10 kỹ năng quản lý công việc giúp nâng cao hiệu quả

Post Views: 105

Rate this post

Quản lý công việc vốn không phải là mối bận tâm của riêng nhà quản, mà ngược lại mỗi cá nhân, nhân viên cũng cần lĩnh hội kỹ năng này. Giống như những kỹ năng mềm khác, kỹ năng quản lý công việc giúp hiện thực hóa mục tiêu thành thành quả. Không chỉ nâng cao hiệu suất của bản thân mà còn thúc đẩy thành công của cả đội nhóm.

Rõ ràng, nếu bạn không lên kế hoạch cẩn thận và có kỹ năng quản lý công việc hiệu quả thì bạn sẽ dành nhiều giờ làm việc năng suất cho những nhiệm vụ đơn giản, hay tập trung sai mục tiêu dẫn đến chậm deadline. Trong khi đó, kỹ năng quản lý công việc giúp bạn tối ưu kế hoạch bằng cách tổ chức, tối ưu và hợp tác để đạt kết quả cao nhất.

Table of Contents

1. Quản lý công việc là gì?

Kỹ năng quản lý công việc là những hoạt động và nguyên tắc giúp bạn tổ chức công việc để hoàn thành công việc đúng thời hạn và đạt tiêu chuẩn cao. Ngoài ra, để cho hiệu suất quản lý tốt nhất, cá nhân cần có có nhóm kỹ năng bổ trợ như phân tích, dự đoán, điều phối, thích nghi. Chúng giúp bạn đưa các kế hoạch thành hiện thực mà không mắc sai lầm và sai sót hoặc bỏ lỡ deadline.

Một ngày làm việc vốn bận rộn với tài liệu, hồ sơ, con người và các tác vụ nghề nghiệp. Làm sao để đảm bảo kết quả và thời gian? Khi đó, kỹ năng quản lý công việc sẽ giúp bạn thiết kế một workflow nhịp nhàng với thời gian tối ưu. Và mọi thứ thực sự sẽ diễn ra suôn sẻ khi bạn có kỹ năng quản lý công việc tốt.

Đọc thêm: Phần mềm Quản lý Công việc và Cộng tác – digiiTeamW

2. Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Trong một trường có cường độ công việc cao, việc phải multitasking – cùng lúc đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ là điều thường gặp. Sẽ không thiếu những ngày bạn phải công việc sáng tạo nhưng vẫn phải hội họp đối tác và trả lời email của khách hàng. Những ngày như thế, làm thế nào mình có thể làm chủ thời gian là kiểm soát ổn thỏa mọi đầu câu việc? Dưới đây là gợi ý 10 kỹ năng quản lý công việc mà bạn có thể áp dụng để hoàn thành tốt công việc.

1. Bắt đầu với các nhiệm vụ nhỏ hơn

Khi bạn có nhiều việc phải làm, hãy bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ hơn có thể giúp bạn nhanh chóng đạt được tiến bộ đáng kể. Điều này giúp bạn xóa sạch mảng công việc ít quan trọng nhưng cần thiết và dành nhiều chỗ hơn cho những công việc lớn đòi hỏi thời gian, công sức và nguồn lực.

Các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể bao gồm:

Trả lời email
Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm
Tạo và phân phối báo cáo cho các bên liên quan

Bắt đầu với những nhiệm vụ này tạo tiền đề cho việc giải quyết những nhiệm vụ lớn hơn. Điều này xảy ra do não tiết ra dopamine khi chúng ta hoàn thành nhiệm vụ, thúc đẩy chúng ta làm nhiều hơn. Hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ mang lại cho bạn năng lượng tinh thần và cảm xúc để xử lý các nhiệm vụ lớn hơn.

2. Tập trung vào từng cái một

Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm sẽ tăng năng suất và sản lượng của bạn. Điều này giúp bạn hoàn thành trách nhiệm công việc mà không cảm thấy quá tải, quên việc hoặc mắc phải những sai lầm có thể tránh được.

Tập trung vào một việc, còn được gọi là single-tasking, có nghĩa là bạn làm việc cho đến khi hoàn thành nó, đạt được một mốc cụ thể hoặc hết thời gian dành riêng. Sau đó bạn chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo hoặc tạm nghỉ ngơi để nạp năng lượng.

Single-tasking giúp bạn đạt được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn và ít căng thẳng hơn. Nó giảm thiểu chuyển đổi bối cảnh và cải thiện sức khỏe tâm thần cũng như hạnh phúc. Khi bạn có những nhiệm vụ lớn, hãy chia nhỏ chúng thành từng nhiệm vụ nhỏ hơn và hoàn thành chúng bằng cách thực hiện một tác vụ duy nhất trong những khoảng thời gian dành riêng. Thực hiện các công việc đòi hỏi tư duy sâu sắc và tập trung bằng cách thực hiện một nhiệm vụ.

Đọc thêm: Top 10 câu hỏi thường gặp về quản lý công việc

3. Tạo một lịch trình hiệu quả

Lập lịch trình giúp bạn sắp xếp các công việc xung quanh thời gian của mình một cách hiệu quả nhất. Khi tạo lịch trình của bạn, hãy xem xét giờ làm việc hiệu quả cao nhất và thời gian trễ, lịch trình của các thành viên trong nhóm và cộng tác viên, mức độ ưu tiên nhiệm vụ và các yếu tố khác.

Liệt kê các công việc của bạn và sắp xếp chúng vào các khoảng thời gian có sẵn trên lịch của bạn. Tuân theo lịch trình hàng ngày và hàng tuần giúp bạn đạt được tiến bộ ổn định đối với mục tiêu của mình. Cải thiện lịch trình của bạn và làm cho nó hiệu quả hơn bằng cách theo dõi giờ làm việc và năng suất của bạn. Ý thức về cách bạn sử dụng thời gian giúp bạn ước tính tốt hơn thời gian để hoàn thành nhiệm vụ.

4. Đặt deadline thực tế

Đảm bảo bạn đặt các mốc thời gian và ngày đến hạn thực tế khi tạo và lên lịch cho các tác vụ. Sử dụng phần mềm theo dõi thời gian để cải thiện ước tính thời gian của bạn và thu thập dữ liệu chính xác cho thấy bạn thực sự dành bao lâu cho các công việc.

Deadline thực tế cho phép bạn và nhóm của bạn tạo ra công việc tốt nhất và hoàn thành các dự án thành công. Chúng cũng cho phép bạn tinh chỉnh và cải thiện công việc của mình trước khi giao hàng.

5. Nắm bắt được cách quản lý thay đổi

Ở nhiều công ty, chính sự thay đổi không gây ra vấn đề mà là do thiếu quy trình để yêu cầu và thực hiện thay đổi. Đây là lý do tại sao quản lý thay đổi là một kỹ năng quản lý nhiệm vụ quan trọng. Nó giúp bạn phản ứng với những thay đổi nhiệm vụ đúng thời hạn và đi đúng hướng với kế hoạch dự án của bạn.

Quản lý thay đổi đòi hỏi phải phát triển và thực hiện các kế hoạch dự phòng và giao tiếp với nhóm của bạn để mọi người biết phải làm gì. Theo dõi tác động của bất kỳ thay đổi nào đối với nhiệm vụ và các nhiệm vụ liên quan của nó, ví dụ: thời hạn quá hạn cho một nhiệm vụ có thể ảnh hưởng đến thời hạn cho các nhiệm vụ phụ và các nhiệm vụ tiếp theo của nó.

6. Chia nhiệm vụ thành các nhiệm vụ nhỏ hơn

Thay đổi nhận thức của bạn về quy mô và độ khó của một nhiệm vụ có thể giúp bạn thu thập động lực để thực hiện nó. Chia nhiệm vụ của bạn thành nhiều phần nhỏ hơn để tránh trì hoãn và căng thẳng và lấy lại động lực.

Để chia nhỏ nhiệm vụ của bạn, hãy bắt đầu với bức tranh lớn và viết ra tất cả các thành phần của nó. Liệt kê tất cả các nhiệm vụ liên quan và xác định các ưu tiên và con đường quan trọng của bạn. Điều quan trọng là phải vạch ra trình tự tối ưu để giải quyết một nhiệm vụ lớn đúng tiến độ và tạo ra công việc tốt nhất của bạn mà không vội vàng hoặc trở nên quá tải.

Đọc thêm: Quản lý Công việc là gì – Lợi ích của quản lý công việc khoa học (P1)

7. Cộng tác bất cứ khi nào có thể

Quản lý tác vụ bao gồm việc kiểm tra các nguồn tài nguyên, tài sản và các kênh hỗ trợ sẵn có của bạn. Một trong những lợi ích khi làm việc trong công ty là có các thành viên trong nhóm mà bạn có thể nhận được sự hỗ trợ và cộng tác để hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và tốt hơn.

Tiếp cận với các thành viên trong nhóm và các chuyên gia có cùng chí hướng và xây dựng mối quan hệ để bạn có thể yêu cầu trợ giúp và cộng tác khi cần. Điều này làm tăng năng lực của bạn để xử lý các công việc và thực hiện tốt hơn trong công việc.

8. Giao tiếp rõ ràng

Giao tiếp là một trong những kỹ năng quản lý công việc quan trọng nhất. Hiệu quả trong giao tiếp cho phép bạn chia sẻ ý tưởng, cập nhật hoặc vấn đề với các thành viên trong nhóm, người quản lý và các bên liên quan.

Giao tiếp hiệu quả cải thiện cơ hội thành công của bạn, cho dù làm việc với người khác hay với chính bạn. Thực hành giao tiếp bằng lời nói và văn bản để nâng cao kỹ năng quản lý công việc của bạn. Ngoài ra, hãy thiết lập các quy trình như họp nhóm hàng tuần hoặc đánh giá sprint để khuyến khích giao tiếp và cập nhật thường xuyên giữa các thành viên trong nhóm và cộng tác viên.

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý công việc

9. Đặt lời nhắc hữu ích

Đặt cho mình những lời nhắc nhở về nhiệm vụ sắp tới của bạn. Phần mềm quản lý tác vụ tự động hóa quá trình này và cập nhật cho các thành viên trong nhóm về các nhiệm vụ được chia sẻ.

Bạn muốn biết những gì đến hạn hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Nếu bạn quản lý một nhóm, hãy đặt lời nhắc cho mọi người về các ưu tiên và thời hạn sắp tới, đồng thời thêm thông báo cảnh báo bạn khi nhiệm vụ đã được hoàn thành.

10. Tránh kiệt sức

Quản lý công việc liên quan đến việc lập kế hoạch và hoàn thành nhiệm vụ của bạn theo cách hạn chế kiệt sức và mệt mỏi. Cân nhắc nhu cầu sức khỏe khi bạn tạo lịch trình cho bạn và nhóm của bạn.

Bù đắp các nhiệm vụ lớn với các nhiệm vụ nhỏ hơn để cân bằng mỗi ngày làm việc. Bạn có thể chủ động trong việc chăm sóc sức khỏe thể chất, tình cảm và tinh thần trong khi vẫn quản lý được công việc và hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Nguồn tham khảo: Task Management Tips: How to Improve Your Task Management Skills