“Làm thế nào để tiết kiệm chi phí tối đa mà vẫn kiểm soát và đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất?”, đây luôn là những trăn trở của các nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất. Rất nhiều doanh nghiệp khó khăn trong kiểm soát chi phí và chất lượng, thậm chí đứng trên bờ vực phá sản vì chi phí sản xuất lớn, thất thoát kéo dài mà chất lượng sản phẩm cũng như sản lượng không đạt như cam kết với khách hàng.
phần mềm quản lý sản xuất
Vì sao phần mềm quản lý sản xuất lại cần thiết?
Doanh nghiệp luôn kỳ vọng sản xuất với chi phí thấp nhất, chất lượng tốt nhất và sản lượng cao nhất. Song, một trong những nguyên nhân quan trọng khiến bài toán cân đối chi phí – chất lượng – sản lượng trở nên khó khăn đó chính là nguồn thông tin tin cậy, số liệu sản xuất thời gian thực và các thông tin thị trường cần thiết. Nếu doanh nghiệp nắm rõ nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trên thị trường của nhóm khách hàng mục tiêu, đồng thời phân tích rõ được các nguồn lực bên trong (máy móc, công nghệ, năng suất, nhân lực, vật tư nguyên liệu…) để lập kế hoạch sản xuất phù hợp, thì khả năng tối ưu hóa các nguồn lực và cân đối được các yếu tố trên sẽ trở nên hiệu quả hơn.
Đối với nhiều đơn vị sản xuất nhỏ, việc sử dụng văn bản, giấy tờ, ghi chép thủ công hoặc sử dụng MS office đơn giản (excel, word…) để quản lý sản xuất, quản lý công việc vẫn không quá ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển khoa học công nghệ, sự cạnh tranh mạnh mẽ về chất lượng và tốc độ cung cấp sản phẩm trên thị trường; đặc biệt với những doanh nghiệp có nhu cầu phát triển nóng, mở rộng nhanh chóng về quy mô sản xuất của doanh nghiệp, những cách thức quản lý sản xuất đơn giản, thủ công sẽ kéo các doanh nghiệp sản xuất trở nên tụt hậu, kém tính cạnh tranh và khó kiểm soát tốt hoạt động sản xuất. Đó cũng là lý do hệ thống phần mềm quản lý sản xuất hiện nay được các doanh nghiệp hết sức quan tâm, sẵn sàng đầu tư xứng đáng để tăng năng suất, kiểm soát chặt chẽ chất lượng, tối ưu hóa các nguồn lực.
Phần mềm quản lý sản xuất gồm nhiều phân hệ và tính năng phục vụ các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp, song nhóm phần mềm về quản lý chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất cần được đặc biệt quan tâm vì chất lượng là một trong những yếu tố tiên quyết ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Nếu chất lượng sản phẩm không đáp ứng yêu cầu và cam kết với khách hàng thì mọi kế hoạch và hoạt động dù có tốt đến đâu cũng không giúp doanh nghiệp/nhà máy phát triển, mở rộng và đứng vững trên thị trường. Bài viết này sẽ tập trung vào phân tích các yếu tố và tiêu chí để lựa chọn/xây dựng Phần mềm quản lý chất lượng sản phẩm phù hợp cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý sản xuất là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm soát quá trình sản xuất một cách hiệu quả. Phần mềm quản lý sản xuất thường hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện tính giá thành sản phẩm kết nối quy trình quản lý từ đơn đặt hàng bán hoặc kế hoạch kinh doanh; khai báo và quản lý BOM; hoạch định nhu cầu vật tư; cập nhật và kiểm soát tiến độ sản xuất; thống kê sản lượng theo kế hoạch sản xuất/lệnh sản xuất, vận hành quy trình kiểm tra/đánh giá chất lượng sản phẩm; kiểm soát tiêu hao vật tư,… từ đó giúp nhà quản lý kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả, năng lực hoạt động quản lý sản xuất của doanh nghiệp.
Yếu tố để xây dựng một phần mềm quản lý chất lượng sản phẩm hiệu quả
Các yếu tố cần được xem xét và kiểm soát tốt để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất bao gồm:
- Các thông tin đầu vào (KPIV)
- Quá trình sản xuất (Process)
- Thông tin của sản phẩm đầu ra (KPOV)
Những yếu tố tham gia vào quá trình hình thành nên sản phầm và quyết định chất lượng của sản phẩm trong doanh nghiệp được thể hiện qua khái niệm 4M+E.
M1 – Material: Các yếu tố nguyên liệu đầu vào trong sản xuất (nguyên liệu chính hoặc nguyên liệu phụ)
M2 – Man: Công nhân sản xuất, người phụ trách hoạt động của máy
M3 – Machine: Máy móc sử dụng trong sản xuất, công nghệ sử dụng
M4 – Method: Các phương pháp quản lý chất lượng
E – Environment: Các yếu tố môi trường xung quanh tham gia vào quá trình sản xuất như nhiệt độ, độ ẩm, nguồn nước và không khí
Để xây dựng được phương pháp cải tiến chất lượng sản phẩm phù hợp với điều kiện thực tế, doanh nghiệp cần xác định trong 5 yếu tố trên, yếu tố nào gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Nên lựa chọn phần mềm quản lý chất lượng nào là phù hợp?
– Nếu chất lượng sản phẩm bị phụ thuộc lớn nhất từ yếu tố Material – nguyên vật liệu, vật tư, doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống phần mềm quản lý ERP – phân hệ mua bán và quản lý tồn kho để có thể quản lý được nguồn gốc khi mua nguyên liệu, ngày mua, ngày nhập kho, thời gian tồn trong kho, thời gian còn hạn sử dụng của nguyên liệu, chi tiết lịch sử quá trình sử dụng nguyên vật liệu. Hoặc những phần mềm có thể quản lý được thông tin nguyên vật liệu đầu vào để kiểm soát tốt các thông tin này trước khi đưa vào sản xuất.
– Nếu chất lượng sản phẩm bị phụ thuộc lớn nhất từ yếu tố Man – Con người, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự chuyên sâu. Ngoài việc theo dõi các thông tin về nhân sự, phần mềm còn là công cụ để quản lý về năng lực, kết quả công việc, đào tạo, tuyển dụng, đãi ngộ, chính sách để thúc đẩy động lực… Phần mềm có thể tổng hợp và phân tích các đặc điểm có xu hướng theo số đông để xác định những yếu tố ảnh hưởng đến cá nhân có tác động đến chất lượng của sản phẩm.
– Nếu chất lượng sản phẩm bị phụ thuộc lớn nhất từ yếu tố Machine – Máy móc, công nghệ, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm quản lý máy móc thiết bị và công nghệ. Thông thường, mỗi máy sản xuất đều có bộ điều khiển PLC và màn hình điều khiển máy HMI, song không phải doanh nghiệp nào cũng đầu tư hệ thống máy móc đồng bộ có tính liên kết chặt chẽ về luồng thông tin mà nhiều khi là các máy móc đầu tư rời rạc. Doanh nghiệp có thể đặt hàng các nhà cung cấp xây dựng phần mềm đọc và kết nối các thông tin từ các PLC rời rạc có sẵn về một hệ thống để theo dõi, phân tích dữ liệu một cách tổng thể. Từ đó giám sát được quá trình sản xuất, chất lượng từng sản phẩm, tình trạng từng máy móc, thời gian sản xuất và điều phối lượng nguyên vật liệu đầu vào. Có thể gắn thêm các cảm biến đo, và sử dụng bộ Datalogger đi kèm để thu thập các thông tin về chạy máy nhằm giúp cho việc kiểm soát chất lượng tốt hơn.
Khó khăn chính khi triển khai phần mềm quản lý sản xuất
Khó khăn về kỹ thuật
- Máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ của doanh nghiệp đã được đầu tư từ lâu và thiếu nhiều tính năng tiện ích
- Các máy móc được đầu tư không đồng bộ nên không đồng nhất dữ liệu, chi phí đầu tư, cải tiến, nâng cấp về kỹ thuật cho hệ thống thiết bị, công nghệ hiện tại lớn, rủi ro trong việc lựa chọn thiết bị, công nghệ không phù hợp
Khó khăn đến từ con người
- Quá trình số hóa doanh nghiệp là quá trình thay đổi của tổ chức, thay đổi trong quy trình làm việc, trong phối hợp, trong cách thức kinh doanh, cơ cấu tổ chức, chức năng…nên sẽ gặp phải sự phản đối của nhiều nhóm/cá nhân và tập thể trong doanh nghiệp
- Kỹ năng sử dụng và thao tác phần mềm của các cán bộ nhân viên hiện tại gây tâm lý e ngại cho người lao động
- Đội ngũ triển khai phần mềm chưa đủ năng lực hoặc thiếu ổn định
Khó khăn từ doanh nghiệp
- Doanh nghiệp chưa có quy trình rõ ràng, hoạt động theo kinh nghiệm, thói quen và xử lý sự vụ
- Chi phí đầu tư phần mềm là rào cản cho các doanh nghiệp nhỏ
- Dữ liệu doanh nghiệp không đồng bộ
Giải pháp triển khai phần mềm quản lý chất lượng sản phẩm hiệu quả
- Ban lãnh đạo quyết tâm, sát sao trong quá trình áp dụng phần mềm, dẫn dắt quá trình thay đổi đó của tổ chức
- Bộ phận triển khai phần mềm thực hiện tốt công tác truyền thông đến toàn bộ công ty, nhân viên để có nhận thức đúng về lợi ích sử dụng phần mềm
- Tất cả dữ liệu cần phải được đưa lên hệ thống càng sớm càng tốt theo thời gian thực hiện để hệ thống mới có thể phân tích, đưa ra cảnh báo nếu có vấn đề về chất lượng một cách kịp thời
- Để lấy dữ liệu từ các máy sản xuất, doanh nghiệp có thể lấy từ màn hình HMI hoặc bộ điều khiển PLC của máy. Tuy nhiên, không phải máy nào cũng có sẵn các kết nối (Mạng, USB, cổng COM, cổng RS 232 v..), khi đó doanh nghiệp cần phải đầu tư, hoặc thay màn hình HMI hoặc phải nâng cấp bộ điều khiển PLC của máy
- Đối với các máy đo thông số sản phẩm sau khi sản xuất xong để kiểm soát chất lượng cần được kết nối máy tính, hoặc sử dụng các barcode đời mới để đọc các dữ liệu text giúp đưa dữ liệu vào hệ thống một cách chính xác thay vì nhập bằng tay
- Đối với thông số môi trường thì việc thu thập dữ liệu từ các cảm biến, thường dữ liệu này rất lớn nên cần lựa chọn lưu trữ trên cloud, song có thể dẫn đến tăng chi phí và giảm tính bảo mật
- Đối với việc quản lý nguyên liệu, khi triển khai hệ thống ERP cũng sẽ gây tốn kém ban đầu, có thể chọn các hệ thống khác để thay thế và ưu tiên lưu trữ những thông tin quan trọng cho sản xuất
- Khi xem xét đến yếu tố chất lượng thì toàn bộ quy trình kiểm soát cần được chuẩn hóa bằng tài liệu rõ ràng. Cần xác định dữ liệu, yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm
- Quy trình thực hiện trong sản xuất và thao tác sử dụng phần mềm quản lý sản xuất cần được xây dựng chặt chẽ, rõ ràng, dễ hiểu để người sử dụng dễ dàng làm quen, thực hiện hiệu quả
- Nhóm phụ trách trong nhà máy cần phải thường xuyên liên lạc – hàng tuần, hàng tháng – với nhóm phát triển phần mềm để đảm bảo mọi việc được đi đúng hướng
Ông Hà Duy Thiện – Giám đốc CNTT Hoya Việt Nam
Đọc thêm: Triển khai phần mềm quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
