Giao tiếp là điều thiết yếu để một tổ chức có thể hoạt động trơn tru, kể cả giữa đồng nghiệp, đối tác hay khách hàng.
Song song với sự phát triển của công nghệ hiện đại, cách thức giao tiếp cũng trở nên đa dạng hơn, nhưng đôi lúc nó cũng phức tạp hóa mọi việc khiến thông điệp có thể bị diễn giải theo một hướng khác, sự hiểu lầm đó có khả năng tạo ra xung đột và gây nên những trở ngại trong công việc.
Do vậy, phải thận trọng với ngôn từ và luôn cân nhắc kỹ càng để chắc chắn rằng ý tưởng mà bạn muốn truyền đạt sẽ được diễn tả một cách hoàn hảo, dù nói chuyện trực tiếp hay giao tiếp qua ứng dụng công nghệ.
Sau đây, OOC – phần mềm quản lý nhân sự sẽ đưa ra một số lời khuyên giúp giao tiếp trở nên hiệu quả hơn, tránh để lạc thông tin khi trao đổi công việc.
Giao tiếp đối mặt
- Những biểu hiện khuôn mặt có thể biểu lộ nhiều hơn về suy nghĩ và cảm giác của chúng ta hơn so với ngôn ngữ nói.
- 93% giao tiếp không bằng lời nói, ngôn ngữ hình thể (body language) sẽ giúp thông điệp không bị hiểu lầm.
- Rất dễ bị lạc đề khi đang nói chuyện trực tiếp với người khác bởi có những mẩu chuyện nhỏ chen vào mà bạn có thể tự do phản ứng ngay lập tức và bình luận về nó, điều này sẽ dẫn đến những chủ đề không liên quan ngoài công việc.
Những điều cần nhớ khi trao đổi “face-to-face” :
- Cách bạn liên kết và nhấn mạnh từ ngữ sẽ ảnh hưởng đến việc người khác hiểu lời bạn nói như thế nào.
- Những hành động, cử chỉ của bạn giúp người đối diện chú ý đến lời bạn đang nói.
- Giao tiếp bằng mắt (eye contact) rất tốt cho việc thu hút và duy trì sự chú ý của người khác.
Giao tiếp qua công nghệ
- Có rất nhiều phương pháp giao tiếp kỹ thuật số từ thư điện tử đến các ứng dụng nhắn tin và có thể sẽ rất khó để bắt kịp công nghệ hiện đại.
- Một nhân viên nhận trung bình khoảng 300 lá thư điện tử một tuần và họ kiểm tra hòm thư khoảng 36 lần một giờ.
- Thật khó để có thể hiểu được giọng điệu của người khác khi nhận tin nhắn của họ. Trong số những người hiểu sai một thông điệp, 44% là qua thư điện tử, 27% qua tin nhắn ghi âm lại và 0% qua trao đổi trực tiếp.
Những điều cần nhớ ghi giao tiếp qua công nghệ :
- Nghĩ về cách mà bạn đang sử dụng chữ viết hoa. Những từ ngữ được viết hoa hoàn toàn thường được hiểu là to tiếng và gây ấn tượng hung hăng, trong khi đó nếu bỏ hoàn toàn viết hoa sẽ có vẻ không trang trọng hoặc không chuyên nghiệp.
- Dấu câu có thể dễ dàng thay đổi giọng điệu thông điệp bạn muốn truyền tải. Ví dụ dấu chấm than được viết cuối câu sẽ mang ấn tượng vui vẻ và thích thú, hoặc có thể xem như biểu đạt sự khẳng định hay thậm chí là khẩn cấp.
- Chọn phương pháp liên hệ dựa vào độ dài tin nhắn của bạn. Những ứng dụng nhắn tin sẽ rất tiện lợi cho việc gửi những ghi chú nhanh hoặc bàn luận những vấn đề ngắn, nhưng sẽ phù hợp để dùng thư điện tử với những công việc đòi hỏi chi tiết và có độ dài hơn.
OOC – Phần mềm quản lý giao việc
Giao tiếp công việc là cực kì cần thiết trong bất kì một công ty, tổ chức nào. Nhận biết được điều đó, OOC – phần mềm quản lý nhân sự đã cho ra mắt cấu phần quản lý giao việc sau một thời gian nghiên cứu, phân tích và chạy thử, nhận được phản hồi rất tích cực từ người dùng. Phần mềm quản lý giao việc có các tính năng nổi bật sau :
– Phân quyền tương ứng với quan hệ cấp trên – cấp dưới trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
– Cho phép nhân viên tự đăng kí công việc hoặc cấp trên giao việc cho nhân viên.
– Cho phép phân quyền giao việc và theo dõi, duyệt hoàn thành công việc của nhân viên.
– Báo cáo thực hiện công việc của từng cá nhân cũng như báo cáo thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền đối với nhà quản lý.
– Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cả trên web và mobile app có đồng bộ với hệ thống chung của công ty.
Phần mềm quản lý giao việc do OOC – phần mềm quản lý nhân sự phát triển hứa hẹn sẽ mang đến một giải pháp giúp ích giao tiếp công việc đơn giản và hiệu quả hơn cho cộng đồng doanh nghiệp.
