Tầm quan trọng của báo cáo nhân sự đối với doanh nghiệp

Last updated on 12/05/2023

Báo cáo nhân sự là một phần không thể thiếu khi vận hành doanh nghiệp. Các phương pháp thu thập và lưu trữ dữ liệu truyền thống thường dẫn đến việc khóa một lượng lớn hồ sơ giấy.  

Hệ thống báo cáo do phần mềm nhân sự cung cấp chính là giải pháp tốt nhất cho vấn đề này. Phần mềm nhân sự cung cấp các báo cáo mang lại lợi ích cho các tổ chức theo các cách quan trọng sau.

1. Cung cấp thông tin sống và thời gian “thực” về nhân sự

Phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp tổ chức, lưu trữ thông tin về nhân sự, quá trình làm việc, hiệu suất của họ một cách thường xuyên, liên tục. Từ đó cung cấp các báo cáo nhanh chóng và thuận lợi hơn rất nhiều so với báo cáo giấy truyền thống.

2. Báo cáo nhân sự giúp doanh nghiệp nhận ra điểm yếu

Một tổ chức sẽ không phát triển nếu các “nhánh nhỏ” yếu kém và thiếu liên kết. Ví dụ, bộ phận bán hàng có thể nhận ra rằng 50% đội ngũ bán hàng không thể chốt đơn hàng vì thiếu kỹ năng đàm phán. Đây có thể là do tuyển dụng kém.

Bộ phận nhân sự còn có thể nhìn ra mô hình luân chuyển nhân viên từ báo cáo nhân sự. Tỷ lệ nghỉ việc cao cho thấy môi trường làm việc đang có vấn đề. 

3. Theo dõi sát sao hiệu suất làm việc của nhân viên

Phần mềm nhân sự cung cấp các báo cáo hàng tuần có thể giúp doanh nghiệp xác định hiệu suất làm việc của đội ngũ. Nhờ hệ thống báo cáo, Ban điều hành hoặc cán bộ quản lý trực tiếp có thể chủ động phát hiện ra các vấn đề trước khi quá muộn. Mỗi nhân viên sẽ không thể phát triển nếu không có bất cứ đánh giá nào về hiệu suất làm việc. Đôi khi điều này thậm chí còn giúp phân lại nhân sự vào những vai trò phù hợp hơn. 

Việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên có thể thông qua các hệ thống đánh giá kết quả công việc như KPI. Qua đó công ty nhận diện được thực trạng hiệu suất làm việc của nhân viên trọng từng kỳ, so sánh kết quả với kỳ trước. Các phần mềm KPI cũng giúp quá trình đánh giá này thuận tiện và nhanh chóng hơn nhiều.

4. Báo cáo nhân sự là căn cứ lập kế hoạch cho tương lai

Kế hoạch tương lai không giới hạn trong việc thay đổi các yêu cầu xin việc. Nó cũng bao gồm dự đoán nhu cầu tuyển dụng trong tương lai của một tổ chức. Báo cáo nhân lực có thể giúp doanh nghiệp chỉ ra đường hướng về nhu cầu tuyển dụng cũng như các tiêu chuẩn nhân sự. Báo cáo đánh giá năng lực nhân viên có thể giúp doanh nghiệp lên kế hoạch đào tạo và thậm chí chiến lược phát triển nguồn nhân lực. Hồ sơ năng lực của nhân viên có thể giúp định hướng những năng lực cần phát triển của nhân viên đó, hoặc đơn giản là bố trí, sắp xếp lại nhân sự cho phù hợp với năng lực.