Phần mềm quản lý và đánh giá KPI – hiểu thế nào cho đúng

Last updated on 19/08/2023

Hàng năm, chúng tôi nhận được rất nhiều yêu cầu tư vấn hệ thống chỉ tiêu KPI. Đại đa số các yêu cầu về tư vấn KPI đều xuất phát từ phòng nhân sự của các công ty. Tương tự, hầu hết các công ty công nghệ đều giới thiệu phần mềm quản lý và đánh giá KPI như một phần của bộ phận nhân sự. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp cũng như bộ phận nhân sự coi KPI là một mảng của quản trị nhân sự – quản lý hiệu quả công việc.

KPI do ai chịu trách nhiệm?

Trước tiên, KPI không thuần túy là một công cụ quản lý hiệu quả công việc của nhân viên. KPI  là công cụ quản lý thực hiện chiến lược.

Cụ thể, KPI giúp doanh nghiệp cụ thể hóa chiến lược thành các mục tiêu có thể đo lường được. Số liệu phục vụ việc tính toán các chỉ tiêu KPI được thu thập từ các bộ phận trong doanh nghiệp (marketing, kinh doanh,…). Vì vậy, KPI nên do Ban Giám đốc, Phòng Kế hoạch hoặc Phòng Kinh doanh – đầu mối chịu trách nhiệm chính của DN quản lý. Phòng Nhân sự chỉ sử dụng kết quả KPI cá nhân để làm đầu vào cho công tác đánh giá kết quả công việc của nhân sự. Hơn nữa, KPI cũng phục vụ việc tính lương, thưởng hay các nghiệp vụ quản trị nhân sự khác. Như vậy, việc theo dõi, quản lý KPI không thể thuần túy giao cho phòng nhân sự.

Cần phải hiểu phần mềm quản lý và đánh giá KPI như thế nào?

KPI không hoàn toàn là một bộ phận của phần mềm nhân sự. Nó là phần mềm KPI giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống mục tiêu chiến lược.

Phần mềm quản lý và đánh giá KPI cũng không phải là phần mềm quản lý các mảng công việc theo chức năng. Ví dụ như marketing, kinh doanh hay sản xuất,… Phần mềm quản lý KPI đơn giản là một công cụ thu thập thông tin từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý các chức năng của DN. Từ đó, tính toán và thể hiện kết quả của các chỉ tiêu KPI dưới một định dạng đã quy định, hoặc báo cáo tổng hợp (dashboard).

Hơn thế nữa, phần mềm quản lý KPI có phần nào giống như Tableau của ô tô. Đó không phải là phần mềm ghi nhận kết quả trực tiếp từ hoạt động hàng ngày của DN. Thứ cần thiết là thông tin từ các hệ thống/phần mềm khác. Chính vì vậy, nó cần được kết nối/tích hợp với các phần mềm khác để giúp nhà điều hành báo cáo/dashboard cập nhật. Nếu không tích hợp, DN có thể dùng cơ chế import dữ liệu hoặc nhập trực tiếp. Tuy nhiên, trong dài hạn, phương thức này thường khó có thể vận hành tốt do tốn thời gian và nỗ lực. Điều này cũng ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố cá nhân, hoặc do sai số do nhập liệu nhiều lần.

Kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI cá nhân được kết xuất từ phần mềm KPI ra hoặc chuyển sang phần mềm nhân sự. Dựa vào kết quả đó để làm đầu vào cho việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Nói cách khác, phần mềm nhân sự chỉ sử dụng lại kết quả thực hiện theo các chỉ tiêu trọng yếu. 

Lựa chọn phần mềm KPI phù hợp với doanh nghiệp

Việc hiểu đúng về KPI và phần mềm KPI sẽ giúp DN có cách tiếp cận đúng đắn và lựa chọn được đối tác phù hợp.

Phần mềm KPI cần được xây dựng trên nền tảng BI giúp doanh nghiệp đảm bảo việc cập nhật dữ liệu. Đọc thêm tại Phần mềm BI – nền tảng của giải pháp BI để hiểu rõ thêm vấn đề này.

Phần mềm digiiKPI phiên bản 2.0 của OOC được xây dựng trên nền tảng BI. Rút kinh nghiệm từ phiên bản 1.0 có thể giúp doanh nghiệp quản lý việc thực hiện chiến lược:

• Thiết kế bản đồ chiến lược, KPI công ty, KPI bộ phận và KPI cá nhân
• Theo dõi thực hiện KPI
• Hệ thống báo cáo/dashboard trực quan, sinh động
• Kết nối với các module khác của phần mềm nhân sự để cung cấp thông tin cho việc quản lý hồ sơ. Qua đó, đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự, phục vụ các nghiệp vụ quản lý nhân sự.

Nguồn: Công ty CP giải pháp Công nghệ OOC 

Tham khảo thêm: Top 5 những phần mềm đánh giá kết quả KPI tốt nhất 2023.