Thế nào là KPI và cách xác định chúng như thế nào? Việc áp dụng thước đo phù hợp cho đúng người, đúng thời điểm mở ra những khả năng vô hạn trong việc quản lý nhân sự. Vậy làm cách nào để chuyển những mục tiêu mơ hồ trở thành hành động? Với bộ chỉ tiêu KPI – chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý và kiểm soát hiệu quả công việc của từng nhân viên.
Khái niệm về KPI
Trước khi tìm hiểu cách xác định KPI, chúng ta nhắc lại thế nào là KPI?
- Một chỉ số đánh giá hiệu quả công việc? Chỉ số này cho phép đo lường và đánh giá mức độ hiệu quả của một doanh nghiệp hoặc một hoạt động dựa trên mục tiêu có sẵn. KPI là chỉ số quan trọng nhất để đo lường sự thành công của DN. Qua đó, đánh giá được DN có đạt được mục tiêu kinh doanh hay không?
- Nhầm lẫn các số liệu khác với chỉ tiêu KPI? Nếu chỉ số không ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh của bạn, thì nó không phải là chỉ tiêu KPI. Không phải tất cả các phép đo lường đều quan trọng như nhau. Do đó, không phải tất cả các số liệu đều là các chỉ số KPI.
Các chỉ số KPI rất quan trọng bởi vì chúng thúc đẩy mục tiêu cho doanh nghiệp. Hơn nữa, chúng tạo nên sự đoàn kết trong một tập thể nhằm đạt được mục tiêu chung.
Thật dễ dàng để nói về những ý tưởng của mục tiêu kinh doanh. Nhưng khó có thể tạo nên được một bộ chỉ tiêu KPI cho một công ty cụ thể. Các nhà lãnh đạo cần đầu tư nhiều thời gian và công sức để xác định chỉ tiêu KPI phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Chỉ tiêu KPI phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn?
Đơn giản hóa của việc xác định chỉ tiêu KPI là đưa ra số liệu ảnh hưởng trực tiếp tới những mục tiêu của doanh nghiệp. Cách đơn giản nhất để bắt đầu đó là đưa ra hai câu hỏi:
- Bạn đang cố gắng đạt được điều gì? (mục tiêu chính của bạn)
- Làm sao để bạn biết nếu bạn đạt được thành công ( Chỉ số quan trong nhất xác định thành công của bạn là gì?)
Bốn nguyên tắc để xác định bộ chỉ tiêu KPI
Để xác định được các chỉ số KPI cho doanh nghiệp của bạn, dưới đây là bốn nguyên tắc bạn cần ghi nhớ:
- Tùy thuộc vào từng thời điểm và mỗi doanh nghiệp mà các chỉ số KPI sẽ không bao giờ giống nhau hoàn toàn. Hai yếu tố có tác động lớn nhất đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Thứ nhất là mô hình doanh nghiệp. Thứ hai là giai đoạn tăng trưởng của doanh nghiệp. Bạn có thể nghiên cứu thang điêm chuẩn của ngành và lấy cảm hứng để tạo nên chỉ tiêu KPI phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
- KPI có ba dạng khác nhau: KPI chung cho doanh nghiệp, KPI phòng ban/ nhóm và KPI cá nhân. Các loại số liệu khác được coi là số liệu hỗ trợ. Đó không phải là các chỉ số KPI, nhưng chúng hỗ trợ bạn để đạt mục tiêu nhanh nhất. Số liệu hỗ trợ được xác định nếu chỉ tiêu KPI của bạn đạt được hiệu quả.
- KPI nên được giới hạn về số lượng: Để giữ được sự tập trung cần thiết vào những mục tiêu lớn và quan trọng nhất thì sự giới hạn số lượng KPI là cần thiết. Lý tưởng nhất là một bộ chỉ tiêu KPI tổng thể nhắm đến mục tiêu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Sau đó là một vài KPI cho các phòng ban và cá nhân theo đúng mục tiêu của chỉ tiêu KPI chính.
- Các chỉ tiêu KPI có thể áp dụng nguyên tắc IPA: Quy tắc này là viết tắt của Quan trọng (Important), Tiềm năng cải thiện (Potential improvement), Thẩm quyền (Authority). Dựa vào 3 quy tắc trên, bạn sẽ xác định được xem con số cụ thể nào có thể trở thành chỉ số KPI cho doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ về chỉ tiêu KPI
Dưới đây là một vài ví dụ về chỉ số KPI để giúp bạn dễ dàng xác định.
- Trong doanh nghiệp: KPI là doanh thu định kỳ hàng tháng.
- Đối với một bộ phận: KPI là Số lượng đăng ký dùng thử sản phẩm so với mục tiêu.
- KPI cá nhân: truy cập mới và truy cập nhiều lần (tăng lượng khách quay lại truy cập lên X%).
Trước khi bạn xác định các chỉ số KPI từ danh sách những việc cần làm của bạn. Hãy dành thời gian để truyền đạt những chỉ tiêu chính tới toàn bộ doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn. Các số liệu được thu thập nhưng không được truyền đạt thì nó hoàn toàn vô ích.
Các chỉ số đánh giá hiệu quả phù hợp với tất cả nhân viên trong doanh nghiệp
Một báo cáo gần đây trên Mushroom Management đã chỉ ra một số hệ quả. Nó cho rằng các nhà lãnh đạo không minh bạch. Cụ thể là không được cập nhật tình hình và kết quả kinh doanh của DN cho nhân viên.
- Hơn 80% nhân viên mong muốn được chia sẻ nhiều hơn về thông tin và số liệu của doanh nghiệp.
- 1/4 số nhân viên rời bỏ doanh nghiệp do thiếu minh bạch về phương hướng và hiệu quả kinh doanh.
- Hơn 50% nhân viên mong muốn được chia sẻ nhiều hơn về thông tin và dữ liệu. Điều này có tác động tích cực đang kể đến hiệu suất và hiệu quả trong công việc của họ.
Dựa vào các số liệu thống kê trên, nhân viên không thấy được mục tiêu và hiệu suất của DN. Làm thế nào để DN thúc đẩy họ tập trung vào công việc để đạt được những mục tiêu đó?
Giúp các chỉ tiêu KPI của bạn dễ dàng và thú vị
Không ai muốn ngập đầu với một bảng tính để xác định và tìm hiểu ý nghĩa của các con số. Chỉ tiêu KPI của bạn cần phải dễ hiểu cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Có được mục tiêu rõ ràng giúp toàn bộ nhân sự trong DN thực hiện một cách dễ dàng nhất.
Phần mềm Quản lý KPI/OKR – digiiTeamW là phần mềm của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Đây là công cụ giúp DN xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc theo Phương pháp bảng điểm cân bằng BSC. Trong đó, hiệu quả được nhìn nhận từ góc độ đạt mục tiêu chiến lược.
Hơn nữa, Phần mềm digiiTeamW giúp các doanh nghiệp tự thiết lập hệ thống chỉ tiêu KPI.Qua đó, họ có thể theo dõi, cập nhật kết quả đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu KPI. Các báo cáo kết quả chỉ tiêu được thể hiện dưới hình thức đồ thị, dashboard, hình ảnh trực quan. Doanh nghiệp có thể truy cập bất cứ lúc nào, từ bất cứ đâu. digiiTeamW sẽ hữu ích và tạo động lực tốt hơn cho nhân sự và các nhà quản lý.
