Trong quản lý công việc hàng ngày, yếu tố năng suất luôn được các nhà lãnh đạo quan tâm hàng đầu. Làm thế nào để tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công việc? Đặc biệt, trong các dự án với cường độ và khối lượng công việc cao làm thế nào để đảm bảo các deadline. Có rất nhiều cách để cải thiện hiệu suất của nhân viên và cả dự án. Nhưng tựu chung lại các giải phép cần được thực hiện đồng bộ, bài bản và được lắp ráp vào một quy trình quản lý toàn diện
“Công việc là một quá trình, và bất kỳ quá trình nào cũng cần được kiểm soát. Do đó, để làm cho công việc có năng suất, đòi hỏi phải xây dựng các biện pháp kiểm soát thích hợp vào quá trình làm việc.” – Peter F. Drucker
Dưới đây là 10 cách giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc của team và các thành viên một cách đáng kể. Với những giải pháp này, nó không chỉ giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu mà còn xây dựng văn hóa làm việc tích cực.
1. Đặt và theo dõi các mục tiêu thực tế
Trước tiên, nhà quản lý cần chậm lại và suy nghĩ về những gì chính xác những việc cần làm của nhóm. Xác định các mục tiêu chính và cân nhắc năng lực của team trong việc thực hiện các mục tiêu đó. Hãy đảm bảo rằng, mục tiêu đề ra là thực tế vài deadline phù hợp với khả năng đội nhóm.
Có một mục tiêu rõ ràng chính là khởi đầu tốt để để thúc đẩy hiệu suất của các cá nhân. Tuy nhiên, nhà quản lý vẫn cần chia nhỏ công việc lớn hoặc đặt mục tiêu nhỏ hơn cho các chặng trong toàn dự án. Điều này giúp dự án cho điều cần thiết để tạo cảm hứng từ thành tựu và giám sát xao.
Đọc thêm: 7 cách để quản lý công việc nhóm hiệu quả
2. Làm rõ vai trò và nhiệm vụ
Bước tiếp theo là gặp gỡ trực tiếp các thành viên trong nhóm để trao đổi về các ưu tiên và kỳ vọng cho vai trò của họ trong dự án. Để cả 2 bên cùng nắm bắt đúng, nhà quản lý nên mô tả công việc và tập trung vào 2-3 nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hàng. Sau đó, cần áng chừng một khoảng thời gian hợp lý với yêu cầu công việc và năng lực nhân viên. Nhà quản lý cũng không nên quản đưa ra những kỳ vọng về chất lượng đầu ra cho nhân viên được nắm bắt. Và cuối cùng, hãy tin tưởng — cho phép nhân viên của bạn tự do làm việc theo cách tốt nhất có thể.
3. Đưa ra và nhận phản hồi
Theo các chuyên gia, cần phát triển văn hóa tin tưởng vào nhóm của mình, thường xuyên đưa ra những phản hồi có ý nghĩa và mang tính xây dựng để giải quyết các vấn đề. Ví dụ, hãy hỏi về những thách thức mà nhân viên phải đối mặt, cách doanh nghiệp có thể giúp họ cắt giảm thời gian hiệu quả hơn và liệu họ có cần thêm nguồn lực hay không. Đừng ngần ngại sử dụng các câu hỏi sau để làm cho quá trình phản hồi dễ dàng hơn:
– Các mục tiêu đã thiết lập có còn phù hợp không?
– Công việc có tiến triển gì không? Nếu không, tại sao? Thực hiện một số hoạt động đào sâu để tìm ra gốc rễ của vấn đề.
– Khối lượng công việc có thể đạt được và quản lý được không?
Phần mềm quản lý hiệu suất giúp đảm bảo quy trình có hiệu quả và tất cả nhân viên đang thực hiện với khả năng tốt nhất của họ.
4. Đừng để các cuộc họp làm hỏng năng suất
Mặc dù, thực hiện các cuộc họp dài lê thê có thể là nguyên nhân gây giảm hiệu suất, nhưng trong công việc không thể thiếu những buổi trao đổi, thảo gỡ vướng mắc và đưa ra hướng giải quyết. Vậy hãy cải thiện cách một cuộc họp diễn ra. Bằng cách xác định mục tiêu cuộc họp và cam kết tuân thủ được phạm vi vấn đề đã được xác định có thể cắt giảm phần lớn thời gian. Chỉ nên mời các bên đến nội dung công việc họp để tránh lãng phí nguồn lực. Và quan trọng hơn hết, mỗi cuộc họp cần được ghi chép bằng biên bản, nơi các thông tin trao đổi, giải pháp đề xuất được lưu giữ. Nếu không có loại văn bản này, sẽ thật khó để theo dõi trong các buổi họp tiếp theo.
Đọc thêm: Quy trình quản lý công việc hiệu quả trong doanh nghiệp
5. Tạo không gian làm việc thoải mái
Làm việc tại văn phòng tập trung không thể tránh khỏi tiếng ồn hay đơn giản là tiếng click chuột, bàn gõ bàn phím. Với những người có khả năng tập trung kém thì đây chính là kẻ giết chết năng suất của họ. Vậy nên hiểu đặc điểm ngành, nghề của từng vị trí để tạo ra một môi trường hợp lý sẽ hỗ trợ rất nhiều cho nhân viên. Nhà quản lý có thể cân nhắc các không gian làm việc mở (Open Space) giúp tăng liên kết giữa các phòng ban. Hay các loại hình văn phòng tổ kén hướng tới không gian làm việc độc lập, tránh xao nhãng. Hoặc các loại hình văn sáng tạo với cây xanh, với bàn làm việc linh động. Ngoài ra, văn phòng cũng cần setup các phòng, khu vực chuyên môn cho hội họp, canteen, …
6. Nâng cao năng suất bằng cách giao tiếp hiệu quả
Một trong những chìa khóa để làm việc hiệu quả hơn là có được một hệ thống liên lạc đồng nhất. Ý tưởng này được ủng hộ bởi thực tế nhân viên có thể dễ sa vào những cuộc nói chuyện khác trên một nền tảng cộng đồng của Zalo, Viber, Skype
Ngoài ra, công cụ giao tiếp thông nhất kết hợp giúp cả nhân viên và nhà quản lý theo dõi nội dung công việc và giám sát một các dễ dàng hơn. Công cụ giao tiếp kết hợp với phần mềm quản lý công việc digiiTeamW sẽ là một lựa chọn tối ưu khi khi nó thu gọn cả quy trình làm việc từ giao việc, quản lý, phản hồi, và báo cáo ngay trên một nền tảng.
Nhà quản lý cũng cần thường xuyên trao đổi với nhân viên về tiến độ không việc, vấn đề phát sinh và thảo luận cách giải quyết để hỗ trợ nhân viên kịp thời.
7. Quản lý tất cả các hình thức làm việc trên một nền tảng
Làm việc onsite, hay hybrid, hay phải phối hợp với các freelancer, làm thế nào để cùng lúc vận hành cả team thật nhuần nhuyễn? Dễ trở nên bối rối về vị trí của tất cả dữ liệu dự án, ai đang thực hiện các nhiệm vụ, họ đang tiến hành bao xa trong quá trình và còn lại bao nhiêu công việc sẽ luôn xuất hiện trong mỗi dự án. Vậy nên có một phần mềm quản lý công việc với nhiều hình thức trên một nền tảng là điều cần thiết. Đặc biệt là sau đại dịch Covid-19.
Công cụ quản lý công việc giúp đưa tất cả các đầu công việc và cá nhân liên quan nên một nền tảng thống nhất. Nhân viên tại đây có thể dễ dàng cập nhật trạng thái tiến độ, và trao đổi công việc nhanh chóng, thuận tiện, chắc chắn sẽ không còn hàng dài những email chờ trong hộp thư. Dù bất kể là hình thức nào, nhà quản lý cũng có thể nắm bắt trọn vẹn hiệu suất làm việc của từng nhân viên và tổng thể dự án. Đây cùng sẽ là cơ sở để thực hiện công tác đánh giá, khen thưởng.
8. Đo lường
Nếu quản lý không thể đo lường công việc, vậy không có cách nào để cải thiện hiệu suất. Vì vậy, hãy theo dõi các chỉ số quan trọng khi quản lý hiệu suất. Ví dụ: phân tích những thay đổi gần đây về năng suất, doanh số và thu nhập hoặc kiểm tra tỷ lệ hoàn thành deadline và các nguồn lực khác.
Đo lường thường xuyên ngoài ra còn tạo ra văn hóa data-driven decisions giúp củng cố các quyết định tương lai của doanh nghiệp. Đo lường chính là các nhanh nhất để biết doanh nghiệp đang đi lên, hiệu suất công việc được gia tăng.
9. Đừng cố quá …
Less is more. Có thể có quá nhiều công cụ, mẹo hoặc chiến thuật mà công ty sử dụng cùng một lúc. Tuy nhiên tự chung lại, đâu là quy trình làm việc hiệu quả nhất và công cụ nào phù hợp để cải thiện hiệu suất. Việc áp dụng quá nhiều có thể tạo ra vòng lặp, gây lãng phí và tệ hơn là làm giảm tốc độ.
10. … nhưng đừng lại
Để có thể cải thiện hiệu suất của cá nhân sang một level cao hơn cần một khoảng thời gian và kỷ luật bản thân nghiêm khắc. Điều này cũng là điều không dễ đối với cả một đội nhóm, dự án. Mỗi cá nhân cùng nhà quản lý cần có sự kỷ luật và cam kết để không bỏ cuộc giữa chừng. Hiệu suất không dễ để nhìn thấy nhưng thành quả mà nó tạo ra là một trái ngọt.
