Vì sao nên sử dụng phần mềm HRIS?

Last updated on 18/06/2023

Ngày nay, áp dụng phần mềm HRIS trong điều hành doanh nghiệp giúp điều hành doanh nghiệp có những bước tiến dễ dàng và hiệu quả hơn. Các phần mềm nhân sự ra đời giúp ích rất nhiều trong công tác giám sát, điều hành công việc trong các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, đem lại hiệu quả hoạt động cao. Trong đó phải kể đến phần mềm nhân sự, với những sự cải tiến và đa dạng về nhà cung cấp, có thể đáp ứng được nhu cầu của những doanh nghiệp nhỏ với số nhân sự dưới 200 người đến doanh nghiệp vừa và cả những tập đoàn lớn. Bài viết sẽ đưa ra những lý do mà bạn nên dùng phần mềm để quản lý nhân sự trong công ty của mình.

✅Vì sao nên sử dụng phần mềm HRIS?

Quản lý nhân sự để quản lý hiệu quả và dễ dàng hơn

Nhân sự là vấn đề được quan tâm hàng đầu trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự phát triển mới có thể đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Nhưng để nguồn lực quý giá này có thể phát huy hết thể lực và trí lực của mình thì cần một nhà quản lý giỏi, một công cụ quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Đó chính là lý do phần mềm quản lý nhân sự (HRM) được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ. Nhà quản lý dù chăm chỉ và tài giỏi đến đâu cũng không thể một mình ôm hết công việc như kế hoạch, phân công, tiền lương, chính sách đãi ngộ, thưởng phạt và thực hiện chúng một cách thủ công được.

Phần mềm HRM chính là công cụ để nhà quản lý nắm được tình hình nhân sự một cách tổng quát và chính xác nhất, từ đó có những sự điều chỉnh hợp lý để phát triển nguồn nhân lực. Phần mềm cũng giúp nhà quản lý tiết kiệm nhiều thời gian, công sức lãnh đạo hơn là phương pháp làm thủ công, giấy tờ truyền thống. Bằng viêc tự động kết nối các dữ liệu chấm công, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, các khoản trích nộp và kết xuất ra bảng lương tổng hợp, phiếu lương cho từng nhân viên,…

✅Lợi ích của phần mềm HRIS

Phần mềm nhân sự đã trở thành trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị trong việc:

• Quản lý khung thời gian làm việc, thời lượng làm việc hàng ngày của nhân viên; tự động chấm công và giám sát, theo dõi nhân viên tăng ca hay xin phép nghỉ.
• Theo dõi và đưa ra báo cáo về việc đến và về sớm hay muộn của nhân viên công ty.
• Làm các báo cáo về thời gian làm việc trên thực tế và trên kế hoạch
• Lập báo cáo về quản lý theo ngày, tháng, năm
• Ghi lại những lịch sử dữ liệu trên hệ thống và thực hiện sao lưu định kỳ.
• Giúp ban lãnh đạo có thể quản lý toàn bộ các thông tin và hồ sơ quan trọng về nhân sự dễ dàng nhưng chuyên nghiệp
• Tiết kiệm thời gian khi điều hành nhân sự, đưa ra các quyết định về nhân viên cũng đúng hơn.
• Lập kế hoạch và thời gian biểu công việc phù hợp cho nhân viên cũng như người quản lý.
• Rút ngắn lượng thời gian làm việc, các ngày nhân viên vắng mặt hay khi phải làm tăng ca.
• Giám sát quá trình quản lý hiệu quả nhất đồng thời giúp giám sát hiệu suất làm việc hàng ngày của nhân viên.
• Dễ dàng tích hợp cùng với công cụ tính toán lương để giúp tiến độ công việc nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn
• Tích hợp cùng với các thiết bị khác ví dụ như thẻ nhân viên để có thể tự động tạo ra các thông tin quản lý.

Đảm bảo tính an ninh và bảo mật

Bảo mật là một ưu điểm của Phần mềm Nhân sự. Phần mềm nhân sự được thiết kế tốt, đảm bảo tính bảo mật sẽ giúp lưu trữ thông tin của nhân viên, doanh nghiệp tại một nơi có an ninh tốt, tránh khỏi sự truy cập trái phép của người không có quyền hoặc người ngoài.

✅5 yếu tố cho thấy một phần mềm HRIS chất lượng

📌Quản lý nhân viên

Chức năng cốt lõi của mọi phần mềm quản lý nhân sự quản lý nhân viên. Phần mềm nhân sự cần quản lý được thông tin nhân viên, lịch sử làm việc, năng lực, kết quả, thành tích của nhân viên.

📌Thiết kế lấy người dùng làm trung tâm

Thiết kế của một phần mềm nhân sự lý tưởng sẽ lấy người dùng làm trung tâm. Phần mềm có giao diện thân thiện với những công cụ kéo, thả để tùy chỉnh biểu mẫu, báo cáo và các khía cạnh khác.

📌Dựa trên nền tảng đám mây

Phần mềm nhân sự hiện đại có thể là một giải pháp đa kênh, dựa trên nền tảng đám mây. Người dùng có khả năng truy cập để thực hiện các hoạt động nhân sự khi đang di chuyển qua thiết bị cầm tay.

📌Đối chiếu dữ liệu liền mạch

Phần mềm nhân sự tốt phải có sự liên kết đến các công cụ quản lý nhân sự khác. Phần mềm cho phép nhân viên nhập và xuất dữ liệu trực tiếp từ bảng tính hoặc các hệ thống khác qua tích hợp hệ thống.

📌Khả năng tích hợp

Phần mềm nhân sự có khả năng tích hợp với các module quản lý khác sẽ cải thiện hiệu quả của doanh nghiệp. Môt số phân hệ tiêu biểu của phần mềm nhân sự như KPI, Đánh giá năng lực, Thông tin nhân sự, Lương, Quản lý công việc…

Nên hay không sử dụng phần mềm HRIS miễn phí? 

Đứng trước gánh nặng về tài chính, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án là sử dụng phần mềm nhân sự miễn phí.Tuy nhiên, phần mềm miễn phí sẽ dẫn đến rất nhiều bất cập trong quá trình sử dụng. Dưới đây là một số lý do không nên sử dụng phần mềm QLNS miễn phí: 

Phần mềm miễn phí không đáp ứng được nhu cầu quản lý

Nhu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp đều có sự khác nhau. Mỗi doanh nghiệp sẽ tập trung vào mảng quản lý mà họ coi là quan trọng. Do đó, phần mềm phải đáp ứng được điều này. Phần mềm QLNS miễn phí không thể đáp ứng được mọi nhu cầu doanh nghiệp cần,. Cũng không có ai giải đáp những thắc mắc hay khó khăn trong quá trình sử dụng. Do đó, DN có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian mà còn  không thể đáp ứng tính hiệu quả sau khi sử dụng. 

Không được nâng cấp, bảo dưỡng 

Phần mềm nhân sự miễn phí không được update thường xuyên cũng như không cập nhật các tính năng mới. Khi xảy ra các vấn đề phát sinh, doanh nghiệp không thể tự mình giải quyết. Có phải chăng là nhờ tới sự trợ giúp của cộng đồng công nghệ. Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng cũng không thể thực sự hiệu quả. 

Phần mềm miễn phí thường không bảo mật thông tin

Sự an toàn thông tin cũng là điều tối quan trọng của doanh nghiệp. Các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí có thể gây rò rỉ dữ liệu công ty, nhiễm các loại virus…Có 1 sự thật là, sử dụng phần mềm miễn phí, bạn không thể chắc chắn được sự an toàn hay bảo mật thông tin. 

Chính vì những lý do trên, để đảm bảo công sức và nguồn lực phát huy tính hiệu quả. Một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí chắc chắn không phải sự lựa chọn đúng đắn hiện nay. 

✅Kết luận

Phần mềm quản lý nhân sự là công cụ quản trị nhân sự thiết thực và hữu ích của của doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm nhân sự có khả năng tích hợp với các phần mềm Quản trị sản xuất, CRM, Kế toán,… đáp ứng nhu cầu quản trị toàn diện doanh nghiệp. Đó là những lý do mà nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm này.

Nguồn: itgvietnam

Đọc thêm:

• Định nghĩa của mô hình 9 hộp trong quản trị tài năng