0963 63 60 66

Làm mô tả công việc tự động

Trong quản lý nhân sự, luôn có sự phân biệt giữa “chức danh công việc” (hay “vị trí”) và “cá nhân” đảm nhận chức danh công việc. Hiện nay vẫn tồn tại nhiều cá nhân, doanh nghiệp khi xây dựng bản mô tả công việc vẫn nhầm lẫn những yêu cầu công việc của vị trí với mô tả công việc theo một cá nhân cụ thể. Khi thiết kế bản mô tả công việc vẫn nhìn vào công việc hiện tại nhân viên đang thực hiện, năng lực, trình độ, “sở trường, sở đoản” của nhân viên để thiết kế kiểu “đo ni đóng giày” cho cá nhân đó và đưa lên thành mẫu mô tả công việc cho vị trí. Vì vậy, khi nhân viên thuyên chuyển/nghỉ việc, một người mới thay thế, doanh nghiệp lại điều chỉnh lại bản mô tả công việc của vị trí đó cho phù hợp với một người mới mà không có những yêu cầu công việc hay trình độ…chuẩn.

Cần thống nhất cách hiểu về một bản mô tả công việc chuẩn

  • Bản mô tả công việc là tài liệu thiết kế cho chuẩn vị trí, không phải là tài liệu được thiết kế theo từng cá nhân.
  • Bản mô tả công việc Không phải là một “siêu tài liệu” chứa đựng mọi thông tin về công việc, quy trình, hướng dẫn, kết quả đánh giá, phương thức đánh giá, lưu ý cho người làm công việc v.v.

Cấu trúc căn bản của một bản mô tả công việc tốt

Bản mô tả công việc tốt cần bao gồm các thành phần chủ yếu sau:

  • Tên công việc
  • Các thông tin sơ bộ khác về công việc
  • Mục đích công việc
  • Nhiệm vụ, chức năng
  • Tần suất thực hiện nhiệm vụ, chức năng
  • Yêu cầu kết quả đầu ra mang tính định tính tương ứng với nhiệm vụ, chức năng
  • Yêu cầu trình độ năng lực để hoàn thành công việc
  • Quyền hạn (tài chính, nhân sự, đại diện)
  • Điều kiện môi trường công việc
  • Mối quan hệ với các công việc khác

Các bước xây dựng bản mô tả công việc

  • Thiết kế chuỗi giá trị để xác định các chức năng cần thiết cho doanh nghiệp tương ứng với ngành nghề và mô hình kinh doanh
  • Thiết kế cơ cấu tổ chức công ty và bộ phận
  • Phân bổ chức năng công ty
  • Phân bổ chức năng bộ phận
  • Chuẩn hóa/thiết kế bản mô tả công việc

Lợi ích của bản mô tả công việc

  • Đối với quản lý
    • Bản mô tả công việc là cơ sở để xác định các yêu cầu cho tuyển dụng phù hợp, sàng lọc ban đầu đối với các ứng viên
    • Bản mô tả công việc giúp nhà quản lý hình dung được rõ nét về nhân viên phù hợp với vị trí
    • Bản mô tả công việc giúp nhà quản lý phân công công việc cho nhân viên một cách khoa học, không chồng chéo
    • Bản mô tả công việc là nên tảng để đánh giá giá trị công việc của vị trí, phục vụ cho công tác xây dựng hệ thống thang bảng lương
    • Bản mô tả công việc là nền tảng để xây dựng, phân bổ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện công việc cho vị trí (xác định KRI)
    • Thông tin yêu cầu về năng lực trong mô tả công việc phục vụ cho công tác đánh giá năng lực của nhân viên
    • Thông tin yêu cầu về năng lực, trình độ trên mô tả công việc là một trong những cơ sở để xác định nội dung đào tạo và phát triển nhân viên
  • Đối với nhân viên
    • Bản mô tả công việc giúp nhân viên có cái nhìn rõ nét nhất về chức năng, nhiệm vụ đảm nhận và tầm quan trọng của vị trí
    • Nắm rõ yêu cầu của doanh nghiệp về trình độ, yêu cầu năng lực và yêu cầu kết quả công việc
    • Bản mô tả công việc có mục tiêu rõ ràng để phấn đấu, cố gắng đạt được các yêu cầu cho vị trí

Thế nào là một bản mô tả công việc tốt

  1. Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện. Hãy bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang tính trách nhiệm lớn nhất
  2. Sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ cơ bản” ở đầu và kết thúc với câu “thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu”. Đừng cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ
  3. Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn. Không sử dụng ngôn ngữ chuyên môn, và đưa vào các ví dụ cụ thể về nhiệm vụ bất cứ lúc nào có thể
  4. Đề cập đến các chức danh và vị trí hơn là những người cụ thể
  5. Sử dụng các động từ hành động. Nhấn mạnh những gì mà người đảm nhận công việc cần phải làm mà không giải thích qui trình cần được áp dụng
  6. Đơn giản và ngắn gọn, dễ nhớ đối với người thực hiện. Không nên làm cho bản mô tả công việc quá rườm rà. Sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng của công việc

Mô tả công việc vô cùng quan trọng, là nền tảng cho các nghiệp vụ nhân sự. Chúc các bạn có thể xây dựng được bản Mô tả công việc khoa học và phù hợp.

Tham khảo thêm Mẫu CV tốt nhất tại link

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

13 Tháng Sáu, 2019
bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc chuẩn

Trong quản lý nhân sự, luôn có sự phân biệt giữa “chức danh công việc” (hay “vị trí”) và “cá nhân” đảm nhận chức danh công […]
9 Tháng Một, 2019
Phần mềm Cơ cấu Tổ chức

Làm mô tả công việc tự động

Là một cán bộ nhân sự hoặc cán bộ quản lý trưc tiếp, bạn đã bao giờ từng ước là mình không phải mất công viết […]