Quản trị nhân sự là gì?

Quản trị nhân sự (QTNS) là gì?

Quản trị nhân sự là công tác quản lý các lực lượng lao động trong doanh nghiệp nhằm tối đa hóa hiệu suất của người lao động để đạt được các mục tiêu chiến lược của Công ty, trong khi vẫn bảo đảm phù hợp với các quy định của Pháp luật.

QTNS là một chức năng của quản trị doanh nghiệp, vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật vì liên quan đến văn hoá tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác.

Vai trò Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

QTNS góp phần quan trọng tạo ra sức mạnh phát triển của doanh nghiệp, thông qua việc quản lý, duy trì, khai thác và phát huy tối đa sức mạnh nguồn nhân lực nhằm đạt được các mục tiêu sản xuất – kinh doanh của Công ty. Trong đó, vai trò cơ bản của QTNS là tuyển dụng “đúng người – đúng thời điểm”, đào tạo và phát triển đội ngũ, thúc đẩy hiệu quả làm việc, đánh giá và ghi nhận kết quả công việc, xây dựng mối quan hệ gắn kết người lao động với Công ty. Bên cạnh tối ưu năng suất lao động, QTNS cũng có vai trò quan trọng trong việc tối ưu ngân sách nhân sự, đảm bảo “chi không phí”.

Chức năng của QTNS

QTNS có 11 chức năng, chia thành 3 nhóm chính dưới đây:

 Nhóm chức năng quản lý:

• Thiết kế tổ chức và thiết kế công việc là việc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, bao gồm các vị trí, chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ giữa chúng;
• Hoạch định nguồn nhân lực là việc thiết lập một kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về phát triển nguồn nhân lực trong một tổ chức;
• Lựa chọn và bố trí nhân viên là việc tuyển dụng, thuyên chuyển nhân sự nhằm bảo đảm “người đúng việc, việc đúng người”;
• Quản lý thực hiện công việc là việc đặt yêu cầu về kết quả công việc, quy ước đánh giá, theo dõi, kèm cặp thực hiện, đánh giá kết quả, phản hồi và quyết định ghi nhận kết quả. Các phương pháp quản lý thực hiện công việc được biết đến nhiều trên thị trường như chỉ số KPI.

Nhóm chức năng phát triển:

• Đào tạo và phát triển nhằm nâng cao năng lực nhân sự thông qua các hình thức đa dạng trong tổ chức; Phương pháp Khung năng lực giúp doanh nghiệp đánh giá được năng lực theo yêu cầu vị trí, từ đó có kế hoạch đào tạo và phát triển phù hợp.
• Phát triển tổ chức là những hoạt động mang tính thay đổi nhằm tạo nên tính kết nối giữa các bộ phận và vị trí, giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững;
• Phát triển công danh nhằm tạo lộ trình phát triển nghề nghiệp phù hợp với mục tiêu của cá nhân trên nền tảng các công việc của tổ chức.

Nhóm chức năng hỗ trợ:

• Đãi ngộ và phúc lợi là các chính sách trả lương, thưởng và phúc lợi ngoài nghĩa vụ bắt buộc cho người lao động; Hệ thống lương 3P là hệ thống trả lương tiên tiến được nhiều doanh nghiệp áp dụng gần đây.
• Tư vấn người lao động giúp người lao động vượt qua các vấn đề tâm lý trong quá trình làm việc;
• Công đoàn – Quan hệ lao động đại diện cho người lao động làm việc với doanh nghiệp nhằm giải quyết các xung đột bảo đảm hài hòa quyền lợi đôi bên;
• Hệ thống thông tin nguồn nhân lực và nghiên cứu nhằm phục vụ cho việc xây dựng chính sách nhân sự phù hợp.

Thách thức của Quản trị nhân sự 4.0

Cuộc cách mạng Công nghiệp 4.0 khiến internet phát triển mạnh mẽ với lượng thông tin cực lớn, công nghệ phối hợp hài hòa với hoạt động nhân sự tạo thành cuộc Cách mạng Nhân sự 4.0. Đồng thời, tạo nên những thách thức mới cho QTNS 4.0 như sau:

Thách thức lớn nhất là dữ liệu lớn cũng như hệ thống công cụ đã và đang giúp Ban Lãnh đạo thực hiện tốt hơn vai trò QTNS. Doanh nghiệp có thể số hóa các nghiệp vụ QTNS thông qua việc phân tích thông tin, đưa ra những phán đoán và dự báo, làm cơ sở ra quyết định.

Việc ứng dụng công nghệ để chuyển đổi số tạo ra sự thay đổi về năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp vẫn không thể hoàn toàn thay thế con người. Tuy nhiên, công nghệ 4.0 cũng yêu cầu nâng cao năng lực người lao động thông qua việc đào tạo bài bản, liên tục cập nhật kiến thức để đáp ứng sự phát triển của xu hướng QTNS mới.

Ngoài ra, QTNS 4.0 và sự tham gia của thế hệ Z (1995-2012) vào thị trường lao động cũng tạo sức ép để doanh nghiệp áp dụng công nghệ thay thế, giảm sự phụ thuộc con người và bảo đảm chuẩn hóa kết quả đầu ra.

Chiến lược phát triển doanh nghiệp ảnh hưởng tới QTNS

QTNS 4.0 đã có những bước tiến dài và ngày càng phức tạp hơn, đáp ứng tốt hơn và linh hoạt hơn với nhu cầu quản trị doanh nghiệp. Ngược lại, chiến lược phát triển doanh nghiệp cũng ảnh hưởng lớn tới sự phát triển QTNS như sau:

Chiến lược QTNS 4.0 cần hướng tới quản lý và phát triển nguồn nhân lực, chú trọng vào việc dự kiến những mục tiêu, nhu cầu phát triển con người, thực hiện những nghiên cứu về tác động của hệ thống quản lý, nhằm tư vấn những chính sách mang tính đón đầu, đồng bộ và hệ thống.

10 xu hướng QTNS mới

Tổ chức của tương lai hiện hữu ngay hôm nay

Thiết kế lại cơ cấu tổ chức mới nhằm tích cực thích ứng được với tốc độ thay đổi của môi trường kinh doanh và lực lượng lao động, tạo nên sự nhạy bén của doanh nghiệp;

Xóa nhòa ranh giới giữa Ban Lãnh đạo và Người lao động

Đòi hỏi sự năng động, đa dạng, cần những Nhà lãnh đạo trẻ hoặc những mô hình lãnh đạo mới, nhằm bắt kịp “con đường số hóa” để tăng tốc bằng cách xóa nhòa biên giới của những cấp bậc quản lý truyền thống, trao quyền nhiều hơn để thúc đẩy được tổ chức thay đổi phù hợp với kỷ nguyên số;

Trải nghiệm của người lao động – văn hóa, sự gắn kết và hơn thế nữa

Chú trọng nâng cao trải nghiệm của người lao động, cho phép họ xây dựng cách thức tương tác trong công việc, trao đổi hai chiều một cách nhanh chóng với đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới và nhiều tiện ích thông tin để có được động lực cao khi thực thi công việc;

Quản trị nhân sự số bao trùm nền tảng công nghệ, con người và công việc

Khi doanh nghiệp chuyển đổi số, QTNS trở thành người dẫn đầu trong tổ chức số hóa ấy, phát triển nguồn nhân lực thế hệ mới, áp dụng công nghệ để thay đổi cách làm việc và liên kết với nhau trong công việc;

Tương lai của việc làm – lực lượng lao động được phân hóa

Robot, AI, máy tính từ lâu đã trở thành xu hướng ứng dụng chủ đạo trong nền kinh tế mở. Các doanh nghiệp giờ đây không chỉ sử dụng lao động cố định mà còn hợp tác với lao động tự do (freelancer). Công nghệ cũng giúp cho kinh tế chia sẻ (sharing economy) được phát triển, tạo nên thông lệ sử dụng đa dạng giúp gia tăng hiệu quả doanh nghiệp, đồng thời các công việc sẽ được thiết kế lại;

Quản lý hiệu quả công việc có vai trò chủ đạo

Giảm tập trung vào việc thẩm định, thay vào đó là chú trọng đào tạo và lắng nghe phản hồi liên tục, triển khai những khuôn mẫu làm việc mới trên quy mô lớn hơn; hướng tiếp cận mới đến việc quản trị hiệu suất làm việc nhằm góp phần tăng năng suất lao động và thay đổi văn hóa tổ chức;

Đa dạng và hội nhập các thành phần xã hội vẫn chưa thành hiện thực

Sự công bằng, tính hợp lý và sự hòa nhập của người lao động thuộc các thành phần xã hội khác nhau là những vấn đề thuộc tầm CEO. Những nỗ lực tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực vẫn tạo nên sự kỳ thị không có chủ ý trong doanh nghiệp. Từ đó, vấn đề về sự đa dạng và hòa nhập các thành phần xã hội tiếp tục là một thách thức khiến nhiều doanh nghiệp nản lòng;

Phát triển nghề nghiệp và học tập – luôn theo thời gian thực

Trong thời đại 4.0, nhiều công việc thường xuyên phải thay đổi hoặc cách làm đòi hỏi các kỹ năng mới luôn được trau dổi. Vì vậy, các doanh nghiệp hướng tới trải nghiệp học tập xuyên suốt, cho phép người lao động xây dựng các kỹ năng nhanh chóng, dễ dàng và phù hợp với khả năng riêng của họ trong suốt quá trình làm việc và thăng tiến trên lộ trình nghề nghiệp.

Thu hút nhân tài – sử dụng trí tuệ nhân tạo để tuyển dụng

Việc tìm kiếm ứng viên được hỗ trợ bởi nhiều công cụ như mạng xã hội, số liệu phân tích và phần mềm. Ứng dụng trí tuệ nhân tạo, robot (chatbot) để kiểm tra năng lực ứng viên và xử lý khối lượng lớn công việc của nhà tuyển dụng, từ đó quyết định được nhanh hơn và số lượng lớn hơn về việc tuyển mộ nhân sự.

Phân tích nhân sự để ra quyết định phù hợp

QTNS không những thành thạo về kỹ thuật phân tích mà còn phải làm chủ các nội dung chuyên môn để đưa ra được báo cáo phù hợp với nhu cầu thông tin phục vụ ra quyết định của các cấp quản lý.

Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

Nhìn chung, các doanh nghiệp vừa và nhỏ bị hạn chế bởi nguồn vốn, tài nguyên và công nghệ nên QTNS chỉ đóng vai trò thực hiện các nghiệp vụ cơ bản, đáp ứng nhu cầu vận hành theo kiểu phản ứng (Reactive). Trong khi đó, tại đa số các doanh nghiệp lớn, Ban Lãnh đạo kỳ vọng QTNS đóng vai trò “đối tác chiến lược” –  tư vấn và thực thi chiến lược nhân sự theo kiểu chủ động (Proactive). Để áp ứng được kỳ vọng này, QTNS cần nâng cao vai trò từ hành chính trở thành chiến lược nhờ thay đổi kép:

• Phương thức quản trị tối ưu hóa nguồn nhân lực cùng với việc nâng cao chuyên môn, kỹ năng của bộ phận QTNS và quan điểm quản trị của Ban Lãnh đạo;
• Nền tảng công nghệ và các ứng dụng thông minh.

Năng lực cần có của Giám đốc Nhân sự thời đại 4.0 (CHRO)

CHRO ngoài giỏi về chuyên môn QTNS, có tư duy chiến lược và hệ thống, có kỹ năng tư vấn và làm việc với con người, còn cần có hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ở thời điểm hiện tại, CHRO cần có những góc nhìn mới để thúc đẩy “tiến hóa” nhằm đương đầu với tốc độ biến động của thị trường, chú trọng gắn kết cấu trúc nhân lực cũng như phát huy tài năng đội ngũ một cách hiệu quả.

Các Giám đốc Nhân sự có thể tham khảo khóa học Quản trị Nhân sự – Xây dựng Đội ngũ chuyên nghiệp và hiệu quả để nâng cao năng lực quản trị nhân sự của mình.

Phần mềm Quản trị nhân sự

Trong thời của Cách mạng Công nghiệp 4.0, sẽ khó có thể tiếp tục sử dụng các công cụ thủ công trong công tác quản lý doanh nghiệp nói chung và quản trị nhân sự nói riêng. Tương tự như những chức năng khác, việc triển khai phần mềm nhân sự để có thể tự động hóa các chức năng quản lý, giảm thời gian và tăng hiệu quả là xu hướng tất yếu. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn được phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với mô hình kinh doanh và nhu cầu quản trị nhân sự.

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Thạc sỹ Lê Kim Ngọc, Chuyên gia Tư vấn Quản lý tổng hợp.