Cách đánh giá, lựa chọn Phần mềm Quản lý Tài liệu phù hợp và hiệu quả

Phần mềm Quản lý Tài liệu là một công cụ căn bản và cần thiết cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Hệ thống tài liệu hiện diện xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Lựa chọn phần mềm Quản lý Tài liệu không phù hợp sẽ dẫn đến những hệ lụy lâu dài trong vận hành. Hãy cùng ooc.vn tìm hiểu ngay về cách xác định các tiêu chí và đánh giá để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm Quản lý Tài liệu là gì?

Phần mềm Quản lý Tài liệu (Document Management Software) là một ứng dụng công nghệ được thiết kế để quản lý, tổ chức, chia sẻ các tài liệu điện tử và thông tin liên quan trong tổ chức, doanh nghiệp. Nó giúp người dùng lưu trữ, cập nhật, sắp xếp tài liệu một cách có cấu trúc, đồng bộ và tập trung.

Các tài liệu được phân loại khoa học, dễ dàng tìm kiếm, quản lý các phiên bản và quyền truy cập chặt chẽ. Phần mềm giúp nâng cao hiệu suất trong quản lý văn bản, giảm thiểu rủi ro trong việc mất mát hay quản lý sử dụng một cách hiệu quả.

Lựa chọn Phần mềm Quản lý Tài liệu phù hợp mang lại lợi ích gì?

Lựa chọn Phần mềm Quản lý Tài liệu phù hợp mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân, bao gồm:

✔️ Tài liệu được lưu trữ tập trung và khoa học: tài liệu của tổ chức được quản lý và lưu trữ tập trung trên một hệ thống đồng bộ và có nguyên tắc

✔️Dễ dàng chia sẻ tài liệu trong và ngoài tổ chức: cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu trên cùng hệ thống đồng bộ và an toàn

✔️Tiết kiệm chi phí: các chi phí in ấn, lưu trữ vật lý và đặc biệt tiết kiệm chi phí không gian lưu trữ vật lý

✔️Dễ dàng sao lưu và khôi phục dữ liệu: các ứng dụng có cơ chế sao lưu các tài liệu định kỳ và có thể khôi phục khi cần

✔️An toàn bảo mật thông tin, tài liệu: phần mềm hỗ trợ phân quyền truy cập, chia sẻ, cập nhật, xóa tài liệu một cách chặt chẽ, đảm bảo an toàn cho các tài liệu quan trọng

✔️Tăng khả năng truy suất, tìm kiếm tài liệu: phần mềm hỗ trợ tìm kiếm tài liệu nhanh chóng theo nhiều tiêu chí

Các bước đánh giá, lựa chọn Phần mềm Quản lý Tài liệu phù hợp

Để tổ chức có thể lựa chọn được Phần mềm Quản lý Tài liệu phù hợp, bao gồm các bước đánh giá như sau:

Xác định nhu cầu, mục tiêu

Đánh giá nhu cầu, mục tiêu: Bạn cần trả lời câu hỏi “Tổ chức mong muốn gì khi sử dụng Phần mềm Quản lý Tài liệu?”. Xác định các mục tiêu cụ thể mà phần mềm cần đáp ứng. Ví dụ nếu sử dụng thì Phần mềm cần có thể hỗ trợ chia sẻ tài liệu một cách an toàn và khoa học. Có thể giúp tiết kiệm chi phí không gian lưu trữ vật lý, tăng tính bảo mật…

Dựa trên mục tiêu và mong muốn đối với phần mềm, bạn cần xác định 2 nội dung sau:

• Liệt kê các tính năng cần thiết của phần mềm: Lập danh mục tất cả các tính năng mong muốn đối với Phần mềm Quản lý Tài liệu. VD cần có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí, đồng bộ được với máy tính, chia sẻ bên trong nội bộ và bên ngoài một cách linh hoạt, phân quyền người dùng theo cây cơ cấu… Có thể đưa ra trọng số đối với từng tính năng. Việc đánh trọng số này giúp bạn xác định tính năng ưu tiên và căn bản của phần mềm mà tổ chức bạn cần.
• Đưa ra các yêu cầu kỹ thuật: Liệt kê các yêu cầu về hệ điều hành, nền tảng, công nghệ, dung lượng lưu trữ, khả năng mở rộng, khả năng tích hợp…

Xác định ngân sách và hình thức sử dụng phần mềm 

Cần xem xét ngân sách dành cho Phần mềm Quản lý Tài liệu là khoảng bao nhiêu? Ngân sách ảnh hưởng lớn đến quyết định lựa chọn sản phẩm của nhà cung cấp nào. Từ đó cũng ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn hình thức sử dụng phần mềm là thuê hay mua (mua phần mềm đóng gói hay phần mềm tùy biến theo nhu cầu). Tại thời điểm quyết định, việc thuê phần mềm thường có chi phí thấp hơn mua phần mềm.

Tìm kiếm, phân tích và so sánh các phần mềm

• Tìm kiếm các phần mềm có sẵn: Bạn có thể tìm kiếm các Phần mềm Quản lý Tài liệu có sẵn trên thị trường thông qua nhiều cách thức. Tìm qua google search, hỏi thăm qua bạn bè, người quen giới thiệu, tìm trên các hội nhóm trên các trang mạng xã hội.
• So sánh tính năng: Tổng hợp tính năng phần mềm của các nhà cung cấp. So sánh tính năng với nhau và với yêu cầu tính năng mà tổ chức đã đặt ra. Đánh giá tìm ra phần mềm nào có nhiều tính năng phù hợp nhất với yêu cầu và mục tiêu của tổ chức. Phần mềm nào có các tính năng ưu việt hoặc khác biệt mà tổ chức cần.

Đánh giá tính sẵn sàng và khả năng triển khai phần mềm quản lý tài liệu

• Tính sẵn sàng của phần mềm: Cần xem xét phần mềm đã được hoàn thiện hay chưa? Có sẵn sàng để triển khai ngay sau khi ký hợp đồng không? Mức độ tương thích của phần mềm với hệ thống hiện tại của tổ chức (VD khả năng tích hợp, quan điểm quản lý…)
• Quy trình triển khai: Xem xét quy trình triển khai phần mềm từ nhà cung cấp. Bao gồm việc đào tạo nhân viên, hỗ trợ kỹ thuật, cam kết dịch vụ và các hoạt động hỗ trợ khi chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Triển khai phần mềm quan trọng không chỉ là chất lượng của phần mềm được lựa chọn. Mà còn là dịch vụ trong và sau quá trình chuyển giao phần mềm của nhà cung cấp. Bởi phần mềm vẫn phụ thuộc nhiều vào yếu tố kỹ thuật và cần có thời gian để làm quen trong công việc. 

Đánh giá tính bảo mật và hỗ trợ

• Bảo mật: Cần đánh giá tính năng bảo mật của phần mềm: việc quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, kiểm tra người dùng, phân quyền người dùng ra sao, có hệ thống theo dõi hay báo cáo người dùng, cấp phát và chia sẻ tài liệu hay không?
• Hỗ trợ và bảo trì: Xem xét các dịch vụ hỗ trợ mà nhà cung cấp phần mềm cung cấp, bao gồm hỗ trợ kỹ thuật trong thời gian thuê hoặc mua. Cập nhật phần mềm ra sao, tốc độ và cam kết xử lý lỗi thế nào? Thời gian bảo hành, chi phí và dịch vụ bảo trì đối với hình thức mua. 

Thẩm định và xem xét phản hồi từ người dùng

• Thẩm định ý kiến: Bạn có thể tìm hiểu về các đánh giá và phản hồi từ các đơn vị đã sử dụng Phần mềm Quản lý Tài liệu mà bạn đang quan tâm. 
• Trải nghiệm và đánh giá: Bạn có thể liên hệ với các nhà cung cấp phần mềm và yêu cầu được demo hay dùng thử phần mềm. Nhằm có sự trải nghiệm tính năng tốt hơn và có thêm thông tin nắm bắt chi tiết tính năng phần mềm. Việc demo có thể bằng hình thức trực tiếp hoặc online.

Lựa chọn và triển khai phần mềm quản lý tài liệu

• Lựa chọn phần mềm: Bạn có thể tổng hợp toàn bộ các yếu tố trên và lập bảng so sánh, đánh giá về các nhà cung cấp, ví dụ như sau:

Dựa trên các tiêu chí đánh giá hoặc số điểm đánh giá, bạn có thể có thêm căn cứ xác thực hơn để chọn ra Phần mềm Quản lý Tài liệu phù hợp nhất với tổ chức.

• Triển khai và đào tạo: Phân công người chịu trách nhiệm triển khai phần mềm, tiếp nhận chuyển giao từ nhà cung cấp. Và hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ nhân viên trong quá trình sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

Lưu ý một số nguyên nhân khiến các đơn vị lựa chọn Phần mềm Quản lý Tài liệu không phù hợp

Thực tế có nhiều doanh nghiệp lựa chọn xong phần mềm rồi thì mới nhận ra vừa mất tiền, tốn thời gian, lãng phí nguồn lực. Song vẫn phải cố gắng theo đuổi một phần mềm không hiệu quả vì đã trót đầu tư. Một số nguyên nhân chính yếu dẫn đến sự lựa chọn thiếu tính phù hợp như sau:

⚠ Thiếu đánh giá nhu cầu rõ ràng

Khi đơn vị không đầu tư đủ thời gian và công sức để phân tích và đánh giá đầy đủ nhu cầu thực tế của mình. Điều này có thể dẫn đến việc lựa chọn phần mềm không phù hợp với các yêu cầu cụ thể của tổ chức, ví dụ như thiếu tính năng quan trọng hoặc không tương thích với quy trình làm việc hiện tại.

⚠  Sự thiếu thông tin và nghiên cứu kỹ

Tổ chức không nghiên cứu đầy đủ và kỹ lưỡng các phần mềm có sẵn trên thị trường. Điều này có thể dẫn đến việc lựa chọn phần mềm dựa trên thông tin chưa đầy đủ hoặc không chính xác về tính năng, hiệu suất, hoặc hỗ trợ từ nhà cung cấp.

⚠  Thiếu sự phối hợp và tham gia của các bộ phận liên quan

Lựa chọn Phần mềm Quản lý Tài liệu thiếu sự tham gia của các bên có liên quan để thẩm định theo các góc độ khác nhau. Như phòng IT xem xét về các yêu cầu kỹ thuật, Phòng Hành chính xem xét về nhu cầu nghiệp vụ, phòng đầu tư hoặc tài chính … thẩm định về chi phí… Từ đó, dẫn đến việc không thể đáp ứng được các nhu cầu và yêu cầu đa dạng từ các phía khác nhau.

⚠  Không đảm bảo tính tương thích và tích hợp

Phần mềm Quản lý Tài liệu được chọn không đảm bảo tính tương thích với nhu cầu. Không đáp ứng tính linh hoạt và khả năng tích hợp với các hệ thống và ứng dụng khác đã có sẵn trong tổ chức. Điều này có thể gây khó khăn trong quá trình triển khai và sử dụng, gây mất thời gian và tăng chi phí.

⚠  Không xem xét đầy đủ về bảo mật và an toàn thông tin

Một số đơn vị có thể không để ý đến đánh giá các tính năng bảo mật và cơ chế phân quyền, quản lý của phần mềm. Dẫn đến tính năng phần mềm thiếu tính chặt chẽ về an toàn, bảo mật và chia sẻ thông tin.

⚠ Lựa chọn dựa trên tiêu chí giá cả

Nhiều đơn vị khi so sánh hay đặt trọng số rất cao cho tiêu chí giá cả thấp nhất mà không đánh giá đầy đủ các tiêu chí khác. Tuy nhiên, rẻ không hẳn đi đôi với chất lượng và sự phù hợp.

⚠  Thiếu đầu tư vào đào tạo và hỗ trợ

Một phần mềm quản lý tài liệu tốt cần có sự đầu tư đầy đủ vào đào tạo người dùng và hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp. Thiếu sự hỗ trợ này có thể dẫn đến việc không thể tận dụng hết các tính năng và tiềm năng của phần mềm.

Những nguyên nhân trên có thể dẫn đến lựa chọn Phần mềm Quản lý Tài liệu không phù hợp, gây ra các vấn đề trong quản lý tài liệu và ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc hàng ngày. Việc đánh giá cẩn thận và có sự tham gia từ nhiều bộ phận trong tổ chức rất quan trọng để đảm bảo lựa chọn phần mềm phù hợp và mang lại lợi ích tối đa cho tổ chức.

digiiDoc – Phần mềm Quản lý Tài liệu chuyên nghiệp và tối ưu

Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDoc được thiết kế và xây dựng dựa trên sự nghiên cứu kỹ lưỡng những nhu cầu và vấn đề của hàng trăm doanh nghiệp trong quản lý khối lượng tài liệu, văn bản và dữ liệu ngày càng gia tăng. digiiDoc có những tính năng nổi bật như sau:

• 📌 Hệ thống dashboard, báo cáo nhanh đa dạng, nhiều chiều

  • Đáp ứng góc nhìn của tổ chức và cá nhân. Người dùng có thể lọc theo các điều kiện để xem báo cáo theo nhu cầu

• 📌 Quản lý thư viện tài liệu khoa học

  • Sắp xếp, phân nhóm tài liệu theo cấu trúc tùy chỉnh. Cơ chế tạo mới thư mục và tải nhiều file lên đồng loạt một cách nhanh chóng (trong vòng 2s/tiến trình). Cơ chế nhập xuất nhiều tài liệu tương thích với excel

• 📌 Quản lý phiên bản tài liệu trực quan

  • Dễ dàng quản lý các phiên bản tài liệu trên cùng một hệ thống đồng bộ, sao chép tài liệu nhanh chóng

• 📌 Cơ chế chia sẻ linh hoạt

  • Chia sẻ tài liệu linh hoạt cho các phòng ban, cá nhân trong tổ chức hoặc theo đường dẫn cho bên ngoài tổ chức

• 📌 Phân quyền quản lý chặt chẽ, an toàn

  • Tài liệu được phân quyền chặt chẽ đến từng nhân sự. Dễ dàng thiết lập quyền và dung lượng sử dụng cho từng người dùng. Quản trị hệ thống có thể theo dõi tình trạng sử dụng và dung lượng của từng người.

• 📌 Đồng bộ tài liệu online về máy tính cá nhân tiện lợi

  • Có thể thiết lập đồng bộ tài liệu hai chiều từ hệ thống cloud về máy tính cá nhân. Nhằm hỗ trợ cho người dùng có thể sử dụng thuận tiện mọi lúc mọi nơi, kể cả khi máy tính không kết nối mạng. Cơ chế chọn thư mục và phân quyền đồng bộ.

• 📌 Cơ chế xem nhanh tiện lợi

  • Dễ dàng xem nhanh nội dung tài liệu dạng nhỏ hoặc phóng to. Gắn nhãn, ưa thích, xem theo tình trạng tài liệu chia sẻ và được chia sẻ

• 📌 Dễ dàng tích hợp và tùy biến

  • Linh hoạt và dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác và có khả năng mở rộng, tùy biến cao dựa trên công nghệ, nền tảng và kỹ thuật hiện đại

• 📌 Truy xuất, tìm kiếm và sử dụng thân thiện

  • Cơ chế truy xuất, tìm kiếm nhiều tiêu chí nhanh chóng, thuận tiện. Đổi nền sáng, tối theo sở thích sử dụng.

Tìm hiểu kỹ hơn về Phần mềm Quản lý Tài liệu digiiDoc có nhiều ưu việt cũng như dịch vụ hỗ trợ tận tâm từ đội ngũ OOC, liên hệ:

📞 Hotline 0886 595 688

＠ Email: [email protected]

Kết luận

Phân tích và đánh giá toàn diện các yếu tố là điều không thể thiếu trong việc đưa ra quyết định lựa chọn Phần mềm Quản lý Tài liệu phù hợp. Việc lựa chọn đúng đắn phần mềm quản lý tài liệu sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường hiệu quả và bảo mật thông tin. Đồng thời, nó cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, tạo điều kiện cho doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi. 

Phần mềm Quản lý tài liệu không chỉ là một công cụ hỗ trợ công việc hàng ngày. Nó còn là một phần quan trọng trong chiến lược quản lý thông tin tổng thể, đồng bộ và xuyên suốt của tổ chức. Đầu tư vào Phần mềm Quản lý Tài liệu chất lượng và phù hợp sẽ mang lại lợi ích lâu dài. Góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức trong bước đầu tham gia vào quá trình chuyển đổi số.