Làm thế nào để theo dõi OKR – 3 bước để chinh phục mục tiêu?

Last updated on 19/10/2020

Mọi tổ chức, dù nhỏ hay lớn, đều phải đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của họ. Tầm nhìn cần được cụ thể hóa thành chiến lược và chiến lược cần hướng tới các mục tiêu cụ thể mà mọi người trong tổ chức đều nhận thức được. OKR (hay OKRs, viết tắt của Mục tiêu và Kết quả chính) là một công cụ đơn giản để tạo sự gắn kết xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được. Vậy, tại sao doanh nghiệp cần OKR và làm thế nào để theo dõi OKR?

“Employees are probably more valuable when their mission is focused.”

-Sundar Piachi, Google CEO-

Nếu bạn muốn đạt được mục tiêu của mình, bạn phải biết những mục tiêu đó là gì. Đồng đội hoặc nhân viên của bạn cũng cần phải biết họ đang cố gắng cho điều gì mà làm thế nào để  hướng tới điều đó. OKR cung cấp một khuôn khổ dành riêng cho việc này. Nó bao gồm việc thiết lập, theo dõi và đánh giá các mục tiêu. Tất cả đều được thực hiện thường xuyên hàng tháng hoặc hàng quý.

Có một số công ty lớn (ví dụ như Google) đã và đang sử dụng thành công OKR để điều hướng sự phát triển của họ. Để OKR hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp nên triển khai theo 3 bước sau: 

Bước 1: Xác định mục tiêu và kết quả chính

Mục tiêu là những mô tả định tính về những gì bạn cố gắng đạt được. Kết quả chính là số liệu cho thấy tiến trình của bạn đối với Mục tiêu.

Bước 2: Làm cho OKR trở nên rõ ràng (hoặc Cách theo dõi OKR)

Chia sẻ mục tiêu với nhân viên và đồng nghiệp của bạn để họ có thể tích cực tham gia vào việc đạt được chúng. Hãy đảm bảo rằng mọi người có thể thấy tình trạng hiện tại và theo dõi OKR.

Bước 3. Tiếp tục làm việc để đạt được OKR

Đừng quên đánh giá thành tích và tiến bộ thường xuyên để xác định thời gian có đủ để hoàn thành hay không. Bên cạnh đó, thông báo trước mọi rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc. 

⭐️Xác định mục tiêu và kết quả chính

Trọng tâm của OKR mà bạn phải nắm rõ là: 

• Một mục tiêu mà bạn muốn đáp ứng
• Danh sách các kết quả chính phải đạt được để đạt được mục tiêu

Nếu bạn chỉ nghĩ về những gì bạn có thể đạt được hoàn toàn 100%, bạn có thể đang đặt ra một mục tiêu không đủ tham vọng. Do đó, chỉ cần cố gắng đạt được mục tiêu đầy tham vọng sẽ khiến bạn vượt ra khỏi vùng an toàn của mình và tiến xa hơn – và điều này cũng được coi là thành công! Đây là cách theo dõi OKR theo cách dẫn đến kết quả đặc biệt.

Một ví dụ về mục tiêu có thể là “Khởi chạy một MVP tuyệt vời”.

• Nó có ngắn không? Có
• Nó có hấp dẫn không? Có
• Có tham vọng không? Có

Nhưng làm thế nào bạn biết rằng bạn đã tạo ra một MVP tuyệt vời? Hay bạn đã thành công tới 70%? 

🔰Cách xác định kết quả chính

Kết quả chính là số liệu đo lường tiến trình của bạn trong việc hoàn thành được mục tiêu đã đề ra. 

If it does not have a number, it is not a Key Result.

– Marissa Meyer, former Google VP –

Thuộc tính quan trọng nhất của một kết quả chính là nó có thể đo lường được. Thông thường, một kết quả chính không đủ để đo lường mức độ thành công của mục tiêu. Bạn nên xác định ít nhất hai kết quả chính. Mặt khác, đặt quá nhiều kết quả chính sẽ tạo ra sự hỗn loạn, phân tâm.  Do đó, 5 kết quả chính là tối đa. 

• “Nhiều người dùng quay lại mua hàng ” không phải là một ví dụ điển hình về kết quả quan trọng, vì rất khó để biết liệu kết quả chính có đạt được hay không.
• “Thu hút hầu hết người dùng quay lại gấp 2 lần trong một tuần” tốt hơn vì nó xác định “người dùng cũ” nghĩa là gì, nhưng nó vẫn thiếu định nghĩa về số lượng người dùng.
• “Thu hút 40% người dùng quay lại gấp 2 lần trong một tuần” là kết quả chính hoàn toàn rõ ràng và có thể đo lường được.

Sáng kiến là khái niệm thứ ba mà một số tổ chức sử dụng trong khuôn khổ OKR. Chúng đại diện cho các nhiệm vụ hoặc bước hành động cụ thể để đạt được kết quả chính.

🔰Cách phân loại mục tiêu

Rõ ràng, bạn không thể chấm điểm mục tiêu chỉ bằng cách đoán tỷ lệ thành công, nhưng may mắn thay, bạn đã có các kết quả chính!

Vì vậy, nếu kết quả chính của bạn là “Thu hút hầu hết người dùng quay lại 2 lần trong một tuần” và bạn có 30% người dùng quay lại hai lần trong một tuần, thì điểm kết quả chính của bạn là 75%.

Điểm mục tiêu là điểm trung bình của các điểm kết quả chính của nó.

Ví dụ: nếu các kết quả chính khác của bạn có điểm 50% và 90%, thì điểm mục tiêu của bạn là (75% + 50% + 90%) / 3 = 72%.

⭐️Làm cho OKR trở nên rõ ràng (hoặc Cách theo dõi OKR)

Bước thứ hai là bắt đầu tiến hành OKR. Hãy chia sẻ chúng với nhân viên và đồng nghiệp của bạn để họ có thể tham gia tích cực vào việc đạt được OKR. Hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người có thể thấy trạng thái hiện tại và theo dõi OKR thường xuyên. 

Dưới đây là mẫu OKRs của Lumeer có thể giúp bạn theo dõi OKR hiệu quả: 

🔰Lưu và kết nối dữ liệu

Cấu trúc của các bảng và liên kết giữa chúng phản ánh mối liên hệ thực sự của các mục tiêu: kết quả chính, sáng kiến và những người chịu trách nhiệm về các sáng kiến.

Các kết quả chính được kết nối với các mục tiêu của chúng:

Theo cách tương tự, các sáng kiến được kết nối với các kết quả chính của chúng:

🔰Đưa ra các quan điểm và báo cáo khác nhau

Tiến trình của kết quả chính được nhóm theo mục tiêu trong biểu đồ:

Theo dõi các sáng kiến trên một dòng thời gian:

Hoặc tạo báo cáo tóm tắt các sáng kiến của nhân viên:

🔰Tự động hóa các tính toán

Bất cứ khi nào bạn nhìn thấy một ký hiệu “f (x)” nhỏ, điều đó có nghĩa là phép tính trong cột được tự động hóa bằng một hàm. Bạn không cần đặt hàm cho mọi ô, chỉ có một hàm cho tất cả các ô trong cột.

Ví dụ: Tiến độ của kết quả chính được tính từ các giá trị Bắt đầu, Mục tiêu và Trạng thái:

Điều tương tự cũng áp dụng cho Tiến độ của mục tiêu được tính toán từ tiến trình của các kết quả chính.

Điều đó có nghĩa là bạn không phải xem và cập nhật thủ công các giá trị tiến trình: bằng cách cập nhật Trạng thái của kết quả chính, cả hai giá trị Tiến trình đều được cập nhật tự động!

⭐️Tiếp tục làm việc để đạt được OKR

Sau khi bạn thiết lập OKR, bạn không thể làm gì khác hơn là bắt tay vào thực hiện chúng – điều mà chỉ bạn mới có kiến thức và chuyên môn thực hiện!

Đừng quên đánh giá thành tích của bạn vào cuối quý (hoặc khoảng thời gian khác mà bạn đã chọn).

Nguồn: https://www.lumeer.io/how-to-track-okr/

OOC lược dịch