Phần mềm Quản lý Công việc digiiTeamW – nhiều nâng cấp đáng giá!

Last updated on 28/09/2022

Tháng 9/2022, OOC đã tiến hành nâng cấp Phần mềm Quản lý Công việc và Cộng tác digiiTeamW (KPI, OKR) với nhiều tính năng độc đáo và hữu ích. Những tính năng mới cập nhật giúp người dùng tiết kiệm nhiều thời gian. Đồng thời vẫn đảm bảo tính chặt chẽ và linh hoạt trong quá trình tạo, duyệt, giao chỉ tiêu KPI và cập nhật, duyệt kết quả một cách dễ dàng ở các cấp quản lý.

Tính năng độc đáo mới của Phần mềm Quản lý công việc và Cộng tác digiiTeamW

• Thiết lập quy chế

  • Thiết lập quy chế đánh giá linh hoạt theo quy chế đánh giá của Công ty
  • Cảnh báo tự động đối với các bộ phận thực hiện chưa đúng quy chế đã thiết lập

• Thiết lập chỉ tiêu

  • Cập nhật công thức tính chỉ tiêu từ file excel (không chỉ lập công thức trực tiếp trên phần mềm)
  • Linh hoạt chọn phương án duyệt chỉ tiêu theo nhiều cấp (1/2/3 tùy theo quy định công ty)

• Đồng bộ lịch làm việc

  • Có thể đồng bộ/ cập nhật lên lịch làm việc đối với các chỉ tiêu/ công việc có thời hạn để theo dõi deadline trên lịch

• Đánh giá kết quả

  • Hợp nhất giao diện nhập kết quả, duyệt 3 cấp (1/2/3 tùy theo quy định công ty). Tính toán điểm và xếp loại hoàn thành trên cùng 1 giao diện.
  • Đính kèm file bằng chứng đối với chỉ tiêu KPI bất kỳ, giúp cán bộ quản lý dễ dàng duyệt kết quả một cách có cơ sở
  • Cơ chế phản hồi của người đánh giá đối với từng chỉ tiêu
  • Kết quả cuối bộ phận / cá nhân được tập hợp tại giao diện Tổng hợp đánh giá.
  • Ban KPI / Hội đồng đánh giá có thể cộng / trừ trực tiếp vào tổng điểm. Hoặc nhập kết quả cuối và nhận xét đối với từng trường hợp.

• Đánh giá kết quả nhân sự kiêm nhiệm

  • Thiết lập tỷ trọng bộ KPI cho các chức năng kiêm nhiệm.
  • Thiết lập bộ chỉ tiêu và tính điểm cho từng chức danh kiêm nhiệm và điểm tổng cho cá nhân.

• Báo cáo

  • Các Báo cáo kết quả công việc: Báo cáo Thống kê kết quả, xếp hạng, tổng hợp tỷ lệ nhân sự đạt từng loại. Báo cáo này giúp ban KPI / Hội đồng tổng hợp nhanh kết quả KPI.
  • BI – Báo cáo vận hành cơ bản.

• Thông báo / cảnh báo

  • Thông báo các thay đổi / chỉnh sửa / duyệt hủy duyệt chỉ tiêu, kết quả được thông báo trên giao diện chính của phần mềm

Tính năng cơ bản của Phần mềm Quản lý Công việc và Cộng tác digiiTeamW

Sau đợt cập nhật, phần mềm quản lý công việc và cộng tác digiiTeamW đã sở hữu bộ tính năng tương đối đầy đủ. Và hoàn chỉnh cho toàn bộ quá trình triển khai KPI của doanh nghiệp.

Thiết lập hệ thống

• Thiết lập Cơ cấu tổ chức, chức danh và danh sách nhân sự
• Tạo đặc tính bộ hệ thống mục tiêu KPI (năm tài chính, các kỳ đánh giá…)
• Thiết lập các mức đánh giá và % hoàn thành, màu sắc tương ứng theo quy chế

Thiết lập bộ chỉ tiêu KPI và các chỉ tiêu khác

• Tạo các mục tiêu KPI, OKR hoặc KRI
• Xây dựng và giao chỉ tiêu theo các cấp (Tập đoàn/Công ty, bộ phận, vị trí/cá nhân)

Không chỉ tạo các chỉ tiêu ghi nhận về thời hạn hay liệt kê công việc thực hiện theo chức năng. Tại đây, hệ thống quản lý các chỉ tiêu lượng hóa theo đúng quan điểm quản lý kết quả. Mỗi chỉ tiêu được thiết lập đều cần đầy đủ các thông số. Bao gồm Tên, loại chỉ tiêu, đơn vị tính, chủ thể chỉ tiêu (ví dụ Công ty), kỳ đánh giá, trọng số, số kế hoạch. Kỳ đánh giá có thể là kỳ năm, quý hoặc tháng…;

Vấn đề trọng số của các chỉ tiêu

Mỗi chỉ tiêu đều được xét tầm quan trọng (trọng số tự nhiên theo nhu cầu và đánh giá của nhà quản lý/ doanh nghiệp). Khi duyệt bộ chỉ tiêu theo từng chủ thể, phần mềm sẽ tính lại tự động trọng số của các chỉ tiêu thuộc 1 chủ thể. Ví dụ Bộ chỉ tiêu phòng Kinh doanh hay Bộ chỉ tiêu của Ông A – Trưởng phòng Kinh doanh dưới dạng %. Phương pháp này đảm bảo người dùng không phải mất thời gian dàn lại trọng số khi phát sinh thêm hoặc bỏ bớt các chỉ tiêu.

Giao chỉ tiêu theo các cấp

Hệ thống hỗ trợ tự động tạo nhanh chỉ tiêu con chia nhỏ theo kỳ, theo các đơn vị hay theo từng cá nhân chi tiết. Hệ thống hỗ trợ tạo nhanh và tiết kiệm thời gian

• Từ các chỉ tiêu của Công ty, tạo chỉ tiêu con cho các bộ phận phù hợp. Ví dụ, từ chỉ tiêu Doanh thu năm của Công ty, có thể tạo các chỉ tiêu con Doanh thu năm của các bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh, Ví dụ Phòng Bán hàng miền Bắc, Phòng Bán hàng Miền Nam, hoặc Phòng Kinh doanh Dược phẩm, Phòng Kinh doanh Thực phẩm chức năng
• Trường hợp Chỉ tiêu bộ phận được giao xuống nhiều cá nhân, có thể sử dụng tính năng Tạo chỉ tiêu con, và chia chỉ tiêu theo cá nhân để tiết kiệm thời gian thao tác. Ví dụ, phòng kinh doanh của công ty có 20 NVKD, có thể sử dụng tính năng Tạo chỉ tiêu con, chọn Chia theo NVKD, chọn các NVKD từ danh sách lọc để áp dụng. Khi đó, DN có thể dễ dàng tạo 1 bộ chỉ tiêu Doanh thu 20 NVKD trong vòng vài giây. Phần mềm có thể hỗ trợ chia tự động số kế hoạch cho các nhân viên kinh doanh (chia đều). Sau đó trưởng phòng tự điều chỉnh lại.
• Trưởng bộ phận sẽ nhận các chỉ tiêu của bộ phận với tư cách Người phụ trách. Khi đó, nếu cần có thể tạo thêm chỉ tiêu cá nhân cho trưởng bộ phận. Trưởng bộ phận sẽ nhận bộ chỉ tiêu bao gồm các chỉ tiêu của bộ phận (được giao cho mình) và các chỉ tiêu cá nhân.

Giao chỉ tiêu cho cá nhân kiêm nhiệm

Đối với cá nhân kiêm nhiệm nhiều vị trí, phần mềm vẫn hỗ trợ giao chỉ tiêu cho cá nhân theo từng vị trí. Cơ chế thiết lập tỷ trọng kiêm nhiệm đối với các chức danh kiêm nhiệm linh hoạt. Ở góc độ đánh giá cá nhân, vẫn sử dụng toàn bộ bộ chỉ tiêu được giao cho cá nhân đó (với các chức danh khác nhau). Đối với nhu cầu đánh giá mức độ hoàn thành KPI của cá nhân ở từng vị trí, sẽ có báo cáo đánh giá được hiển thị riêng theo từng vị trí của cá nhân đó.

Vấn đề trọng số của các chỉ tiêu

Phần mềm digiiTeamW áp dụng phương pháp áp và tính trọng số linh hoạt. Khi tạo chỉ tiêu, người dùng có thể dùng trọng số cho các chỉ tiêu bằng số tự nhiên. Ví dụ 1 đối với chỉ tiêu không quan trọng, 10 đối với chỉ tiêu rất quan trọng. Khi duyệt bộ chỉ tiêu theo từng chủ thể, phần mềm sẽ tính lại tự động trọng số của các chỉ tiêu thuộc 1 chủ thể. Ví dụ Bộ chỉ tiêu phòng Kinh doanh hay Bộ chỉ tiêu của Ông A – Trưởng phòng Kinh doanh dưới dạng %. Phương pháp này đảm bảo người dùng không phải mất thời gian dàn lại trọng số khi phát sinh thêm hoặc bỏ bớt các chỉ tiêu.

Công thức tính mức độ hoàn thành của chỉ tiêu

• Người dùng có thể thiết lập công thức tính mức độ hoàn thành của các chỉ tiêu trong giao diện tạo hoặc sửa chỉ tiêu.
• Công thức sử dụng tương tự như Excel
• Phần mềm cảnh báo nếu công thức thiết lập sai

Duyệt chỉ tiêu

• Phần mềm digiiTeamW hỗ trợ duyệt các chỉ tiêu riêng lẻ, duyệt nhiều chỉ tiêu hoặc từng bộ chỉ tiêu theo chủ thể. Các cán bộ quản lý được phân quyền duyệt chỉ tiêu ở từng cấp sẽ nhìn thấy các chỉ tiêu cần duyệt ở giao diện duyệt chỉ tiêu của mình. Động tác duyệt, nếu không có thay đổi chỉ đơn giản là Chọn chỉ tiêu và bấm Duyệt. Chỉ tiêu được duyệt sẽ đổi sang màu xanh để phân biệt với chỉ tiêu khác.
• Đối với trường hợp doanh nghiệp phân quyền duyệt nhiều cấp, có thể duyệt tuần tự từ cấp 1 đến cấp 3. Tuy nhiên, người duyệt cuối cùng có thể bỏ qua cấp trước mà duyệt thẳng từ cấp 1 để tiết kiệm thời gian.
• Các chỉ tiêu đã được duyệt mới hiển thị trên giao diện của nhân sự được giao chỉ tiêu (người phụ trách).

Nhập kết quả và đánh giá

• Theo phân quyền, những nhân sự được quyền nhập chỉ tiêu sẽ nhập các kết quả thực hiện thực tế trên giao diện.
• Cá nhân nhập liệu có thể đính kèm file bằng chứng cho kết quả đã nhập (chứng từ, ảnh chụp, biên bản nghiệm thu…)
• Những nhân sự được phân quyền duyệt kết quả sẽ chọn duyệt từng chỉ tiêu hoặc duyệt nhiều chỉ tiêu cùng lúc. Có thể điều chỉnh kết quả duyệt khi cần. Thao tác duyệt tương đối đơn giản và có sự so sánh giữa số thực tế hoặc số duyệt. Chỉ tiêu được duyệt được tự động đổi trạng thái chỉ tiêu tại thanh trạng thái.
• Có thể có nhiều cấp duyệt kết quả theo quy định của doanh nghiệp. Các cấp duyệt đều có thể ghi chú trong quá trình duyệt từng chỉ tiêu.
• Giao diện Tổng hợp đánh giá cho phép hiển thị kết quả đánh giá của các chủ thể sau khi đã thực hiện đánh giá và duyệt kết quả. Kèm theo xếp loại A, B, C, D được hiển thị tự động theo quy chế đã được thiết lập sẵn với màu sắc tương ứng.

Báo cáo Kết quả công việc

• Dashboard: Các chủ thể (Công ty, Bộ phận, Cá nhân) sau khi đã được đánh giá sẽ được hiển thị kết quả KPI dưới dạng Dashboard ở giao diện Dashboard.
• Báo cáo thống kê kết quả, xếp hạng đánh giá KPI và % hoàn thành KPI theo số lượng nhân sự

Báo cáo BI

• Hệ thống các Báo cáo theo dõi chỉ tiêu theo tần suất, so sánh chỉ tiêu, so sánh số thực tế và kế hoạch

 

Tìm hiểu thêm về Hệ sinh thái phần mềm digiiMS

• Quản lý Nhân sự Nền tảng digiiHRCore
• Cổng thông tin nhân sự digiiPortal
• Quản lý năng lực digiiCAT
• Quản lý Đãi ngộ và tính lương digiiC&B
• Phần mềm Quản lý Công việc và cộng tác digiiTeamW (KPI, OKR)

Liên hệ

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

___________________________

Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS

digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)

Hotline/Zalo: 0886595688

 Email: [email protected]