Lưu trữ đám mây và lưu trữ tài liệu điện tử

Lưu trữ tài liệu là quá trình tổ chức, quản lý và bảo vệ các tài liệu và thông tin quan trọng của một tổ chức hoặc cá nhân để dễ dàng truy cập, sử dụng và bảo quản lâu dài. Quy trình này bao gồm việc lưu giữ tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau, như giấy tờ, tệp số hoặc dữ liệu điện tử.

Lưu trữ tài liệu là gì?

Lưu trữ tài liệu là quá trình tổ chức, quản lý và bảo vệ các tài liệu và thông tin quan trọng của một tổ chức hoặc cá nhân để dễ dàng truy cập, sử dụng và bảo quản lâu dài. Quy trình này bao gồm việc lưu giữ tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau, như giấy tờ, tệp số hoặc dữ liệu điện tử, và thường liên quan đến các hoạt động sau:

• Thu thập: Tập hợp các tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Lưu trữ: Đặt các tài liệu vào nơi lưu trữ an toàn, như hệ thống lưu trữ số hoặc kho tài liệu vật lý.
• Tổ chức: Sắp xếp tài liệu theo cách có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập khi cần.
• Bảo mật: Đảm bảo rằng tài liệu được bảo vệ khỏi mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép.
• Quản lý: Theo dõi tình trạng và vị trí của tài liệu, và thực hiện các hoạt động bảo trì cần thiết.
• Khôi phục: Có kế hoạch để khôi phục tài liệu trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng.

Hệ thống lưu trữ tài liệu, như digiiDoc của OOC, giúp quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn, cung cấp các công cụ để tìm kiếm, phân loại và bảo mật tài liệu một cách dễ dàng.

Làm thế nào để lưu trữ tài liệu an toàn và hiệu quả

Để lưu trữ tài liệu an toàn và hiệu quả, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Lựa chọn Hệ thống lưu trữ phù hợp

• Hệ thống lưu trữ kỹ thuật số: Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây như digiiDoc. Các hệ thống này thường cung cấp tính năng sao lưu tự động, bảo mật cao, và dễ dàng tìm kiếm tài liệu.
• Kho lưu trữ vật lý: Đối với tài liệu giấy, sử dụng kho lưu trữ với điều kiện môi trường kiểm soát (như nhiệt độ và độ ẩm) để bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng.

Tổ chức tài liệu

• Phân loại và sắp xếp: Tạo hệ thống phân loại rõ ràng và sắp xếp tài liệu theo nhóm, chủ đề, hoặc dự án để dễ dàng tìm kiếm và truy cập.
• Đặt quy tắc đặt tên: Sử dụng quy tắc đặt tên nhất quán cho các tài liệu để dễ dàng nhận diện và tìm kiếm.

Bảo mật tài liệu

• Mật khẩu và Quyền truy cập: Đảm bảo rằng tài liệu quan trọng được bảo vệ bằng mật khẩu và chỉ những người có quyền mới có thể truy cập.
• Mã hóa: Sử dụng mã hóa để bảo vệ dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải qua mạng.
• Sao lưu định kỳ: Thực hiện sao lưu định kỳ để bảo vệ tài liệu khỏi mất mát do sự cố phần cứng hoặc phần mềm.

Quản lý và theo dõi

• Theo dõi tài liệu: Sử dụng hệ thống để theo dõi sự thay đổi và lịch sử phiên bản của tài liệu.
• Quản lý tuổi thọ tài liệu: Xác định thời gian lưu trữ cần thiết cho từng loại tài liệu và thiết lập quy trình để loại bỏ hoặc lưu trữ lâu dài khi hết thời hạn.

Tuân thủ quy định và chính sách

• Tuân thủ quy định pháp lý: Đảm bảo rằng hệ thống lưu trữ tuân thủ các quy định và luật liên quan đến bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư.
• Chính sách và quy trình: Xây dựng và duy trì chính sách lưu trữ tài liệu rõ ràng và quy trình cho việc lưu trữ, truy cập, và bảo vệ tài liệu.

Đào tạo và ý thức

• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình lưu trữ và bảo mật tài liệu để đảm bảo tất cả mọi người đều tuân thủ chính sách.

Việc kết hợp các phương pháp trên sẽ giúp bạn lưu trữ tài liệu một cách an toàn, hiệu quả và dễ dàng truy cập khi cần.

So sánh lưu trữ tài liệu vật lý, điện tử và đám mây

Dưới đây là so sánh giữa lưu trữ tài liệu vật lý, lưu trữ tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu đám mây:

Bảng này giúp bạn so sánh các yếu tố quan trọng liên quan đến ba phương pháp lưu trữ tài liệu khác nhau và lựa chọn phương pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn.

Quy trình lưu trữ tài liệu

Dưới đây là quy trình lưu trữ tài liệu mô tả các bước cơ bản từ việc thu thập tài liệu đến quản lý và bảo trì. Quy trình này có thể áp dụng cho cả lưu trữ tài liệu vật lý và điện tử.

Đánh giá nhu cầu

• Xác định loại tài liệu cần lưu trữ.
• Đánh giá khối lượng và tần suất thay đổi của tài liệu.
• Xem xét yêu cầu về bảo mật và quyền truy cập.

Chọn phương thức lưu trữ

• Quyết định giữa lưu trữ vật lý, điện tử hoặc đám mây dựa trên nhu cầu và ngân sách.
• Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc phần mềm quản lý tài liệu phù hợp.

Tổ chức và phân loại tài liệu

• Tạo cấu trúc tổ chức tài liệu rõ ràng (thư mục, danh mục, chỉ mục).
• Phân loại tài liệu theo loại, dự án, hoặc bộ phận.

Đảm bảo bảo mật

• Mã hóa tài liệu trong quá trình lưu trữ và truyền tải.
• Thiết lập quyền truy cập và kiểm soát cho các tài liệu nhạy cảm.
• Đảm bảo phần mềm hoặc dịch vụ lưu trữ tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và quy định.

Sao lưu và khôi phục

• Thực hiện sao lưu định kỳ cho tài liệu quan trọng.
• Đảm bảo có kế hoạch khôi phục dữ liệu sau thảm họa hoặc sự cố.
• Lưu trữ bản sao lưu ở vị trí khác nhau để đảm bảo tính sẵn sàng.

Quản lý phiên bản

• Theo dõi các phiên bản của tài liệu để dễ dàng quay lại phiên bản trước nếu cần.
• Lưu trữ thông tin về các thay đổi và cập nhật tài liệu.

Đào tạo và hướng dẫn

• Đào tạo nhân viên về quy trình lưu trữ tài liệu và bảo mật.
• Cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách tổ chức, lưu trữ và chia sẻ tài liệu.

Theo dõi và đánh giá

• Theo dõi việc sử dụng và truy cập tài liệu để phát hiện bất thường hoặc vấn đề bảo mật.
• Đánh giá định kỳ quy trình lưu trữ để đảm bảo hiệu quả và cập nhật khi cần thiết.

Cập nhật và tinh chỉnh

• Cập nhật quy trình lưu trữ và phần mềm để phản ánh thay đổi trong công nghệ và nhu cầu.
• Tinh chỉnh cấu trúc và tổ chức tài liệu theo phản hồi và nhu cầu thực tế.

Tuân thủ quy định

• Đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn liên quan đến lưu trữ tài liệu (như GDPR, HIPAA).
• Đánh giá và cập nhật chính sách lưu trữ để phù hợp với yêu cầu pháp lý.

>>> Quy trình này giúp đảm bảo tài liệu được tổ chức và bảo vệ một cách hiệu quả, đồng thời dễ dàng truy cập và quản lý khi cần thiết. Khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu đám mây (cloud), có một số vấn đề quan trọng cần lưu ý để đảm bảo rằng phần mềm phù hợp với nhu cầu của tổ chức và bảo vệ dữ liệu hiệu quả. Dưới đây là những yếu tố cần cân nhắc cho cả hai loại lưu trữ:

Lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử

Bảo mật và quyền riêng tư

• Mã hóa: Đảm bảo rằng dữ liệu được mã hóa trong quá trình lưu trữ và truyền tải.
• Quyền truy Cập: Xác định các quyền truy cập để bảo vệ tài liệu khỏi việc truy cập trái phép.
• Tuân thủ quy định: Phần mềm cần tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định bảo mật dữ liệu như GDPR, HIPAA, hoặc các tiêu chuẩn tương tự.

Tính năng và khả năng tích hợp

• Tính năng quản lý: Xem xét các tính năng quản lý tài liệu như tìm kiếm, phân loại, và tổ chức.
• Tích hợp: Phần mềm cần tích hợp tốt với các hệ thống khác trong tổ chức (như ERP, CRM).

Khả năng mở rộng

• Mở rộng dung lượng: Đảm bảo phần mềm có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng dữ liệu.
• Tùy chỉnh: Phần mềm nên có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu đặc thù của tổ chức.

Dễ dàng sử dụng

• Giao diện: Phần mềm cần có giao diện người dùng dễ sử dụng và trực quan.
• Đào tạo và hỗ trợ: Nhà cung cấp nên cung cấp hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật.

Chi phí

• Chi phí đầu tư: Xem xét chi phí mua bản quyền và triển khai phần mềm.
• Chi phí định kỳ: Kiểm tra các chi phí bảo trì, nâng cấp, và hỗ trợ kỹ thuật.

Sao lưu và khôi phục

• Sao lưu định kỳ: Phần mềm cần hỗ trợ sao lưu và khôi phục dữ liệu hiệu quả.
• Kế hoạch khôi phục: Có kế hoạch khôi phục dữ liệu sau thảm họa.

Lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây

Bảo mật và quyền riêng tư

• Mã hóa: Dữ liệu cần được mã hóa cả khi lưu trữ và khi truyền tải.
• Quyền truy cập: Thiết lập quyền truy cập chi tiết để bảo vệ dữ liệu.
• Tuân thủ quy định: Nhà cung cấp cần tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu như GDPR, HIPAA, hoặc các tiêu chuẩn khác.

Khả năng và độ tin cậy

• Độ tin cậy: Kiểm tra độ tin cậy của nhà cung cấp về thời gian hoạt động (uptime) và độ ổn định dịch vụ.
• Khả năng mở rộng: Xem xét khả năng mở rộng dịch vụ lưu trữ để phù hợp với nhu cầu tăng trưởng.

Chi phí

• Chi phí đăng ký: Xem xét các gói dịch vụ và chi phí đăng ký dựa trên dung lượng và tính năng sử dụng.
• Chi phí bổ sung: Kiểm tra các chi phí bổ sung cho việc sử dụng thêm tài nguyên hoặc dịch vụ bổ sung.

Dễ dàng sử dụng và truy cập

• Giao diện: Phần mềm cần có giao diện dễ sử dụng và phù hợp với nhu cầu của người dùng.
• Truy cập toàn cầu: Dịch vụ cần cho phép truy cập từ bất kỳ đâu có kết nối internet.

Hỗ trợ và đào tạo

• Hỗ trợ kỹ thuật: Nhà cung cấp nên cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy và phản hồi nhanh chóng.
• Đào tạo và hướng dẫn: Cung cấp tài liệu hướng dẫn và đào tạo cho người dùng.

Khả năng sao lưu và khôi phục

• Sao lưu: Nhà cung cấp nên cung cấp tùy chọn sao lưu tự động và định kỳ.
• Khôi phục: Đảm bảo có khả năng khôi phục dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết.

Tuân thủ quy định

• Chứng nhận và kiểm toán: Kiểm tra các chứng nhận an toàn thông tin và các báo cáo kiểm toán của nhà cung cấp.

>>> Khi lựa chọn nhà cung cấp cho cả hai loại lưu trữ, hãy đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố về bảo mật, tính năng, chi phí, hỗ trợ, và khả năng mở rộng. Điều này giúp đảm bảo rằng bạn chọn được giải pháp lưu trữ phù hợp với nhu cầu của tổ chức và bảo vệ dữ liệu hiệu quả.

Danh sách những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ tài liệu điện tử

Microsoft SharePoint

• Nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác từ Microsoft, hỗ trợ lưu trữ, chia sẻ và quản lý tài liệu.
• Tính năng: Tìm kiếm nâng cao, quản lý phiên bản, tích hợp với Microsoft Office, kiểm soát quyền truy cập.

Google Workspace (trước đây là G Suite)

• Cung cấp giải pháp lưu trữ và cộng tác qua Google Drive cùng các công cụ như Google Docs, Sheets và Slides.
• Tính năng: Đồng bộ hóa tài liệu, chia sẻ và cộng tác theo thời gian thực, tích hợp với các ứng dụng Google.

Dropbox Business

• Giải pháp lưu trữ và chia sẻ tài liệu với tính năng đồng bộ hóa và chia sẻ dễ dàng.
• Tính năng: Sao lưu và khôi phục, chia sẻ tài liệu an toàn, kiểm soát quyền truy cập và theo dõi hoạt động.

Box

• Cung cấp giải pháp lưu trữ và quản lý nội dung với tính năng hợp tác và bảo mật mạnh mẽ.
• Tính năng: Quản lý phiên bản, chia sẻ và cộng tác, tích hợp với các công cụ doanh nghiệp.

IBM FileNet

• Giải pháp quản lý tài liệu doanh nghiệp với tính năng quản lý quy trình và bảo mật nâng cao.
• Tính năng: Quản lý tài liệu, quy trình công việc, phân tích nội dung, bảo mật và tuân thủ quy định.

Adobe Document Cloud

• Cung cấp giải pháp quản lý tài liệu, bao gồm Adobe Acrobat và Adobe Sign để tạo, chỉnh sửa và ký tài liệu.
• Tính năng: Xử lý tài liệu PDF, ký điện tử, chia sẻ và lưu trữ tài liệu.

Evernote Business

• Giải pháp ghi chú và quản lý tài liệu với tính năng tổ chức và tìm kiếm mạnh mẽ.
• Tính năng: Tạo ghi chú, tổ chức tài liệu, chia sẻ và cộng tác, tìm kiếm nâng cao.

Zoho Docs

• Cung cấp giải pháp quản lý tài liệu và cộng tác trực tuyến.
• Tính năng: Tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến, chia sẻ và cộng tác, tích hợp với các ứng dụng Zoho.

Citrix ShareFile

• Giải pháp lưu trữ và chia sẻ tài liệu an toàn với tính năng hợp tác và quản lý tài liệu.
• Tính năng: Chia sẻ tệp lớn, đồng bộ hóa và sao lưu, bảo mật nâng cao.

Amazon WorkDocs

• Dịch vụ lưu trữ tài liệu và cộng tác từ Amazon Web Services (AWS).
• Tính năng: Lưu trữ tài liệu, chia sẻ và cộng tác, tích hợp với các dịch vụ AWS.

digiiDoc

• Cung cấp giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử an toàn, với các tính năng bảo mật cao và quản lý tài liệu hiệu quả.
• Tính năng: Quản lý tài liệu, phân quyền truy cập, sao lưu và khôi phục, tích hợp với các phần mềm khác của OOC.

Danh sách nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây

Google Drive

• Dịch vụ lưu trữ đám mây từ Google, tích hợp với Google Workspace.
• Tính năng: Đồng bộ hóa tài liệu, chia sẻ và cộng tác theo thời gian thực, tích hợp với các ứng dụng Google như Docs, Sheets, và Slides.

Dropbox

• Giải pháp lưu trữ và chia sẻ tài liệu đám mây phổ biến với tính năng đồng bộ hóa và chia sẻ dễ dàng.
• Tính năng: Đồng bộ hóa giữa các thiết bị, chia sẻ tài liệu, bảo mật cao, tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ bên ngoài.

Microsoft OneDrive

• Dịch vụ lưu trữ đám mây từ Microsoft, tích hợp với Microsoft 365.
• Tính năng: Đồng bộ hóa tài liệu, chia sẻ và cộng tác, tích hợp sâu với các ứng dụng Microsoft Office.

Box

• Cung cấp giải pháp lưu trữ đám mây với các tính năng bảo mật và hợp tác mạnh mẽ.
• Tính năng: Quản lý phiên bản, chia sẻ và cộng tác, bảo mật cao, tích hợp với các công cụ doanh nghiệp.

Amazon S3 (Simple Storage Service)

• Dịch vụ lưu trữ đám mây từ Amazon Web Services (AWS) với khả năng mở rộng linh hoạt.
• Tính năng: Lưu trữ và quản lý dữ liệu lớn, bảo mật cao, tích hợp với các dịch vụ AWS khác.

iDrive

• Dịch vụ sao lưu và lưu trữ đám mây với các tính năng bảo mật và khôi phục dữ liệu.
• Tính năng: Sao lưu tự động, chia sẻ tài liệu, bảo mật nâng cao, khôi phục dữ liệu dễ dàng.

Tresorit

• Dịch vụ lưu trữ đám mây với trọng tâm vào bảo mật và quyền riêng tư.
• Tính năng: Mã hóa đầu cuối, chia sẻ tài liệu an toàn, quản lý quyền truy cập.

Mega

• Dịch vụ lưu trữ đám mây nổi bật với dung lượng lưu trữ miễn phí cao và tính năng bảo mật.
• Tính năng: Mã hóa dữ liệu, lưu trữ lớn, chia sẻ tài liệu an toàn, dung lượng miễn phí ban đầu lớn.

pCloud

• Dịch vụ lưu trữ đám mây với tính năng bảo mật và đồng bộ hóa mạnh mẽ.
• Tính năng: Đồng bộ hóa tài liệu, chia sẻ tài liệu, bảo mật và mã hóa, khả năng mở rộng dung lượng.

Synology C2

• Dịch vụ lưu trữ đám mây từ Synology với tính năng sao lưu và phục hồi dữ liệu.
• Tính năng: Sao lưu đám mây, bảo mật dữ liệu, tích hợp với các sản phẩm Synology NAS.

digiiCloud

• digiiCloud Cung cấp dịch vụ lưu trữ tài liệu đám mây với nhiều tùy chọn dung lượng và tính năng bảo mật.
• Tính năng: Lưu trữ đa dạng theo gói, khả năng mở rộng linh hoạt, tích hợp với các phần mềm khác của OOC, cung cấp dung lượng miễn phí 10GB cho tài khoản cá nhân.

Các nhà cung cấp này đều cung cấp các giải pháp lưu trữ đám mây với nhiều tính năng và mức độ bảo mật khác nhau, phù hợp với nhu cầu của tổ chức và cá nhân. Khi chọn nhà cung cấp, hãy cân nhắc các yếu tố như tính năng, bảo mật, chi phí và khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có.