Quản trị nguồn nhân lực là một trong những nghiệp vụ không thể thiếu trong công tác quản trị doanh nghiệp. Trong thời đại 4.0 của chuyển đổi số, việc đưa vào những ứng dụng thông minh để thực hiện nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực đã trở nên thông dụng. Dưới đây là 5 lợi ích cơ bản của phần mềm quản lý nguồn nhân lực trong chuyển đổi số.
Trong doanh nghiệp, giám đốc nhân sự phải đối mặt với nhiều trách nhiệm và nhiệm vụ trong quy trình làm việc hàng ngày của họ. Theo Total Jobs, trong tổng số thời gian làm việc, nhà quản lý mất 21% thời gian dành cho các cuộc họp với đối tác kinh doanh và nhân viên cấp cao. Các nhiệm vụ khác tiêu tốn thời gian của họ bao gồm 15,3% cho quan hệ nhân viên và 13,6% gặp gỡ nhân viên. Đây chỉ là một trong những con số tiêu biểu để khẳng định độ “ bận rộn” của một nhà quản lý trong một doanh nghiệp.
Để giải phóng thời gian của họ, một phần mềm quản lý nguồn nhân lực sẽ giúp thực hiện các quy trình liên quan đến nhân sự khác nhau như kiểm tra hiệu suất thực hiện công việc, đánh giá năng lực, quản lý đãi ngộ,…đặc biệt là khi mà chuyển đổi số đang dần trở thành chiến lược tại các doanh nghiệp, tổ chức trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư.
1.Đánh giá kết quả thực hiện công việc
Trong doanh nghiệp, không thể phủ nhận tầm quan trọng của hệ thống nhân sự. Nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả làm việc của tổng thể doanh nghiệp, lợi nhuận, doanh thu cũng như tiến trình phát triển. Một hệ thống nhân sự làm việc hiệu quả được đánh giá qua nhiều khía cạnh khác nhau, trong số đó là kết quả thực hiện công việc.
Tuy nhiên, kiểm soát quy trình và hiệu quả công việc không phải là công việc đơn giản.Nếu một doanh nghiệp có số lượng nhân viên lên tới hàng trăm thì đây chắc chắn là khó khăn rất lớn đối với các cấp quản lý. Những báo cáo thường niên ngày càng bộc lộ nhiều khuyết điểm trong việc phản ánh thời gian thực, hiệu quả thực và vô cùng khó khăn trong việc kiểm tra, quản lý. Chính vì vậy, dashoard từ phần mềm quản lý nguồn nhân lực là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của tất cả các nhân viên trong công ty
Kiểm soát kết quả làm việc của nhân viên chính xác, đầy đủ và thường xuyên vừa là cơ sở để đánh giá năng lực nhân viên, vừa là điều kiện để kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực chính là giải pháp tối ưu để thực hiện hoạt động này.
2.Tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất khi dùng phần mềm quản lý nguồn nhân lực
Nhiệm vụ quản trị viên là một số nhiệm vụ tốn thời gian nhất mà người quản lý nhân sự thực hiện. Một số trong số này bao gồm kiểm soát công việc hằng ngày, cập nhật dữ liệu nhân viên, phê duyệt kỳ nghỉ, tính toán lương và trợ cấp, giám sát đào tạo, … Tự động hóa các nhiệm vụ này thông qua các hệ thống của phần mềm quản trị nguồn nhân lực giúp giảm thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ. Một khi vấn đề thời gian được giải quyết, cùng với đó sẽ là vô vàn những giá trị lợi ích khác đi kèm. Lượng thời gian không hiệu quả sẽ được phân bổ sang nhiệm vụ khác, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc chung, tránh sự lãng phí không cần thiết.
Chẳng hạn: Nhà quản lý không cần phải đi theo và đặt ra các câu hỏi về công việc. Tất cả sẽ được cập nhật trên phần mềm, lúc này nhà quản lý chỉ cần mở ra và kiểm tra. Mọi thông tin về nội dung làm việc, deadline đều được thể hiện cụ thể và rõ ràng. Một ví dụ khác, nhà quản lý muốn tìm hiểu thông tin về một nhân viên nào đó, việc cần làm chính là truy cập phần mềm và tìm hiểu. Đó có thể là lý lịch cá nhân, hiệu suất làm việc, …Khác với trước kia, khi mà mọi thông tin được lưu trữ trên văn bản giấy hoặc file excel dẫn việc tìm kiếm tiêu tốn rất nhiều thời gian.
3.Kiểm tra dữ liệu và ra quyết định nhanh chóng
Trong việc ra quyết định, thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng. Thông tin đầy đủ và kịp thời làm cho việc ra quyết định trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, một vị trí có doanh thu cao cần bạn giám sát số lượng đào tạo mà nhân viên có được và hiệu suất của họ. Liên lạc với quản lý trực tiếp của họ cũng rất quan trọng.
Phần mềm quản trị nguồn nhân lực cho phép nhà quản lý thu thập dữ liệu và cho phép truy cập tìm kiếm bất cứ khi nào. Với tập hợp dữ liệu này, nhà quản lý có thể có thể xem và truy xuất chúng chỉ với một vài cú nhấp chuột. Điều này cho phép đi sâu vào phân tích dữ liệu có liên quan trong việc xác định xu hướng và các vấn đề phát hiện. Đây là một giải pháp khả thi giúp bạn thoát khỏi mớ hỗn độn khi có một hệ thống dựa trên giấy với các tủ hồ sơ và thông tin mà rất khó để nhắc lại và trích xuất từ bộ nhớ.
Yếu điểm lớn nhất của hệ thống lưu trữ thông tin nhân sự giấy là sự phức tạp, thiếu tự động, chính xác và thường xuyên. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực tốt sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng tìm kiếm, phân tích và báo cáo dữ liệu về những người quan trọng nhất đối với từng chức năng trong tổ chức. Từ đó cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định thông minh hơn, kịp thời hơn.
Ví dụ: Nhà quản lý bởi một lý do nào đó mà không thể có mặt tại văn phòng. Tuy nhiên họ vẫn muốn kiểm tra hiệu suất làm việc tháng này của công ty. Và lúc này, việc của họ đó chính là sử dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực, thông qua đó có thể kiểm tra hiệu suất làm việc KPI, từ đó nhìn nhận góc độ đạt mục tiêu chiến lược để đưa ra những giải pháp hợp lý.
4.Tương tác giữa quản lý và nhân viên
Văn hóa nội bộ doanh nghiệp được thể hiện rất rõ nét thông qua các quá trình tương tác làm việc. Sự tương tác tốt, hiệu quả và nhanh chóng không những nâng cao hiệu suất làm việc mà còn là sợi dây gắn kết giữa nhà quản lý và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên.
Dù trong thời kỳ chuyển đổi số hay không thì nhân viên luôn cần được trao đổi hai chiều với nhà quản lý và đồng nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý nguồn nhân lực, quá trình tương tác trở nên dễ dàng. Quản lý và nhân viên vẫn có thể cập nhật tình hình làm việc của đối phương trong điều kiện không cho phép, giải quyết công việc theo một tiến trình nhanh chóng và gọn gàng hơn.
Ví dụ: Tại những doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, sử dụng mạng xã hội như viber, zalo, facebook,… hay có thể gọi bằng một cái tên khác là “giao việc online” để trao đổi công việc đã quá trở nên phổ biến và tiện lợi. Tuy nhiên điều này vẫn xảy ra rất nhiều tình trạng như không thể đảm bảo được tính cá nhân, lộn xộn và mất khá nhiều thời gian. Trong khi công ty của bạn có số lượng nhân viên nhiều và thay bằng việc sử dụng mạng xã hội hay giao việc cho họ bằng miệng, nhà quản lý sử dụng phần mềm để giao việc trực tiếp. Có thể là những tài liệu đính kèm, là gia hạn thời gian hoàn thành công việc, là công cụ lưu giữ những thông tin cần thiết sau này. Hơn cả đó là sự nhanh chóng, gọn nhẹ và hiệu quả.
5. Giữ chân nhân sự
Duy trì và “giữ chân” nhân viên là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng. Mặc dù tuyển dụng là điều cần thiết để phát triển đội ngũ doanh nghiệp, nhưng việc giữ chân đội ngũ nhân viên hiện tại sẽ gia tăng hiệu quả hơn về mặt chi phí. Hơn nữa, họ đã quen thuộc với các chính sách và quy trình làm việc của công ty.
Phần mềm quản trị nguồn nhân lực cho phép nhà quản lý theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó vạch ra kế hoạch phát triển nghề nghiệp cho họ. Đây là quá trình thu thập thông tin về hiệu suất làm việc, lưu giữ hồ sơ về từng điểm mạnh và yếu của nhân viên để tiến hành đánh giá thường xuyên. Điều này cải thiện tinh thần nhân viên của bạn bằng cách cung cấp cho họ các mục tiêu để nhắm đến và khiến họ cảm thấy gắn bó với công ty của bạn.
Ví dụ: Gần như không một nhân viên nào muốn làm việc tại môi trường mà bản thân họ không có khả năng phát triển về sau này. Khi mà môi trường ấy không có một công cụ nào để đánh giá hiệu quả làm việc của họ. Thông qua phần mềm quản trị nguồn nhân lực, những thông tin được cập nhật thường xuyên giúp họ và nhà quản lý nắm bắt được khả năng hiện tại, là cơ sở để phát triển hoạch định con đường phát triển trong tương lai.
Đọc thêm: Triển khai phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp
Quản lý thông tin cá nhân trong phần mềm nhân sự
Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD
