0963 63 60 66

Tại một số thời điểm trong cuộc sống, bạn có rất nhiều công việc cần thực hiện, nếu bạn không trang bị các kỹ năng cần thiết để quản lý công việc hiệu quả, không những bạn không thể hoàn thành các công việc được giao mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của cả nhóm và của cả công ty. Dưới đây chúng tôi chia sẻ một số cách quản lý công việc hiệu quả đơn giản giúp bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch công việc trong tương lai và quản lý chúng một cách hiệu quả.

Bạn đã biết cách quản lý công việc hiệu quả?

1. Chuẩn bị mọi thứ một cách luôn luôn và sẵn sàng
Đây là quy tắc đầu tiên, quan trọng nhất và rõ ràng nhất khi quản lý các nhiệm vụ. Khi bạn đánh giá một nhiệm vụ để lên kế hoạch trước cho nó, bạn phải xem xét tất cả các tình huống có thể xảy ra. Điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó phạm sai lầm? Điều gì xảy ra nếu người chịu trách nhiệm không xuất hiện tại nơi làm việc? Phân tích tất cả các khả năng (trong phạm vị có thể) và sẵn sàng vượt qua mọi trở ngại trên con đường của bạn.

2. Sử dụng check – list

Check – list đơn giản là gạch đầu dòng các công việc . Việc lên Check – list sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả và tốt hơn. Đây là một trong những phương pháp đơn giản và được thực hiện khá phổ biến. Có rất nhiều cách mà bạn nên áp dụng để cải thiện tầm nhìn công việc như: Ghi chép trong sổ tay; trên ứng dụng điện thoại; phần mềm quản lý trên laptop. Hãy chọn những cách nào tiện cho bạn nhất.

Sử dụng checklist công việc giúp quản lý công việc dễ dàng

Sử dụng checklist công việc giúp quản lý công việc dễ dàng

3. Sử dụng Kanban để lập kế hoạch công việc

Kanban là một phương pháp Agile dựa trên Phương thức Sản xuất Toyota với bốn nguyên lý:
– Trực quan hóa công việc: Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.
– Giới hạn công việc đang làm: Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.
– Tập trung vào luồng làm việc: Việc áp dụng nguyên lý giới hạn WIP và phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn chu.
– Cải tiến liên tục: Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.

4. Thực hiện trước các công việc có tính thách thức hơn
Chúng ta là con người, chúng ta có xu hướng theo bản năng là tránh những điều khó khăn, hoàn toàn dễ hiểu vì đó là bản chất của chúng ta. Tuy nhiên, điều không tốt ở đây là tránh các nhiệm vụ khó khăn và thách thức (hoặc thậm chí cả những việc bạn không thích làm) đến mức bạn cảm thấy mệt mỏi và lo lắng, trải qua những ngày làm việc với nỗi sợ hãi và chán nản. Điều đó hoàn toàn không nên. Hãy nghĩ một cách tích cực rằng, nếu bạn tập trung tất cả sức lực và lòng can đảm để giải quyết những nhiệm vụ khó khăn vào buổi sáng, bạn sẽ cảm thấy vui vẻ để hoàn thành công việc trong phần còn lại của ngày và có thêm động lực để tiếp tục những nhiệm vụ khác. Nếu bạn chuẩn bị kế hoạch công việc cho ngày mai vào cuối ngày hôm trước, bạn sẽ biết chính xác mình cần làm gì và có thể tìm ra cách tốt nhất để hoàn thành các nhiệm vụ công việc của mình.

5. Sử dụng các phần mềm quản lý công việc thông minh
Nâng cao hiệu suất công việc là mong muốn và yêu cầu của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Áp dụng các công nghệ hiện đại như việc ứng dụng một phần mềm quản lý công việc hiệu quả vào công tác quản lý giúp mỗi cá nhân hay doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc việc gấp nhiều lần.
Văn phòng làm việc của bạn có quá nhiều giấy tờ, tài liệu mà ngay cả việc quản lý số tài liệu khổng lồ ấy cũng là một bài toán không hề đơn giản, tuy nhiên hiện nay đã có sự trợ giúp của phần mềm quản trị tài liệu, phần mềm này sẽ thay bạn quản lý số văn bản, hồ sơ mà không lo thất lạc, hư hỏng cũng như việc tìm kiếm tài liệu cũng không còn là vấn đề tốn kém thời gian của bạn nữa.

Quản lý công việc hiệu quả với phần mềm digiiTASK

Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK

Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK của OOC là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc thông qua việc lập danh sách công việc cần thực hiện, giao việc cho nhân viên, theo dõi quá trình thực hiện và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK có thể sử dụng cho nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng chính của phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK:

  • Tạo/đăng ký công việc dễ dàng (chi tiết công việc, tình trạng công việc, người/bộ phận chịu trách nhiệm, người liên quan, kết quả đầu ra, deadline….) và giao việc cho các thành viên trong nhóm/bộ phận.
  • Quản lý công việc của cá nhân, nhóm, bộ phận, công ty dưới dạng danh sách, lịch ma trận ưu tiên (Priority Matrix) – giúp quản lý công việc một cách tập trung, và có ưu tiên.
  • Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK có giao diện dashboard sinh động, tổng hợp các thông tin quan trọng giúp người dùng dễ dàng quản lý công việc theo tình trạng, độ ưu tiên.
  • Hệ thống báo cáo của phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK giúp người quản lý đánh giá nhanh việc thực hiện công việc của nhân sự thuộc nhóm/bộ phận, công ty.
  • Phần mềm Quản lý công việc (Phần mềm Giao việc) digiiTASK của OOC có thể được cài đặt dưới dạng mobile-app giúp người dùng có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, đa dạng trên nhiều thiết bị (máy tính, laptop, smartphone, tablet…).

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Tham khảo thêm tại:

Thế nào là một phần mềm quản lý công việc tốt

Các công cụ quản lý công việc hiệu quả

Top 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

09/09/2019
Top 5 phần mềm quản lý công việc

Top 5 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Tối ưu hóa hiệu suất công việc, quản lý thời gian và hoàn thành dự án đúng hạn là điều mà mọi doanh nghiệp đều hướng […]