Văn phòng điện tử là gì? TOP 5 phần mềm văn phòng điện tử hiệu quả nhất hiện nay

Last updated on 25/07/2022

1.  Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng số e-office đang là xu hướng mới trong quản lý doanh nghiệp. Hạn chế quản lý giấy tờ, văn phòng điện tử là một hệ sinh thái bao gồm các ứng dụng hỗ trợ nhà quản lý xử lý hồ sơ, thủ tục, trao đổi thông tin, công văn báo, đồng thời điều phối hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Giải pháp văn phòng trực tuyến này được phát triển để tối ưu hóa quá trình và hiệu suất quản lý so với mô hình quản lý truyền thông. Văn phòng số giúp quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản, thủ tục, hợp đồng, … hoàn toàn trên nền tảng trực tuyến. Đảm bảo khả năng tiếp cận mọi lúc, mọi nơi của người dùng. 

Ngày nay văn phòng số là một xu hướng tất yếu, là tiền đề hỗ trợ sự nghiệp chuyển đổi số của doanh nghiệp. Keyword này xuất hiện đánh dấu sự đổi mới trong cách quản lý doanh nghiệp thời đại mới. Tìm hiểu về văn phòng trực tuyến là những tiếp cận bước đầu quan trọng giúp doanh nghiệp không nằm vòng thay đổi. Với đặc điểm quản lý tập trung của phần mềm quản lý doanh nghiệp, nhà quản lý có thể dễ dàng giải quyết giấy tờ, báo cáo, chứng từ. Đồng thời nó giúp tăng tốc độ xử lý công việc, tránh sai sót hoặc thất lạc giấy tờ.

Đọc thêm: 10 kỹ năng quản lý công việc giúp nâng cao hiệu quả

2. Sự khác biệt giữa văn phòng truyền thông và văn phòng điện tử 

Tiêu chí so sánh	Quản lý kiểu cũ	Văn phòng điện tử
Quy trình làm việc	Mất nhiều thời và công sức đề tạo lập trình ký và phê duyệt văn bản hồ sơ do bộ máy doanh nghiệp nhiều cấp.	Trong khi đó, nhà quản lý có thể nhanh chóng phê duyệt trên một nền tảng chung với chữ kỹ điện tử, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử. Ngay sau khi phê duyệt cấp một, quy trình được chuyển cho cấp tiếp theo bằng hệ thống báo cáo.
Tiếp nhận thông tin	Tốc độ truyền đạt thông tin mất thời gian do phải  theo top-down structure, mất thêm nhiều công sức trong khi không thể đảm bảo tính chính xác của thông tin	Mọi thông báo đều tay hòm thư cá nhân đều được đảm bảo chính xác, đầy đủ. Đặc biệt, với những thông báo bảo mật, riêng tư, sẽ gửi thẳng trực tiếp đến hôm fthuw cá nhân
Quản lý dữ liệu	Dữ liệu bị phân tán lẻ tẻ do lưu trữ không tập trung, các giấy tờ dễ bị hư hỏng, thất lạc	Dữ liệu được lưu trữ trên một nền tảng với khả năng lưu trữ không giới hạn của cloud. Các thông tin được tổ chức lưu giữ rõ ràng.
Truy xuất tài liệu	Truy xuất tài liệu khó khăn khi phải tìm kiếm trực tiếp bằng tay, có thể mất hàng giờ đồng hồ, chưa kể thời gian phân chia dữ liệu.	Tìm kiếm thông tin dễ dàng, chính xác với công cụ hỗ trợ tìm kiếm, lọc, hoặc hiển thị theo phân loại.
Đa dạng file xuất	Chỉ có một bản cứng hồ sơ, khi cần sử dụng trong văn bản đính kèm phải chụp hoặc scan.	Xuất file dưới dạng nhiều loại file, phù hợp nhiều nhu cầu sử dụng như pdf, jpg,…

3. Lợi ích áp dụng văn phòng điện tử

Cắt giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp 

Với mô hình quản lý văn phòng giấy tờ, doanh nghiệp phải dành ra một phần chi phí nhất định cho công việc sao lưu, in ấn, thiết bị, bảo trì. Chi phí này hoàn toàn có thể cắt giảm với giải pháp văn phòng điện tử. Một thứ lớn hơn mà doanh nghiệp cũng phải đánh đổi khi vẫn sử dụng văn phòng kiểu cũ đó chính là chi phí cơ hội. Doanh nghiệp phải chi trả không xứng đáng cho thời gian nhân viên bỏ ra để lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ. Đây là một chi phí rất lớn khi nó ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc, đồng thời tạo ra cản trong công việc cho nhân viên. 

Rút ngắn thời gian giải quyết công việc

Khác với mô hình quản lý truyền thống, mô hình văn phòng điện tử cắt giảm thời gian xử lý giấy tờ. Thông thường một hợp đồng nhân sự được khởi tạo, trình ký và xét duyệt cần các khoảng thời gian chờ đợi. Tuy nhiên, với các văn phòng điện tử, các thủ tục, tài liệu hợp đồng sẽ được thông báo trực tiếp đến cán bộ liên quan. Để mượn phòng họp, đăng ký sử dụng tài liệu, tài nguyên cần phải làm đơn hoặc viết email và chờ phản hồi thì hiện nay lịch mượn của các tài nguyên được công khai, nhân sự chủ động theo dõi và book lịch/ mượn. Cắt giảm nhân sự phải liên quan đến những tác vụ đơn giản. 

Tương tác  giữa các bên nhanh chóng

Chỉ bằng với một nút lệnh trên phần mềm, các thông báo cần xử lý sẽ được gửi trực tuyến đến cá nhân liên quan. Nhà quản lý có thể dễ dàng phê duyệt các tài liệu, hồ sơ, hợp đồng với hợp đồng điện tử, chữ ký số mọi lúc, mọi nơi. Chỉ với kết nối internet và máy tính/ laptop cán bộ cấp quản lý có thể phê duyệt nhanh ngay cả khi đi công tác. 

Với văn phòng truyền thống, chưa có sự hỗ trợ của các công cụ thì việc trình ký hợp đồng trong ngày là điều khó có thể khi sếp không có mặt tại văn phòng. Sử dụng văn phòng điện tự vẫn đảm bảo yêu cầu về an toàn bảo mật, độ chính xác. 

Đọc thêm: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng cá nhân để trở thành ứng viên sáng giá

Xây dựng mô hình làm việc linh hoạt 

Mô hình văn phòng số cho phép cấp lý quản lý văn phòng linh hoạt theo nhiều hoàn cảnh. Với đặc điểm của phòng nhân sự quản lý giấy tờ vốn là việc không yêu cầu chuyên môn cao nhưng có thể phức tạp khi cơ sở dữ liệu trở nên lớn. Nhưng với văn phòng điện tử, mọi hồ sơ giấy tờ đều được truy cập nhanh gọn dễ dàng. Tạo tiền đề cho quy trình làm việc trơn tru. 

Ngoài ra, văn phòng số giúp việc quản lý giấy tờ, ký kết hợp đồng, thanh toán không bị gián đoạn trong mọi tình huống. Đặc biệt có thể thấy ứng dụng tuyệt vời của văn phòng điện tử trong thời buổi covid-19. Các doanh nghiệp làm việc từ xa nếu ứng dụng văn phòng chuyển đổi số sẽ chủ động trong các công tác quản lý, vận hành doanh nghiệp nhanh chóng mà không phải lúng túng và mất quá nhiều thời gian để thích nghi.

4. TOP 5 phần mềm quản lý văn phòng điện tử

1. 1C:Document Management

1C:Document Management dễ dàng triển khai và sử dụng, áp dụng cho tất cả các mô hình tổ chức như các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ hay mô hình Tập đoàn có nhiều đơn vị thành viên… với nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau như Ngân hàng, Xây dựng, Kiểm toán, Luật, Sản xuất, Thương mại, Dịch vụ, Du lịch, Giáo dục, BĐS, hành chính sự nghiệp… Ngoài ra, 1C:Document Management dễ dàng và đáp ứng tất cả tùy chỉnh theo theo yêu cầu đặc thù của khách hàng trong quá trình triển khai hoặc sau khi vận hành, luôn cập nhật phát triển cùng với tuổi đời của doanh nghiệp theo xu thế của thời đại.

• Tiết kiệm chi phí tài chính một cách tối ưu nhất
• Phù hợp các mô hình kinh doanh khác nhau
• Công nghệ thế giới vượt trội
• Lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin doanh nghiệp

Không những đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết cho văn phòng số hiệu quả, phần mềm quản lý văn bản và quy trình 1C:Document Management còn đem lại sự ổn định, giúp nhà quản lý gia tăng cơ hội, tạo lợi thế cạnh tranh. Các dịch vụ của 1C: Document bao gồm:

• Quản lý văn bản
• Quản lý quy trình
• Quản lý văn phòng số
• Quản lý dự án
• Ứng dụng di động

2. Cloud Office 

 Cloud Office là một phần mềm đáp ứng nhu cầu quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu một cách khoa học đầy đủ, khả năng tra cứu nhanh chóng kịp thời, cung cấp đầy đủ các công cụ hỗ trợ quản lý mạnh mẽ trong điều hành công việc của tổ chức. Phần mềm Cloud Office có đầy đủ tính năng và tiện ích của một văn phòng hiện đại.

Chức năng quản lý văn bản: quản lý văn bản với đầy đủ nghiệp vụ liên quan như: quản lý công văn đi, công văn đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, theo dõi báo cáo tình hình xử lý văn bản.

Chức năng quản lý điều hành công việc: tạo lập công việc từ văn bản đến hoặc tạo lập công việc phi giấy tờ, tạo lập tiến độ thực hiện và theo dõi, đánh giá tiến độ.

Chức năng quản lý hồ sơ, tài liệu: quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ như quản lý số báo phát hành, quản lý các phiên bản nâng cấp. 

3. SINNOVA

SINNOVA là phần mềm Giải pháp quản lý quy trình (luồng công việc), dự án, công việc, nhân sự, tài sản, tài liệu, công văn, văn bản hỗ trợ đắc lực công tác điều hành tại doanh nghiệp. Phần mềm được thiết kế để điều hành mọi hoạt động trong doanh nghiệp bằng quy trình. Điều đó cung cấp cách thiết lập, kết nối công việc, con người trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ các tính năng tự động nhắc lập kế hoạch, lập báo cáo, công việc đến hạn, công việc quá hạn giúp đặt mục tiêu.

Phần mềm SINNOVA nổi bật với những đặc điểm như: 

• Cộng tác và tương tác: Môi trường hợp tác, chia sẻ thông tin nhanh và toàn diện. Cho phép người dùng cộng tác và tương tác với nhau trên toàn cầu.
• Linh hoạt: Cho phép thiết lập quy trình xử lý với từng hoạt động. Tự động hóa luân chuyển hoạt động theo quy trình được xác lập.
• Đơn giản hiệu quả: Giao diện web chạy trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh. Dễ sử dụng, dễ nắm bắt ngay với cả nhân viên mới.

Đọc thêm: Cách giao tiếp công việc hiệu quả trong công ty, tổ chức lớn

3. Fastwork

Bộ ứng dụng Quản trị nội bộ & Văn phòng Fast Office giúp doanh nghiệp hướng tới xây dựng mô hình văn phòng điện tử chuyên nghiệp – hiện đại, nói không với giấy tờ. Các module phần mềm được phát triển đầy đủ để cắt giảm công việc quản lý giấy tờ và thay vào đó là hệ thống quản lý điện tử tiết kiệm thời gian, thao tác đơn giản. Hiện nay tệp khách hàng của Fastwork đã trải dài ở nhiều ngành hàng lĩnh vực, với quy mô đa dạng, tạo uy tiens cho thương hiệu doanh nghiệp. 

FastWork Home: Phần mềm quản lý lịch biểu là công cụ giúp quản lý chi tiết toàn bộ sự kiện, công việc của một cá nhân theo ngày, tuần, tháng…

FastWork Dispatch: Quản lý văn bản công văn đi/đến. Tiếp nhận và xử lý văn bản đi /đến nhằm tránh thất thoát văn thư. Đảm bảo an toàn, bảo mật văn bản.

FastWork Booking: hỗ trợ nhân sự đăng ký sử dụng phòng họp, thiết bị, các phương tiện. 

FastWork Expense: Quản lý và lưu trữ tập trung các Phiếu thu/chi ngân sách nội bộ, kiểm soát quỹ, giảm rủi ro chi phí.

FastWork Meeting: Hỗ trợ hiệu quả việc tổ chức, quản lý & lưu trữ nội dung các cuộc họp nội bộ.

4. Online Office

Online Office là một giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện giúp doanh nghiệp hiện thực hóa quy trình chuyển đổi số. Với hơn 14 năm phát triển, hệ sinh thái Online Office bao gồm 12 module phần mềm mang đến cho khách hàng bộ giải pháp chuyên sâu. Độ tin cậy của Online Office đã được minh chứng bằng tệp khách hàng với hơn 3000 doanh nghiệp đến từ nhiều hành hàng, quy mô. 

Tiện ích chính của phần mềm:

• Được phát triển sát với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp: Nhu cầu tương tác làm việc theo nhóm mọi lúc,mọi nơi, tổ chức, lưu trữ và chia sẻ thông tin để quản lý và truy xuất nhanh chóng, …
• Chi phí thấp: 1.000Đ/ tháng để sử dụng 11 chức năng (phân hệ) vận hành theo cách chuyên nghiệp nhất, và nâng cấp miễn phí.
• Dễ triển khai: Với 3h đồng hồ làm quen là người dùng có thể sử dụng phần mềm dễ dàng. Có hỗ trợ app mobile .

5. Landsoft Control Office

Landsoft Control Office là giải pháp quản lý vận hành thông minh, khép kín được phát triển dựa vào đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm còn là giải pháp mang đến giá trị cốt lõi giúp hệ thống hóa và chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý văn phòng đòi hỏi tính bao quát, tỉ mỉ cao.

Tính năng nổi bật của phần mềm:

• Giải pháp phần mềm quản lý tổng thể, chuyên sâu nhất cho doanh nghiệp bất động sản
• Số hóa dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh và vận hành bất động sản
• Báo cáo kinh doanh bất động sản chuyên sâu
• Khả năng tùy biến sâu và linh hoạt theo quy trình kinh doanh đặc thù riêng của khách hàng
• Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ 24/7

Liên hệ

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

_______________________________

Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp digiiMS

digiiHRCore | digiiC&B | digiiCAT | digiiTeamW (KPI, OKR)

Hotline/Zalo: 0886595688

 Email: [email protected]

 Website: https://ooc.vn

 VP: Tầng 15, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà Nội.