Các công cụ quản lý và xu hướng – Kỳ 2: Xu hướng chuyển đổi số

Last updated on 27/02/2024

Sự khác biệt giữa xu hướng và tần suất sử dụng công cụ quản lý trong thời kì trước và nay

Đánh giá các xu hướng công cụ quản lý trước đây

Bên cạnh sự phổ biến của xu hướng chuyển đổi số hiện nay, ta cũng nên điểm lại các xu hướng của công cụ quản lý trong thời kỳ trước. Ví dụ, một công cụ bất kỳ nhanh chóng trở nên phổ biến nhưng sau vài thời kì bị mất đi sự hài lòng từ người dùng thì cũng sẽ trở nên lạc hậu, nhưng điều đó không có nghĩa là công cụ đó không còn tốt nữa. Có rất nhiều công cụ được cải thiện dưới nhiều loại hình thức khác nhau và có tác động lớn hơn trước. Ví dụ, vào năm 2000, Knowledge Management (Quản lý tri thức) chiếm vị trí áp đảo trong danh sách khảo sát của Bain và có 69% các nhà quản lý đã và đang sử dụng vào năm 2006.

Tuy vậy, khi công cụ này nhắm tới việc nâng cao hệ thống thông tin mang ý nghĩa hơn thì lại không nhận được sự đánh giá cao từ khách hàng. Sau đó, khi thời kỳ công nghệ dần phát triển, những cách tiếp cận mới để đáp ứng những thách thức trong doanh nghiệp tương tự đã phát triển bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo và học máy.

Biến đổi trong sử dụng các công cụ quản lý 

Mức độ sử dụng các công cụ quản lý tăng và giảm theo các chu kỳ, và thường phản án qua môi trường kinh tế vĩ mô và cạnh tranh. Hiện tại, việc sử dụng các công cụ quản lý đang ở mức độ thấp. Các nhà quản lý cho biết họ đang sử dụng trung bình 7,5 công cụ, trong khi một thập kỷ trước họ đã sử dụng gấp đôi số đó. Mức độ sử dụng của các công cụ vốn được yêu thích nhất trong lịch sử cũng đang bị ảnh hưởng. Ví dụ, công cụ chiếm vị trí số 1 là Strategic Planning (Tạo dựng chiến lược), chỉ được sử dụng bởi 48% số người được hỏi ngày nay, trong khi đó vào năm 2006, có đến 88% các nhà quản lý đã sử dụng công cụ này.

Xu hướng hiện tại và triển vọng của các công cụ quản lý 

Ngoài ra, Customer Satisfaction System (Hệ thống hài lòng của khách hàng) cũng là một trong số các công cụ đang chiếm xu thế hiện này và được xây dựng nhằm giúp nhà quản lý cải thiện và giữ mối quan hệ giữa khách hàng, nhân viên và nhà đầu tư. Thêm vào đó, Digital Transformation (Chuyển đổi số) là công cụ có thể tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào chiến lược và quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Việc sử dụng công cụ Digital Transformation (Chuyển đổi số) đã tăng gần gấp đôi kể từ cuộc khảo sát cuối cùng của chúng tôi.

Ngược lại, đang trên đà sụt giảm là Mission and Vision Statement (Tuyên ngôn sứ mệnh và tầm nhìn) chỉ được sử dụng bởi 32% người hiện nay, trong khi đó có đến 88% các nhà quản lý đã sử dụng chúng trong cuộc khảo sát đầu tiên của Baini vào năm 1993. Scenario and Contigency Planning (Kế hoạch kịch bản và dự phòng) cũng giảm từ mức sử dụng 70% xuống còn 19%. Tiếp đó, Strategic Alliances (Liên minh chiến lược) đã giảm từ mức cao 69% xuống 25% và Total Quality Management (Quản lý chất lượng toàn diện) giảm tuwf 73% xuống 34% các nhà quản lý sử dụng.

Tuy nhiên một số trường hợp sử dụng công cụ quản lý nhưng không mang lại hiệu quả cao

Năm 2002, khi tần suất sử dụng công cụ đạt mức cao nhất là 16,1 công cụ/ mỗi doanh nghiệp cũng chính là lúc các nhà quản lý đang đối mặt với sự suy thoái kinh tế. Một loạt vụ bê bối tài chính doanh nghiệp đã phá huỷ các tập đoàn lớn, thêm vào đó là cuộc tấn công khủng bố ngày 11 tháng 9 đã xoay chuyển thế giới vào một quỹ đạo chính trị mới. Vì vậy, nhà lãnh đạo phải tìm đến sự hỗ trợ của các công cụ để để thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp.

Một số các nhà lãnh đạo sử dụng công cụ quản lý trên cơ sở hạn chế trong thời gian ngắn hạn nên không mang lại hiệu quả cao. Các công cụ như Digital Transformation and Supply Chain Management (Chuyển đổi số và Quản lý chuỗi cung ứng) chỉ hoạt động khi được sử dụng rộng rãi trong toàn doanh nghiệp. Một số công cụ như The Internet of Things, Customer Segmentation, Advanced Analytics and Total Quality Management( Internet vạn vật, Phân khúc khách hàng, Phân tích nâng cao và Quản lý chất lượng tổng thể) sẽ nhận được sự đánh giá tốt hơn, nhất là khi được sử dụng với một nỗ lực lớn hơn là những nỗ lực bị giới hạn.

Mối tương quan giữa mức độ sử dụng và mức độ hài lòng của các công cụ quản lý.

Sự tập trung vào so sánh mức độ sử dụng và mức độ hài lòng

Sự tập trung đến việc so sánh mức độ sử dụng và mức độ hài lòng của một công cụ nhất định cũng là điều đáng cân nhắc. Ở giai đoạn ban đầu, chúng ta sẽ nhìn thấy một mối tương quan tích cực giữa sự hài lòng và sử dụng. Tuy nhiên, qua thời gian, một số công cụ như Knowledge Management (Quản lý tri thức) có thể mất đi sự hài lòng của người dùng mặc dù tần suất sử dụng nhiều. Ngược lại, nếu mức độ sử dụng của công cụ giảm hoặc chức năng của công cụ đó được cải thiện, đều có thể làm tăng chỉ số hài lòng.

Theo kết quả khảo sát mới nhất cho thấy Benchmarking (Công cụ đo điểm chuẩn) là công cụ đứng thứ 3 về số lượng người sử dụng, nhưng với điểm số hài lòng dưới mức trung bình, phần mềm này cần có sự cải thiện đáng kể để duy trì vị trí hiện tại.

Thay vào đó, Customer Journey Analysis (Phân tích Hành trình của Khách hàng), công cụ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình sản phẩm hoặc dịch vụ của mình thông qua trải nghiệm của khách hàng nhận được sự hài lòng cao tuy chỉ được sử dụng bởi 18% nhà quản lý. Tuy nhiên, để có thể mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, nhà quản lý cũng cần đảm bảo việc sử dụng các công cụ quản lý đúng cách và phù hợp với môi trường làm việc của mình.

Xem xét mối quan hệ giữa người ủng hộ và người chỉ trích công cụ

Ngoài ra, để đánh giá sự thành công của một công cụ, ta nên xem xét mối quan hệ giữa cả những người ủng hộ và chỉ trích về các công cụ. Dựa theo sự đánh giá này, Customer Journey Analysis (Phân tích Hành trình của Khách hàng) là công cụ có vẻ chiếm được ưu thế.

Bên cạnh việc dự đoán các xu hướng như mối quan hệ giữa việc sử dụng công cụ và mức độ hài lòng đối với công cụ đó, các nhà quản lý cũng đưa ra ý kiến riêng. Và họ dự đoán Complexity Reduction (Giảm độ phức tạp) và Scenario and Contingency Planning (Kịch bản và Kế hoạch dự phòng) là công cụ quản lý sẽ phát triển và được sử dụng nhiều trong những năm tới. Tuy nhiên, phương pháp dự đoán này khó có thể đúng. Trong năm 2014, những người được hỏi dự đoán rằng hai công cụ tương tự này sẽ đạt được nhiều nhất trong những năm tới, nhưng cũng không lọt vào top 10 trong cuộc khảo sát mới nhất.

Hiện tại, mức độ sử dụng các công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo tại Châu Á – Thái Bình Dương đang chiếm vị trí dẫn đầu với mức sử dụng trung bình là 12,2 công cụ, gần gấp đôi mức trung bình của Bắc Mỹ. Ngoài ra, mức độ hài lòng của họ đối với các công cụ quản lý cũng cao hơn so với khu vực Bắc Mỹ.

Nguồn: Bain&Company

Lược dịch bởi Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC