Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là gì?
Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là một phần mềm hoặc hệ thống công nghệ thông tin được sử dụng để quản lý các thông tin liên quan đến nhân sự trong một tổ chức. HRIS giúp các bộ phận nhân sự theo dõi và quản lý thông tin nhân viên, từ tuyển dụng, chấm công, trả lương, đến đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu suất, bảo hiểm, phúc lợi, và các vấn đề pháp lý liên quan đến lao động.
Các chức năng chính
Chức năng chính của HRIS bao gồm:
- Quản lý dữ liệu nhân viên: Lưu trữ các thông tin cá nhân của nhân viên như tên, địa chỉ, ngày sinh, số điện thoại, trình độ học vấn, và kinh nghiệm làm việc.
- Quản lý tuyển dụng: Hỗ trợ quy trình tuyển dụng, bao gồm đăng tuyển, quản lý hồ sơ ứng viên, phỏng vấn và tuyển chọn nhân sự.
- Quản lý chấm công và tiền lương: Theo dõi thời gian làm việc, ngày nghỉ, và tính toán tiền lương cho nhân viên.
- Đánh giá năng lực nhân viên: Hỗ trợ đánh giá năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm của nhân viên, từ đó xác định các điểm mạnh và yếu.
- Đào tạo và phát triển: Quản lý các chương trình đào tạo, ghi nhận tiến trình phát triển nghề nghiệp của nhân viên.
- Đánh giá hiệu suất: Theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, giúp xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong công việc để đưa ra kế hoạch điều chỉnh.
- Quản lý phúc lợi và bảo hiểm: Quản lý các chương trình phúc lợi như bảo hiểm sức khỏe, nghỉ phép, và các quyền lợi khác.
- Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo về các hoạt động nhân sự, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
Buổi chia sẻ của OOC về Hệ thống thông tin nhân sự với trường Đại học Lao động – Xã hội
Ngày 11/12/2024, OOC tổ chức buổi chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về Xây dựng và triển khai Hệ thống thông tin nhân sự HRIS tại Doanh nghiệp, do ông Tăng Văn Khánh làm diễn giả. Ông Tăng Văn Khánh là Đồng sáng lập của OOC Technology Solutions; CEO của Công ty Tư vấn Quản lý OCD, Tác giả phần mềm KPI digiiTeamW, và là Chuyên gia Tư vấn Quản lý, Chuyển đổi số.
Buổi chia sẻ diễn ra cực kỳ tốt đẹp với sự tham gia của Giảng viên Khoa Quản trị nhân lực, cùng các Sinh viên khoa Quản trị nhân lực và Hệ thống thông tin quản lý của trường Đại học Lao động – Xã hội. Ngoài hệ thống HRIS, OOC cũng chia sẻ cách thức xây dựng hệ thống thông tin, triển khai phần mềm, đặc biệt là hệ sinh thái phần mềm của mình bao gồm:
- Phần mềm Nhân sự digiiHRcore
- Phần mềm Chấm công digiiTime
- Phần mềm Tính lương digiiC&B
- Phần mềm KPI digiiTeamW
- Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT
Dưới đây là một vài điểm nổi bật trong chia sẻ của ông Tăng Văn Khánh về Hệ thống thông tin nhân sự với các Giảng viên và Sinh viên:
Ý nghĩa của Hành trình nhân viên với Hệ thống thông tin nhân sự HRIS
Hành trình nhân viên (Employee Journey) là quá trình trải nghiệm tổng thể của một nhân viên trong suốt thời gian làm việc tại một tổ chức, từ khi họ bắt đầu gia nhập công ty cho đến khi họ rời đi. Nó bao gồm tất cả các giai đoạn, sự kiện, và cảm nhận mà nhân viên trải qua trong suốt sự nghiệp tại công ty, với mục tiêu mang đến trải nghiệm tích cực và tạo động lực làm việc lâu dài. Hành trình nhân viên thường được chia thành các giai đoạn chính như sau:
Trước khi vào doanh nghiệp
Đây là giai đoạn mà thông tin về ứng viên được thu thập và xác định mức độ quan tâm của họ đối với công ty. Thông tin phát sinh có thể bao gồm:
- Hồ sơ ứng viên: Thông tin cá nhân, học vấn, kinh nghiệm làm việc.
- Dữ liệu tìm kiếm công việc: Lịch sử tìm kiếm và quan tâm đến các cơ hội công việc của ứng viên (ví dụ: ứng viên theo dõi công ty trên LinkedIn, tìm kiếm thông tin về công ty).
- Nguyện vọng nghề nghiệp: Mục tiêu nghề nghiệp, mức lương mong muốn, vị trí công việc mà ứng viên quan tâm.
Thu hút (Attract)
Đây là giai đoạn thu hút ứng viên, khi doanh nghiệp tạo ra sự chú ý và làm nổi bật các cơ hội nghề nghiệp của mình. Thông tin phát sinh có thể bao gồm:
- Khảo sát và phản hồi về chiến lược tuyển dụng: Các cuộc khảo sát giúp hiểu mức độ thu hút của chiến lược tuyển dụng đối với ứng viên.
- Mức độ tương tác với các chiến dịch tuyển dụng: Phản ứng của ứng viên với các thông báo tuyển dụng, ví dụ: lượt click vào quảng cáo tuyển dụng, số lượng ứng viên tham gia các sự kiện tuyển dụng.
Tuyển dụng (Recruit)
Khi ứng viên ứng tuyển và được lựa chọn qua quá trình phỏng vấn, đánh giá để gia nhập công ty. Thông tin phát sinh có thể bao gồm:
- Đơn ứng tuyển: Các thông tin từ mẫu đơn tuyển dụng (CV, thư xin việc, bảng điểm, thông tin tham chiếu).
- Đánh giá sơ tuyển: Các thông tin về đánh giá ứng viên qua các vòng phỏng vấn sơ bộ, thử thách kỹ năng, và các bài kiểm tra.
- Thông tin về quá trình phỏng vấn: Lịch phỏng vấn, phản hồi từ các nhà tuyển dụng.
Hòa nhập (Onboarding)
Đây là lúc nhân viên bắt đầu làm quen với công ty, văn hóa doanh nghiệp và công việc cụ thể. Thông tin phát sinh có thể bao gồm:
- Dữ liệu liên quan đến thủ tục nhập môn: Các thông tin về hợp đồng lao động, chính sách công ty, quy trình làm việc.
- Thông tin đào tạo: Các khóa học, hướng dẫn làm quen với công ty, và các tài liệu đào tạo nhân viên mới.
- Thông tin về giao tiếp trong đội nhóm: Các cuộc gặp gỡ đầu tiên với đồng nghiệp, người quản lý, và các nhân viên hỗ trợ.
Gắn kết (Engage)
Giai đoạn gắn kết là khi nhân viên đã thích ứng vào môi trường làm việc và xây dựng mối quan hệ với công ty và đồng nghiệp. Thông tin phát sinh có thể bao gồm:
- Khảo sát sự hài lòng của nhân viên: Các cuộc khảo sát đo lường mức độ hài lòng và sự gắn kết của nhân viên.
- Phản hồi từ nhân viên: Thông tin về sự hài lòng với các chính sách công ty, văn hóa công ty và môi trường làm việc.
Thực hiện (Perform)
Đây là giai đoạn nhân viên bắt đầu thực hiện công việc của mình, đóng góp vào sự phát triển của tổ chức. Thông tin phát sinh có thể bao gồm:
- Đánh giá hiệu suất công việc: Các thông tin về năng suất làm việc, kết quả công việc, điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên.
- Mục tiêu cá nhân và công ty: Các mục tiêu công việc, KPI cá nhân mà nhân viên cần hoàn thành bám sát với mục tiêu công ty.
Phát triển (Develop)
Lúc này, nhân viên có cơ hội học hỏi và nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ, cũng như phát triển nghề nghiệp của mình trong công ty. Thông tin phát sinh có thể bao gồm:
- Thông tin về đào tạo: Các khóa đào tạo, hội thảo, hoặc các chương trình học hỏi mà nhân viên tham gia.
- Kế hoạch phát triển nghề nghiệp: Mục tiêu nghề nghiệp dài hạn, kỹ năng mới mà nhân viên muốn học hỏi và phát triển.
- Đánh giá năng lực phát triển: Phản hồi từ người quản lý về sự tiến bộ và năng lực của nhân viên để xây dựng lộ trình đào tạo, thăng tiến phù hợp.
Duy trì (Retain)
Doanh nghiệp thực hiện các chiến lược để giữ chân nhân viên, tạo động lực và đảm bảo sự gắn bó lâu dài. Thông tin phát sinh có thể bao gồm:
- Thông tin về các ưu đãi và phúc lợi: Các chương trình thưởng, khuyến khích nhân viên tiếp tục cống hiến cho công ty.
- Phản hồi từ các cuộc họp 1:1: Các cuộc trò chuyện trực tiếp giúp hiểu thêm về lý do nhân viên muốn tiếp tục công việc và nguyện vọng phát triển.
Chuyển đổi/Chia tay (Transition/Offboarding)
Khi nhân viên rời công ty, có thể do nghỉ hưu, chuyển sang công ty khác, hay kết thúc hợp đồng, quá trình chia tay sẽ diễn ra. Thông tin phát sinh có thể bao gồm:
- Thông tin về lý do rời đi: Các cuộc khảo sát exit interview để hiểu lý do nhân viên quyết định rời công ty.
- Chính sách chia tay: Thủ tục liên quan đến việc nghỉ việc, chế độ lương thưởng, bảo hiểm, và các quyền lợi khác.
- Đánh giá hiệu suất cuối cùng: Đánh giá cuối cùng về năng suất công việc của nhân viên trước khi rời công ty.
Alumni
Giai đoạn sau khi nhân viên rời đi, công ty vẫn duy trì mối quan hệ, tạo cơ hội cho sự kết nối lại trong tương lai. Thông tin phát sinh có thể bao gồm:
- Cập nhật thông tin liên lạc: Giữ liên lạc với các cựu nhân viên qua email, LinkedIn, hoặc các nền tảng mạng xã hội.
- Mối quan hệ với cựu nhân viên: Các cựu nhân viên có thể trở thành đối tác, khách hàng, hoặc nguồn tuyển dụng cho công ty.
- Thông tin phản hồi sau khi rời đi: Các cuộc khảo sát để hiểu cảm nhận của cựu nhân viên về công ty và trải nghiệm làm việc trước đây.
Hành trình nhân viên là một vòng lặp khép kín. Trong mỗi giai đoạn của hành trình, thông tin liên tục phát sinh và được cập nhật, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phân tích dữ liệu nhân sự. Thông qua việc thu thập và quản lý thông tin phát sinh trong các giai đoạn này, hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) có thể tạo ra cái nhìn toàn diện về nhân viên và tối ưu hóa các chiến lược quản lý nhân sự, từ đó cải thiện hiệu quả công việc và giữ chân nhân tài.
Dòng chảy dữ liệu của Hệ thống thông tin nhân sự HRIS
Hệ thống dữ liệu nhân sự (HRIS) không chỉ giới hạn trong các thông tin do phòng nhân sự quản lý (như dữ liệu trong phần mềm phần mềm Quản lý Tuyển dụng, Quản lý Đào tạo, Quản lý Đãi ngộ, Đánh giá kết quả công việc, phần mềm Nhân sự, các dữ liệu chính sách…) mà còn tích hợp và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác trong tổ chức. Dữ liệu có thể đến từ các hệ thống khác nhau trong hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp như phần mềm quản lý bán hàng (DMS), phần mềm quản lý sản xuất (PMS), phần mềm quản lý khách hàng (CRM).
Ví dụ: Một nhân viên bán hàng hoàn thành doanh số vượt chỉ tiêu trong tháng, thông tin này sẽ được phần mềm DMS ghi nhận và chuyển sang hệ thống HRIS để đánh giá và làm cơ sở tính thưởng cho nhân viên đó trong kỳ tính lương.
Dòng chảy dữ liệu chính bao gồm:
- Dữ liệu đầu vào:
- Từ các nguồn như phần mềm DMS, PMS, CRM, các phần mềm chức năng nhân sự
- Được tích hợp và chuyển đổi để sử dụng trong hệ thống quản trị nhân sự
- Dữ liệu đầu ra:
- Các báo cáo phân tích năng lực, đánh giá kết quả công việc, thu nhập cá nhân, chế độ cá nhân, kế hoạch đào tạo và hiệu quả đào tạo.
Hệ thống HRIS hoạt động như một “bộ não trung tâm” trong việc thu thập, quản lý, và phân tích dữ liệu nhân sự từ nhiều nguồn khác nhau trong doanh nghiệp. Mô hình dòng chảy dữ liệu này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất nhân sự và tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban.
Dữ liệu trong Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) có thể phát sinh từ đâu?
Nguồn phát sinh từ cá nhân:
- Thông tin về người lao động trước khi vào làm
- Thông tin phát sinh trong quá trình làm việc: đào tạo, phát triển, đánh giá, khen thưởng, thu nhập…
- Có thể thu thập thêm về cá nhân sau nghỉ việc (Alumni)
Nguồn phát sinh từ tổ chức:
- Hệ thống quản trị: sơ đồ tổ chức; hệ thống chức danh, mô tả công việc.
- Hệ thống chính sách nhân sự: đào tạo, tuyển dụng, chế độ làm việc, đãi ngộ
Quy trình phát triển hệ thống HRIS
Chu trình phát triển hệ thống HRIS gồm 5 bước cơ bản sau:
Phân tích hệ thống
- Mục tiêu: Hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu của tổ chức đối với hệ thống HRIS.
- Hoạt động chính:
- Đánh giá hiện trạng quản lý nhân sự: Dữ liệu, quy trình, công cụ đang sử dụng.
- Xác định các vấn đề cần giải quyết (ví dụ: chấm công thủ công, báo cáo không chính xác).
- Thu thập yêu cầu từ các phòng ban và quản lý: Quản lý chấm công, tuyển dụng, đào tạo, trả lương,…
- Phân tích khả năng tích hợp với các hệ thống khác (ERP, CRM).
- Kết quả: Báo cáo phân tích yêu cầu và kế hoạch phát triển hệ thống.
Thiết kế hệ thống
- Mục tiêu: Định hình cấu trúc và chức năng của HRIS.
- Hoạt động chính:
- Thiết kế kiến trúc hệ thống: Phần mềm, cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng.
- Định nghĩa các quy trình làm việc (workflow) như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, chấm công.
- Phác thảo giao diện (UI/UX): Giao diện quản lý, giao diện nhân viên.
- Lập kế hoạch bảo mật dữ liệu (quyền truy cập, mã hóa thông tin).
- Kết quả: Tài liệu thiết kế hệ thống, sơ đồ dữ liệu và bản mô phỏng giao diện.
Xây dựng/Sản xuất
- Mục tiêu: Phát triển và kiểm thử hệ thống HRIS.
- Hoạt động chính:
- Lập trình và phát triển các module chức năng theo thiết kế: Quản lý hồ sơ, lương thưởng, đào tạo,…
- Tích hợp các phần mềm liên quan: email, hệ thống quản lý tài chính, phần mềm CRM, MES,…
- Kiểm thử chức năng (Unit Testing) và kiểm thử tích hợp (Integration Testing).
- Xây dựng cơ sở dữ liệu nhân sự và các mẫu báo cáo tự động.
- Kết quả: Một phiên bản hệ thống HRIS hoàn chỉnh, sẵn sàng để triển khai.
Triển khai
- Mục tiêu: Đưa hệ thống vào hoạt động thực tế trong tổ chức.
- Hoạt động chính:
- Cài đặt và cấu hình hệ thống HRIS trên máy chủ hoặc nền tảng đám mây.
- Nhập dữ liệu ban đầu: Hồ sơ nhân sự, bảng lương, lịch sử làm việc.
- Đào tạo người dùng: Nhân viên HR, quản lý và nhân viên sử dụng hệ thống.
- Hỗ trợ kỹ thuật trong giai đoạn đầu: Giải quyết các lỗi và vấn đề phát sinh.
- Kết quả: Hệ thống HRIS được triển khai đồng bộ và đưa vào sử dụng thực tế.
Vận hành và cải tiến
- Mục tiêu: Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và liên tục nâng cấp để phù hợp với nhu cầu phát triển.
- Hoạt động chính:
- Giám sát hiệu suất và xử lý sự cố kỹ thuật.
- Đánh giá phản hồi từ người dùng: Sửa lỗi, cải thiện giao diện và tính năng.
- Nâng cấp và tích hợp thêm module mới khi cần: Quản lý phúc lợi, khảo sát nội bộ.
- Cập nhật hệ thống bảo mật để bảo vệ dữ liệu nhân sự.
- Kết quả: Hệ thống HRIS được tối ưu hóa, đáp ứng hiệu quả nhu cầu tổ chức trong dài hạn.
Khó khăn thường gặp của doanh nghiệp khi xây dựng HRIS
- Khó khăn trong xác định yêu cầu hệ thống
- Chi phí đầu tư cao
- Kháng cự từ nhân viên khi tiếp cận công nghệ mới
- Tích hợp đồng bộ với hệ thống khác như ERP, CRM, MES..
- Thiếu nguồn lực chuyên môn để xây dựng, quản lý và triển khai
- Rủi ro trong bảo mật dữ liệu khi không thực hiện đúng quy định
- Chưa hiệu quả trong quản lý thay đổi khi chuyển sang hệ thống mới
- Thời gian triển khai kéo dài, thiếu kế hoạch rõ ràng hoặc mục tiêu cụ thể
Biện pháp khắc phục trong xây dựng Hệ thống thông tin nhân sự HRIS
- Lập kế hoạch và xác định mục tiêu rõ ràng (nhu cầu, ngân sách, thời gian triển khai và các khó khăn lường trước)
- Truyền thông và huy động sự tham gia, kết nối và đồng thuận nội bộ
- Chọn đối tác triển khai phù hợp, giàu kinh nghiệm, hiểu nghiệp vụ và áp dụng tiêu chuẩn bảo mật tiên tiên
- Đào tạo nhân viên để làm chủ hệ thống (Khai thác, đánh giá, cải tiến hệ thống)
Kết luận
Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là nền tảng không thể thiếu trong việc quản lý nguồn nhân lực hiện đại, đảm bảo sự hiệu quả và đồng bộ trong việc thu thập, lưu trữ, phân tích dữ liệu nhân sự. Việc kết hợp với các phần mềm chuyên biệt của OOC như digiiHRcore, digiiTime, digiiC&B, digiiTeamW, và digiiCAT tạo nên hệ thống HRIS toàn diện, không chỉ tối ưu hóa quy trình nhân sự mà còn tạo ra một hệ sinh thái quản lý hiệu quả, liền mạch và có tính tương tác cao.
