Hệ thống thông tin nhân sự (Human Resource Information System – HRIS) là một phần mềm hoặc hệ thống kỹ thuật số được thiết kế để quản lý các thông tin liên quan đến nhân sự trong một tổ chức. Nó tích hợp các quy trình liên quan đến nhân sự, giúp tự động hóa và đơn giản hóa công việc quản lý nhân sự, bao gồm lưu trữ thông tin nhân viên, quản lý tuyển dụng, quản lý lương thưởng, theo dõi thời gian làm việc, đánh giá hiệu suất, và nhiều chức năng khác.
Hệ thống thông tin nhân sự là gì?
Hệ thống thông tin nhân sự (Human Resource Information System – HRIS) là một phần mềm hoặc hệ thống kỹ thuật số được thiết kế để quản lý các thông tin liên quan đến nhân sự trong một tổ chức. Nó tích hợp các quy trình liên quan đến nhân sự, giúp tự động hóa và đơn giản hóa công việc quản lý nhân sự, bao gồm lưu trữ thông tin nhân viên, quản lý tuyển dụng, quản lý lương thưởng, theo dõi thời gian làm việc, đánh giá hiệu suất, và nhiều chức năng khác.
Các lợi ích chính của hệ thống thông tin nhân sự bao gồm:
- Tăng cường hiệu quả quản lý: Giúp tự động hóa các quy trình như quản lý hồ sơ nhân viên, lương thưởng, và chấm công, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Lưu trữ và truy xuất dữ liệu dễ dàng: Tất cả thông tin nhân sự được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy cập và tìm kiếm khi cần.
- Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp các báo cáo phân tích và dữ liệu giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời liên quan đến nguồn nhân lực.
- Tăng tính bảo mật: Bảo vệ thông tin nhân sự quan trọng và nhạy cảm với các lớp bảo mật và phân quyền truy cập.
Các hệ thống HRIS thường gặp bao gồm SAP SuccessFactors, Workday, digiiHRCore, và BambooHR.
HRIS thường lưu trữ những loại thông tin nào?
Dưới đây là bảng tổng hợp các loại thông tin thường được lưu trữ trong hệ thống thông tin nhân sự (HRIS):
| Loại thông tin | Chi tiết |
| Thông tin cá nhân | – Họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch. – Địa chỉ, số điện thoại, email. – Thông tin liên hệ khẩn cấp. |
| Thông tin công việc | – Chức danh, phòng ban, vị trí công việc. – Ngày bắt đầu làm việc, hợp đồng lao động. – Lịch sử thăng tiến, điều chuyển công tác. |
| Lương thưởng và phúc lợi | – Mức lương cơ bản, tiền thưởng, phụ cấp. – Các khoản khấu trừ: bảo hiểm xã hội, y tế, thuế. – Phúc lợi: bảo hiểm, nghỉ phép, thai sản. |
| Chấm công và thời gian làm việc | – Chấm công, thời gian làm việc, lịch làm việc. – Nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản. – Làm thêm giờ (OT) và tính lương OT. |
| Đào tạo và phát triển | – Khóa đào tạo đã tham gia, lịch sử đào tạo. – Kỹ năng, chứng chỉ, bằng cấp. |
| Đánh giá hiệu suất | – Kết quả đánh giá định kỳ (KPI, OKR). – Phản hồi từ quản lý, đồng nghiệp. – Kế hoạch phát triển cá nhân (IDP). |
| Tuyển dụng và hồ sơ ứng viên | – Thông tin ứng viên, quá trình tuyển dụng. – Lưu trữ hồ sơ và tài liệu liên quan đến tuyển dụng, phỏng vấn. |
| Phân quyền truy cập | – Quyền truy cập hệ thống theo chức vụ, phòng ban. – Lịch sử hoạt động của nhân viên trên hệ thống. |
Bảng này tóm tắt các loại thông tin cơ bản mà HRIS thường lưu trữ, hỗ trợ việc quản lý nhân sự toàn diện và hiệu quả.
So sánh hiệu quả sử dụng phần mềm hồ sơ nhân sự và lưu hồ sơ nhân sự thủ công
So sánh giữa việc sử dụng phần mềm hồ sơ nhân sự (HRIS) và lưu hồ sơ nhân sự thủ công có thể thấy sự khác biệt rõ rệt về hiệu quả quản lý và vận hành. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết:
| Tiêu chí | Phần mềm hồ sơ nhân sự (HRIS) | Lưu hồ sơ nhân sự thủ công |
| Tính tiện lợi | Dễ dàng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi qua máy tính hoặc thiết bị di động. | Phụ thuộc vào vị trí lưu trữ vật lý của hồ sơ, khó truy cập từ xa. |
| Tính chính xác | Tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót do con người. | Dễ xảy ra sai sót do nhập liệu, lưu trữ và xử lý thủ công. |
| Tốc độ xử lý | Xử lý dữ liệu nhanh chóng, có thể tìm kiếm, sắp xếp và báo cáo tức thì. | Chậm hơn do phải tìm kiếm thủ công và thao tác trên hồ sơ giấy. |
| Bảo mật dữ liệu | Tích hợp các tính năng bảo mật: mã hóa, phân quyền truy cập, lưu vết hoạt động. | Nguy cơ mất hoặc lộ thông tin cao nếu hồ sơ bị mất hoặc hư hỏng. |
| Không gian lưu trữ | Lưu trữ điện tử, tiết kiệm không gian vật lý. | Cần không gian vật lý lớn để lưu trữ hồ sơ, dễ bị giới hạn về dung lượng. |
| Khả năng quản lý và giám sát | Cung cấp báo cáo theo thời gian thực, dễ dàng theo dõi và đánh giá. | Khó theo dõi tổng quát, cần nhiều thời gian để tổng hợp thông tin. |
| Chi phí vận hành dài hạn | Tốn chi phí đầu tư ban đầu cho phần mềm nhưng tiết kiệm chi phí quản lý lâu dài. | Chi phí ban đầu thấp nhưng tăng cao dần với giấy tờ, lưu trữ, nhân sự quản lý. |
| Khả năng tích hợp | Tích hợp với các phần mềm khác (chấm công, lương thưởng, KPI, đào tạo). | Không tích hợp, cần xử lý thủ công và riêng lẻ từng quy trình. |
| Tính linh hoạt | Dễ dàng điều chỉnh, cập nhật và mở rộng hệ thống khi công ty phát triển. | Khó mở rộng hoặc cập nhật khi khối lượng dữ liệu tăng cao. |
| Khả năng phân quyền | Phân quyền linh hoạt theo vai trò, vị trí công việc. | Phân quyền hạn chế, cần kiểm soát thủ công. |
Tóm lại:
- Phần mềm HRIS vượt trội về tính tự động hóa, bảo mật, tiện lợi và hiệu quả quản lý, đặc biệt khi tổ chức phát triển hoặc có khối lượng dữ liệu lớn.
- Lưu hồ sơ nhân sự thủ công có chi phí ban đầu thấp nhưng dần trở nên kém hiệu quả, tốn nhiều thời gian và nguồn lực khi quy mô dữ liệu tăng.
Công cụ quản lý tài liệu, hồ sơ nhân sự khác
Ngoài việc lưu trữ dữ liệu nhân sự trong các hệ thống HRIS, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý tài liệu (Document Management System – DMS) để quản lý các loại tài liệu và hồ sơ nhân sự khác một cách hiệu quả. Một số công cụ phổ biến và hữu ích cho mục đích này bao gồm:
Phần mềm quản lý tài liệu (DMS)
- DigiiDoc: Một giải pháp từ OOC, giúp quản lý và lưu trữ tài liệu nhân sự một cách tập trung và bảo mật. DigiiDoc có các tính năng lập chỉ mục, quản lý phiên bản, tìm kiếm từ khóa trong tài liệu, và chia sẻ tài liệu theo phân quyền.
- Microsoft SharePoint: Giải pháp lưu trữ và chia sẻ tài liệu phổ biến, cho phép tổ chức quản lý các tài liệu liên quan đến nhân sự, hợp đồng lao động, chứng chỉ, và đánh giá nhân viên.
- Google Drive: Giải pháp lưu trữ đám mây giúp lưu trữ tài liệu, hợp đồng, và hồ sơ nhân sự một cách dễ dàng và có thể truy cập từ bất kỳ đâu.
- Dropbox Business: Công cụ lưu trữ và chia sẻ tài liệu với tính năng đồng bộ dữ liệu, cho phép quản lý hồ sơ nhân sự và phân quyền truy cập.
Giải pháp quản lý quy trình (BPM – Business Process Management)
- IBM Business Automation Workflow: Phần mềm này giúp tự động hóa quy trình liên quan đến quản lý tài liệu nhân sự, từ tuyển dụng đến quản lý hợp đồng và lưu trữ giấy tờ pháp lý.
- Zoho People: Không chỉ là một hệ thống HRIS, Zoho People cũng có chức năng quản lý tài liệu, cho phép lưu trữ các tài liệu như hợp đồng lao động, bảng lương, và thông tin phúc lợi nhân sự.
Phần mềm quản lý hồ sơ giấy tích hợp với hệ thống điện tử
- DigiiDoc (Tích hợp quản lý kho vật lý): Ngoài việc lưu trữ tài liệu số, DigiiDoc còn tích hợp quản lý hồ sơ vật lý, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các hồ sơ nhân sự được lưu trữ ở dạng giấy, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về cả hồ sơ số và hồ sơ vật lý.
- M-Files: Giải pháp quản lý tài liệu với khả năng tích hợp quy trình quản lý hồ sơ giấy và tài liệu điện tử, phù hợp cho những doanh nghiệp có nhu cầu quản lý cả hồ sơ giấy và số hóa dữ liệu.
Phần mềm lưu trữ đám mây tích hợp HR
- DigiiCloud: Giải pháp lưu trữ đám mây từ OOC, tích hợp cùng phần mềm DigiiDoc, cho phép lưu trữ, chia sẻ, và bảo mật tài liệu nhân sự ở dạng điện tử, đồng bộ dữ liệu với HRIS và các hệ thống khác.
- OneDrive for Business: Giải pháp lưu trữ tài liệu trên đám mây của Microsoft, cho phép lưu trữ và quản lý tài liệu nhân sự một cách bảo mật và thuận tiện.
Các công cụ quản lý tài liệu giúp doanh nghiệp không chỉ lưu trữ dữ liệu nhân sự dạng số mà còn quản lý được các hồ sơ, tài liệu vật lý khác như hợp đồng, đánh giá năng lực, chứng chỉ đào tạo. Việc sử dụng các phần mềm này, đặc biệt là các hệ thống DMS, giúp tối ưu hóa việc quản lý hồ sơ nhân sự, đảm bảo tính bảo mật, truy xuất nhanh chóng, và giảm thiểu rủi ro thất lạc tài liệu.
Lợi ích của việc tích hợp HRIS với phần mềm khác
Việc tích hợp phần mềm HRIS (Hệ thống thông tin nhân sự) với các phần mềm khác như KPI, đánh giá năng lực, và phần mềm quản lý tài liệu mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và vận hành tổng thể. Dưới đây là các lợi ích chính của việc tích hợp này:
Tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự
- Tích hợp với phần mềm KPI: Cho phép liên kết dữ liệu hiệu suất nhân viên với hồ sơ nhân sự trong HRIS, giúp nhà quản lý đánh giá toàn diện về hiệu suất công việc. Các chỉ số KPI có thể được tự động tính toán và cập nhật vào hồ sơ nhân sự, giúp việc đánh giá hiệu suất dễ dàng và minh bạch hơn.
- Tích hợp với phần mềm đánh giá năng lực: Kết nối dữ liệu về kỹ năng, năng lực của nhân viên với hồ sơ trong HRIS, giúp nhà quản lý nắm bắt rõ năng lực của từng cá nhân. Điều này hỗ trợ tốt cho các quyết định về đào tạo, thăng tiến, và phân công công việc.
Cải thiện hiệu quả và tiết kiệm thời gian
- Khi các hệ thống như HRIS, KPI, đánh giá năng lực, và quản lý tài liệu được tích hợp, các quy trình thủ công sẽ được tự động hóa. Việc nhập liệu lặp lại được loại bỏ, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Dữ liệu từ các hệ thống được liên kết và cập nhật tự động, giúp nhà quản lý không cần chuyển đổi giữa nhiều phần mềm khác nhau để thu thập thông tin.
Quản lý dữ liệu tập trung và toàn diện
- HRIS tích hợp với phần mềm quản lý tài liệu (DMS): Tất cả tài liệu liên quan đến nhân sự như hợp đồng lao động, chứng chỉ, đánh giá hiệu suất, và tài liệu đào tạo được lưu trữ và quản lý tập trung. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và theo dõi hồ sơ nhân viên một cách toàn diện.
- Quản lý dữ liệu nhân sự từ nhiều nguồn khác nhau trên cùng một nền tảng giúp tạo ra một cơ sở dữ liệu nhân sự thống nhất, minh bạch, và chính xác.
Cải thiện khả năng phân tích và ra quyết định
- Việc tích hợp dữ liệu từ KPI và đánh giá năng lực cho phép nhà quản lý thực hiện các phân tích chuyên sâu về hiệu suất và năng lực của nhân viên. Điều này giúp ra quyết định thăng tiến, khen thưởng, hoặc đào tạo nhân viên dựa trên dữ liệu chính xác và khách quan.
- Các báo cáo tổng hợp từ nhiều hệ thống giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về nguồn nhân lực, từ đó lập kế hoạch phát triển và sử dụng nhân sự hiệu quả hơn.
Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm
- Khi dữ liệu về hiệu suất và năng lực được tích hợp vào HRIS, nhân viên có thể theo dõi quá trình đánh giá và kết quả của mình một cách minh bạch. Điều này giúp tăng cường sự công bằng và trách nhiệm trong việc đánh giá nhân viên, đồng thời khuyến khích họ tự quản lý và phát triển năng lực cá nhân.
- Phân quyền truy cập rõ ràng giúp bảo mật thông tin và đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập vào dữ liệu nhạy cảm.
Hỗ trợ phát triển và đào tạo nhân viên
- Tích hợp với phần mềm đào tạo và đánh giá năng lực giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các khoảng trống về năng lực của nhân viên. Từ đó, HRIS có thể tự động gợi ý hoặc lập kế hoạch đào tạo cho từng cá nhân dựa trên những kỹ năng cần cải thiện.
- Việc theo dõi lịch sử đào tạo và phát triển kỹ năng trong HRIS giúp nhà quản lý nắm rõ tiến độ và hiệu quả của các chương trình phát triển nhân sự.
Đảm bảo tuân thủ quy định và tăng cường bảo mật
- Tích hợp HRIS với hệ thống quản lý tài liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và lưu trữ các hồ sơ nhân sự cần thiết cho việc tuân thủ các quy định pháp luật, đồng thời giúp kiểm tra và truy vết thông tin nhanh chóng khi cần.
- Các tính năng bảo mật cao trong HRIS và phần mềm quản lý tài liệu đảm bảo rằng thông tin nhân sự được bảo vệ tốt, tránh rủi ro rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu.
Việc tích hợp phần mềm HRIS với các phần mềm như KPI, đánh giá năng lực và quản lý tài liệu giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự thông minh, toàn diện và hiệu quả. Điều này không chỉ cải thiện năng suất và hiệu quả quản lý mà còn giúp doanh nghiệp ra quyết định tốt hơn, nâng cao sự hài lòng của nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý nhân sự.
