Hiện trạng lộn xộn với tài liệu giấy
Đây là thực trạng một trong những khách hàng của chúng tôi trước khi số hoá tài liệu.
- Giấy tờ ngổn ngang không chỗ chứa
- Sắp xếp bắt đầu lộn xộn, rủi ro thất thoát là rất lớn
- Việc tìm kiếm lại thông tin cũ dường như là ác mộng
Và đáng sợ hơn khi bạn biết rằng, công ty này mới chỉ hoạt động vài năm. Vậy sẽ thế nào nếu tiếp tục 10 năm, 20 năm nữa? Và làm thế nào nếu cần báo cáo so sánh phát triển công ty sau 10 năm?
Mỗi doanh nghiệp khi bắt đầu đi vào hoạt động đều xoay quanh những vấn đề mà ta gọi vui là “cơm áo gạo tiền”: Đầu vào và Đầu ra của sản phẩm. Ngân sách không lớn khiến kế toán và cả giám đốc e dè trước những nhu cầu như chuyển đổi số. Đó là điều dễ hiểu!
Tuy nhiên, sau vài năm bình ổn hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp sẽ đối mặt với vấn đề quản lý khá lớn và một trong số đó chính là tài liệu chất đống.
Số hoá tài liệu là việc cần thiết nhằm “giảm tải” kho giấy tờ đó.
Số hoá tài liệu là việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây.
Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định. Bạn không còn phải lo lắng việc bảo quản hay làm mất các tài liệu quan trọng. Đây là bước tiền đề quan trọng cho những cải cách về chuyển đổi số tiếp theo.
Những rắc rối khi số lượng giấy tờ quá nhiều
Vậy làm sao để nhận biết khi nào doanh nghiệp cần số hoá tài liệu? Bạn có thể xem xét doanh nghiệp mình có đang gặp phải những vấn đề sau đây:
1. Kho chứa tài liệu trở nên chật chội
Ta sẽ đi từ những vấn đề dễ thấy nhất nhé! Rõ ràng không phải doanh nghiệp nào cũng có một kho chứa khổng lồ cho tài liệu, nhất là doanh nghiệp mới. Khi số lượng giấy tờ, tài liệu đã bắt đầu vượt quá sức chứa của doanh nghiệp. Đó là lúc bạn cân nhắc một phương án tiện lợi, nhỏ gọn và công nghệ hơn để lưu trữ tài nguyên.
Đây cũng là thời điểm hoàn hảo để doanh nghiệp chắt lọc lại thông tin, phân loại những data quan trọng và loại bỏ tài liệu không còn giá trị.
2. Phòng ban thiếu liên kết, báo cáo thường sai lệch
Khi dữ liệu không được số hoá, việc thiếu liên kết giữa các phòng ban, sai số khi báo cáo là rất dễ xảy ra. Cùng là một số liệu chi phí marketing, nhưng ghi chép tại phòng và số liệu thực tế trong sổ kế toán có thể là 2 con số khác nhau. Từ một sai số đã có thể gây ảnh hưởng lớn tới các tính toán khác. Nếu nhiều sai số? Hẳn doanh nghiệp đang đau đầu với vấn đề này.
Cách giải quyết đơn giản là số hoá tài liệu và phân quyền truy cập cho các cá nhân cần thiết. Công nghệ có một lợi thế rất lớn. Đó là sự chính xác. Trên phần mềm hay máy tính ghi nhận, số liệu luôn gần như chính xác tuyệt đối và từ đó giảm tính chủ quan, cảm tính của con người.
3. Việc tìm kiếm dữ liệu cũ dần trở nên khó khăn
Đứng trước một tủ sắt lớn ngập giấy tờ, một nhân viên mới vào làm đang có nhiệm vụ thu thập thông tin làm báo cáo năm. Nhân viên đã nghỉ thì bận rộn với công việc mới và đồng nghiệp cũ thì có vẻ không sẵn lòng giúp đỡ. Đáng buồn thay, đây không phải là chuyện hiếm thấy.
Có lẽ không chỉ với nhân viên mới mà ngay cả nhân viên lâu năm cũng khá ngán ngẩm trước cảnh tìm dữ liệu trên giấy tờ sổ sách. Họ chỉ có kinh nghiệm hơn mà thôi. Việc làm báo cáo tiêu tốn thời gian khiến nhân viên không tập trung được vào các hoạt động tạo ra nhiều lợi ích hơn. Và nhiều nhân viên như vậy khiến cả doanh nghiệp chậm lại.
4. Vấn đề bảo mật
Bảo mật thông tin là yếu tố mà mọi nhà lãnh đạo quan tâm. Ngay cả khi chưa gặp vấn đề nào lớn, bạn hẳn cũng canh cánh lo lắng về việc dữ liệu có thể đã chạy đi đâu đó hoặc một nhân viên đang âm thầm đưa thông tin quan trọng ra ngoài. Số hoá tài liệu và phân quyền giúp giảm thiểu nguy cơ đó ở mức tối đa ở tính dễ kiểm soát hơn. Ngoài ra, vẫn cần lưu ý một số điểm:
- Thiết bị số hóa cần được bảo vệ. Điều này đơn giản là để xác định đích danh người dùng. Sẽ không ai có quyền truy cập nếu không phải chủ sở hữu hoặc được cho phép sử dụng.
- Ổ cứng chứa tài liệu có thể bị sao lưu và phát tán. Chính vì thế, các ổ cứng cần được bảo vệ chặt chẽ để tránh hiện tượng mất cắp, hư hỏng.
Số hoá tài liệu nên bắt đầu từ đâu?
Từng doanh nghiệp với mục đích số hoá khác nhau sẽ có quy trình số hoá khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết sẽ gồm 5 bước sau đây:
1. Thu thập tài liệu lưu trữ
Tài liệu sẽ được thu thập dựa trên mục đích ban đầu được đưa ra. Ví dụ: mục đích của doanh nghiệp là số hóa các tài liệu liên quan đến thông tin nhân sự, thì phòng nhân sự sẽ phải chuẩn bị: hợp đồng lao động, thông tin cá nhân, bảng lương,…
2. Chuẩn bị tài liệu
Chuẩn bị bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng cũng như phân loại tài liệu; chú ý loại bỏ các tài liệu hư hỏng. Tài liệu khác nhau thì kỹ thuật scan cũng khác nhau.
3. Thiết lập hệ thống
Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).
4. Kiểm tra tài liệu
Sau khi kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa, nếu chất lượng chưa đạt thì phải tiến hành sửa lại.
5. Nghiệm thu, bàn giao
Kiểm tra lại về số lượng, chất lượng tài liệu; đánh giá mức độ hoàn thành so với mục tiêu ban đầu. Tài liệu đó đã sẵn sàng cho bước tiếp theo của doanh nghiệp hay chưa.
Giải pháp số hoá tài liệu của OOC
Để quản lý tốt tài liệu sau số hóa, cần có giải pháp tổ chức, quản lý, phân cấp, phân quyền truy cập và chia sẻ. Những phần mềm quản lý tài liệu giúp cho việc tổ chức, quản lý và phân phối tài liệu hiệu quả hơn. Để lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ phù hợp, các tổ chức hoặc DN có thể tham khảo bài viết Lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu
Phần mềm quản lý tài liệu digiiDoc của OOC là một phần mềm tiên tiến, dễ sử dụng và thân thiện giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý cả tài liệu số hóa (dạng PDF) và các tài liệu làm việc với các định dạng khác. digiiDoc có thể được sử dụng dưới dạng cloud hoặc chỉ sử dụng trong mạng nội bộ với các tài liệu cần độ bảo mật cao.
Trên nền tảng là một công ty chuyên cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, chúng tôi thấu hiểu những vấn đề của khách hàng khi làm việc với lượng giấy tờ quá lớn. Từ đó, chúng tôi mở rộng dịch vụ số hoá tài liệu với công nghệ tiên tiến, thông tin bảo mật và chi phí hợp lý nhằm giúp khách hàng giảm tải không gian lưu trữ và gia tăng hiệu quả quản lý.
Liên hệ chúng tôi để nhận báo giá nhanh nhất: Hotline/Zalo: 0886595688
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
