0963 63 60 66

Tại sao tập đoàn và ngân hàng sử dụng phần mềm đánh giá năng lực?

Kết hợp phần mềm nhân sự cùng 5 xu hướng quản trị phổ biến hiện nay
Kết hợp phần mềm nhân sự cùng 5 xu hướng quản trị phổ biến hiện nay
15/04/2020
Ứng dụng của phần mềm SPSS trong quản lý cơ sở dữ liệu
Các bước cơ bản để làm chủ SPSS
16/04/2020
Show all
Sử dụng phần mềm đánh giá năng lực

Sử dụng phần mềm đánh giá năng lực

Vào làm việc tại Ngân hàng được một năm mà tôi quay quắt với bao nhiêu công việc, trầm lặng đi trông thấy, không còn thời gian nhó ngàng đến thế sự, lúc nào cũng thấy bận tối mắt tối mũi. Bọn bạn đứa nào cũng có vẻ rảnh rang, hẹn hò ăn trưa, cuối tuần tụ tập, lần nào tôi cũng một là không đi được hoặc là sát giờ xin rút vì việc ngập đầu, họp đột xuất, làm gấp báo cáo đánh giá năng lực cho BLĐ hoặc bất thình lình đi công tác đơn vị.

Nội dung

Đánh giá năng lực nhân viên tại doanh nghiệp cỡ vừa

Trước khi vào làm ngân hàng, tôi làm tại một doanh nghiệp có vài trăm nhân sự thôi. Thời đó, cũng thật may mắn là khi đang bơi với hệ thống quản lý nhân sự của Công ty, tôi tích cực tìm hiểu và tham gia một số khóa đào tạo cả online và trực tiếp về Xây dựng Hệ thống Đánh giá năng lực do một đơn vị Tư vấn uy tín thực hiện.

Nhờ đó, hơn các đời trưởng phòng nhân sự trước, tôi đã cùng nhân viên xây dựng và triển khai hệ thống Đánh giá năng lực khá bài bản. Số lượng nhân sự đánh giá không quá đông nên việc dùng excel chia thành các file cho các phòng thực hiện cũng không đến độ chật vật, tôi cũng khá Excel nên việc tổng hợp kết quả cũng khá đơn giản; nhân sự làm việc chỉ trong cùng 1 tòa nhà, đi lên xuống thang máy thôi nên trao đổi, hướng dẫn đâu có vất vả gì.

Việc đánh giá diễn ra khá suôn sẻ, các trưởng bộ phận cũng khá hợp tác nên thực hiện nhanh chóng, chỉ có mỗi việc tổng hợp, dựng báo cáo là mất thời gian chút. Dựa trên phương pháp và kết quả Đánh giá năng lực, tôi xây dựng được chiến lược đào tạo nhân sự khá phù hợp với định hướng phát triển của Công ty, uy tín của tôi được nâng cao rõ rệt.

Đánh giá năng lực nhân viên tài ngân hàng – bài toán nan giải

Triển khai được 2 năm, dù là thành công, nhưng tôi lại muốn thay đổi môi trường để tìm cho mình thử thách mới tại doanh nghiệp lớn hơn. Thật tuyệt, nhờ vào những kinh nghiệm được minh chứng tại Công ty cũ, tôi nhanh chóng được tuyển dụng vào Ngân hàng lớn, dĩ nhiên, tôi được sếp giao triển khai hệ thống đánh giá năng lực toàn hàng, theo đúng năng lực, sở trường, kinh nghiệm của mình.

Hào hứng với nhiệm vụ được giao. Và đương nhiên, sự tự tin có thừa bởi kinh nghiệm đã có, tôi lao vào thực hiện, xây dựng tài liệu, biểu mẫu, quy trình. Dù cũng hơi ngập ngừng vì số lượng nhân sự đông quá, gấp vài chục lần so với nhân sự Công ty trước kia, mà trong tay tôi chỉ có công cụ excel. Nhưng tôi tin vào sự hợp tác của đồng nghiệp, kinh nghiệm triển khai mà mình đã có để tin rằng trong một thời gian tôi có thể hoàn tất xong việc xây dựng và Đánh giá năng lực toàn hàng. Nhưng, đó cũng là khởi điểm của những nỗi ám ảnh mà tôi có trong hiện tại.

Lệnh giãn cách toàn xã hội do đại dịch covid 19 lại giúp tôi được thở nhẹ nhàng hơn chút vì không phải ngập đầu trong công việc, chủ yếu làm tại nhà và thi thoảng luân phiên đến Ngân hàng. Tôi có thời gian bình lặng hơn để suy nghĩ. Có lẽ cũng cần trao đổi với bạn bè ở các đơn vị khác xem sao, dầu sao thì cũng cùng một lò chuyên ngành Quản trị Nguồn nhân lực ra cả, cũng nhiều đứa làm Ngân hàng, Tập đoàn, Tổng Công ty lớn, ắt có đứa cũng triển khai hệ thống Đánh giá năng lực như mình, ắt học hỏi được gì từ đấy.

Đánh giá năng lực tại một tổng công ty

Gọi điện một vòng cho đám bạn, biết được thông tin là cậu X lớp tôi trước đây, giờ cũng oai lắm. Nhờ những thành tích nổi bật nên mới được thăng chức lên làm Giám đốc Nhân sự của một Tổng Công ty lớn có cả sản xuất, thương mại, xuất nhập khẩu. Nghe nói bên đó có đến 5 công ty thành viên, khá nhiều chi nhánh, đại lý trên khắp tỉnh thành và văn phòng đại diện tại một số nước Châu Á. Số lượng nhân sự đến vài nghìn người. Nghe nói là cậu ấy đã triển khai hệ thống Đánh giá năng lực cho toàn Tổng Công ty rất hiệu quả, còn được mời làm diễn giả. cho mấy hội thảo chuyên môn về Quản lý nhân sự để chia sẻ về kinh nghiệm triển khai thành công cho các Doanh nghiệp lớn nhỏ.

Vừa nghe tôi trao đổi về xây dựng hệ thống Đánh giá năng lực và thực hiện triển khai, cậu đó chắc ở nhà đã lâu hoặc hiếm có người để giãi bày tâm sự hoặc trúng vào nỗi lòng hay sao, cứ thao thao bất tuyệt kể về những vấn đề vướng mắc mà Doanh nghiệp cậu ta đã gặp phải. Qua cái giọng rầu rầu và đầy ức chế của cậu ấy, tôi nghe mà cứ như là cậu ấy kể thay chính tôi. Chẳng hạn như:

Công ty quá đông nhân sự nên dữ liệu đánh giá khổng lồ và đánh giá tốn quá nhiều thời gian

  • Công ty chưa có Công cụ gì ngoài exel. File excel bị giới hạn dòng, cột, lượng dữ liệu nên khi đánh giá bằng excel lại phải tách thành vô cùng nhiều file nhỏ để gửi cho từng đơn vị khác nhau.
  • Khi các trưởng bộ phận đánh giá thì chỉ vài lỗi sai chính tả, thừa một dấu chấm, dấu cách không đúng chỗ, ký hiệu sai thôi thì ra ngay kết quả N/A, thế là nhân sự lại phải rà soát từng lỗi, từng sheet một để xem lỗi ở đâu.
  • Nhiều đơn vị dùng win đời thấp, đời cao khác nhau, lúc đánh giá thì win đời thấp không hiển thị được hết dữ liệu do bị giới hạn cột, nên khi gửi về nhân sự thì thiếu kết quả Đánh giá năng lực và mỗi file một định dạng. Nhiều trưởng bộ phận còn sáng tạo thêm nhiều dòng cột so với biểu mẫu khiến đôi nhân sự ra sức rà soát, trao đổi qua lại và mất nhiều thời gian để chuẩn hóa.
  • Kết quả Đánh giá năng lực được hoàn tất và gửi về Công ty mẹ sau thời gian khá lâu, với các file vô cùng nặng, mở ra có khi quay quay đến vài phút và việc tập hợp về 1 file tổng thể của toàn Công ty cũng như để xử lý, chạy kết quả đánh giá trên Excel với số lượng lớn là không thể vì có đến vài nghìn cán bộ nhân viên. Do vậy, cũng lại để riêng từng file nhỏ và chạy công thức, rồi kết quả cuối (dữ liệu bằng con số) mới được tập hợp về một file để nhìn tổng thể từ công ty mẹ đến các đơn vị con, nhưng báo cáo hình ảnh và dữ liệu gốc của toàn hệ thống thì không thể tập hợp về một file chung được

Nhiều Công ty con và chi nhánh với địa bàn hoạt động đa dạng khắp các tỉnh thành trong và ngoài nước

  • Bởi địa bàn hoạt động của Công ty đa dạng nên việc trao đổi, hướng dẫn, triển khai đánh giá mất rất nhiều thời gian. Khó khăn nhất do mô hình hoạt động này chính là việc kiểm tra, kiểm soát quá trình Đánh giá năng lực và tập hợp kết quả
  • Bộ phận nhân sự Công ty mẹ và kể cả tại Công ty con, không thể kiểm tra được hết tình trạng Đánh giá năng lực của các đơn vị ra sao. Nhân sự không có cách nào biết được ngoài việc nghe các trưởng bộ phận thông báo tiến độ hoặc đến thời điểm hoàn tất việc đánh giá. Bộ phận nào chưa gửi file đánh giá thì mới biết bộ phận đó chưa hoàn thành. Bộ phận nhân sự luôn bị quở trách vì sự thiếu sát sao của mình mà để đến thời hạn có khi toàn hệ thống mới hoàn thành Đánh giá năng lực khoảng 60%. Trưởng bộ phận luôn có lý do là tập trung vào SXKD. Do vậy, để hoàn tất, thời hạn đánh giá lại liên tục được gia hạn cho đến khi 100% hoàn thành, và như vậy, có khi trễ đến hàng tháng trời.
  • Nhiều khi, bộ phận nhân sự tại các Công ty con lại sáng tạo thêm những tiêu chí khác, hoặc xin Đánh giá năng lực theo những phương pháp khác nhau. Do vậy, từ góc độ Công ty mẹ, không thể đồng bộ hóa dữ liệu hay so sánh được kết quả Đánh giá năng lực giữa các đơn vị với nhau vì không thực hiện đánh giá trên cùng một thang đo, cùng một phương pháp

Những khó khăn khác

  • Rồi một số những khó khăn nữa như các file tài liệu năm này qua năm khác thất lạc, mất dữ liệu do nhân sự quản lý hệ thống Đánh giá năng lực nghỉ, thông tin không được bảo mật.
  • Các kết quả đánh giá các năm không so sánh với nhau khó tập hợp, tính toán do mất dữ liệu, thậm chí không biết lưu tại đâu và căn bản là dữ liệu quá khổng lồ, không có excel nào có thể hỗ trợ được tốt…

Tôi nghe như “nuốt” từng lời của cậu ấy, gật đầu liên tục, cậu ấy cứ như “đi guốc vào bung” tôi. Hóa ra, “nỗi đau” trong Đánh giá năng lực của ngân hàng tôi, cũng hệt nỗi đau của Doanh nghiệp lớn như cậu ấy. Mà tôi cũng dám chắc rằng đó là vấn đề chung của rất nhiều Doanh nghiệp lớn như chúng tôi. Nhưng, tôi nóng lòng muốn nghe giải pháp, tôi bắt đầu mất kiên nhẫn, cắt ngang niềm thao thao bất tuyệt của cậu ấy để dồn dập hỏi xem bên cậu ấy đã áp dụng cách thức gì, như thế nào mà đã thành công được? … Chứ cứ mãi dông dài kể lể nữa thì tôi sẽ bảo là “biết rồi, khổ lắm, nói mãi, vậy thì giờ sao?”

Giải pháp đánh giá nhân sự doanh nghiệp lớn

Cậu ấy chuyển sang giọng điệu hết sức tự hào, phấn khởi lại còn hắng giọng trước khi nói, có phần tinh vi. “Mấu chốt của việc triển khai vất vả, khó khăn trong Đánh giá năng lực đó chính là thiếu công cụ triển khai phù hợp. Nếu đã có phương pháp và tài liệu đánh giá tốt rồi, cần phải sử dụng Phần mềm Đánh giá năng lực. Đơn giản vậy thôi”. “Có nhiều lợi ích mà phần mềm Đánh giá năng lực mang lại lắm”, đơn cử như:

Đánh giá năng lực mọi lúc, mọi nơi, không phụ thuộc vào địa bàn:

  • Người đánh giá chỉ cần có máy tính có kết nối wifi, được cung cấp tài khoản đăng nhập và mật khẩu là có thể đánh giá được nhân sự tại bất cứ nơi đâu, trong hoặc ngoài giờ hành chính

Có thể Đánh giá năng lực cho số lượng lớn nhân sự tại các địa bàn khác nhau.

  • Việc Đánh giá năng lực trên phần mềm sẽ trở nên dễ dàng và thực hiện cùng lúc trong khoảng thời gian quy định cho số lượng nhân sự lên tới hàng nghìn hay hàng chục nghìn nhân sự, hệ thống đều có thể xử lý dữ liệu và lưu trữ dữ liệu khổng lồ
  • Dù các nhân sự phân tán tài nhiều công ty thành viên, chi nhánh, văn phòng đại diện tại khắp nơi trong và ngoài nước thì phần mềm đều triển khai đánh giá được đến tận từng cá nhân ngay lập tức

Dễ dàng triển khai, kiểm soát và đồng nhất phương pháp, quy trình, công cụ Đánh giá năng lực toàn hàng:

  • Bằng công cụ được áp dụng cho toàn hệ thống, toàn bộ các công ty thành viên, chi nhánh… sẽ được triển khai cùng theo một quy trình, một phương pháp đồng nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp, theo dõi kết quả cũng như hợp nhất kết quả, theo một thang đo, từ đó có thể so sánh được kết quả năng lực của các đơn vị, chi nhánh khác nhau

Cung cấp hệ thống giám sát tập trung, dễ dàng kiểm soát tình hình đánh giá của các đơn vị:

  • Tài khoản admin (quản trị hệ thống) tại Công ty mẹ/Hội sở có thể thiết lập thời gian mở hệ thống để Đánh giá năng lực đồng loạt trong một khoảng thời gian nhất định. Có thể kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quá trình thực hiện đánh giá nhanh hay chậm, hoàn thành hay chưa hoàn thành, cũng như theo dõi được kết quả Đánh giá năng lực của toàn bộ các đơn vị/chi nhánh, đến từng cá nhân trong toàn hệ thống.

Tiết kiệm thời gian tổng hợp và tính toán kết quả Đánh giá năng lực

  • Kết quả Đánh giá năng lực được tính toán tự động ngay sau khi hoàn tất đánh giá do hệ thống đã thiết lập ngay từ đầu công thức tính toán số liệu, doanh nghiệp không mất thời gian phải lập công thức excel để tính toán, tổng hợp, phân tích số liệu hay mất quá nhiều thời gian đi tìm kiếm/xử lý các lỗi sai, lệch về số liệu đánh giá
  • Phần mềm xử lý kết quả khổng lồ của toàn bộ hệ thống để ra kết quả Đánh giá năng lực ngay lập tức đến từng nhân sự ngay khi hoàn tất đánh giá.

Dễ dàng phân quyền, phân cấp, ủy quyền trong Đánh giá năng lực toàn bộ hệ thống

  • Nếu như không dùng phần mềm, doanh nghiệp cần phân cấp, phân quyền bên ngoài theo từng file, dễ nhầm lẫn. Nếu dùng phần mềm, doanh nghiệp thực hiện phân cấp, phân quyền luôn trên phần mềm ngay từ khi thiết lập hệ thống đánh giá. Theo đó, người được phân quyền đánh giá có thể vào phần đánh giá theo phạm vi giới hạn quyền của mình mà không nhìn được các phần liên quan đến nhân sự khác mà không trong thẩm quyền của mình
  • Người đánh giá có thể thực hiện thao tác ủy quyền nhanh chóng trên phần mềm cho người quản lý cấp dưới, như vậy, đối với đơn vị đông nhân sự sẽ làm giảm thiểu áp lực đánh giá cho người quản lý cấp trên mà vẫn đảm bảo thực hiện Đánh giá năng lực theo đúng nguyên tắc quản trị

Tiết kiệm thời gian dựng báo cáo kết quả năng lực của từng cá nhân với hệ thống báo cáo tự động ngay lập tức

  • Các báo cáo được nhìn theo nhiều chiều của các cấp độ và theo hướng báo cáo phân tích của chuẩn nghiệp vụ nhân sự (VD báo cáo xu hướng, so sánh kết quả các kỳ báo cáo đến từng cá nhân, báo cáo hồ sơ nhân sự để thấy khoảng cách năng lực của từng nhân sự, báo cáo theo các nhóm cấp quản lý…) từ đó làm cơ sở cho phân tích và xây dựng các kế hoạch đào tạo, chiến lược nguồn nhân lực, phân công công việc, quy hoạch bổ nhiệm cán bộ…
  • Các báo cáo có thể xuất ra dưới các định dạng khác nhau (excel, pdf…)

Nâng cao tính minh bạch trong đánh giá:

  • Sử dụng phần mềm Đánh giá năng lực làm tăng tính minh bạch trong đánh giá, và hệ thống sẽ ghi nhận cũng như có khả năng truy vết điều chỉnh dữ liệu đánh giá, nhờ đó, sẽ đảm bảo tính minh bạch trong kiểm soát và truy cập
  • Cảnh báo, lưu ý một số điểm bất hợp lý/cần lưu ý mà excel không kiểm soát được hết

Lưu trữ, quản lý các đợt Đánh giá năng lực khác nhau theo các mục tiêu đánh giá

  • Lưu trữ các đợt đánh giá khác nhau, các kết quả đánh giá theo các đợt tương ứng theo nhiều năm, nhiều kỳ đánh giá
  • Có thể phân tách đánh giá theo từng nhóm nhân sự, cấp quản lý theo các mục tiêu Đánh giá năng lực khác nhau

Quản lý/lưu trữ hồ sơ năng lực nhân sự một cách tập trung và có hệ thống:

  • Toàn bộ kết quả năng lực của nhân sự trong toàn hệ thống đều được kiểm soát và theo dõi trên hệ thống báo cáo và lưu trữ dữ liệu tập trung, theo toàn bộ kết quả từ cấp công ty, bộ phận đến từng cá nhân tại từng đơn vị, chi nhánh.

Tiết kiệm chi phí triển khai hệ thống đánh giá.

  • Tiết kiệm được thời gian, nhân lực triệt để. Phần mềm Đánh giá năng lực cùng lúc có thể thay thế được khối lượng công việc tương đương ít nhất cho 1 nhân sự/1 đơn vị, xét trong toàn hệ thống, nếu nhiều công ty thành viên, chi nhánh/ đơn vị thì doanh nghiệp tiết kiệm được lượng lớn chi phí.

Phần mềm Đánh giá năng lực

Quả thật, trước giờ tôi cũng nghĩ đến cần phải sử dụng phần mềm để Đánh giá năng lực, nhưng chưa bao giờ tôi thực sự nghĩ nghiêm túc về điều đó cũng như xem xét những lợi ích to lớn này để đề xuất áp dụng cho toàn hệ thống Ngân hàng của mình. Nhưng mà từ hồi làm công ty cũ, tôi cũng chưa thấy đơn vị nào xây dựng được phần mềm Đánh giá năng lực chuẩn phương pháp và ưng ý. Nhiều phần mềm khi đọc ra có khi còn nhầm lẫn Đánh giá năng lực với Đánh giá kết quả, hoặc là chỉ điền kết quả đánh giá vào thôi, chứ thực tế đâu có hỗ trợ triển khai sâu như thế kia. Nên từ hồi đó, tôi thất vọng toàn tập với mấy phần mềm tự xưng có yếu tố năng lực nào đó.

“Nếu có phần mềm nào đáp ứng được toàn bộ những tính năng như trên mà ông nói thì tốt quá, nhưng bên tôi đang áp dụng phương pháp đánh giá năng lực theo hành vi dựa trên Từ điển năng lực và Khung năng lực, cũng không dễ tìm được đơn vị cung cấp phần mềm nào phù hợp nhỉ?”. Cậu bạn cười vang. “Bên tôi cũng áp dụng đúng phương pháp đó đấy”. Thật bất ngờ khi được cậu ấy tiết lộ là “gần ngay trước mặt và tưởng xa lắc”, vậy mà giờ mới chịu nói ra.

Hóa ra, công ty cô bạn cùng lớp của hai đứa đã phát triển phần mềm có đủ các tính năng và phương pháp phù hợp mà công ty của chúng tôi đang áp dụng – đúng là công ty phần mềm có nền tảng từ quản trị cũng có khác. May sao cậu ấy cũng hỏi han khắp nơi thì tìm được, mà khi đó cậu ấy chưa lên chức như bây giờ. Nhờ phần mềm phù hợp, cậu ấy đã triển khai đánh giá toàn hệ thống một cách hiệu quả và nhanh chóng mà không còn bị những áp lực tưởng chừng không lối thoát đè nặng nữa. Giờ lên Giám đốc nhân sự rồi nên chỉ toàn khai thác báo cáo, dữ liệu của phần mềm để phân tích nhân sự tầm vĩ mô thôi, đâu cần lọ mọ ngồi dò sai lỗi trên Excel.

Tôi cũng vội vàng cập nhật lại số của cô bạn ấy để tức tốc trao đổi, hẹn ngày demo sản phẩm để nhanh chóng sử dụng phần mềm Đánh giá năng lực cho toàn hàng nữa chứ. Chưa bao giờ tôi lại thấy vui và tin vào khả năng triển khai Đánh giá năng lực thành công đến thế vì giờ tôi đã tìm được công cụ chuẩn rồi.

Nguồn: OOC

Đọc thêm: Giảm thiểu cảm tính khi đánh giá năng lực