Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM

digiiPM

Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM

4.7/5 - (4 votes)

Last updated on 16/01/2024

Dự án là gì? Phần mềm quản lý dự án giúp gì cho các nhà quản lý. Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM

Dự án là gì?

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến. Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.”

1. Tính mục tiêu:

  • Dự án bao giờ cũng có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng.
  • Định hướng mục tiêu luôn được duy trì trong suốt dự án.
  • Sản phẩm cuối cùng luôn được đánh giá xem có phù hợp, có đạt được mục tiêu không.
  • Các mục tiêu phải liên quan đến dự án

2. Có giới hạn thời gian rõ ràng

  • Lịch biểu được xác định trước
  • Các ngày bắt đầu, ngày kết thúc rõ ràng
  • Các mốc được theo dõi và đem ra đánh giá.

3. Sự giới hạn

  • Giới hạn về phạm vi công việc
  • Giới hạn về nguồn lực.
  • Hạn chế về kinh phí

=> Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án là gì?

Phần mềm Quản lý Dự án là gì?

Phần mềm Quản lý dự án là phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình lập dự án, bố trí và quản lý nhân sự thực hiện dự án, lên lịch trình các hoạt động của dự án, xác định kết quả đầu ra của từng hoạt động/hạng mục dự án, theo dõi quá trình triển khai dự án và cập nhật tiến độ khối lượng thực hiện so với kế hoạch, cung cấp các báo cáo tình trạng dự án cho cấp quản lý có thẩm quyền. digiiPM cũng cho phép cán bộ quản lý cấp cao của các doanh nghiệp quản lý tổng thể các dự án đang thực hiện, đã hoàn thành trong một kỳ kinh doanh. Hay nói cách khác, phần mềm quản lý dự án cung cấp bức tranh tổng thể về hiện trạng thực hiện các dự án tại doanh nghiệp.

Phần mềm Quản lý Dự án chuyên nghiệp digiiPM

digiiPM là phần mềm hỗ trợ công tác quản lý dự án chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý liên dự án – cùng lúc vận hành nhiều dự án khác nhau và có thể sử dụng cùng 1 nhân sự ở cá dự án khác nhau. Phần mềm quản lý dự án phù hợp cho những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như các lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Tư vấn Quản lý….

Tính năng của Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM

Quản lý Kế hoạch dự án

Phần mềm digiiPM được thiết kế để hỗ trợ thiết kế và quản lý dự án theo cấu trúc WBS điển hình. Kế hoạch dự án gồm các hạng mục và được tách nhỏ hơn thành các hoạt động, giao cho các thành viên cụ thể của dự án phụ trách. Cấu trúc WBS mạch lạch giúp trưởng dự án quản lý các hạng mục và hoạt động của dự án một cách dễ dàng.

Các hạng mục, hoạt động dự án được xây dựng kèm theo các thông số của từng hoạt động, hạng mục như ngày bắt đầu, ngày kết thúc (kế hoạch), người thực hiện (hoặc người chịu trách nhiệm), chi phí kế hoạch, kết quả đầu ra của hạng mục/hoạt động,…

Ngoài ra, digiiPM cũng cho phép trình bày giao diện hoạt động dự án dưới dạng Kanban để mỗi thành viên dự án dễ dàng theo dõi các hoạt động của dự án theo tiến trình Chưa thực hiện, Đang thực hiện và Đã hoàn thành.

Việc quản lý kế hoạch dự án cũng bao gồm việc quản lý các phiên bản của kế hoạch (baseline). Ví dụ ban đầu dự án được dự kiến thực hiện trong 12 tháng, từ 1/1 đến 31/12 cùng năm. Kế hoạch này có thể được lưu thành 1 baseline ban đầu. Tuy nhiên do một số yếu tố khách quan, dự án bắt đầu trễ 02 tháng so với dự kiến ban đầu. Khi đó, kế hoạch điều chỉnh của dự án sẽ từ 1/3 đến 28/2 của năm tiếp theo. Kế hoạch này sẽ được lưu thành 1 baseline 02 (kế hoạch cơ sở) tiếp theo. Để đánh giá tiến độ thực hiện của dự án, thông thường người ta sẽ dùng baseline 02 này.

Giao diện Kanban để quản lý hoạt động dự án

Quản lý hạng mục và hoạt động dự án

Một dự án thông thường bao gồm nhiều hạng mục hoạt động. Mỗi hạng mục lại được phân chia thành các hoạt động cụ thể. Cấu trúc WBS của phần mềm quản lý dự án digiiPM giúp nhà quản lý dự án dễ dàng quản lý các hạng mục và hoạt động của dự án.

Cấu trúc WBS cũng giúp cho việc tổng hợp chi phí, tiến độ, khối lượng hoàn thành của các hoạt động, hạng mục dự án được thực hiện dễ dàng.

Quản lý tiến độ dự án

Đối với bất kỳ dự án nào thì việc quản lý tiến độ các hoạt động của dự án so với tiến độ kế hoạch, đảm bảo thực hiện đầy đủ các hoạt động của dự án như thiết kế trong thời hạn cho phép. Tiến độ thực tế của các hạng mục và hoạt động dự án được ghi nhận theo ngày kết thúc thực tế. Trên cơ sở đó, có thể tính toán được sự chênh lệch giữa tiến độ thực tế của từng hoạt động với tiến độ kế hoạch, xác định được hoạt động nhanh, đúng hạn hay chậm so với kế hoạch và nhanh chậm bao nhiêu ngày.

Ở góc độ quản lý dự án, nếu 1 hoạt động bị chậm thì nhà quản lý sẽ xem xét các hoạt động khác xem có thể đẩy nhanh hơn được không để đảm bảo tiến độ chung của dự án. Phần mềm quản lý dự án digiiP hỗ trợ việc tính toán chênh lệch thời hạn một cách thuận tiện đồng thời cung cấp chỉ thị màu và cảnh bảo thời hạn để nhà quản lý dễ dàng nhận diện vấn đề tiến độ sớm và chủ động xử lý.

Nếu chỉ căn cứ vào tiến độ, sẽ có các trạng thái của hoạt động dự án:

  • Hoạt động hoàn thành trước tiến độ
  • Hoạt động hoàn thành đúng tiến độ
  • Hoạt động hoàn thành trễ tiến độ hoặc
  • Hoạt động không hoàn thành vào hạn chót của tiến độ

Quản lý kết quả đầu ra của dự án

Nếu hạng mục hay hoạt động dự án yêu cầu phải có sản phẩm đầu ra cụ thể. Ví dụ dự án Xây dựng thương hiệu online của DN bao gồm hoạt động Xây dựng website chuẩn SEO, với kết quả đầu ra là website chính thức vận hành với tối thiểu 100 bài viết chuẩn SEO.

Quản lý khối lượng hoàn thành của dự án

Nếu kết quả các hoạt động hay hạng mục dự án có thể quy thành khối lượng của một hoặc nhiều item nhỏ hơn, phần mềm cho phép quản lý khối lượng của những item này trên phần mềm quản lý dự án digiiPM.

Ví dụ, dự án xây dựng website chuẩn SEO được chia thành các hoạt động, bao gồm:

  • Viết 100 bài viết chuẩn SEO giới thiệu về công nghệ mới
  • Viết 50 bài viết chuẩn SEO về danh sách nhà cung cấp công nghệ
  • Xây dựng hệ thống backlinks bao gồm 500 backlinks trên các trang có DR >50

Khi đó, mỗi hoạt động sẽ cần ghi nhận kết quả là tổng số bài viết/backlinks, hoặc danh sách các bài viết và backlinks đó, đồng thời tổng hợp số lượng theo từng items. Trường hợp đủ số lượng kế hoạch được nghiệm thu (kiểm tra), hoạt động này được coi là hoàn thành về mặt khối lượng.

Nếu kết hợp với tiến độ, ta có thể có các trường hợp:

  • Hoạt động hoàn thành khối lượng, vượt tiến độ
  • Hoạt động hoàn thành khối lượng, đúng tiến độ
  • Hoạt động hoàn thành khối lượng, trễ tiến độ (vẫn cho phép thực hiện hết khối lượng và ghi nhận thời hạn bị trễ)
  • Hoạt động không hoàn thành khối lượng, nhưng dừng lại đúng tiến độ (ví dụ buộc phải bàn giao cho khách hàng vào 1 thời điểm cụ thể)

Quản lý nhân sự dự án

Mỗi dự án đều cần nhân sự thực hiện. Ít nhất 1 dự án có 01 nhân sự vừa là quản lý, vừa là người thực hiện dự án. Với các dự án lớn hơn, cần có nhiều hơn 01 nhân sự thực hiện. Nhân sự trong dự án có thể phân chia theo các vai trò khác nhau, ví dụ:

  • Quản lý dự án (hoặc Giám đốc dự án)
  • Điều phối dự án
  • Thành viên dự án. Thành viên dự án có thể để đồng loạt hoặc phân thành các vai trò nhỏ hơn, ví dụ: Nhân viên BA, nhân viên lập trình, nhân viên kiểm thử…

Trên phần mềm quản lý dự án, các thành viên cần được gán vai trò và phân quyền phù hợp với vai trò của mình. Tùy theo độ chặt chẽ của quản lý dự án, phân quyền có thể giới hạn quyền truy cập của thành viên dự án đối với các khu vực của dự án. Ví dụ, có thể phân quyền để thành viên dự án chỉ cập nhật được hoạt động của mình, trong khi Quản lý dư án thì có thể cập nhật được tiến độ của các thành viên cũng như dự án.

Thông qua hệ thống báo cáo, quản lý dự án có thể nắm được tình hình thực hiện công việc dự án của từng thành viên. Nhà quản lý cũng có thể năm được tình hình thực hiện công việc trong nhiều dự án của mỗi nhân sự trong công ty. Đồng thời, nhà quản lý cũng có thể nắm được workload của mỗi thành viên để có thể có phân công phù hợp cho dự án tiếp theo.

Quản lý chi phí dự án

Nếu các hoạt động của dự án cần sử dụng chi phí, việc giao kết hoạch chi phí và quản lý chi phí thực tế so với kế hoạch là cần thiết. Phần mềm quản lý dự án digiiPM cho phép quản lý chi phí thực tế của các hạng mục, hoạt động dự án so với kế hoạch.

Khi kết thúc các hoạt động, trên cơ sở so sánh chi phí thực hiện và chi phí kế hoạch, sẽ có thể có các trạng thái:

  • Hoạt động sử dụng chi phí thấp hơn kế hoạch
  • Hoạt động sử dụng chi phí đúng kế hoạch
  • Hoạt động sử dụng chi phí cao hơn kết hoạch (nếu được cho phép)

Quản lý chi phí thực tế của dự án có thể thực hiện bằng cách nhập thẳng chi phí của hoạt động. Đối với chi phí nhân công, có thể nhập số ngày công của nhân sự tham gia. Khi đó phần mềm cần được thiết lập đơn giá ngày công để tự tính toán chi phí nhân công của dự án.

Ngoài chi phí nhân công thì các chi phí khác của dự án như vật tư, thuê nhân công bên ngoài cũng cần được quản lý. Với từng hạng mục dự án, phần mềm digiiPM cho phép nhập tay trực tiếp hoặc import từ file Excel từng đợt thanh toán và tổng chi phí. Qua những lần ghi nhận, trưởng dự án có thể cập nhật tiến độ giải ngân. Đây là tính năng thiết yếu dùng để so sánh tiến độ giải ngân theo kế hoạch và thực tế. Từ đó có kế hoạch điều chỉnh hợp lý, bảo đảm tiến độ dự án.

Hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo nhanh

Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM có hệ thống dashboard đa dạng, báo cáo chi tiết các thông số liên quan đến sự án: từ tiến độ, chất lượng, chi phí, trạng thái. Các biểu đồ so sánh giữa kế hoạch và kết quả thực tế đều được hiển thị rõ ràng với hệ thống dashboard của digiiPM. Trưởng Dự án  hoàn toàn có thể nắm được bức tranh toàn cảnh cũng như từng khía cạnh của dự án. Ngoài ra, các báo có thể xuất file dưới dạng excel, pdf, phục vụ cho công tác tổng kết, đóng dự án.

Dashboard của Phần mềm Quản lý Dự án digiiPM cũng cho phép nhà quản lý nắm được bức tranh tổng thể của các dự án đang thực hiện tại cùng thời điểm.

  • Bảng tiến độ đa dự án trên màn hình điều khiển trung tâm

Phần mềm có chế độ hiển thị như một bảng tin có thể chọn hiển thị nhiều kiểu trên bảng tin theo các tiêu chí: tình trạng, kỳ hiển thị, dự án, đơn vị thực hiện… 

Người dùng có thể xem tổng thể các dự án hoặc chi tiết hạng mục dự án. Ngoài ra, các thao tác nhập liệu cũng được tối giản để nhập liệu trực hoặc import theo file mẫu. Tùy vào mức độ quan trọng, người thiết lập có thể chọn các nội dung được hiển thị trên bảng tin. Có thể thiết lập thời gian chạy tự động (bắt đầu, kết thúc), tốc độ chạy bảng tin.

  • Bảo mật thông tin với nhiều người dùng

Hệ thống được phân quyền chặt chẽ tối ưu đến từng cá nhân được quyền truy cập. Có nhiều chế độ phân quyền như: nhập dữ liệu, xem, sửa, xóa và duyệt dữ liệu cuối kỳ.

Tích hợp phần mềm quản lý dự án digiiPM với các phần mềm khác

  • Tích hợp dữ liệu tổng hợp theo báo cáo của dự án với chỉ tiêu KPI có liên quan. Tích hợp và kết nối với các chỉ tiêu KPI tại Phần mềm Quản lý KPI digiiTeamW khi cần chẻ nhỏ từ chỉ tiêu thành các dự án về phần mềm Quản lý dự án digiiPM. Hơn nữa, phần mềm cho phép đồng bộ dữ liệu cơ cấu, chức danh, nhân sự với phần mềm KPI. 
  • Tích hợp với phần mềm quản lý nhâ n sự, tiền lương để cung cấp thông tin về ngày công dự án của các thành viên cũng như quá trình tham gia các dự án của nhân sự công ty
  • Tích hợp với phần mềm quản lý sản xuất để quản lý các hạng mục cần sản xuất dưới dạng kế hoạch sản xuất hay lệnh sản xuất cho 1 phân xưởng trong doanh nghiệp. Kết quả thực hiện lệnh sản xuất (danh mục sản phẩm, số lượng, quy cách) có thể được nghiệm thu như là kết quả của 1 hạng mục dự án.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án digiiPM như một phần mềm quản lý công việc

  • Phần mềm digiiPM có thể sử dụng để giao việc và quản lý công việc cá nhân của nhân viên mà không cần hình thành dự án cụ thể. Người dùng có thể tự tạo đầu việc và giao cho người khác (nhân viên dưới quyền) hoặc bản thân

Ứng dụng của phần mềm quản lý dự án digiiPM

  • Quản lý dự án tư vấn, phần mềm
  • Quản lý dư án xây dựng
  • Quản lý dư án bất động sản
  • Quản lý đề tài nghiên cứu
  • Quản lý quá trình làm luận văn của sinh viên

Các cấu phần khác của digiiMS

Tìm hiểu thêm các cấu phần khác của digiiMS

Contact Us