Giảm ½ thời gian quản lý nhờ 5 nguyên tắc của Henry Fayol

Từ xưa đến nay, quản lý luôn là một nhiệm vụ đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp nhưng nó chưa bao giờ là công việc dễ dàng, nhất là đối với những nhà quản lý mới. Với một lượng lớn công việc như thiết lập chiến lược lược, phân phối, giám sát hoạt động của nhân viên, theo dõi báo cáo tình hình hoạt động doanh nghiệp,….nếu như không có các phương pháp hoặc cách thức để sắp xếp thời gian hợp lý thì công việc quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí có thể gây ra những sai sót không đáng có. Để đưa ra giải pháp cho vấn đề này, bài viết dưới đây sẽ liệt kê 5 nguyên tắc quản lý của Henry Fayol giúp giảm một nửa thời gian trong việc quản lý.

1.Chuyên môn hóa lao động

Chuyên môn hoá lao động là khái niệm chỉ nguyên tắc “mỗi nhân viên đảm nhận một hoặc một số công việc nhất định”. Sự phân bổ công việc và chuyên môn hóa từng bước làm trong một chu trình sẽ kéo theo sự chuyên môn hóa trong kỹ năng, thúc đẩy tính tập trung và độ chính xác cao trong công việc. Nếu một cá nhân chuyên môn hóa vào một nhiệm vụ duy nhất, năng suất làm việc sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với trường hợp phải làm mọi việc mà không hề có tính chuyên môn. Thông thường, những người lao động theo chuyên môn luôn tập trung vào công việc mà họ làm tốt nhất do sự quen thuộc và lặp lại hàng ngày, giúp họ nâng cao kỹ năng lao động và tránh được tổn thất về thời gian do phải chuyển từ việc này sang việc khác. Vì những lý do đó, việc chuyên môn hóa lao động giúp nhà quản lý giảm bớt thời gian vào việc giám sát cũng như giải quyết các sai sót không cần thiết .

2.Thống nhất yêu cầu quản lý

Từ lâu, các phương châm quản lý đều cho rằng: mỗi nhân viên chỉ nên nghe lệnh từ 1 lãnh đạo duy nhất. Tuy nhiên không phải tất cả các nhà quản lý đều áp dụng nó vào trong quy trình quản lý do yếu tố về đảm bảo sự chính xác và công bằng về các quyết định. Nhất là ngày nay, với hàng loạt phương pháp và mô hình quản lý kiểu ma trận đan xen nhau, nhiều khi cùng một công việc nhân viên sẽ phải báo cáo với 2 hoặc nhiều hơn cấp lãnh đạo hay bên khách hàng. Vấn đề đặt ra ở đây là, các lãnh đạo có thể sẽ đưa ra những yêu cầu trái ngược nhau, và người nhân viên sẽ không chỉ rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan mà còn tốn nhiều thời gian để có thể thống nhất được kết quả cuối cùng nếu các ý kiến của nhà lãnh đạo trái ngược nhau. Việc thống nhất yêu cầu quản lý không chỉ đồng nhất được quyết định mà còn giảm bớt thời gian cũng như các thủ tục trong quá trình quản lý.

3.Tập trung hóa điều hành

Đây là nguyên tắc thiết yếu của mọi tổ chức và là hệ quả tất yếu của quá trình cơ cấu doanh nghiệp. Ngay cả ở trong những tổ chức có cấu trúc phẳng và quyền lực phân hóa (decentralization), quyền hành thường chỉ tập trung trong tay một số người nhất định. Tùy thuộc vào mức độ và yêu cầu của công việc, nhà quản lý sẽ trao một số quyền hạn nhất định cho nhân viên để họ có thể thực hiện và tự do phát huy khả năng của mình trong một khuôn khổ nhất định, khiến công việc có thể thuận lợi. Quản lý theo hình thức tập trung thường được thấy nhiều hơn trong các ngành B2B, nơi các quyết định của lãnh đạo không quá nhiều và không cần tức thời, tuy nhiên, mức độ ảnh hưởng lại rất lớn – cần những vị trí cấp cao quyết định, phần lớn định hướng của công ty được bố trí ở vị trí cao nhất mà các cấp quản lý và nhân viên cấp dưới tổ chức rất chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đó. Từ đó, công việc quản lý sẽ trở nên thuận lợi và dễ dàng kiểm soát hơn.

4.Trật tự trong từng hoạt động

Trật tự là yếu tố thiết yếu trong mọi doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính thống nhất, sự đồng bộ về mặt công việc. Thông thường, trật tự của một tổ chức được quy định thông qua các nội quy, bản quy tắc chung quy định rõ ràng về những việc phải làm hoặc không được phép làm trong quá trình làm việc. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và cách thức quản lý mà mỗi người, mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định về trật tự khác nhau, buộc nhân viên phải thực hiện để có sự đồng nhất về hoạt động trong tổ chức. Ngoài ra, mọi nguyên tắc, luật lệ, hướng dẫn và hành động cần được thể hiện một cách dễ hiểu để nhân viên có thể thực hiện và làm theo. Khi đã có một trật tự nhất định, nhân viên sẽ hoạt động theo một luồng cố định dù không có sự chỉ đạo của cấp trên. Điều này giúp các nhà quản lý có thể giảm bớt thời gian cũng như công sức để chỉ đạo từng nhân viên, mà doanh nghiệp vẫn phát triển một cách ổn định.

5.Tinh thần đoàn kết trong tổ chức

Tinh thần đoàn kết là sự gắn kết bền chặt giữa các cá nhân với nhau trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Theo Fayol, việc xây dựng và duy trì sự hòa hợp giữa các mối quan hệ trong công việc là vô cùng cần thiết, nó không chỉ là sự gắn kết bền chặt giữa các cá nhân với nhau trong cùng một tập thể mà còn là linh hồn, sức mạnh giúp doanh nghiệp phát triển một cách bền vững. Có thể lây ví dụ như trong 1 giai đoạn của quá trình làm việc, một thành trong nhóm có việc đột xuất không thể hoàn thành công việc hoặc gây ra lỗi trong quá trình làm việc, thay vì đùn đẩy trách nhiệm và khiến công việc bị đình trệ thì họ sẽ chia sẻ công việc để giảm bớt áp lực cho thành viên đó. Có một câu danh ngôn rằng: “Sự khác biệt giữa đội bóng xoàng và đội bóng có tầm cỡ là sự cảm thông giữa các đồng đội với nhau. Nhiều người gọi đó là tinh thần đồng đội. Khi ai cũng thấm nhuần tinh thần đó thì đội bóng sẽ trở nên vững mạnh”. Do đó, một người quản lý thông minh sẽ biết đặt nặng vấn đề đoàn kết, có những phương pháp hiệu quả gắn kết các nhân viên với nhau để giảm bớt được gánh nặng trong quá trình quản lý.

Team Marketing

Nguồn: Tri thức trẻ

Đọc thêm:

OOC digiiMS – Quản lý thông minh, doanh nghiệp vươn mình

Nghề tư vấn quản lý là gì? (Kì I)