Các bước xây dựng khung năng lực

Last updated on 29/03/2023

Đánh giá kỹ năng, thái độ của ứng viên và nhân viên không còn là vấn đề quá khó khăn nếu như các nhà quản lý hiểu và áp dụng được khung năng lực. Vậy khung năng lực là gì và xây dựng khung năng lực như thế nào để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp?

Khung năng lực là gì?

Khung năng lực là phương pháp quản lý năng lực theo chức danh, nghĩa là mỗi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được đánh giá năng lực theo tiêu chí năng lực, hay khung năng lực theo vị trí đang nắm giữ, thay vì đánh giá năng lực chung chung. Trên cơ sở kết quả đánh giá năng lực, doanh nghiệp sẽ xây dựng yêu cầu đào tạo hoặc lộ trình công danh phù hợp với nhân sự đó. Ở góc độ công ty, kết quả đánh giá năng lực là căn cứ xây dựng kế hoạch đào tạo và chiến lược nhân sự.

Phương pháp này thường gắn liền với 2 khái niệm: Khung năng lực – bộ tiêu chuẩn năng lực cho một vị trí và Từ điển năng lực – tập hợp các định nghĩa và thước đo năng lực thuộc các ngành nghề liên quan tới chức năng của tất cả các vị trí trong một doanh nghiệp. Đây là công cụ được ứng dụng từ những năm 90 của thế kỷ 20 vào thực tiễn quản trị nhân sự thế giới và khoảng 10 năm gần đây ở Việt Nam.

Thông thường, năng lực được chia làm 3 nhóm phổ biến: nhóm năng lực cốt lõi, nhóm năng lực chuyên môn và nhóm năng lực quản lý.

Các bước xây dựng khung năng lực

– Bước 1: Xác định mục đích

Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức, công việc đầu tiên phải làm rõ mục đích thực sự của dự án xây dựng khung năng lực là gì? 

• Tuyển dụng nhân viên
• Đánh giá nhân sự
• Đào tạo nhân sự dài hạn/ngắn hạn
• Phát triển nguồn nhân lực dài hạn
• Xây dựng lương 3P

Mục đích ứng dụng khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra năng lực khác nhau.

– Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh trong quá trình xây dựng Khung năng lực, bởi các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ, công việc nhất định, nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

– Bước 3: Xây dựng bộ từ điển năng lực

Có 2 cách tiếp cận để xây dựng bộ từ điển năng lực: thiết kế mới hoàn toàn hoặc sử dụng bộ từ điển có sẵn. 

• Nếu lựa chọn xây dựng mới hoàn toàn, bạn có thể dựa trên các dữ liệu thực tế thu thập trong quá trình các nhân sự làm việc. Một số phương pháp có thể sử dụng như: quan sát, phỏng vấn, khảo sát bảng hỏi,…

• Nếu sử dụng bộ khung năng lực có sẵn, đây sẽ là một giải pháp khá tiện lợi, tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tìm kiếm bộ từ điển 42 năng lực của Đại học Harvard, bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực của Vương Quốc Anh (CIPD),…sau đó chọn lọc các năng lực cần thiết và điều chỉnh cho phù hợp đặc thù doanh nghiệp. 

Kết quả cần đạt của bước này đó là định nghĩa các năng lực cần có của doanh nghiệp và mô tả các cấp độ của nó.

– Bước 4: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

• Từ bộ từ điển năng lực chung của doanh nghiệp, tiến hành chọn lọc các loại năng lực và các cấp độ cần đạt cho các chức danh. Khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực cụ thể đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể
• Bám sát chức năng, nhiệm vụ và kết quả của mỗi một chức danh.
• Lưu ý: Mỗi công việc gắn với một năng lực nhất định và có các cấp độ yêu cầu tương ứng cho từng vị trí.

– Bước 5: Triển khai, kiểm soát và cải tiến khung năng lực

Sau khi có khung năng lực chuẩn dành cho mỗi vị trí, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhân sự. Kết quả của bước này giúp nhà quản lý xác định được khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được các năng lực đề ra. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi, cập nhật khung năng lực theo thời gian để thích nghi và phù hợp với yêu cầu. 

Dịch vụ tư vấn xây dựng khung năng lực của OCD

Xây dựng một khung năng lực hiệu quả không chỉ là đo lường các yếu tố thông thường để đánh giá nhân viên như: với vị trí của một nhân viên A, thì năng lực cần thiết cho công việc là gì; những kỹ năng nào nhân viên A cần được đào tạo;… Những yếu tố trên thực sự chỉ là các yếu tố cơ bản, nó chưa hề liên hệ được với các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Một khung năng lực được xây dựng hiệu quả khi và chỉ khi các yếu tố về kỹ năng, thực lực của nhân viên phải đi song hành với mục tiêu doanh nghiệp. Nó cũng là thước đo để tổ chức các buổi đào tạo nhân sự dài hạn hoặc ngắn hạn. 

Tuy nhiên, rất ít doanh nghiệp biết cách xây dựng khung năng lực “độc quyền” cho doanh nghiệp. Đa phần họ đi vay, mượn từ các chương trình xây dựng năng lực có sẵn, bê nguyên xi về mà không chỉ sửa gì nhiều. Dẫn tới bộ khung năng lực không đồng nhất về văn hóa, mục tiêu, quy trình đào tạo nhân sự nội bộ của riêng doanh nghiệp. Bên cạnh đó nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ được tính ứng dụng của bộ khung năng lực trong đánh giá nhân sự. Điều đó khiến doanh nghiệp còn nhiều bất cập trong triển khai áp dụng. Kể cả bộ phận nhân sự, phát triển nhân lực trong công ty còn nhiều hạn chế về kiến thức đào tạo nhân sự. Kiến thức và kỹ năng chỉ dừng lại ở quản lý và đào tạo trong doanh nghiệp cơ bản. Những kỹ năng, kiến thức mở rộng không được đào tạo chuyên sâu dễ dẫn tới việc hiểu sai, làm sai cách xây dựng khung năng lực.

Nhằm giúp doanh nghiệp tránh khỏi những vấn đề trên, Công ty Tư vấn quản lý OCD cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng khung năng lực và đánh giá năng lực nhân viên theo khung năng lực. Không chỉ là một trong những công ty tư vấn đầu tiên tại Việt nam cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng khung năng lực theo phương pháp COID đã được đăng ký bản quyền và tích hợp vào hệ thống lương 3P và chiến lược nhân sự, sau nhiều dự án, OCD đã phát triển công cụ xây dựng khung năng lực với mức độ tự động hóa cao, tạo thuận tiện cho người sử dụng

Nguồn: Công ty Tư vấn quản lý OCD

Tham khảo thêm tại: 

Các bước triển khai khung năng lực COID

Dịch vụ tư vấn xây dựng khung năng lực của OCD