Làm việc từ xa – Làm thế nào để thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp?

Dịch bệnh Covid-19 đã làm thay đổi rất nhiều thói quen trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta, và môi trường làm việc cũng không ngoại lệ. Rất nhiều các doanh nghiệp đã phải tổ chức họp, làm việc từ xa, online vì điều kiện di chuyển và tụ tập đông người không cho phép. Lúc này đây, chủ doanh nghiệp lại phải đối diện với một vấn đề mới: Làm thể nào để gắn kết các cá nhân trong công ty, thúc đẩy văn hoá hoà nhập doanh nghiệp ngay cả khi chỉ làm việc từ xa trên các nền tảng số?

Dưới đây là những chia sẻ từ các chuyên gia tư vấn nhân sự hàng đầu để giúp các nhà lãnh đạo giải quyết bài toán văn hoá doanh nghiệp một cách toàn diện.

Khi dịch COVID-19 tiếp tục lan rộng, ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện chính sách làm việc từ xa, đang cố gắng tìm ra giải pháp để các nhân viên vừa đảm bảo được chất lượng công việc nhưng vẫn cảm thấy gắn kết với các đồng nghiệp khác trong công ty.

Chủ doanh nghiệp lo lắng những cách biệt về địa lý khi nhân viên làm việc online sẽ ảnh hưởng đến công việc, khiến sự trao đổi thông tin trong đội, nhóm bị ngắt kết nối. Nhưng thực tế, nếu các nhà lãnh đạo với tầm nhìn xa, triển khai được những chiến lược tức thời để kịp thời thích ứng với sự thay đổi, văn hoá công ty sẽ được củng cố và thúc đẩy được sự hoà nhập của nhân viên ngay cả khi phải làm việc từ xa.

Thực tế, mỗi cá nhân khi đã là nhân viên trong một công ty, thì dù làm việc online cách xa trụ sở công ty cả trăm cây số hay trực tiếp có mặt tại văn phòng mỗi ngày 8 tiếng thì vẫn luôn cần phải cảm thấy được sự gắn kết từ chính đội nhóm của mình. Do đó, văn hoá và giá trị kết nối từ doanh nghiệp cần phải được lan toả dù đến mọi nhân viên dù người đó có đặt chân đến văn phòng hay không.

Ngày nay, với tiến bộ về công nghệ đã cho phép các chủ doanh nghiệp thực hiện việc kết nối này dễ dàng hơn. Nhưng mấu chốt của việc thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp chính là đặt yếu tố con người lên hàng đầu, sau đó là đến các nhiệm vụ điều phối và duy trì liên lạc an toàn, bảo mật. Khi làm việc từ xa, người lao động sẽ bị những yếu tố như sức khoẻ, sự linh hoạt và nghĩa vụ với gia đình tác động – điều này tạo cơ hội cho các nhân viên tôn trọng sự khác biệt cá nhân, học hỏi từ nhau trong khi vẫn cố gắng tạo ra giá trị làm việc hướng tới cùng một mục tiêu cho doanh nghiệp.

Kết nối chính là chìa khóa

Ý nghĩ của “kết nối” thực sự còn rộng hơn “giao tiếp” hơn chúng ta tưởng rất nhiều. Nhân viên làm việc  từ xa cần có quyền truy cập thông tin đầy đủ để đảm bảo công việc hoàn thành và dễ dàng tiếp cận với đồng nghiệp. Theo một khảo sát của Igloo năm 2019 nghiên cứu về nền tảng làm việc số trên khắp thế giới chỉ ra rằng, 56% người lao động ở xa cảm thấy họ đã bỏ lỡ thông tin quan trọng và 43% cho biết một số nhóm đồng nghiệp nhất định không thể kết nối được với họ trong quá trình làm việc từ xa

Những vấn đề này lâu dần cản trở đáng kể đến năng suất lao động và tác động tiêu cực đến tinh thần của nhân viên trong công ty. Vậy câu hỏi lớn nhất lúc này là “Làm thế nào để người lao động từ xa có quyền truy cập thông tin đầy đủ và kết nối được với đúng người, từ đó khai thác tối đa tiềm năng của họ và hoàn thành công việc tốt nhất.”

Cách tốt nhất để vượt qua những thách thức này và cải thiện văn hóa công ty là đưa mọi người vào một nền tảng số duy nhất. Có được mọi thứ – thông tin, kết nối – ở một nơi giúp tăng cường hiệu quả, cho phép tương tác từ tất cả mọi người bất kể thời gian và không gian làm việc.

Khi chủ doanh nghiệp lựa chọn được công cụ phù hợp, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong quá trình vượt qua những trở ngại khó khăn nhất này (ví dụ như tính năng vượt qua rào cản ngôn ngữ với công cụ dịch thuật). Đồng thời nhiều phần mềm giúp mọi người dễ dàng chia sẻ hình ảnh cùng với nội dung bằng văn bản, điều này thúc đẩy sự gắn kết và cảm giác thân thuộc.

Ngay cả những người không liên quan trực tiếp đến vấn đề đang trao đổi trong cuộc họp cũng nên được tham gia để xây dựng ý thức cộng đồng. Không phải ai cũng có thể tham dự các cuộc họp – ngay cả khi họ đang làm việc tại văn phòng, họ có thể cảm thấy bị bỏ rơi đôi khi chỉ vì bỏ lỡ một câu nói đùa. Nhưng với một nền tảng số tuyệt vời, tất cả nhân viên đều có khả năng tìm hiểu về mọi thông tin và tin tưởng rằng những đóng góp cá nhân sẽ tác động quan trọng đến tổ chức doanh nghiệp.

Truyền thông “thời gian thực” cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công khi doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa trên các nền tảng số. Hãy đảm bảo mọi người đều có mặt cùng một lúc trong giờ hành chính chính thức. Người quản lý cũng có thể dành một khoảng thời gian riêng mỗi tuần để quan tâm đến những cá nhân đang làm việc từ xa: khuyến khích phản hồi, đặt câu hỏi và phát triển ý tưởng mới.

Tận dụng tối đa nền tảng làm việc số khi làm việc từ xa

Nhà lãnh đạo muốn đảm bảo nền tảng làm việc từ xa của doanh nghiệp sẽ giúp cải thiện văn hóa công ty? Hãy thử thực hiện ba chiến lược chính sau:

1. Tạo những cuộc trao đổi cởi mở sớm nhất có thể

Một số nhân viên có thể nghi ngờ và do dự khi áp dụng công cụ công nghệ mới vào công việc hàng ngày vì họ không thấy lợi ích ngay lập tức từ ứng dụng. Trước khi nhà quản lý thực hiện bất kỳ chiến lược mới, hãy thực hiện một số nghiên cứu để xác định những trở ngại mà doanh nghiệp  sẽ phải vượt qua (ví dụ như những lo lắng của mọi người về việc hòa nhập, kết nối trao đổi thông tin). Chủ doanh nghiệp hãy đầu tư vào sự thay đổi công cụ công nghệ dựa Trên những dữ liệu thu thập thực tế, những con số biết nói chứ không chỉ bằng linh cảm lờ mờ.

Có thể đánh giá văn hoá của một doanh nghiệp dựa vào 2 yếu tố: sự đa dạng và gắn kết cá nhân. Nhà quản lý có thể dựa vào những yếu tố này đề đo lường mức độ hiệu quả của công cụ và chiến lược mà doanh nghiệp đang hướng tới. Một khi nhà lãnh đạo đã sẵn sàng thực hiện thay đổi, hãy cởi mở với toàn thể đội, nhóm về những kết quả mong đợi và bắt đầu tạo những cuộc trao đổi sớm để khuyến khích mọi người tham gia nền tảng số mới trước thời gian thực sự đi vào vận hành. 

2. Đầu tư vào nội dung

Nhà quản lý cần đảm bảo rằng nội dung liên quan đến nền tảng số làm việc từ xa cần được phổ biến và cập nhật liên tục đến mọi người trong công ty. Đây sẽ là nơi người dùng truy cập thường xuyên – họ cảm nhận được sự gắn kết với đồng nghiệp của mình, nhận thông tin cập nhật từ các nhà lãnh đạo và tìm thông tin hoạt động giúp họ hoàn thành công việc.