5 lý do cần phần mềm quản trị trong doanh nghiệp

Last updated on 25/05/2023

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng đòi hỏi doanh nghiệp luôn phải tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp cần nỗ lực hoàn thiện công tác quản trị để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.Sự phát triển của công nghệ số, đã mang tới cho doanh nghiệp một giải pháp vô cùng hữu hiệu – phần mềm quản trị doanh nghiệp.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là một ứng dụng máy tính cho phép doanh nghiệp cập nhật và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau. Giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt, như kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, tồn kho, hoạch định và quản trị sản xuất, hậu cần hay quan hệ với khách hàng,… Đảm bảo phân bổ các nguồn lực của doanh nghiệp như nhân sự, vật tư, máy móc và ngân sách nội tại một cách hợp lý và hiệu quả.

Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp bởi những ích lợi và hiệu quả đáng kể. Dưới đây là 5 lý do để doanh nghiệp nên triển khai phần mềm quản trị ngay lập tức:

1, Đồng nhất dữ liệu để điều hành hiệu quả

Những quy trình phức tạo trong bộ máy doanh nghiệp thường xuyên dẫn đến vấn đề sai lệch thông tin, do dữ liệu được tính toán, lưu trữ bởi nhiều bộ phận khác nhau. Sử dụng phần mềm quản trị sẽ giúp thông tin trong doanh nghiệp được kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả. Những sai sót dữ liệu cơ bản, logic vô lý trong xử lý quy trình có thể được phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu bởi hệ thống tự động và thông minh. Giảm thiểu tối đa những công việc lãng phí thời gian mà không tạo ra giá trị như: làm lại đơn hàng bị sai, làm lại báo cáo tài chính không hợp lý, kiểm kho lại do bất logic với bộ phận nhập hàng…

Phần mềm quản trị trong doanh nghiệp giúp quản lý dữ liệu tập trung. Từ đó, tạo ra nền tảng thông suốt và đồng nhất thông tin, không chỉ xây dựng sợi dây liên kết giữa các phòng ban trong tổ chức, giảm thiểu các thủ tục hành chính phức tạp. Mà còn cung cấp các dữ liệu cần thiết, kịp thời và đáng tin cậy giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp có những quyết định, chiến lược đúng đắn, nhanh hơn và tốt hơn. Làm công tác quản trị bộ máy doanh nghiệp được đơn giản hóa mà vẫn đảm bảo và nâng cao hiệu quả điều hành.

2, Phân bổ hiệu quả các nguồn lực

Thông qua việc kiểm soát, phân bổ, theo dõi toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, nhập kho, quản lý khách hàng, nhân sự, sản xuất, tài chính – kế toán. Phần mềm quản trị cung cấp cho các nhà lãnh đạo cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, không chỉ hoạch định mục tiêu, chiến lược phát triển phù hợp mà còn có kế hoạch phân bổ hiệu quả các nguồn lực nội tại trong doanh nghiệp.

Lợi ích này được cụ thể hóa qua việc tiết kiệm thời gian cho các nghiệp vụ kế toán – tài chính; Dễ dàng kiểm soát được dòng tiền, giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động; Đảm bảo phân bổ các nguồn lực của doanh nghiệp như nhân sự, vật tư, máy móc và ngân sách nội tại một cách hợp lý; Quản lý hiệu quả kho hàng, không để có hàng tồn, dự báo chính xác lượng hàng dự trữ; Quản trị và thống kê chính xác các hoạt động tiếp thị – bán hàng, hỗ trợ mở rộng thị trường và chăm sóc khách hàng tốt hơn,…

3, Tối giản chi phí quản lý, hành chính, thời gian, nhân sự

Phần mềm quản trị doanh nghiệp loại bỏ những yếu tố thừa trong quy trình làm việc, nhờ đó cắt giảm được những chi phí quản lý, hành chính, nhân sự và thời gian không cần thiết. Phần mềm quản trị (đặc biệt là các giải pháp dựa trên điện hoá đám mây) có thể giảm đáng kể chi phí cho các doanh nghiệp lớn, nhờ tính năng có thể tự động lấp đầy lỗ hổng hệ thống được áp dụng ngay lập tức và nhanh chóng cập nhật tất cả các thông tin người dùng. Trong khi các mô hình truyền thống tại cơ sở yêu cầu thời gian chết, một vài kỹ sư đến và cài đặt bản cập nhật và thêm thời gian trong khi họ có thể làm như vậy. 

4, Tăng doanh thu và lợi nhuận

Phần mềm quản trị sắp xếp hợp lý mọi quy trình làm việc trên một hệ thống vận hành thống nhất. Đảm bảo nhiệm vụ các bộ phận không bao giờ bị xung đột hoặc trùng lặp. Qua việc đảm bảo chuyên môn hóa từng bộ phận, sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự và năng lực cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ.

Phần mềm quản trị đồng thời còn là công cụ hữu hiệu để lãnh đạo doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung ứng hàng hóa. Với tính năng quản trị hoạt động bán hàng, được liên kết với tính năng quản lý kho, quản trị tài chính – kế toán, giúp cho doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả lượng hàng xuất nhập kho, cũng như hiệu quả dòng tiền thu về từ hoạt động bán hàng. Qua đó giảm thiểu được tối đa các loại chi phí hay thất thoát, giúp gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

5, Công cụ lưu trữ, phân tích và bảo mật tối ưu

Không chỉ là công cụ hiệu quả cho quá trình lưu trữ và phân tích dữ liệu khi lưu lại mọi quá trình hoạt động một cách chi tiết, truy xuất lịch sử hoạt động nhanh chóng. Phần mềm quản trị còn phối hợp, phân tích và khai thác thông tin từ dữ liệu đã lưu trữ để có phương án kinh doanh phù hợp. Đặc biệt, các thông tin này đều được mã hóa với khả năng bảo mật dữ liệu được nâng cao, đảm bảo các bí mật kinh doanh luôn được giữ an toàn tuyệt đối.

Sử dụng phần mềm quản trị là xu hướng quản lý và vận hành bộ máy doanh nghiệp hiện đại. Giúp doanh nghiệp vận hành bài bản, trơn chu và hiệu quả. Những lợi ích phần mềm quản trị mang lại cho doanh nghiệp vô cùng thiết thực và là điều kiện cần để có thế dễ dàng phát triển và hội nhập.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Tham khảo bài viết

Cách giao tiếp công việc hiệu quả trong công ty lớn

Tổng hợp phần mềm quản trị doanh nghiệp miễn phí

ERP: Phần mềm quản lý tổng thể nguồn lực trong doanh nghiệp