Phần mềm nhân sự có thực sự cần thiết hay không

Trên thực tế, ở doanh nghiệp vẫn còn nhiều vấn đề ngầm liên quan đến mảng nhân sự tiền lương mà ban Giám đốc chưa nhận ra. Đồng thời, nhu cầu tự động hóa các quy trình nhân sự thủ công cũng ngày càng gia tăng. Do đó, doanh nghiệp cần phải xem xét việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự để nâng cao hiệu quả công việc, tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

1. Sự thay đổi của phòng nhân sự sau khi triển khai phần mềm

Trong môi trường làm việc truyền thống, nhân viên nhân sự thường phải thực hiện công việc bằng giấy tờ hoặc sử dụng excel. Điều này đồng nghĩa với việc thời gian, công sức của họ đã bị lãng phí khá nhiều, thay vì được sử dụng để lên kế hoạch chiến lược nhân sự cho công ty.

Bằng cách sử dụng phần mềm để tự động hóa những quy trình nhân sự quan trọng, doanh nghiệp có thể cải thiện tính đồng nhất và chính xác trong quản lý dữ liệu. Đội ngũ nhân sự sẽ có thêm nhiều thời gian hơn để tập trung vào hoạt động chiến lược khác.

Phần mềm quản lý nhân sự cũng tích hợp một loạt các công cụ báo cáo, nhằm giúp doanh nghiệp dễ dàng thu thập và phân tích dữ liệu có giá trị liên quan đến việc chấm công, đánh giá hiệu suất, tỷ lệ biến động nhân sự,…

2. Khi nào doanh nghiệp cần triển khai phần mềm

Nếu doanh nghiệp đang gặp những vấn đề sau thì đã đến lúc cần ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự:

– Nhân viên hoặc quản lý đang phàn nàn về các quy trình tốn thời gian và không hiệu quả.

– Nhân viên nhân sự đang dành quá nhiều thời gian để cập nhật bảng tính thủ công với nhiều dữ liệu rắc rối, phức tạp.

– Tốn nhiều thời gian để lướt qua các email của ứng viên mà không tìm được người phù hợp.

– Việc quản lý công quá phức tạp, không kiểm soát được dữ liệu công của nhân viên.

– Quản lý và phân chia quỹ lương không hợp lý.

– Thiếu cơ sở thông tin để tổng kết báo cáo dẫn đến việc đưa ra các quyết định không chính xác.

Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự mang lại

Cùng với sự phát triển của thời đại khoa học – công nghệ hàng loạt các loại phần mềm ra đời nhằm hỗ trợ tối đa người dùng giảm thiểu được khối lượng công việc, là công cụ để nhà quản trị và các bộ phận liên quan tương tác công việc với phòng nhân sự, đồng thời nâng cao vai trò lưu trữ, bảo mật thông tin cho các doanh nghiệp, tổ chức.

Cũng nhờ vào đó mà các doanh nghiệp hiện nay khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ đạt được nhiều lợi ích to lớn đối với sự phát triển của đơn vị, tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí phát sinh không cần thiết như trước.

1. Mang lại hiệu quả đầu tư cao

Phần mềm quản lý nhân sự giúp quản lý nhân sự, tự động quá trình chấm công, tính lương hiệu quả, tiết kiệm được thời gian, chi phí, nhân lực quản lý. Phần mềm quản lý nhân sự còn giúp tối ưu hóa quy trình hoạt động, có khả năng đồng bộ dữ liệu và tích hợp dữ liệu.

Hệ thống hiện đại, vận hành ổn định, dễ dàng tích hợp với các ứng dụng quản lý doanh nghiệp khác như: phần mềm kế toán,…

2. Nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin nhân sự

Phần mềm cho phép người dùng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Thông tin được cập nhật vào hệ thống tập tin, thời gian thực tế, đảm bảo chính xác giúp việc quản lý, truy vấn dễ dàng hơn, gặp thời điểm phát hiện và sửa lỗi.

3. Nâng cao hiệu quả của công tác quản trị nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sựlưu trữ trực tuyến toàn bộ hồ sơ, thông tin của các cánhân, trình độ, quá trình công việc, khen thưởng, kỷ luật, hợp đồng lao động. Trợ giúp giám sát chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên từ xa. Dễ dàng có thể lập kế hoạch, theo dõi kế hoạch đào tạo nhân viên và hỗ trợ đánh giá năng lực làm việc và chất lượng nhân sự.

4. Bảo đảm an toàn, bảo mật cao

Phần mềm quản lý nhân sựđược xây dựng trên nền tảng công nghệ tiên tiến, được thử nghiệm kỹ năng hơn, hạn chế xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng. Phần mềm quản lý tập dữ liệu trung tâm và phân quyền chi tiết đến từng chức năng, các đối tượng sẽ đóng góp phần tăng cường độ an toàn và bảo mật. Đặc biệt là những dữ liệu thông tin liên quan đến tiền lương sẽ được mã hóa chặt chẽ để ngăn chặn thông tin bị lộ.

Đối chiếu với các loại doanh nghiệp khác nhau

Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ

Phần mềm đóng gói, phần mềm miễn phí là lựa chọn dành cho các doanh nghiệp không có quy trình quản trị nhân sự quá phức tạp

Phần mềmwill support processlýcác quy trìnhnhân sựcơ bản của một doanh nghiệp, bao gồm: tuyển dụng và on-boarding,quản lýdata – allow – income,quản lýhiệu suất, đào tạo.

Các doanh nghiệp có quy mô lớn

Đối với tập đoàn, doanh nghiệp lớn có quy mô nhân sự phức tạp và yêu cầu quản trị đa dạng thì cần xem xét đưa ra quyết định chọn hệ thống phần mềm phù hợp.

Những tính năng cần có trong  hệ thống quản lý nhân sự : Đánh giá hiệu quả, quản lý lịch làm việc, quản lý chấm công, tuyển dụng, đào tạo, quản lý dữ liệu công – phép – lương, phân tích và báo cáo report.

Phần mềm quản lý nhân sựdiiiHR

Đặc điểm nổi bật:

• Phần mềm digiiHR hội tụ các công cụ quản lý nhân sự Mỹ theo tiêu chuẩn: Chuỗi giá trị của Michael Porter ,  Khung năng lực của Harvard hay  BSC-KPI của Kaplan. 
• Mô-đun tính lương được thiết kế linh hoạt và đa năng, trả lời mọi biểu thức trả lương mà không cần thêm tùy biến
• Module quản lý KPI ​​(digiiTeamW) được thiết kế linh hoạt, trả lời nhiều phương thức quản lý mục tiêu, hiệu quả như KPI, OKR…
• Hệ thống báo cáo trực quan, sinh động, thời gian thực
• Phần mềm nhân sự DigiiHR được thiết kế bởi các chuyên gia tư vấn hệ thống quản lý kinh nghiệm của OCD . Các chuyên gia OCD đã thực hiện hàng trăm dự án tư vấn cho các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực.

Lợi ích của phần mềm nhân sự:

• Tự động hóa một số chức năng nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý thành tích
• Kết nối với các thiết bị (máy chấm công, máy móc sản xuất…) để quản lý thông tin về hiệu quả, kết quả của người lao động
• Lưu trữ, quản lý thông tin nhân sự một cách hệ thống và quán nhất
• Cung cấp báo cáo nhân sự nhanh và chính xác cho quản lý cấp cao