Phần mềm chấm công – Ngăn chặn kẻ cắp thời gian

Last updated on 07/06/2021

Thời gian là tiền bạc. Nếu nhân viên làm việc không hiệu quả trong giờ làm việc, thì bạn sẽ là người chịu thiệt đầu tiên. Hơn nữa, để tránh tranh cãi nhau trong vấn để ghi sổ chấm công không minh bạch, thì phần mềm chấm công có thể giúp bạn.

Thời gian đã bị đánh cắp như thế nào?

Đánh cắp từ phía nhân viên

Dựa vào cuộc khảo sát tại nhiều quốc gia trên thế giới đã đem về những kết quả bất ngờ

• Dữ liệu theo dõi thời gian cho thấy nền kinh tế Mỹ mất khoảng 50 triệu giờ năng suất mỗi ngày vì các hoạt động làm việc không được ghi chép (Tương lai nghiên cứu thị trường, 2020)
• 49% nhân viên Mỹ công khai thừa nhận hành vi trộm cắp thời gian (WagePoint, 2019)
• Tương tự, 62% công nhân Canada cũng thừa nhận làm như vậy (WagePoint, 2019)
• 7,4 tỷ đô la mỗi ngày bị mất vào các hoạt động công việc không được ghi chép

Nhân viên bị thất thoát số giờ làm

Mọi thứ trên thế giới này đều có hai mặt và việc này cũng vậy. Dù có thể không cố ý nhưng đôi khi việc ghi chép chấm công dễ gây ra sai sót nhầm lẫn. Ở tình huống này, người chịu ảnh hưởng trực tiếp là nhân viên. Nhiều lần như vậy sẽ dễn đến bỏ việc gây tổn thất đến công ty. Theo thống kê chỉ ra rằng:

– 48% nhân viên ở Mỹ làm việc muộn ở văn phòng hoặc mang công việc về nhà (TheDrum, 2019)

– 33% nhân viên làm công ăn lương cho biết họ làm việc vào cuối tuần (The Balance Careers, 2019)

– Tổng chi phí vi phạm lương tối thiểu và làm thêm giờ mà Bộ phận tiền lương và giờ làm của Bộ Lao động Hoa Kỳ đã thu hồi được trong 5 năm qua là hơn 1,4 tỷ đô la (Bộ Lao động Hoa Kỳ, 2020)

Nguyên nhân

Việc chấm công theo phương pháp ghi chép truyền thống yêu cầu rất nhiều giấy tờ thủ tục như: bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán. Đây là công việc đòi hỏi người kế toán phải thật sự chính xác, tỉ mỉ, chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn tới doanh nghiệp và nhân viên.

Biện pháp khắc phục

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm chấm công thay thế cho phương pháp truyền thống. Phần mềm chấm công thu thập các thông tin đi làm của từng nhân viên để người lãnh đạo có thể quản lý được tốt hơn. Ngoài ra, phần mềm chấm công còn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian chấm công nhân viên. Đặc biệt những bảng tính lương mà phần mềm chấm công đưa ra rất chính xác và minh bạch.

Một số công cụ chấm công hiện nay.

Chấm công bằng thẻ từ

Giải pháp chấm công bằng thẻ từ là sử dụng một chiếc thẻ thông minh có mã ID riêng. Mỗi ID của thẻ sẽ có thông tin của nhân viên. Mỗi thẻ này sẽ được cấp cho 1 cá nhân người lao động. Doanh nghiệp sẽ sử dụng một thiết bị gọi là máy đọc thẻ. Mỗi khi quẹt thẻ qua máy đọc, thông tin về ID của nhân sự sẽ lưu vào máy tính qua một phần mềm kết nối với đầu đọc thẻ.

Giải pháp chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhân danh tính của người lao động. Nhân viên sẽ đăng ký các dấu vân tay lên máy. Dấu vân tay này sẽ được máy chấm công lưu trữ và quản lý trên bộ nhớ của máy. Hiện nay có 2 loại máy chấm công vân tay phổ biến:

• Máy chấm công sử dụng cảm biến quang. Loại này sử dụng công nghệ quang học để lấy mẫu vân tay. Ưu điểm của nó là giá thành rẻ nhưng có thiết kế tương đối cồng kềnh và dày dặn.
• Máy chấm công sử dụng cảm biến điện dung. Loại này sử dụng đế cảm biến điện dung tích hợp các tụ điện nhỏ với mật độ cao để thu thập dữ liệu về dấu vân tay. Ưu điểm của loại máy này là vân tay giả khó qua mặt được nó. Tuy nhiên, chi phí mua tương đối cao.

Giải pháp chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt (Face ID) sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để xác định danh tính và ghi nhận thời gian ra, vào của người lao động. Thiết bị này đối chiếu ảnh chụp khuôn mặt thu được với hình ảnh khuôn mặt có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Từ đó, thiết bị sẽ tự xác định thời gian làm việc, ra vào của nhân viên.

Cũng như các giải pháp khác, lượng thông tin về thời gian của nhân viên sẽ được lưu vào bộ nhớ máy. Sau đó, chúng được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm, là cơ sở để tính lương, thưởng phạt đối với người lao động.