Gần đây, các giải pháp BI (Business Intelligence) và KPI (Key Performance Indicators) đang dần trở nên phổ biến, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp chịu sự ảnh hưởng mạnh mẽ của công nghệ. Những thuật ngữ này không mới nhưng lại khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tiếp cận và triển khai phương pháp thực hiện. Bản thân giải pháp BI và KPI là khác nhau, tuy nhiên nó lại có mối quan hệ mật thiết và bổ trợ cho nhau trong hoạt động chung của doanh nghiệp.
BI và KPI là gì?
BI – hiểu một cách đơn giản, đó là công cụ biến dữ liệu thô thành những kết quả có ý nghĩa, dùng được và hỗ trợ ra quyết định. Nói một cách khác, BI sẽ mang lại insights cho bạn dựa trên những số liệu đã có để trở thành một nền tảng vững chắc cho các quyết định sắp xảy ra, chính vì thế BI là công cụ vẽ ra một bức tranh tổng thể cho doanh nghiệp của bạn.
BI có thể xử lý lượng lớn thông tin để giúp xác định và phát triển các cơ hội mới nhờ vào sự phân tích , kết nối các thông tin độc lập từ nhiều mảng khác nhau. Đầu vào của BI là dữ liệu thô từ các nguồn khác nhau như HRM, CRM, website thương mại điện tử. Sau quá trình phân tích và tổng hợp, đầu ra của BI sẽ trả về các thông tin phù hợp và có ý nghĩa đối với nhà quản trị trong việc quản lý các công việc thường ngày của doanh nghiệp.
KPI là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay cá nhân. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó. Giải pháp hoặc phần mềm KPI giúp doanh nghiệp thiết kế và quản lý hệ thống chỉ tiêu KPI.
Sự khác biệt giữa BI và KPI
- Sự khác biệt cơ bản giữa trí tuệ kinh doanh (BI) và chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc (KPI) nằm ở cách tiếp cận. Nếu như KPI được xây dựng gắn liền với bản đồ chiến lược của doanh nghiệp và được phân bổ từ trên xuống dưới, từ các phòng ban đến từng cá nhân thì BI lại bắt đầu từ dưới lên trên với dữ liệu có sẵn trong các ứng dụng và cơ sở dữ liệu kinh doanh, cố gắng biến những thông tin này thành thông tin quản lý có ý nghĩa.
- Mục tiêu của KPI là đo lường hiệu quả, hiệu suất công việc còn mục tiêu của BI là theo dõi và cập nhật kịp thời những xu hướng, những thay đổi các thông tin liên quan đến khách hàng, nhân sự, hay công việc.
- KPI mang tính định kì, theo dõi thường xuyên các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, trong khi đó BI lại mang tính liên tục và ngay lập tức, cập nhật dữ liệu thông tin từng ngày.
- Kết quả đầu ra của KPI là các chỉ số phần trăm hoàn thành công việc, còn các báo cáo của BI lại dưới dạng google trend, cập nhật những xu hướng dữ liệu thông tin thay đổi.
Mối liên hệ giữa BI và KPI
BI và KPI bản chất là khác nhau, nhưng chúng lại có mối liên hệ chặt chẽ và bổ sung cho nhau.
Thứ nhất, BI cung cấp các thông tin đầu vào cho KPI
KPI là hệ thống các chỉ tiêu đo lường hiệu quả, BI thì lại là công cụ phân tích các dữ liệu thô từ nhiều nguồn khác nhau trong doanh nghiệp. Vì thế để xây dựng bộ chỉ tiêu hiệu quả, kết nối trực tiếp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, có sự liên quan mật thiết giữa kết quả đánh giá KPI và kết quả hoạt động kinh doanh của tổ chức thì đương nhiên KPI cần sử dụng những thông tin được BI cập nhật để kịp thời có những điều chỉnh thay đổi phù hợp với xu hướng và mục tiêu thay đổi của doanh nghiệp.
Thứ hai, BI giúp truy xuất và tìm ra nguồn gốc các kết quả hiệu suất công việc mà KPI đo lường được
Khi KPI trả về các con số phản ảnh hiệu suất công việc, kho dữ liệu của BI sẽ là cơ sở để các nhà quản lý phân tích và tìm ra nguồn gốc tại sao lại có những con số như thế, tại sao lại xảy ra bất thường, tại sao tăng hoặc giảm các chỉ số KPI. Bên cạnh đó, nhờ công cụ BI, nhà quản lý cũng có thể so sánh và xác định xu hướng hiệu suất công việc trong doanh nghiệp, để kịp thời có những điều chỉnh bổ sung, hướng doanh nghiệp không lệch ra khỏi các mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.
Thứ ba, muốn đạt được hiệu quả quản lý, nhà quản trị phải sử dụng đồng thời KPI và BI
Rõ ràng, hai công cụ này nội hàm thì khác nhau nhưng lại bổ trợ và hỗ trợ rất tốt cho nhau. KPI muốn hoạt động tốt cần sự hỗ trợ của công cụ phân tích dữ liệu trí tuệ kinh doanh BI, và ngược lại BI cần có KPI để vẽ lên bức tranh tổng thể sức khỏe của doanh nghiệp, nhận định xu hướng và hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra các quyết định trong tương lai.
Phần mềm Quản lý KPI (digiiKPI) của OOC là công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện công việc KPI theo Phương pháp bảng điểm cân bằng BSC, trong đó hiệu quả được nhìn nhận từ góc độ đạt mục tiêu chiến lược. Dưới đây là giới thiệu ngắn gọn các tính năng chính của Phần mềm Quản lý KPI:
- Tự thiết kế, xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc BSC-KPI
- Thực thi và theo dõi kết quả đánh giá hiệu quả công việc theo BSC-KPI
- Hệ thống báo cáo kết quả đánh giá hiệu quả công việc theo BSC-KPI
- Tích hợp hệ thống báo cáo vận hành BI giúp doanh nghiệp thu thập thông tin vận hành liên tục và cập nhật
- Kết nối và tích hợp
Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD
Tham khảo thêm:
