Triển khai phần mềm quản lý chưa bao giờ là vấn đề đơn giản tại doanh nghiệp. Dưới đây chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý tại Công ty TNHH Maxtour, một trong những công ty đặt phòng hạng sang hàng đầu tại Việt nam, qua bài phỏng vấn anh Trung, CEO và Sáng lập viên công ty.
Chào anh, Anh Trung vui lòng giới thiệu qua về doanh nghiệp?
Anh Trung: Công ty TNHH Maxtour thành lập năm 2016, hoạt động trong ngành du lịch và có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ du lịch, đặt vé máy bay, phòng khách sạn nghỉ dưỡng,… Maxtour có đội ngũ làm việc nhiệt tình và chuyên nghiệp, mục tiêu của công ty là mang đến sự thoải mái, hài lòng cùng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Từ khi nào anh nhận thấy tầm quan trọng của việc sử dụng các phần mềm quản lý?
Anh Trung: Ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp, tôi đã ý thức được tầm quan trọng của việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp trong thực tế vận hành doanh nghiệp làm sao cho đúng đủ và có hiệu quả. Nhưng khi thực sự bắt tay vào làm việc, rất khó để có thể sử dụng phần mềm quản lý từ những ngày đầu tiên trừ khi bạn có tiềm lực kinh tế lớn hoặc đã được thừa hưởng sẵn một hệ thống hoàn chỉnh.
Hiện nay anh đang sử dụng các phần mềm quản lý nào?
Anh Trung: Hiện nay tôi đang sử dụng một phần mềm CRM quản lý quan hệ khách hàng tích hợp cùng tính năng quản lý giao việc và excel – hỗ trợ quản lý doanh thu, chi phí và các dòng tiền.
Tiêu chí của anh khi quyết định sử dụng lâu dài một phần mềm là gì?
Anh Trung: Tiêu chí đầu tiên chắc chắn là phần mềm đó phải cung cấp nhiều tính năng linh hoạt và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp mình. Input và output của phần mềm cũng là một trong những yếu tố quan trọng mà tôi luôn cân nhắc. Cần đảm bảo việc nhập dữ liệu đầu vào không quá phức tạp và mất quá nhiều thời gian, cũng như những báo cáo tổng kết cần trưc quan, có ích cho những quyết định tương lai của doanh nghiệp. Dịch vụ chăm sóc khách hàng, hỗ trợ hướng dẫn sử dụng từ các NCC phần mềm cũng là điều tôi quan tâm. Những chính sách và sự hỗ trợ nhiệt tình từ các NCC sẽ giúp tôi hiểu rõ tất cả các tính năng của các phần mềm trong thời gian ngắn nhất. Và yếu tố quan trọng hơn cả là tính năng bảo mật thông tin trên nền tảng cloud khi doanh nghiệp sử dụng gói doanh nghiệp thuê dài hạn.
Qua thời gian sử dụng, anh thấy mức độ đáp ứng của các phần mềm quản lý anh đã sử dụng với nhu cầu công việc như thế nào?
Anh Trung: Về tổng quan thì các phần mềm cũng đã đáp ứng được một số nhu cầu chung nhất định của doanh nghiệp, nhưng để thực sự phù hợp với quy mô của Maxtour và các yêu cầu đặc thù của riêng ngành du lịch thì tôi vẫn phải thực hiện thủ công nhiều thao tác.
Việc nhập liệu nhiều lần vào các phần mềm khác nhau cũng là điều phiền toái, mất khá nhiều thời gian và tăng khả năng sai khác dữ liệu giữa các nguồn khác nhau.
Vướng mắc lớn nhất hiện nay đối với việc sử dụng các phần mềm quản lý của công ty hiện nay là gì?
Anh Trung: Vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Maxtour gặp phải đó là sự thiếu tính tích hợp chặt chẽ giữa tất cả các phần mềm đang sử dụng. Các module cần được tích hợp với nhau tạo thành một dòng dữ liệu xuyên suốt thì mới có thể đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu và dễ dàng luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.
Việc đảm bảo tất cả các nhân sự trong công ty đều biết và sử dụng thành thạo các phần mềm mà không mất quá nhiều thời gian cũng là một bài toán khó cho bất kỳ nhà quản lý nào. Cần nhất sự giao tiếp hiệu quả hai chiều giữa nhà quản lý và nhân viên: sự quyết liệt từ các cấp lãnh đạo để nhân viên hiểu và nhận ra tầm quan trọng của phần mềm và phản hồi từ nhân viên – những người trực tiếp sử dụng phần mềm hằng ngày.
Anh có dự kiến gì về việc tìm kiếm/hoàn thiện giải pháp quản lý doanh nghiệp?
Anh Trung: Mặc dù đã tham khảo khá nhiều phần mềm trên thị trường nhưng tôi vẫn chưa tìm được một giải pháp hoàn hảo phù hợp với doanh nghiệp mình. Với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ tôi tìm kiếm một phần mềm tổng thể như mini-ERP: mô hình ứng dụng công nghệ thông tin tất cả trong một (all-in-one) vào trong quản lý hoạt động kinh doanh, phản ánh mọi hoạt động phát sinh thực tế tại doanh nghiệp, giúp cho tôi có thể kiểm soát được tình hình và các nguồn lực hiện có của mình.
Kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý của tôi cho thấy nếu phần mềm không đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu quản lý, rất khó để triển khai thành công.
Phần mềm mini-ERP này cần phải có tính mở, đó chính là khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó có hệ cơ sở dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp và ứng dụng thứ ba – nếu trong tương lai Maxtour có dự định muốn mở rộng và cần thêm nhiều tính năng từ các phần mềm khác để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Xin cám ơn anh đã chia sẻ.
Thực hiện bởi Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC
