Tại sao các doanh nghiệp nhỏ cần quét tài liệu (số hóa tài liệu)?

Tại sao các doanh nghiệp nhỏ cần quét tài liệu (số hóa tài liệu)?

Khi doanh nghiệp phát triển từ một công ty khởi nghiệp thành một doanh nghiệp lớn hơn, khối lượng tài liệu giấy tờ sẽ tăng lên theo cấp số nhân. Do đó, quản lý trở nên khó khăn hơn và gây lãng phí không gian. Với giải pháp số hóa, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật chuyển đổi kỹ thuật số để chuyển đổi tất cả các tài liệu giấy sang các phiên bản điện tử được lưu trữ trên máy chủ hoặc trên đám mây. Điều này cho phép bạn quản lý tài liệu hiệu quả hơn, mà không làm mất các tài liệu quan trọng. Do đó, uy tín của doanh nghiệp tránh bị ảnh hưởng. 

Quét tài liệu (Scan tài liệu) là gì?

Quét tài liệu hay chụp ảnh tài liệu là quá trình chụp ảnh kỹ thuật số của tài liệu giấy. Sau đó, hình ảnh sẽ được chuyển thành định dạng kỹ thuật số bằng phần mềm chuyển đổi. Từ đó, chúng ta dễ dàng tìm kiếm tài liệu với các từ khóa liên quan.

Các phần mềm scan tài liệu trên điện thoại chỉ thích hợp với mục đích cá nhân

Các phần mềm scan tài liệu trên điện thoại chỉ thích hợp với mục đích cá nhân

Quét tài liệu cho doanh nghiệp nhỏ là gì?

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ hoạt động với ngân sách eo hẹp, bạn cần phải cắt giảm các chi phí dư thừa. Việc tìm kiếm tài liệu trong khối lượng lớn tài liệu giấy có thể dẫn đến giảm năng suất, cũng như yêu cầu thêm không gian để lưu trữ an toàn. Và đương nhiên, những chi phí định kỳ này sẽ tăng lên theo thời gian.

Quét tài liệu có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ tránh được những tác động này, tiết kiệm tiền về lâu dài. Bạn có thể ủy thác cho nhà cung cấp dịch vụ quét tài liệu để chuyển đổi tài liệu giấy, vi phim, kế hoạch, bản đồ, bản thiết kế và các phương tiện khác sang định dạng kỹ thuật số. Ngoài việc tiết kiệm dung lượng, việc chuyển đổi tài liệu sang định dạng kỹ thuật số quy định những người có quyền truy cập và sử dụng tài liệu. 

Các tệp số hóa cũng dễ dàng truy cập và điều hướng hơn, dẫn đến chất lượng dịch vụ khách hàng được cải thiện, tăng năng suất, truy xuất thông tin liên quan nhanh hơn và giảm bớt nỗi lo về việc làm hỏng các tài liệu quan trọng.

Nếu bạn có các tài liệu nhạy cảm (thông tin tài chính), bạn có thể sử dụng dịch vụ xóa dữ liệu nhạy cảm khỏi tệp sau khi tài liệu giấy đã được quét. Sau khi tất cả các tài liệu giấy của bạn đã được quét, các phiên bản giấy có thể bị hủy, ngoại trừ các tài liệu được yêu cầu giữ lại. 

Đừng để khi DN với lượng tài liệu khổng lồ mới bắt đầu nghĩ đến (ảnh khách hàng) "số hóa tài liệu"

Đừng để khi DN với lượng tài liệu khổng lồ mới bắt đầu nghĩ đến “số hóa tài liệu” (ảnh khách hàng)

Lợi ích của việc quét tài liệu là gì?

  • Chia sẻ tài liệu dễ dàng. Chia sẻ tài liệu kỹ thuật số sẽ nhanh hơn so với gửi qua thư, fax hoặc gửi tài liệu giấy bằng tay. Số hóa đơn giản hóa quy trình chia sẻ tài liệu, giúp nâng cao hiệu quả và năng suất. làm việc. Số hóa cho phép nhiều người và nhiều phòng ban truy cập đồng thời vào cùng một tài liệu, do đó cải thiện khả năng cộng tác.
  • Lưu trữ thông tin một cách an toàn. Các tệp kỹ thuật số có thể được lưu trữ hoặc sao lưu an toàn trên các máy chủ từ xa với khả năng bảo mật cao. Ngoài ra, không giống như tài liệu giấy, tài liệu kỹ thuật số hầu như không có nguy cơ mất hoặc thất lạc. Bạn có thể lưu trữ và quản lý tài liệu kỹ thuật số theo  cấu trúc doanh nghiệp vận hành.
  • Tiết kiệm tiền bạc và thời gian. Bạn có thể truy cập và sử dụng tất cả các tài liệu đã quét chỉ với một vài cú nhấp chuột, có nghĩa là bạn không còn cần phải tìm kiếm trong đống tập tin giấy hoặc có một nhà kho dành riêng để lưu trữ giấy tờ. Theo một báo cáo năm 2015 từ eFileCabinet, trung bình các tổ chức chi 20 đô la để nộp một tài liệu, 120 đô la để tìm kiếm tài liệu bị mất và 220 đô la để tạo mới một tài liệu bị mất.
  • Cải thiện dịch vụ khách hàng. Các tài liệu số hóa giúp bạn và nhân viên tìm kiếm thông tin, cung cấp thông tin cho khách hàng dễ dàng và nhanh chóng hơn.
  • Giảm thiểu không gian lưu trữ. Bạn không còn cần phải duy trì một không gian văn phòng riêng để lưu trữ tài liệu. Các chi phí liên quan đến việc lưu trữ các tệp giấy có thể được loại bỏ.
  • Giảm lãng phí giấy. Khi tài liệu được quét, chất thải giấy được loại bỏ đáng kể, do đó không khuyến khích phá rừng và tiết kiệm tiền. Bạn cũng tiết kiệm được tiền mua giấy in và máy hủy để xử lý giấy thích hợp.
  • Tăng khả năng truy cập tệp. Tất cả các tệp đã quét có thể được tải lên đám mây hoặc được chia sẻ. Điều đó có nghĩa là bất kỳ ai có thông tin đăng nhập phù hợp đều có thể truy cập chúng từ các vị trí khác nhau và mọi thông tin  tìm kiếm trong các tệp có thể chỉnh sửa trong giây lát.
Số hóa ngay hôm nay!

Số hóa ngay hôm nay!

OOC cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu, liên hệ ngay hôm nay để nhận tư vấn: 

Liên hệ OOC ngay hôm nay

Các loại dịch vụ quét tài liệu hiện nay

Giải pháp quét tài liệu thông thường là việc sử dụng ống kính máy quét để chụp ảnh kỹ thuật số. Tuy nhiên, giải pháp này không thực sự hữu ích vì chúng chỉ là hình ảnh kỹ thuật số. Tất cả những gì bạn có thể làm là xem chúng. Một dịch vụ quét nâng cao có thể giúp bạn xây dựng chức năng cơ bản của các tệp này bằng cách thêm các tính năng sau:

  • Khả năng chỉnh sửa và đánh dấu các giấy đã quét
  • Hình ảnh có độ phân giải cao ở cả màu và đen trắng
  • Các định dạng khác nhau để lưu trữ ở quy mô lớn hoặc nhỏ

Dưới đây là các loại dịch vụ quét tài liệu khác nhau:

  • Quét hàng loạt. Với loại dịch vụ quét tài liệu này, các thiết bị chất lượng cao sẽ quét một lượng lớn tài liệu trong một lần. Không cần phải xử lý từng giấy riêng lẻ, do đó thời gian quét ngắn.
  • Quét định dạng lớn. Khi tài liệu vật lý lớn, chẳng hạn như 54 x 72 inch, một máy quét lớn sẽ chụp ảnh chất lượng cao. Bạn có thể chỉ định màu sắc, kích thước, độ phân giải và loại tệp của tài liệu được quét. Ví dụ về các tệp như vậy bao gồm áp phích, bản đồ và kế hoạch kiến trúc.
  • Quét OCR (Optical Character Recognition). Phần mềm máy tính được tạo ra để chuyển các hình ảnh của chữ viết tay hoặc chữ đánh máy (thường được quét bằng máy scanner) thành các văn bản tài liệu. Bạn cũng có thể chỉnh sửa văn bản một cách dễ dàng mà không ảnh hưởng đến kiểu phông chữ gốc.
  • Quét microfiche và vi phim: Loại dịch vụ này chuyển đổi dữ liệu được lưu trữ trên băng và vi phim thành các tệp kỹ thuật số. Bạn có thể lập chỉ mục giúp chia sẻ, lưu trữ, truy cập và truy xuất dễ dàng hơn.
  • Quét tại chỗ. Nếu tài liệu thuộc loại phân loại và nhạy cảm, bạn cần chọn nhà cung cấp có thể đến tận nơi làm việc để thực hiện để tài liệu của bạn không bị thất lạc quá trình vận chuyển. Người được ủy quyền có thể xem toàn bộ quá trình để ngăn chặn bất kỳ hành vi đánh cắp thông tin. Tuy nhiên, quét tại chỗ có thể chậm  và tốn kém hơn rất nhiều.
Các nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu hiện nay có rất nhiều option cho bạn lựa chọn

Các nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu hiện nay có rất nhiều option cho bạn lựa chọn

Bạn có thể quét những loại tài liệu nào?

Không có giới hạn cho các loại tài liệu bạn có thể số hóa. Nếu bạn đang bắt đầu chuyển đổi tất cả các tài liệu giấy của mình sang các phiên bản điện tử, tốt nhất bạn nên ưu tiên các loại tài liệu sau:

  • Thư từ chính thức
  • Giấy tờ tài chính
  • Hợp đồng thỏa thuận
  • Hồ sơ bệnh án
  • Hồ sơ nhân sự
  • Hóa đơn
  • Bản đồ khảo sát
  • Các tài liệu lớn khác

Sau khi bạn số hóa tài liệu bằng máy quét chất lượng cao, bước tiếp theo là nhập thông tin mô tả cần thiết để xác định tệp. Sử dụng OCR thông minh, bạn có thể chuyển đổi hình ảnh được quét thành văn bản có thể đọc được và truy xuất, đọc và chia sẻ chúng bằng các ứng dụng khác nhau.

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

//]]>