Phần mềm nhân sự chuyên sâu – Giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp

Last updated on 04/06/2023

 Phần mềm nhân sự đã trở thành một phần không thể thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp. Ngay cả những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đã từ bỏ suy nghĩ rằng: phần mềm nhân sự là một thứ gì đó rất đắt đỏ và xa xỉ mà họ không thực sự cần. Phần mềm nhân sự đã vượt xa ngoài mong đợi của doanh nghiệp và mang lại bước tiến mạnh mẽ cho doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự thời kỳ hiện nay. Phù hợp với nhu cầu và sự phát triển của đa số doanh nghiệp vừa và lớn, phần mềm nhân sự chuyên sâu ra đời như một xu hướng tất yếu. 

Phần mềm nhân sự là gì?

Phần mềm nhân sự là một phần mềm tự động hoá với tích hợp công nghệ hiện đại, giúp tự động hoá hầu hết các khâu trong quá trình quản trị nhân sự ở doanh nghiệp: Tuyển dụng, quản lý nhân viên, quản lý lương bổng, quản lý lịch làm việc,…. Mục đích chính của phần mềm nhân sự đó chính là kết hợp yếu tố nguồn nhân lực với hoạt động quản lý lại làm một. Từ đó người quản lý có thể dễ dàng giao nhiệm vụ, kiểm soát, đánh giá và đưa ra chế độ lương thưởng phù hợp với từng năng lực của nhân viên. 

Phần mềm nhân sự chuyên sâu là phần mềm tích hợp nhiều tính năng và ưu điểm vượt trội mà các phần mềm nhân sự bình thường khác không có. Phân tích sâu vào tính chuyên môn của doanh nghiệp như các vấn đề liên quan đến năng lực nhân viên, quản lý chiến lược phát triển nguồn nhân lực, phân tích hiện trạng và dự báo tương lai,… Phần mềm này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp vừa và lớn bởi tính chuyên môn cao của nó.

Sự khác biệt của phần mềm nhân sự chuyên sâu và phần mềm nhân sự thường

Phần mềm nhân sự thường có những tính năng như:

• Đánh giá cách làm việc của nhân viên: Hệ thống quản lý nhân sự tích hợp nhiều tính năng về thái độ cũng như cách làm việc của nhân viên, từ đó người quản lý có thể dễ dàng giám sát và cân nhắc. 

• Kiểm soát lịch làm việc của nhân viên: Sử dụng phần mềm nhân sự chuyên sâu, bạn có thể dễ dàng sắp xếp và thay đổi ca trực tuỳ thuôc vào lịch làm việc của nhân viên. Điều này sẽ cải thiện cách bạn phân chia công việc, nâng cao sự hoà hợp giữa các phòng ban, và giảm bớt sự căng thẳng khi có những ca thay đổi đột xuất.

• Kiểm soát thời gian và quản lý ngày làm việc: Hầu hết các doanh nghiệp thiết lập tính năng này để kiểm soát thời gian làm việc và vắng mặt của nhân viên, đảm bảo rằng nó sẽ không ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Người quản lý có thể nhắc nhở hoặc đưa ra những cảnh báo và thông báo dựa trên luật lệ của công ty.

• Kiểm soát tuyển dụng: Với tính năng này, người quản lý có thể lưu trữ và đánh giá những đơn xin việc, kiểm soát ứng viên, cũng như kiểm tra chính xác hoàn cảnh của ứng viên. Chúng cũng cung cấp những giải pháp đào tạo nhân viên hiệu quả, hữu ích.

• Đào tạo quản lý: Phần mềm nhân sự chuyên sâu không chỉ tích hợp những yếu tố như tăng năng suất công việc, kiểm soát tiến độ công việc,…. Chúng còn đưa ra những giải pháp về việc thu hút nhân tài, cung cấp cho họ cơ hội để học hỏi và phát triển. Điều này cũng giúp thúc đẩy sự phát triển lành mạnh của công ty và doanh nghiệp.

• Quản lý lương bổng: Câu hỏi đặt ra là một phần mềm quản lý nhân sự có thật sự có giá trị không nếu thiếu bộ quản lý lương thưởng và hoa hồng. Đây là phần dễ gặp lỗ hổng và tẻ nhạt nhất trong mỗi bộ máy doanh nghiệp, nhưng cũng cần được chú ý và tập trung. Vậy nên phần mềm quản lý nhân sự có thể đảm nhiệm được điều này khi kiểm soát thời gian nghỉ phép, chính sách bảo hiểm, cũng như các khoản khấu trừ khác như thuế, khám bệnh,…. Người quản lý cũng có thể thiết lập được những quy tắc và tiêu chuẩn sao cho phù hợp với điều kiện của công ty cũng như xã hội từ phần mềm này.

Ngoài những tính năng trên, phần mềm nhân sự chuyên sâu còn tích hợp thêm một số tính năng khác, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

• Đánh giá hiệu quả KPI và năng lực nhân viên: Đánh giá hiệu quả KPI vừa có lợi cho nhân viên cũng như cả người quản lý. Tính năng này giúp cho nhân viên hiểu được mức độ hoàn thành công việc của mình, phát hiện ra các khiếm khuyết nếu chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện kịp thời, tạo động lực làm việc,… đồng thời cũng giúp cho người quản lý có cái nhìn toàn diện về năng lực nhân viên, nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu công việc.

• Quản lý chiến lược phát triển nguồn nhân lực: Nhờ những số liệu hay báo cáo thống kê, phần mềm có thể dễ dàng quản lý nguồn nhân lực hiện tại tại doanh nghiệp. Qua đó thực hiện chiến lược phát triển nguồn nhân lực tại doanh nghiệp như ổn định bộ máy nhân lực sẵn có, định hoạch chiến lược thu hút và phát triển nhân tài,…

• Phân tích hiện trạng và dự báo tương lai: Đây là tính năng hữu ích mà không phải phần mềm nhân sự nào cũng có, vì tính năng này mang tính chuyên môn cao, là giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp. Với tình hình hiện tại tại doanh nghiệp, người quản lý không còn phải đau đầu khi nghĩ tới bước đi tiếp theo cho doanh nghiệp mình. Dựa trên những số liệu được cung cấp, phần mềm này giúp phân tích chuyên sâu thực trạng của doanh nghiệp, đưa ra những giải pháp cho vấn đề doanh nghiệp cần và hơn thế nữa còn dự báo tình hình của doanh nghiệp trong tương lai.

Phần mềm Quản lý Nhân sự digiiHR

Lợi ích của phần mềm nhân sự chuyên sâu

Một số lợi ích chính của phần mềm quản lý nhân sự nói chung:

• Tuyển dụng hiệu quả: Hầu hết các phần mềm quản lý nhân sự đều tích hợp những module dễ dàng cho việc tuyển dụng. Chúng giúp doanh nghiệp chuẩn bị và phân phối những thông tin về tuyển dụng, lựa chọn và đánh giá ứng viên phù hợp với tiêu chuẩn đã được thiết lập trước đó. Thử việc và học việc đối với nhân viên mới cũng trở nên dễ dàng hơn vì phần mềm thân thiện và dễ sử dụng.

• Nâng cao khả năng làm việc nhóm: Hầu hết các hệ thống nhân sự hiện nay đều cung cấp cho người dùng một bảng giao tiếp chuyên dụng, nơi họ có thể theo dõi các cập nhật gần đây, nhận xét về các nhiệm vụ hoặc chia sẻ ý tưởng. Hệ thống dữ liệu này có thể được truy cập từ bất cứ ai và thiết bị nào, và cho phép số lượng thông tin không giới hạn giữa những thành viên trong nhóm. 

• Quản lý lương bổng:  Các hệ thống quản lý nhân sự hàng đầu cũng tích hợp quản lý kế toán và chi phí, nơi bạn có thể chi phối lợi ích của nhân viên, khấu trừ những ngày nghỉ phép và thuế. Thay vì dựa vào bên thứ ba để thực hiện các tác vụ nhạy cảm như vậy, giờ đây doanh nghiệp có thể tự mình hoàn thành chúng từ một phần mềm quản lý chuyên sâu có cái nhìn sâu sắc về dữ liệu của họ.

Phần mềm nhân sự chuyên sâu hợp lý hóa các quy trình quản lý lực lượng lao động, vì vậy có thể tận dụng tối đa tiềm lực của doanh nghiệp. Nó được áp dụng trong tất cả các hoạt động kinh doanh để hợp lý hóa việc tuyển dụng, sàng lọc, đánh giá, và đặc biệt hiệu quả trong việc tuyển dụng và tìm kiếm nhân tài. Vì vậy nó có thêm một số tính năng như:

• Cung cấp cái nhìn tổng quan về năng lực của nhân viên: Phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu tập trung vào thông tin của nhân viên và xây dựng khung năng lực để quản lý hiệu quả hơn. Nhờ hệ thống này, nhân viên sẽ nắm bắt được thông tin và nhiệm vụ cũng như hồ sơ năng lực của họ. Người quản lý cũng có thể tiết kiệm thời gian hơn khi biết rõ tính chất công việc phù hợp với điểm mạnh của từng cá nhân.
• Quản lý lực lượng lao động từ đầu đến cuối: Hệ thống mang đến tất cả các hoạt động liên quan đến nhân sự dưới một hệ thống duy nhất. Điều này giúp cho người quản lý tránh được những bảng excel hay những email khó hiểu, gây mất thời gian.

• Nhận định và đánh giá chính xác: Hầu hết các chuyên gia đều khẳng định rằng nguyên nhân lớn nhất dẫn đến vấn đề bỏ việc trong doanh nghiệp đó chính là sự thiếu hài lòng của nhân viên. Nguyên nhân chính là bởi vì họ cảm thấy mình không được trọng dụng, không thể phát triển bản thân nếu tiếp tục làm việc. Hệ thống quản lý nhân viên tốt giúp đánh giá nhân viên chính xác và hiệu quả, phát triển chất lượng công việc, đưa ra mức lương thưởng xứng đáng với trình độ của họ. Ngược lại, hệ thống cũng giúp vạch trần những vấn đề đang xảy ra trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra hướng giải quyết và lời khuyên đúng đắn cho nhân viên.

Những yếu tồ cần cân nhắc khi đầu tư một phần mềm nhân sự chuyên sâu

• Dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp: Tuỳ thuộc vào nhu cầu quản lý tới mức nào, cũng như việc nhập liệu,  các đầu mục file nhập liệu có tương thích với phần mềm doanh nghiệp lựa chọn hay không cũng là một vấn đề lưu ý. Nếu doanh nghiệp đang cảm thấy quá tải với khối lượng công việc cũng như nguồn nhân lực cần quản lý, thì việc cân nhắc mua một phần mềm nhân sự chuyên sâu là hoàn toàn đúng đắn

VD: Các phần mềm nước ngoài có quá nhiều tính năng so với các doanh nghiệp Việt Nam 

• Tuân theo luật lao động và tiêu chuẩn thuế: Khi lựa chọn hệ thống quản lý nhân sự, doanh nghiệp nên chọn một hệ thống ngăn nắp mà bạn chắc chắn rằng sẽ không liên quan đến chính quyền. Điều này có nghĩa là đảm bảo về việc cung cấp thuế  đúng theo tiêu chuẩn lao động trong khu vực hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó là việc chuẩn bị đầy đủ những báo cáo để ghi lại và làm chứng cho những hoạt động của doanh nghiệp bạn.                     

• Việc dễ dàng điều chỉnh của hệ thống: Một yếu tố mà doanh nghiệp nên cân nhắc đó chính là sự dễ dàng điều chỉnh của hệ thống, vì chúng ta đang tìm kiếm một công cụ phù hợp, nơi mà ta có thể tạo nên một môi trường làm việc hiệu quả. Điều này đặc biệt ảnh hưởng tới bộ máy đánh giá và tuyển dụng. Việc tuỳ chỉnh được công cụ dễ dàng cũng đảm bảo rằng công cụ này sẽ tương thích với doanh nghiệp, dễ ứng dụng và dễ dàng sửa đổi.                                                      

• Sự dễ dàng khi sử dụng: Để áp dụng một phần mềm quản lý chuyên sâu mới cho doanh nghiệp, cần mất khá nhiều thời gian và công sức. Nhân viên có thể gặp rất nhiều khó khăn trong việc làm quen và thích ứng với phần mềm mới. Vì vậy dù mang nhiều tính năng ưu việt, phần mềm quản lý chuyên sâu cũng nên dễ dàng sử dụng, không mất nhiều thời gian để tìm hiểu.

• Giá cả phải chăng: Tuy rằng những tính năng hữu dụng nhất thì sẽ thường mất phí, nhưng có những phần mềm quản lý nhân sự hoạt động một cách hiệu quả mà hoàn toàn miễn phí. Vì vậy doanh nghiệp nên cân nhắc kĩ càng trước khi đầu tư mua một phần mềm nhân sự. 

• Nguồn hỗ trợ tin cậy: Khi doanh nghiệp đã bỏ tiền ra để mua hệ thống quản lý nhân sự, thì họ hoàn toàn có quyền đòi hỏi, yêu cầu về việc được hỗ trợ kĩ thuật một cách tốt nhất. Vì vậy, người quản lý cũng nên cân nhắc về độ tin cậy và kiến thức chuyên môn của người bán trước khi mua hàng.

• Tính liên kết : Yếu tố này ảnh hưởng tới tất cả các hệ thống và nó đặc biệt quan trọng đối với hệ thống quản lý nhân sự. Người quản lý nên lập một danh sách những hệ thống liên kết với mỗi phần mềm mà bạn đang cân nhắc và xem xét xem việc lắp đặt một công cụ mới vào hệ thống thì có hợp lý hay không. Phần mềm nhân sự chuyên sâu sẽ còn hữu ích hơn nữa nếu liên kết được với những phần mềm khác như: kế toán, quản lý bán hàng, quản lý kinh doanh, quản lý KPI,…

Việc lựa chọn được một phần mềm nhân sự chuyên sâu là một giải pháp cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Con người là nguồn tài nguyên vô cùng quý giá và là nguồn tài sản hữu ích đối với mọi tổ chức. Vì vậy việc đầu tư cho một phần mềm quản lý nhân sự tích hợp nhiều tính năng là vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp hiện nay và là bước đệm vững chắc giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh và bền vững.

Tham khảo bài viết

Quy trình thiết kế phần mềm quản lý nhân sự

Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự mã nguồn mở