Top 5 lợi ích khi sử dụng Phần mềm Quản lý từ xa

Last updated on 09/08/2021

Quản lý từ xa có thể được coi là một xu hướng tại thời điểm này của các doanh nghiệp Việt Nam và trên thế giới. Đặc biệt khi dịch bệnh chưa có dấu hiệu dừng lại, các nhà quản lý lại càng khẩn trương tìm ra giải pháp cho doanh nghiệp mình. Một trong những giải pháp làm việc từ xa hiệu quả và hợp lý nhất chính là sử dụng phần mềm.

Vậy đâu là lí do mà các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý từ xa? Nó có thực sự đáng “đồng tiền bát gạo” của doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế khó khăn không? Bài viết này sẽ là câu trả lời thích đáng cho những vấn đề đó.

Quản lý từ xa – đảm bảo an toàn mùa dịch bệnh

Với ứng dụng quản lý từ xa, nhân viên sẽ hoàn toàn làm việc tại nhà và tránh mọi tiếp xúc trực tiếp đối với đồng nghiệp hay lãnh đạo. Điều này giảm thiểu tối đa nguy cơ lây nhiễm đối với dịch Covid-19 và các bệnh truyền nhiễm khác nếu phát sinh trong tương lai.

Thử tưởng tượng, nếu công ty có người nhiễm bệnh đi làm thì hậu quả sẽ vô cùng nặng nề. Vì vậy, quyết định sử dụng phần mềm làm việc tại nhà trong thời điểm dịch chắc chắn là một quyết định sáng suốt.

Dễ theo dõi và kiểm soát hiệu suất

Các ứng dụng sẽ thông qua các hình thức kiểm soát khác nhau. Có thể là chấm công từ xa, đăng tải ảnh làm việc tại khung giờ cố định hay đo lường mức độ sử dụng thiết bị. Nhưng hầu hết phần mềm quản lý từ xa đều giúp các sếp kiểm soát được công việc của công ty vô cùng dễ dàng.

Tất cả thông tin về tiến độ, kết quả làm việc của nhân viên đều được số hóa trên phần mềm một cách chính xác. Từ đó nhà quản lý có thể biết nhân viên của mình có đang theo đúng tiến độ công việc hay không và có điều chỉnh kịp thời.

Thảo luận, tương tác trên phần mềm quản lý từ xa

Thực tế có rất nhiều nhóm làm việc cho rằng trở ngại lớn nhất trong khi làm việc từ xa đó là giao tiếp. Nếu không có một kỹ năng giao tiếp trực tuyến tốt sẽ rất khó để kết nối các cá nhân trong nhóm với nhau. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần thành thạo kỹ năng viết và nói, sử dụng chính xác các công cụ làm việc trực tuyến để đạt hiệu quả.

Đa số các phần mềm quản lý từ xa đều vô cùng chú trọng tới khả năng cộng tác trong doanh nghiệp. Một phần mềm tốt sẽ hỗ trợ cho từng cá nhân hoặc dự án nắm được toàn bộ các vấn đề, đầu việc đang diễn ra trong công ty. Ngoài ra, các đầu việc sẽ được gắn mức độ quan trọng và các cá nhân đều có thể cộng tác với nhau trong từng mục công việc riêng biệt. Đôi khi, điều này có thể giúp việc thảo luận online hiệu quả hơn so với gặp mặt trực tiếp tại công ty.

Tăng tính sáng tạo

Cả ngày gò bó tại một môi trường cố định, đây chưa chắc là điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát triển tối đa tiềm năng của mình. Khi làm việc tại nhà, mỗi nhân viên có thể chọn cho mình một góc làm việc như ý với một tinh thần làm việc sảng khoái, từ đó sáng tạo ra nhiều ý tưởng độc đáo và ấn tượng.

Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý từ xa sẽ góp phần giúp nhân viên vận dụng chất xám của mình một cách tối đa. Không còn bị bó buộc quá khắt khe về thời gian và không gian, đây chính là phong cách làm việc của thời đại công nghệ 4.0 mà các doanh nghiệp nên hướng đến.

Tiết kiệm chi phí khi quản lý từ xa

Tiền điện, tiền nước, tiền ăn uống, chi phí vận hành tại mỗi công ty không phải là một khoản nhỏ. Khi áp dụng phần mềm quản lý từ xa, doanh nghiệp sẽ không sử dụng đến những nguồn tài nguyên này. Qua đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một phần đáng kể để sử dụng cho các mục đích quan trọng khác.

Từ góc độ nhân viên, họ sẽ không còn tốn tiền vào xăng xe, thời gian di chuyển, ăn trưa cà phê, không còn tụ tập đồng nghiệp hay tốn chi phí mua quần áo công sở nữa. Như vậy trung bình thu nhập của mỗi nhân viên cũng có khả năng tăng lên một phần không nhỏ.

Phần mềm quản lý công việc và cộng tác digiiTeamW

Doanh nghiệp luôn có nhu cầu về một phần mềm quản lý từ xa. Một phần mềm quản lý công việc, dự án, triển khai hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPI), quản lý mục tiêu và kết quả trọng yếu (OKR). Ở những doanh nghiệp theo mô hình quản trị chuyên biệt (quản lý dự án), việc triển khai một phần mềm quản lý chuyên biệt (MS Project) là phù hợp. Tuy nhiên, MS Project rất khó áp dụng ở nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc trong một bối cảnh thay đổi liên tục như hiện nay. Đối với các đối tượng doanh nghiệp này, nhu cầu sử dụng các giải pháp quản trị khá đa dạng và đôi khi yêu cầu sự kết hợp giữa những hệ thống trên.

Thấu hiểu những nhu cầu đó, OOC đã phát triển Phần mềm quản lý công việc và cộng tác – digiiTeamW. Phần mềm giúp doanh nghiệp có thể sử dụng cho một hoặc nhiều mục tiêu nói trên.

• Phản ánh kết quả đánh giá theo thang 10 như OKR hay đo lường trực tiếp như KPI.
• Dễ dàng thể hiện các thành phần của các như O và KR hay Mục tiêu – Chỉ tiêu các cấp, cũng như các hoạt động được phân cấp hay Work-breakdown Structure trong quản lý dự án.
• Phản ánh đầy đủ các thành phần để giúp doanh nghiệp lập và theo dõi mục tiêu – kế hoạch như Ai, Làm gì, Khi nào, Ở đâu, Với ai, Như thế nào, Hết bao nhiêu tiền (Who, do What, When, Where, With Whom, How và How much).
• Dễ dàng phân bổ mục tiêu, chỉ tiêu, hoạt động cho bộ phận, dự án hay cá nhân.
• Gán trọng số cho các thành phần, mức độ quan trọng cho các đầu việc.
• Thanh trạng thái thể hiện tiến độ thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu. Báo cáo và dashboard trực quan, sinh động.
• Cộng tác hiệu quả trong từng mục công việc khác nhau