Xây dựng hệ thống chỉ số KPIs đánh giá kết quả cần chú ý gì?

Last updated on 04/04/2024

Như bạn đã biết, hệ thống chỉ số KPI (Key Performance Indicator) hệ thống chỉ tiêu phản ánh hiệu suất doanh nghiệp. Thông thường mỗi vị trí công việc sẽ có một bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Người quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của vị trí. Xây dựng hệ thống chỉ số KPI giúp doanh nghiệp sở hữu công cụ đánh giá hiệu quả của bộ phận và cá nhân.

Mục đích của việc xây dựng hệ thống chỉ số KPIs

Năm 2014, các doanh nghiệp được kỳ vọng sẽ tiếp tục đối mặt với thách thức trong việc tuyển dụng đúng người và giữ đúng tài năng, song song với nhu cầu cắt giảm chi phí, địa phương hóa nguồn nhân lực. Làm việc và tận dụng cơ hội để cơ cấu lại nhân sự, quản lý hiệu quả kinh doanh. Do đó, hơn bao giờ hết, các doanh nghiệp cần đặt vai trò tuyển dụng và đánh giá nhân sự ở vị trí chiến lược trong hoạt động kinh doanh.

Có nhiều phương pháp để đánh giá công việc, nhưng KPI là một phương pháp phổ biến được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam. Xây dựng Hệ thống KPIs giúp các nhà quản lý có một công cụ hiện đại để phát triển các chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý cụ thể và các kế hoạch hành động cho từng bộ, ngành và cá nhân, qua đó giúp đánh giá trở nên công bằng và minh bạch hơn, đảm bảo rằng nhân viên thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong mô tả công việc của từng vị trí.

Mục đích của việc xây dựng hệ thống KPIs 

Mục đích chính của việc xây dựng hệ thống KPIs là đo lường và đánh giá hiệu suất của một tổ chức, một dự án hoặc một cá nhân trong việc đạt được mục tiêu và kết quả cụ thể. Dưới đây là một số mục đích cụ thể khi xây dựng:

• Định hướng và xác định mục tiêu: KPIs giúp xác định những mục tiêu cụ thể mà tổ chức hoặc cá nhân cần đạt được. Chúng là một phần quan trọng của việc thiết lập chiến lược và kế hoạch hành động.
• Đo lường hiệu suất: KPIs cung cấp dữ liệu cụ thể và định lượng để đo lường mức độ hoàn thành của mục tiêu. Điều này giúp tổ chức hoặc cá nhân hiểu được nơi họ đứng trong quá trình thực hiện mục tiêu và làm thế nào để cải thiện.
• Theo dõi tiến độ: KPIs cung cấp các chỉ số quan trọng để theo dõi tiến độ của các hoạt động và dự án. Điều này giúp quản lý và nhân viên có thể biết khi nào cần điều chỉnh chiến lược hoặc thay đổi hướng đi.
• Ra quyết định: Dữ liệu từ hệ thống KPIs cung cấp thông tin hữu ích để ra quyết định về việc phân bổ tài nguyên, đề xuất các biện pháp cải thiện và điều chỉnh chiến lược.

Ví dụ khi xây dựng hệ thống KPIs

Đối với nhân viên kinh doanh, nếu chỉ áp dụng chỉ tiêu doanh thu để đánh giá, nhân viên sẽ có xu hướng chạy theo doanh thu, thậm chí tăng chiết khấu cho khách hàng để có doanh thu. Tuy nhiên điều này vô hình chung lại làm giảm lãi gộp do nhân viên đã hy sinh phần chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán để đạt chỉ tiêu doanh thu. Do đó, nhân viên có thể đạt chỉ tiêu doanh thu nhưng doanh nghiệp sẽ thiệt hại do bán hàng mà không có lãi.

Để cân bằng lại vấn đề này, doanh nghiệp có thể giao thêm chỉ tiêu lãi gộp của đơn hàng. Khi đó, nhân viên sẽ phải cân đối giữa mức hạ giá (để có được hợp đồng) với việc đảm bảo mức lãi gộp đủ tốt của hợp đồng. Qua đó, doanh nghiệp đạt được cả 2 chỉ tiêu về doanh thu và lợi nhuận gộp.

Những lợi ích của việc xây dựng hệ thống KPIs

Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên là một công việc nhạy cảm vì kết luận này có thể ảnh hưởng đến sở thích của họ, từ tăng lương, thưởng, phạt, sa thải đến kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng. Khi đánh giá một nhân viên đúng cách, kế hoạch nhân sự sẽ chính xác hơn, để họ có thể tối đa hóa khả năng của họ. Người được đánh giá đúng sẽ hài lòng khi được công nhận. Họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn, góp phần giảm chi phí và nâng cao năng suất lao động. Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải thiết lập các tiêu chí này phù hợp với điều kiện của mình và có một công cụ tốt để quản lý việc đánh giá đó.

Điểm mạnh trong việc xây dựng KPIs

– Đánh giá về khả năng, khả năng và mức độ hoàn thành công việc trên cơ sở khoa học. Việc áp dụng hệ thống KPIs sẽ giúp công ty tăng khả năng cạnh tranh bởi vì nó có thể sử dụng và khuyến khích nhân viên tối đa hóa hiệu quả làm việc và tạo ra các mối liên kết chặt chẽ trong các phòng ban. Xác định hướng đi và mục tiêu của công ty giúp các phòng ban, phòng ban và cá nhân phát triển phù hợp với chiến lược của công ty theo thời gian.

– Giúp công ty sản xuất các mục tiêu đo lường và linh hoạt để thiết lập mục tiêu cho từng bộ phận và cá nhân.

– KPIs nhân viên được thiết kế để giúp các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về kinh doanh. Khi được đánh giá đúng mức, nhân viên sẽ làm việc tích cực hơn, tăng năng suất lao động. Khuyến khích và nuôi dưỡng nhân viên có năng lực và giữ chân nhân tài. Nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của công ty.

– Hỗ trợ công ty lập kế hoạch nguồn nhân lực chính xác hơn.

– Giúp công ty xây dựng khoản thù lao hợp lý, và đưa ra các quyết định đúng đắn.

– Giúp công ty kiểm soát được các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Để xây dựng hệ thống chỉ số KPI thành công, doanh nghiệp có thể tự nghiên cứu và xây dựng, hoặc thuê Dịch vụ Tư vấn Xây dựng Hệ thống Chỉ số KPI của những công ty uy tín như Công ty Tư vấn Quản lý OCD.

Áp dụng Phần mềm KPI – digiiTeamW để đơn giản hóa việc triển khai hệ thống KPI diện rộng

Sau khi xây dựng hệ thống chỉ số KPI, việc áp dụng Phần mềm KPI sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa việc triển khai hệ thống KPI ở diện rộng. Phần mềm KPI digiiTeamW của OOC không chỉ giúp bạn xây dựng hệ thống KPI nhanh chóng hiệu quả mà nó còn giúp bạn quản trị công ty tốt hơn, dễ dàng hơn bởi luôn có đội ngũ chuyên gia đồng hành cùng bạn.

Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá kết quả công việc một cách có hệ thống và bài bản, dựa trên mục tiêu chiến lược của công ty. digiiTeamW là phần mềm quản lý KPI chuyên nghiệp, đã triên khai thành công ở các doanh nghiệp lớn. Không chỉ KPI, digiiTeamW còn hỗ trợ quản lý OKR, KRI trên cùng một nền tảng mà vẫn đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ của bộ chỉ tiêu đánh giá kết quả. Một số ưu điểm của phần mềm KPI – digiiTeamW

• Quản lý đa dạng KPI, OKR hay KRI. 
• Mang lại trải nghiệm thân thiện trong quản lý KPI, OKR.
• digiiTeamW cung cấp hệ thống báo cáo, thanh trạng thái trực quan, thời gian thực về kết quả và tiến độ của mỗi chỉ tiêu. 
• Phần mềm hỗ trợ giao tiếp có cấu trúc trong quản lý KPI/OKR, tạo ra dòng công việc trôi chảy, xuyên suốt. Tại mỗi chỉ tiêu, nhà quản lý và nhân viên có thể thảo luận trực tiếp và và cập nhật tiến độ. Từ đó, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình công việc/chỉ tiêu KPI và mức độ đóng góp của mỗi cá nhân.