Số hóa tài liệu và ứng dụng phần mềm có thể coi là bước đầu căn bản và cần thiết trong quá trình chuyển đổi số của tổ chức. Hoạt động này, đến cuối cùng, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng tất yếu cần trải qua. Khi các tổ chức số hóa hoạt động của mình, Giải pháp Quản lý Tài liệu số (DMS) dần phát triển nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp. Các công nghệ mới nổi và mô hình làm việc thay đổi đang thúc đẩy các xu hướng mới trong DMS, khiến chúng trở nên thông minh, an toàn và thân thiện với người dùng hơn. Bài viết khám phá các xu hướng chính trong tương lai trong Phần mềm Quản lý tài liệu và cách chúng được thiết lập để thay đổi cách các tổ chức xử lý tài liệu.
Giải pháp Quản lý tài liệu số tích hợp AI và Machine Learning
AI và Machine Learning được thiết lập để đóng một vai trò quan trọng trong tương lai của DMS. Những công nghệ này sẽ nâng cao hiệu quả trog các nhu cầu khác nhau của việc quản lý tài liệu, bao gồm:
- Phân loại và gắn thẻ tài liệu tự động: Thuật toán AI sẽ tự động phân loại và gắn thẻ tài liệu dựa trên nội dung, giảm nhu cầu can thiệp thủ công và nâng cao hiệu quả truy xuất. Ví dụ Watson AI của IBM đang được tích hợp vào Giải pháp Quản lý tài liệu số để phân tích nội dung và ngữ cảnh tài liệu, tự động gắn thẻ và phân loại tài liệu để dễ dàng truy cập và quản lý.
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Khả năng OCR nâng cao được hỗ trợ bởi AI sẽ chuyển đổi các tài liệu và hình ảnh được quét thành văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm với độ chính xác cao hơn. Công nghệ OCR được tăng cường AI của Adobe cải thiện độ chính xác của việc trích xuất văn bản từ các tài liệu được quét, làm cho chúng hữu ích hơn và dễ tìm kiếm hơn.
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): NLP sẽ kích hoạt các chức năng tìm kiếm trực quan hơn, cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu bằng các truy vấn ngôn ngữ tự nhiên. Tính năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI của Google Drive tận dụng NLP để hiểu các truy vấn của người dùng và cung cấp kết quả tài liệu có liên quan một cách hiệu quả.
Lưu trữ trên điện toán đám mây (Cloud)
Sự chuyển đổi sang điện toán đám mây tiếp tục tác động đến Hệ thống Quản lý tài liệu, khi ngày càng nhiều tổ chức lựa chọn các giải pháp dựa trên đám mây. Hoặc triển khai kết hợp giữa cloud và trên hệ thống riêng. Bởi sự hữu hạn của các hệ thống vật lý, điện toán đám mây trở thành xu hướng tất yếu trong ứng dụng, đặc biệt với nhu cầu lưu trữ ngày càng khổng lồ. Điện toán đám mấy mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và doanh nghiệp:
Tăng khả năng mở rộng và linh hoạt
Các giải pháp quản lý tài liệu số dựa trên đám mây cung cấp tài nguyên lưu trữ và tính toán có thể mở rộng, cho phép các tổ chức dễ dàng điều chỉnh công suất dựa trên nhu cầu. Có thể kể đến Giải pháp Quản lý tài liệu số digiiDoc của OOC, Microsoft SharePoint Online … cung cấp tính năng quản lý tài liệu dựa trên đám mây với các tùy chọn lưu trữ có thể mở rộng và tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác. Thay vì phải đầu tư hệ thống cơ sở hạ tầng vật lý quá tốn kém cả về chi phí lẫn diện tích lưu trữ và thiếu linh hoạt, các doanh nghiệp dần lựa chọn dịch vụ cloud để ngay lập tức có thể mở rộng khả năng lưu trữ, tiết kiệm và an toàn trong sử dụng.
Dễ dàng truy cập và cộng tác từ xa
Phần mềm Quản lý tài liệu dựa trên đám mây cho phép truy cập tài liệu từ xa, tạo điều kiện cộng tác giữa các nhóm phân tán và hỗ trợ xu hướng làm việc từ xa. Với ứng dụng các công nghệ tiên tiến và linh hoạt trong sử dụng các hình thức cloud hay cài đặt riêng cho từng tổ chức trên máy chủ riêng biệt, digiiDoc, Google Drive… áp dụng công nghệ đám mây. Cho phép từng nhóm, tổ chức có thể cộng tác trên các tài liệu từ mọi nơi với khả năng xem nhanh, theo dõi, chat, chỉnh sửa nội dung và chia sẻ theo thời gian thực.
Tối ưu chi phí nhờ sử dụng giải pháp Quản lý tài liệu số trên cloud
Giải pháp đám mây giúp tiết kiệm và tối ưu hơn các chi phí về hạ tầng kỹ thuật, chi phí mặt bằng lưu trữ và các chi phí bảo trì, quản lý hệ thống kèm theo. Đây là những chi phí cố định rất lớn mà tổ chức, doanh nghiệp phải đầu tư và duy trì. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, đầu tư hệ thống hạ tầng kỹ thuật có chi phí ngày càng cao và khó kiểm soát.
Từ những thương hiệu toàn cầu như Dropbox Business, 1C: Document Management… đến các sản phẩm có chất lượng được phát triển bởi các nhà công nghệ trong nước như digiiDoc, DocEye, DMS Lạc Việt… đều cung cấp giải pháp lưu trữ đám mây tiết kiệm chi phí với các tính năng quản lý tài liệu nâng cao, loại bỏ nhu cầu về phần cứng mở rộng tại chỗ.
Tăng cường bảo mật và tuân thủ trên Giải pháp Quản lý tài liệu số
Khi vi phạm dữ liệu và các yêu cầu pháp lý ngày càng phổ biến, các giải pháp DMS đang tập trung vào các tính năng tuân thủ và bảo mật nâng cao:
- Mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập: Các kỹ thuật mã hóa nâng cao và kiểm soát truy cập chi tiết sẽ bảo vệ các tài liệu nhạy cảm khỏi bị truy cập trái phép và vi phạm dữ liệu.
- Quản lý tuân thủ tự động: Các công cụ tuân thủ do AI điều khiển sẽ tự động giám sát và thực thi các yêu cầu pháp lý, các quy định cần tuân thủ trong quản lý tài liệu, cũng như tăng cường hệ thống cảnh báo bảo mật trên hệ thống quản lý tài liệu số
- Công nghệ Blockchain: Blockchain sẽ tăng cường bảo mật tài liệu bằng cách cung cấp các bản ghi bất biến về các phiên bản và giao dịch tài liệu, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu. Công nghệ này cần đầu tư hết sức tốn kém song lại mang lại lợi ích to lớn trong quản lý bảo mật và tuân thủ. Bởi vậy, vẫn có những hệ thống như của LedgerDocs tích hợp công nghệ blockchain để cung cấp hồ sơ chống giả mạo về các thay đổi và giao dịch tài liệu, tăng cường bảo mật và độ tin cậy.
Đọc thêm: Ứng dụng công nghệ Blockchain để truyền tải dữ liệu an toàn
Phân tích nâng cao và cung cấp thông tin chi tiết
Các giải pháp quản lý tài liệu trong tương lai sẽ kết hợp các phân tích nâng cao để cung cấp thông tin chi tiết sâu hơn về quy trình làm việc và sử dụng tài liệu:
Phần mềm Quản lý tài liệu số hỗ trợ phân tích chi tiết mức sử dụng của người dùng
Phần mềm hỗ trợ phân tích chi tiết về quyền truy cập tài liệu, sửa đổi và kiểu sử dụng sẽ giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu hoặc làm việc trên tài liệu của họ. Từ đó là thông tin cảnh báo quan trọng để tổ chức quản lý và điều chỉnh quy trình. M-Files, digiiDoc cung cấp phân tích toàn diện về việc sử dụng tài liệu, có thể xác định được tình trạng sử dụng dung lượng, các tài liệu nào sử dụng nhiều, các nhân sự nào dùng nhiều tài liệu… đó đều là những con số biết nói, mà doanh nghiệp có thể khai thác phân tích cho các mục tiêu trong quản lý, công việc.
Hỗ trợ Phân tích dự đoán nhu cầu quản lý và sử dụng tài liệu
Các mô hình học máy sẽ dự đoán nhu cầu quản lý tài liệu, chẳng hạn như xác định các tài liệu có thể yêu cầu cập nhật hoặc dự báo các giai đoạn xử lý tài liệu cao điểm. Ví dụ như IBM FileNet sử dụng phân tích dự đoán để dự đoán nhu cầu quản lý tài liệu, tối ưu hóa quy trình lưu trữ và truy xuất.
Cải thiện trải nghiệm người dùng và khả năng truy cập trên DMS
Các Giải pháp Quản lý tài liệu số trong tương lai sẽ ưu tiên trải nghiệm người dùng và khả năng tiếp cận để đảm bảo tính dễ sử dụng và áp dụng:
- Giao diện trực quan: Giao diện thân thiện với người dùng với chức năng kéo và thả, tư duy logic liền mạch. Giao diện thoáng, các tính năng dễ hiểu, các hướng dẫn hoặc ký hiệu rõ ràng, liền mạch… sẽ nâng cao trải nghiệm người dùng.
- Khả năng truy cập di động: Các ứng dụng DMS thân thiện với thiết bị di động sẽ cho phép người dùng truy cập và quản lý tài liệu khi đang di chuyển, hỗ trợ xu hướng ngày càng tăng của công việc di động.
- Hỗ trợ và nhận dạng giọng nói: Việc tích hợp với công nghệ nhận dạng giọng nói và trợ lý ảo sẽ cho phép quản lý tài liệu rảnh tay và hợp lý hóa các tác vụ.
Một số ứng dụng như Google Drive, OneDrive, digiiDoc, Zoho Docs cho phép người dùng truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ, đảm bảo năng suất khi đang di chuyển. Cũng như cung cấp cá tính năng dễ sử dụng. Giúp việc quản lý tài liệu số trở nên đơn giản và hiệu quả hơn cho người dùng.
Giải pháp Quản lý tài liệu số tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác
Tài liệu, văn bản và thông tin là một hệ thống xuyên suốt trong toàn bộ các tổ chức, doanh nghiệp, mối liên kết công việc giữa từng cá nhân trong tổ chức. Vì vậy, các Giải pháp Quản lý tài liệu số thay vì tồn tại độc lập, sẽ ngày càng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác để cung cấp quy trình làm việc liền mạch và thông tin đa chiều.
CRM – Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng
Việc tích hợp với hệ thống CRM sẽ hợp lý hóa quy trình xử lý tài liệu liên quan đến tương tác với khách hàng và quy trình bán hàng.
ERP – Phần mềm Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp
Tích hợp DMS với hệ thống ERP sẽ cải thiện quy trình xử lý tài liệu liên quan đến tài chính, mua sắm và vận hành
HRMS – Phần mềm Quản lý nguồn nhân lực
Hệ thống HRMS được tích hợp với các giải pháp Quản lý tài liệu số sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình xử lý tài liệu liên quan đến hồ sơ nhân viên, giới thiệu và tuân thủ.
Và nhiều phần mềm khác nữa như Phần mềm Quản lý chuỗi cung ứng (SCM), Phần mềm Quản lý Sản xuất (MES)… trở thành kho lưu trữ, truy xuất, phân quyền và chia sẻ một cách tối ưu và hiệu quả. Phục vụ tốt trong công tác ra quyết định sản xuất và vận hành của doanh nghiệp nhờ thông tin và dữ liệu xuyên suốt, đồng bộ và đa chiều. Nhiều phần mềm có tính năng sẵn sàng tích hợp như SharePoint, digiiDoc, OpenText, Salesforce, …. Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm tích hợp và xuyên suốt trong hệ thống của mình như Saleforce
Nhu cầu của người dùng ngày càng cao với các tính năng linh hoạt, hỗ trợ nhiều tiện ích. Giải pháp quản lý tài liệu số ngày một đòi hỏi chất lượng, thân thiện, bảo mật với trải nghiệm người dùng được cá nhân hóa hơn. Các tổ chức nắm bắt những xu hướng này sẽ có vị thế tốt hơn để quản lý tài liệu của họ một cách hiệu quả, nâng cao năng suất và duy trì tính cạnh tranh.
