Phương pháp và các công cụ quản lý dự án thông dụng

Last updated on 13/10/2023

WBS, 5W2H, Kanban và Agile là các phương pháp kỹ thuật được sử dụng trong quản lý dự án. Vì vậy các phương pháp đó là gì? Các công cụ quản lý dự án ứng dụng thông tin hiện nay.

WBS là gì?

Work Breakdown Structure hay còn gọi WBS là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để phân tích và tổ chức các công việc cần thiết để hoàn thành một dự án.

Công cụ WBS giúp các nhà quản lý dự án phân tích các công việc lớn thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và định nghĩa được mối quan hệ giữa chúng. WBS thường được biểu diễn dưới dạng cây, trong đó các nút của cây đại diện cho các công việc, và các cành của cây đại diện cho các công việc con của chúng.

WBS cũng cung cấp cơ sở để phân bổ ngân sách và tài nguyên cho các công việc, đánh giá tiến độ dự án và theo dõi hiệu quả của các hoạt động trong dự án.

5W2H là gì?

5W2H là một phương pháp đưa ra câu hỏi để tìm hiểu và định hướng cho một kế hoạch, một dự án, hoặc một vấn đề nào đó. Phương pháp 5W2H bao gồm 7 câu hỏi cần trả lời, bao gồm:

• What? (Cái gì?): Mô tả đối tượng cần xác định.
• Why? (Tại sao?): Xác định lý do cần thực hiện việc này.
• Where? (Ở đâu?): Xác định địa điểm thực hiện việc này.
• When? (Khi nào?): Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của việc này.
• Who? (Ai?): Xác định người hoặc đối tượng thực hiện việc này.
• How? (Như thế nào?): Xác định cách thức thực hiện việc này.
• How much? (Bao nhiêu?): Xác định chi phí thực hiện việc này.

Qua đó, phương pháp 5W2H giúp đưa ra một kế hoạch cụ thể và chi tiết, giúp định hướng và thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

WBS và 5W2H có thể kết hợp trong quản lý dự án không?

Có, WBS và 5W2H có thể kết hợp với nhau trong quản lý dự án để đạt được hiệu quả tốt hơn.

WBS giúp phân tích và tổ chức các công việc trong dự án thành các thành phần nhỏ hơn, trong khi 5W2H giúp định hướng và tìm hiểu về các chi tiết và thông tin liên quan đến các công việc đó. Do đó, việc sử dụng cả WBS và 5W2H sẽ giúp nhà quản lý dự án có được cái nhìn toàn diện về các công việc cần thực hiện, cách thức thực hiện, lý do thực hiện, địa điểm, thời gian, người thực hiện và chi phí để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng cách và đạt được mục tiêu đề ra.

Kết hợp WBS và 5W2H sẽ giúp tăng tính hiệu quả của quản lý dự án bằng cách cung cấp cho nhà quản lý dự án các công cụ và thông tin quan trọng để đưa ra quyết định và thực hiện các hoạt động dự án một cách chính xác và hiệu quả hơn.

Kanban là gì? Được sử dụng trong quản lý dự án như thế nào?

Kanban là một phương pháp quản lý và cải tiến quy trình sản xuất, được phát triển bởi Toyota vào những năm 1940, với mục tiêu tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường chất lượng sản phẩm. Phương pháp Kanban dựa trên hệ thống thẻ (cards) để quản lý sản xuất và giám sát tiến trình sản xuất.

Kanban cũng được sử dụng trong quản lý dự án như một phương pháp quản lý và giám sát tiến độ dự án. Trong Kanban, các công việc sẽ được hiển thị trên các bảng Kanban (Kanban board), trong đó các thẻ (cards) đại diện cho các công việc cần thực hiện và các cột (columns) đại diện cho các trạng thái khác nhau của công việc.

Các cột có thể được tùy chỉnh để phù hợp với quy trình của dự án, ví dụ như “đang chờ xử lý”, “đang thực hiện”, “đã hoàn thành”,… Người quản lý dự án có thể sử dụng bảng Kanban để theo dõi tiến độ của các công việc trong dự án, đánh giá các vấn đề và điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Các lợi ích của Kanban trong quản lý dự án bao gồm:

• Quản lý dự án theo dõi và đánh giá tiến độ của các công việc một cách trực quan và hiệu quả.
• Tăng cường tương tác và trao đổi giữa các thành viên trong nhóm dự án.
• Tăng cường khả năng phát hiện và giải quyết vấn đề trong quá trình thực hiện dự án.
• Cải thiện hiệu quả và năng suất của quy trình sản xuất và quản lý dự án.

Agile trong quản lý dự án?

Agile là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt và tập trung vào việc phát triển phần mềm một cách nhanh chóng và liên tục, thay vì đưa ra kế hoạch dự án chi tiết từ đầu. Phương pháp Agile tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng bằng cách cung cấp sản phẩm hoạt động sớm và liên tục, từ đó khách hàng có thể cung cấp phản hồi để giúp cải thiện sản phẩm.

Một số đặc trưng của phương pháp Agile trong quản lý dự án bao gồm:

• Phát triển sản phẩm một cách liên tục và linh hoạt, thay vì đưa ra kế hoạch dự án chi tiết từ đầu.
• Tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng bằng cách cung cấp sản phẩm hoạt động sớm và liên tục.
• Sử dụng các phương tiện để tương tác giữa các thành viên trong nhóm dự án như các cuộc họp ngắn gọn (stand-up meetings), các cuộc họp đánh giá (review) và các cuộc họp phản hồi (retrospective).
• Đưa ra quyết định dựa trên phản hồi của khách hàng và dự án, thay vì theo kế hoạch ban đầu.
• Các công việc được chia nhỏ thành các chu kỳ phát triển ngắn hạn (sprints) với mục tiêu tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh trong mỗi chu kỳ đó.

Các lợi ích của phương pháp Agile trong quản lý dự án bao gồm:

• Tăng cường sự linh hoạt và khả năng thích nghi của quy trình phát triển sản phẩm.
• Tăng cường tương tác và trao đổi giữa các thành viên trong nhóm dự án, giúp cải thiện hiệu quả và năng suất của quy trình sản xuất và quản lý dự án.
• Cung cấp cho khách hàng sản phẩm hoạt động sớm và liên tục, giúp khách hàng có thể cung cấp phản hồi và giúp cải thiện sản phẩm.
• Tăng cường khả năng phát hiện và giải quyết vấn đề trong quá trình thực hiện dự án.
• Giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Tích hợp WBS, 5W2H, Kanban và Agile trong phần mềm quản lý dự án có khả thi không?

Có thể tích hợp WBS, 5W2H, Kanban và Agile trong phần mềm quản lý dự án để tạo ra một quy trình quản lý dự án toàn diện và hiệu quả. Tuy nhiên, việc tích hợp các phương pháp này phụ thuộc vào các yếu tố sau:

1. Đặc tính của dự án bao gồm kích thước, phạm vi, độ phức tạp, và số lượng các thành viên trong nhóm dự án. Việc kết hợp các phương pháp quản lý dự án có thể phù hợp với một số loại dự án nhất định, trong khi không phù hợp với những loại dự án khác.
2. Năng lực và kinh nghiệm của nhóm sẽ có thể tích hợp các phương pháp quản lý dự án khác nhau một cách hiệu quả hơn
3. Các phương pháp quản lý dự án có thể được ưu tiên theo một thứ tự nhất định, tùy thuộc vào tính ưu tiên của từng phương pháp trong dự án cụ thể. 
4. Cần xác định cách thức triển khai phù hợp cho các phương pháp quản lý dự án. Một số phương pháp có thể được triển khai song song với nhau, trong khi một số khác có thể được triển khai tuần tự hoặc phụ thuộc vào các điều kiện nhất định.

Tóm lại, việc tích hợp các phương pháp quản lý dự án như WBS, 5W2H, Kanban và Agile trong phần mềm quản lý dự án là khả thi, tuy nhiên, cần đảm bảo tính khả thi, tính ưu tiên và cách triển khai phù hợp với từng dự án cụ thể.

*Tham khảo: Phương pháp quản lý dự án tốt nhất

Có những công cụ quản lý dự án thông dụng nào?

Có nhiều công cụ quản lý dự án thông dụng được sử dụng để hỗ trợ các quy trình quản lý dự án hiệu quả. Sau đây là một số công cụ phổ biến:

1. Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án cung cấp các tính năng để quản lý phạm vi, tài nguyên, lịch trình, ngân sách, rủi ro và cập nhật tiến độ.
2. Asana là một công cụ quản lý dự án trực tuyến được thiết kế để hỗ trợ cho công việc đội nhóm và cung cấp các tính năng để quản lý các nhiệm vụ, dự án, lịch trình và tài liệu.
3. Trello thiết kế theo cách thức của Kanban cho phép tạo bảng Kanban để quản lý các nhiệm vụ, lịch trình, tiến độ và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dự án
4. Basecamp cung cấp các tính năng để quản lý các nhiệm vụ, lịch trình, tài liệu và cập nhật tiến độ. Nó cũng cho phép các thành viên trong nhóm dự án giao tiếp với nhau thông qua trò chuyện và email.
5. digiiPM: Là phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp do OOC phát triển, giúp doanh nghiệp quản lý tiến độ dự án theo WBS, Kanban, quản lý chi phí và khối lượng dự án, quản lý ngày công và nhân sự dự án, quản lý hồ sơ và tài liệu dự án, quản lý tương tác giữa các thành viên dự án.

Trên đây là một số công cụ quản lý dự án thông tin ứng dụng, tùy thuộc vào tính chất và yêu cầu của dự án, người quản lý dự án có thể chọn sử dụng một hoặc nhiều công cụ để quản lý hiệu quả dự án.