Là một cán bộ nhân sự hoặc cán bộ quản lý trưc tiếp, bạn đã bao giờ từng ước là mình không phải mất công viết các bản mô tả công việc nhàm chán? Và đến thời của CMCN 4.0, đã có công cụ giúp bạn làm việc đó – Phần mềm Cơ cấu tổ chức digiiOST của OOC.
Để hiểu về cách thức digiiOST viết mô tả công việc tự động, vui lòng xem Phần mềm Cơ cấu tổ chức digiiOST.
Tuy nhiên, trước hết chúng ta cần hiểu giải thích cách thức để viết bản mô tả công việc tốt.
Làm thế nào để viết một bản mô tả công việc tốt? Một thực tế đáng tiếc trong quản lý nhân sự tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là bản mô tả công việc thường được coi như một bản giao việc, chủ yếu liệt kê các đầu việc một cách sơ sài, dẫn đến bản mô tả công việc chưa được sử dụng theo đúng vai trò cần có của nó. Bài viết này sẽ đề cập các lưu ý cần thiết để viết một bản mô tả công việc tốt.
Hiểu đúng về bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một tài liệu mô tả các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà một người khi đảm nhiệm vị trí công việc đó phải thực hiện và hoàn thành. Một bản mô tả công việc cho một vị trí công việc (hay “chức danh công việc”) là cơ sở để người quản lý giao việc, theo dõi thực hiện công việc, tuyển dụng, đào tạo nhân viên, và đánh giá kết quả công việc nhân viên. Đồng thời, bản mô tả công việc cũng là cơ sở để nhân viên đảm nhận vị trí công việc đó biết rõ mục tiêu của công việc, chức năng và nhiệm vụ, yêu cầu kết quả đối với các công việc được giao, quyền hạn và trách nhiệm có được khi thực hiện các chức năng đó. Như vậy, bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người quản lý và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, cũng như của công ty, tổ chức.
Các nguyên tắc cơ bản trong viết mô tả công việc
Mục tiêu công việc
Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí công việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho công ty?”. Đây chính là mục tiêu công việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận. Ví dụ, đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự có chức năng đề xuất chính sách nhân sự, theo dõi và tư vấn thực hiện chính sách thì mục đích có thể là “Bảo đảm chất lượng và số lượng nguồn nhân lực cho công ty thông qua việc thực hiện các chính sách nhân sự phù hợp với nhu cầu quản lý và hiệu quả nhất”
Chức năng và nhiệm vụ
Chức năng của mỗi vị trí được phân bổ từ chức năng chung của bộ phận. Để thực hiện được từng chức năng này, bản mô tả công việc phải chỉ ra được các nhiệm vụ chủ yếu. Nói cách khác, chức năng là tổng hợp của một nhóm các nhiệm vụ.
Nhiệm vụ được mô tả với các động từ hành động cụ thể nhưng không phải là dạng quy trình. Mô tả “làm cái gì” chứ không mô tả “làm như thế nào”.
Chức năng và nhiệm vụ cần được sắp xếp theo thứ tự quan trọng và trình tự thực hiện, đồng thời nên được diễn tả ngắn gọn và rõ rang. Một số bản mô tả công việc cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ dẫn đến danh sách nhiệm vụ rườm rà mà vẫn có thể không mô tả hết được các nhiệm vụ có thể phát sinh khi thực hiện công việc.
Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ hoặc một vài nhóm nhiệm vụ sẽ có mô tả yêu cầu kết quả kỳ vọng tổng thể cho vị trí công việc. Đây là nhưng tiêu chuẩn đánh giá định tính, là cơ sở để quản lý thực hiện công việc đối với người quản lý cũng như tiêu chí thực hiện công việc cho nhân viên như đã đề cập trên đây.
Trong phần mềm cơ cấu tổ chức digiiOST, chức năng và nhiệm vụ của mỗi vị trí được xây dựng từ ma trận phân bổ chức năng bộ phận.
Quyền hạn và trách nhiệm
Quyền hạn và trách nhiệm phải tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của vị trí. Mỗi cá nhân được chủ động thực hiện các nhiệm vụ của mình với các quyền hạn này, đồng thời phải chịu trách nhiệm cho kết quả công việc của các nhiệm vụ đó. Các quyền hạn chủ yếu thường bao gồm quyền hạn về sử dụng nguồn lực tài chính, nhân sự, hoạt động, hay đại diện ký kết văn bản, quyết định. Trong khi đó, các trách nhiệm chủ yếu là về tài sản, tài chính, pháp lý, con người liên quan tới quá trình thực thi nhiệm vụ.
Yêu cầu năng lực
Đây là những yêu cầu về năng lực cần thiết ở mức tối thiểu đối với vị trí để thực hiện được các nhiệm vụ đã nêu, chứ không phải là mô tả về năng lực của các cá nhân thực tế tại công ty. Các yêu cầu năng lực cơ bản có thể bao gồm học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ.
Như vậy, để viết một bản mô tả công việc tốt sẽ cần nhiều thông tin hơn so với một danh sách các công việc thường làm của một vị trí. Hệ thống các bản mô tả công việc được xây dựng một cách bài bản chắc chắn sẽ là công cụ đắc lực trong quản lý nhân sự và quản lý hoạt động của doanh nghiệp
Việc thiết kế mô tả công việc như trên vốn là một công việc không mấy thú vị của các nhà quản lý nhân sự. Tuy nhiên, công việc này hiện đã được tự động hóa phần lớn với Phần mềm Cơ cấu tổ chức digiiOST của OOC. Sau khi xây dựng cơ cấu tổ chức, ma trận chức năng công ty, ma trận chức năng bộ phận (hoặc import từ file Excel), phần mềm sẽ làm mô tả công việc tự động với các thông tin cơ bản nhất nói trên, với format thống nhất. Hãy tưởng tượng nếu bạn phải làm 200 bản mô tả công việc. Thật tuyệt vời phải không?
