tốt nhất.

Gửi đơn sớm nhất có thể

Sau khi đã hoàn thành đơn xin nghỉ phép, nên cố gắng gửi sớm nhất có thể. Nếu công ty bạn chấp nhận đơn xin nghỉ phép qua email, hãy gửi qua hình thức này. Nếu công ty yêu cầu đơn phải in ra giấy và có ký tá đàng hoàng, bạn nên làm thế. Tuy nhiên, bạn nên gửi đơn xin nghỉ phép qua email trước để cấp trên chủ động bố trí công việc hoặc người làm thay.

Không xin nghỉ phép liên tục nếu không thực sự cần thiết

Bạn cần lưu ý không nên xin nghỉ phép liên tục. Nhiều công ty sẽ có quy định về số lần nghỉ phép tối đa mà bạn có thể nghỉ trong tháng, bên cạnh quy định về số ngày phép tối đa trong năm. Việc xin nghỉ phép liên tục sẽ làm cấp trên khó xử và có thể mất thiện cảm với bạn. Vì vậy, nên hạn chế không làm điều này nếu không thực sự cần thiết.

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD.

 

Tham khảo:

Chuẩn bị hồ sơ xin việc hiệu quả

Đơn xin việc ấn tượng

Mẫu CV xin việc hiệu quả

11 phần mềm sinh viên xin việc cần thành thạo

6 lý do sinh viên HRM nên làm quen với phần mềm nhân sự tại trường ĐH