Giải pháp quản lý lưu trữ tài liệu digiiDoc là giải pháp toàn diện của OOC Solutions, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu của các tổ chức và doanh nghiệp với độ chính xác và hiệu quả cao. Với một giao diện thân thiện và dễ sử dụng, digiiDoc cung cấp các tính năng tiên tiến giúp tổ chức, lưu trữ và bảo mật tài liệu một cách khoa học và hiệu quả. Dưới đây là những điểm nổi bật của digiiDoc:
Lợi ích của Giải pháp Quản lý Lưu trữ Tài liệu digiiDoc với doanh nghiệp, tổ chức
- Quản lý tài liệu hiệu quả: Tổ chức và lưu trữ tài liệu một cách khoa học, giúp việc quản lý thông tin trở nên dễ dàng và có hệ thống.
- Bảo mật thông tin cao: Phân quyền truy cập chi tiết và phân quyền theo cơ cấu tổ chức giúp bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép.
- Tính năng cộng tác tiện lợi: Tương tác trực tiếp trên tài liệu qua hình thức chat và chia sẻ tài liệu ngoài hệ thống dễ dàng, thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm.
- Hỗ trợ đa nền tảng: Có thể sử dụng trên Cloud, Private Cloud, mạng nội bộ, máy tính cá nhân và thiết bị di động, phù hợp với nhiều nhu cầu triển khai khác nhau.
- Quản lý phiên bản tài liệu: Theo dõi và so sánh các phiên bản tài liệu, giúp duy trì sự chính xác và cập nhật của thông tin.
- Xem nhanh tài liệu: Hỗ trợ xem nhiều định dạng tài liệu phổ biến với chất lượng cao và chế độ xem linh hoạt, tiết kiệm thời gian khi kiểm tra tài liệu.
- Tích hợp với phần mềm khác: Khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý dự án, sản xuất và KPI giúp đồng bộ hóa quy trình làm việc và quản lý tài liệu.
- Tài khoản miễn phí với dung lượng lớn: Cung cấp 10GB dung lượng miễn phí với phiên bản cloud, giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ ban đầu.
- Dashboard sinh động: Dashboard tổng thể và cá nhân cung cấp cái nhìn trực quan và cập nhật về tình trạng quản lý tài liệu, giúp theo dõi hiệu quả hơn.
- Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp lớn: Thiết lập cơ cấu tổ chức và phân quyền theo cơ cấu, phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu quản lý tài liệu phức tạp và quy mô lớn.
Lợi ích của Giải pháp Quản lý Lưu trữ Tài liệu digiiDoc với người dùng cá nhân:
- Quản lý tài liệu dễ dàng: Tổ chức và lưu trữ tài liệu một cách khoa học, giúp người dùng cá nhân dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết.
- Xem nhanh tài liệu: Hỗ trợ xem nhiều loại tài liệu phổ biến với chất lượng cao và nhiều chế độ, giúp tiết kiệm thời gian khi cần kiểm tra nội dung.
- Chia sẻ tài liệu an toàn: Có khả năng chia sẻ tài liệu với chế độ chỉ đọc, bảo vệ tài liệu khỏi việc tải xuống trái phép hoặc chỉnh sửa không mong muốn.
- Dễ dàng tương tác: Tính năng chat trực tiếp trên tài liệu hỗ trợ trao đổi và cộng tác hiệu quả mà không cần rời khỏi ứng dụng.
- Truy cập linh hoạt: Sử dụng được trên nhiều nền tảng như Cloud, Private Cloud, mạng nội bộ, và thiết bị di động, cho phép truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu.
- Quản lý phiên bản: Theo dõi và so sánh các phiên bản tài liệu, giúp người dùng dễ dàng quay lại các phiên bản trước nếu cần thiết.
- Tài khoản miễn phí: Cung cấp dung lượng miễn phí lớn 10GB với phiên bản cloud, tiết kiệm chi phí lưu trữ cho người dùng cá nhân.
- Bảo mật dữ liệu: Phân quyền truy cập chi tiết giúp bảo vệ tài liệu quan trọng khỏi việc truy cập trái phép, đảm bảo an toàn cho dữ liệu cá nhân.
- Hỗ trợ đa thiết bị: Phiên bản mobile cho smartphone và tablet giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý tài liệu trên các thiết bị di động.
Những tổ chức có nhu cầu bảo mật cao có thể sử dụng digiiDoc
- Cài đặt trên mạng nội bộ: Có khả năng triển khai và vận hành trên hệ thống mạng nội bộ của tổ chức, giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các rủi ro liên quan đến việc truyền tải qua Internet.
- Private Cloud: Hỗ trợ cài đặt trên Private Cloud, đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ và quản lý trong môi trường riêng biệt và được bảo mật cao hơn so với các dịch vụ cloud công cộng.
- Mã hóa dữ liệu: Cung cấp tính năng mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin quan trọng khỏi việc truy cập trái phép, đảm bảo an toàn trong môi trường không sử dụng cloud.
- Phân quyền truy cập chi tiết: Cho phép thiết lập phân quyền truy cập chặt chẽ theo cơ cấu tổ chức, đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập hoặc thao tác với tài liệu.
- Đồng bộ dữ liệu an toàn: Có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu với thiết bị cá nhân hoặc các hệ thống khác mà không cần phải sử dụng các dịch vụ cloud qua Internet, duy trì mức độ bảo mật cao.
- Quản lý tài liệu trên máy tính cá nhân: Cho phép cài đặt và quản lý tài liệu trực tiếp trên máy tính cá nhân, hạn chế việc phụ thuộc vào các giải pháp cloud và giảm thiểu rủi ro liên quan đến bảo mật dữ liệu.
Các tính năng và giải pháp này giúp digiiDoc đáp ứng được yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt của các tổ chức không muốn sử dụng cloud qua Internet.
Tính năng của Giải pháp Quản lý Lưu trữ Tài liệu digiiDoc
digiiDoc là giải pháp quản lý tài liệu từ OOC Solutions, mang đến một hệ thống quản lý tài liệu khoa học với giao diện dễ sử dụng và linh hoạt. Dưới đây là các tính năng nổi bật của digiiDoc:
- Tổ chức và lưu trữ tài liệu khoa học
- Phân loại tài liệu theo thư mục, nhãn, và các trường thông tin bổ sung
- Tương tác trực tiếp trên tài liệu qua hình thức chat
- Phân quyền truy cập tài liệu ở các cấp độ khác nhau: xem, sửa, xóa, đồng bộ…
- Chia sẻ tài liệu ngoài hệ thống
- Tạo tài khoản và phân quyền riêng cho từng tài khoản
- Phân quyền theo cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
- Đồng bộ tài liệu với thiết bị cá nhân và phân quyền đồng bộ
- Quản lý phiên bản tài liệu và so sánh các phiên bản
- Xem nhanh nhiều loại tài liệu phổ biến như DOCX, XLSX, PPTX, PDF, PNG, JPG… với chất lượng cao và nhiều chế độ (kích thước thu nhỏ, toàn màn hình…), cho phép chia sẻ tài liệu ở chế độ chỉ đọc mà không cần/không được tải về
- Sử dụng dưới nhiều hình thức: Cloud, Private Cloud, cài đặt trên mạng nội bộ, cài đặt trên máy tính cá nhân, và đồng bộ dữ liệu về thiết bị cá nhân
- Cung cấp tài khoản miễn phí với dung lượng lớn 10GB đối với phiên bản cloud
- Phiên bản mobile cho smartphone và tablet (iOS, Android…)
- Tích hợp với các phần mềm khác như quản lý dự án, quản lý sản xuất, và phần mềm KPI
- Dashboard tổng thể hệ thống và dashboard cá nhân sinh động và cập nhật
- Các chế độ quản lý tài liệu như tài liệu tôi chia sẻ, tài liệu được chia sẻ…
- Thiết lập kích thước tài liệu tối đa
- Thiết lập cơ cấu tổ chức và phân quyền theo cơ cấu, phù hợp đặc biệt với các doanh nghiệp lớn
Tính năng xem nhanh tài liệu và chia sẻ ở chế độ chỉ đọc – lợi ích cho nhiều đối tượng
- Người dùng cá nhân: Có thể nhanh chóng kiểm tra nội dung tài liệu mà không cần tải về, tiết kiệm thời gian và công sức.
- Nhân viên và quản lý: Có thể dễ dàng xem và trao đổi các tài liệu quan trọng trong nội bộ mà không lo lắng về việc tài liệu bị thay đổi hoặc sao chép trái phép.
- Khách hàng và đối tác: Được chia sẻ tài liệu chỉ đọc khi cần tham khảo thông tin, đảm bảo họ không thể tải về hoặc chỉnh sửa tài liệu, bảo vệ nội dung và quyền sở hữu trí tuệ.
- Các tổ chức và doanh nghiệp: Tận dụng tính năng này để chia sẻ báo cáo, tài liệu nội bộ, và tài liệu hợp tác mà không cần lo lắng về việc bảo mật thông tin hoặc rủi ro bị sao chép trái phép.
- Giảng viên và sinh viên: Có thể chia sẻ tài liệu học tập và hướng dẫn ở chế độ chỉ đọc, đảm bảo rằng sinh viên có thể truy cập và tham khảo thông tin mà không thể thay đổi nội dung.
Tính năng này không chỉ giúp bảo vệ tài liệu khỏi việc tải về hoặc chỉnh sửa trái phép mà còn hỗ trợ việc quản lý và chia sẻ thông tin một cách an toàn và hiệu quả.
So sánh Giải pháp Quản lý Lưu trữ Tài liệu digiiDoc, Google Drive, Dropbox, và Mega
| Tiêu chí | digiiDoc | Google Drive | Dropbox | Mega |
|---|---|---|---|---|
| Quản lý tài liệu | Tổ chức, phân loại, và quản lý phiên bản tài liệu chi tiết; tương tác qua chat | Tổ chức tài liệu cơ bản; quản lý phiên bản đơn giản | Tổ chức tài liệu trong thư mục; phiên bản cơ bản | Tổ chức tài liệu với quản lý phiên bản đơn giản |
| Bảo mật | Phân quyền chi tiết, mã hóa dữ liệu, có thể triển khai trên mạng nội bộ hoặc Private Cloud | Mã hóa dữ liệu khi truyền tải và lưu trữ; bảo mật dựa vào chính sách của Google | Mã hóa dữ liệu khi truyền tải và lưu trữ; bảo mật cơ bản | Mã hóa end-to-end cho tất cả dữ liệu lưu trữ và chia sẻ |
| Chia sẻ tài liệu | Chia sẻ tài liệu với chế độ chỉ đọc mà không thể tải về | Chia sẻ tài liệu với nhiều mức quyền (xem, chỉnh sửa, bình luận) | Chia sẻ tài liệu với liên kết và nhiều tùy chọn quyền | Chia sẻ tài liệu với liên kết có thể có hoặc không có quyền chỉnh sửa |
| Xem nhanh tài liệu | Xem nhanh nhiều loại tài liệu với chất lượng cao, nhiều chế độ | Xem nhanh nhiều định dạng tài liệu phổ biến | Xem nhanh nhiều định dạng tài liệu và hình ảnh | Xem nhanh nhiều loại tài liệu và hình ảnh |
| Triển khai | Cloud, Private Cloud, mạng nội bộ, máy tính cá nhân | Cloud | Cloud và mạng nội bộ | Cloud |
| Phiên bản Mobile | Có phiên bản cho iOS và Android | Có phiên bản cho iOS và Android | Có phiên bản cho iOS và Android | Có phiên bản cho iOS và Android |
| Tích hợp phần mềm khác | Tích hợp với phần mềm quản lý dự án, sản xuất, KPI | Tích hợp với các dịch vụ Google và nhiều ứng dụng bên thứ ba | Tích hợp với nhiều ứng dụng bên thứ ba và dịch vụ doanh nghiệp | Tích hợp hạn chế hơn với các ứng dụng bên thứ ba |
| Tài khoản miễn phí | 10GB dung lượng miễn phí với phiên bản cloud | 15GB dung lượng miễn phí (bao gồm Gmail và Google Photos) | 2GB dung lượng miễn phí | 20GB dung lượng miễn phí |
| Hỗ trợ phân quyền theo tổ chức | Có, theo cơ cấu tổ chức doanh nghiệp | Không hỗ trợ phân quyền chi tiết theo tổ chức | Có, nhưng không chi tiết như digiiDoc | Không hỗ trợ phân quyền chi tiết theo tổ chức |
Tóm tắt
- digiiDoc nổi bật với khả năng quản lý tài liệu chi tiết, tính năng chia sẻ an toàn, và khả năng triển khai trên mạng nội bộ hoặc Private Cloud, phù hợp với tổ chức có yêu cầu bảo mật cao.
- Google Drive cung cấp tính năng cộng tác mạnh mẽ và tích hợp sâu với các dịch vụ Google, phù hợp với nhu cầu sử dụng cloud phổ biến.
- Dropbox nổi bật với tính năng chia sẻ linh hoạt và khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng bên thứ ba.
- Mega cung cấp bảo mật cao với mã hóa end-to-end và dung lượng miễn phí lớn, nhưng có khả năng tích hợp hạn chế hơn.
