Lên kế hoạch đào tạo dựa trên khung năng lực

Một năm mới 2022 lại đến với đầy những mục tiêu và thách thức cho các doanh nghiệp. Lên các bản kế hoạch cho năm mới là điều không thể thiếu đối với mỗi nhà quản lý. Bản kế hoạch đặc biệt quan trọng đối với việc đào tạo, mài dũa các kỹ năng và thái độ của nhân viên, giúp cho doanh nghiệp đi lên. Lập kế hoạch đào tạo không phải vấn đề quá khó khăn nếu như các nhà quản lý biết ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự. Vậy khung năng lực là gì và xây dựng như thế nào để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp?

Khung năng lực là gì?

Khung năng lực là phương pháp quản lý năng lực theo chức danh, thường được gắn liền với 2 khái niệm: Khung năng lực – bộ tiêu chuẩn năng lực cho một vị trí và Từ điển năng lực – tập hợp các định nghĩa và thước đo năng lực thuộc các ngành nghề liên quan tới chức năng của tất cả các vị trí trong một doanh nghiệp. Đây là công cụ được ứng dụng từ những năm 90 của thế kỷ 20 vào thực tiễn quản trị nhân sự thế giới và khoảng 10 năm gần đây ở Việt Nam.

Thông thường, năng lực được chia làm 3 nhóm phổ biến:

• Nhóm năng lực cốt lõi
• Năng lực chuyên môn
• Nhóm năng lực quản lý

Các bước xây dựng khung năng lực

Bước 1: Xác định mục đích

Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức, công việc đầu tiên là làm rõ mục đích thực sự xây dựng khung năng lực là gì? 

• Tuyển dụng nhân viên
• Đào tạo nhân sự dài hạn/ngắn hạn
• Phát triển nguồn nhân lực dài hạn
• Đánh giá nhân sự,…
• Xây dựng lương 3P

Mục đích ứng dụng khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra năng lực khác nhau.

Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng. Đồng thời, nhiệm vụ của mỗi chức danh trong quá trình xây dựng khung năng lực. Điều này bởi các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ, công việc nhất định. Nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

Bước 3: Xây dựng bộ từ điển năng lực

Có 2 cách tiếp cận để xây dựng bộ từ điển năng lực:

• Xây dựng mới hoàn toàn: Doanh nghiệp dựa trên các dữ liệu thực tế thu thập trong quá trình các nhân sự làm việc. Một số phương pháp có thể sử dụng như: quan sát, phỏng vấn, khảo sát bảng hỏi,…
• Sử dụng bộ khung năng lực có sẵn: Đây là một giải pháp tiện lợi, tiết kiệm thời gian và công sức. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm bộ từ điển 42 năng lực của Đại học Harvard. Bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực của Vương Quốc Anh (CIPD),… Từ đó chọn lọc các năng lực cần thiết và điều chỉnh cho phù hợp đặc thù doanh nghiệp. 

Từ đó, doanh nghiệp định nghĩa các năng lực cần có và mô tả các cấp độ của nó.

Bước 4: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

Bước tiếp theo là xây dựng khung năng lực (mô hình năng lực) chi tiết cho từng vị trí trong tổ chức.

• Doanh nghiệp tham khảo từ bộ từ điển năng lực chung của doanh nghiệp. Qua đó tiến hành chọn lọc các loại năng lực và các cấp độ cần đạt cho các chức danh. Khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực cụ thể đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể
• Bám sát chức năng, nhiệm vụ và kết quả của mỗi một chức danh.
• Lưu ý: Mỗi công việc gắn với một năng lực nhất định và có các cấp độ yêu cầu tương ứng cho từng vị trí.

Bước 5: Triển khai, kiểm soát và cải tiến khung năng lực

Sau khi có khung năng lực chuẩn, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhân sự. Bước này giúp nhà quản lý xác định được khoảng cách năng lực của từng nhân viên. Tiếp đó là tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được các năng lực đề ra.

Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi, cập nhật khung năng lực theo thời gian để thích nghi và phù hợp với yêu cầu. 

Lập bản kế hoạch dựa trên khung năng lực

Rất ít doanh nghiệp biết cách xây dựng khung năng lực “độc quyền” cho doanh nghiệp. Đa phần họ đi vay, mượn từ các chương trình xây dựng năng lực có sẵn. Thậm chí các doanh nghiệp bê nguyên xi chương trình có sẵn về mà không chỉ sửa gì nhiều. Điều này dẫn tới bộ khung năng lực không đồng nhất về văn hóa, mục tiêu, quy trình đào tạo nhân sự nội bộ của riêng doanh nghiệp.

Xây dựng một khung năng lực hiệu quả không chỉ là đo lường các yếu tố thông thường để đánh giá nhân viên. Với vị trí của một nhân viên A, thì năng lực cần thiết cho công việc là gì; những kỹ năng nào nhân viên A cần được đào tạo;… Những yếu tố trên thực sự chỉ là các yếu tố cơ bản, nó chưa hề liên hệ được với các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Một khung năng lực được xây dựng hiệu quả khi và chỉ khi các yếu tố về kỹ năng, thực lực của nhân viên phải đi song hành với mục tiêu doanh nghiệp. Nó cũng là thước đo để tổ chức các buổi đào tạo nhân sự dài hạn hoặc ngắn hạn. 

Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT

digiiCAT của OOC ra mắt cuối năm 2017. digiiCAT được thiết kế dựa trên Phương pháp xây dựng khung năng lực COID, OCD phát triển trên phương pháp luận của ĐH Harvard và MIT. Phần mềm giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực của nhân viên một cách khoa học. Qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng lập nên các bản kế hoạch đào tạo phù hợp với từng cá nhân.

Dưới đây là giới thiệu ngắn gọn các tính năng chính của phần mềm.

Thiết kế từ điển năng lực và khung năng lực cho các vị trí chức danh.

• digiiCAT giúp thiết kế Từ điển năng lực trên cơ sở dữ liệu sẵn có theo ngành/lĩnh vực và thiết lập linh hoạt các nhóm năng lực, năng lực.
• Phần mềm cho phép thiết kế khung năng lực cho từng vị trí, thiết lập điểm tối thiểu và kỳ vọng.

Thiết kế đợt đánh giá theo khung năng lực

• Phần mềm cho phép tự thiết kế nhiều đợt đánh giá áp dụng theo các khung năng lực tùy chọn.
• Tài khoản Admin có thể thiết lập chức danh được đánh giá, người đánh giá và được đánh giá trong từng đợt, quy ước tính điểm và lựa chọn loại hình đánh giá đa dạng.

Theo dõi và đánh giá năng lực theo khung năng lực

• Người đánh giá có thể trực tiếp đánh giá nhân sự được phân công hoặc ủy quyền cho nhân sự khác đánh giá.
• Phân quyền các vai trò đánh giá hay giám sát quá trình đánh giá

Báo cáo

• Phần mềm tự động thiết lập các báo cáo (theo nhóm năng lực, năng lực, hồ sơ năng lực…) sau khi hoàn tất mỗi đợt đánh giá.
• Báo cáo trực quan, sinh động. Dễ dàng xuất file để lưu trữ và sử dụng như đầu vào của các công tác quản trị khác.

Kết nối

• Phần mềm sử dụng dữ liệu cơ cấu, chức danh từ các module khác như digiiHRI, digiiOST, đồng thời cung cấp kết quả đánh giá ngược trở lại các cấu phần digiiHRI và HRPlan.

Với các tình năng trên, digiiCAT giúp các doanh nghiệp quản lý năng lực cá nhân dễ dàng, chủ động và linh hoạt. Báo cáo, kết quả đánh giá năng lực giúp doanh nghiệp định hướng phát triển năng lực cho nhân sự, phục vụ tuyển dụng, tính lương, bổ nhiệm.

 

Liên hệ

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

_______________________________

Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS

digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)

Hotline/Zalo: 0886595688

 Email: [email protected]

 Website: https://ooc.vn

 VP: Tầng 15, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà Nội.