Thay đổi chưa bao giờ là dễ dàng, đặc biệt là trong kinh doanh. Dù đó là cài đặt phần mềm mới, sắp xếp lại đội nhóm hay thay đổi cách làm việc của cả công ty, mọi thứ có thể trở nên rối tung! Bạn đã từng nghe đến “Mô hình quản lý sự thay đổi ADKAR” nhưng chưa rõ nó là gì và giúp ích thế nào? Đừng lo! Hôm nay, chúng ta sẽ cùng khám phá mô hình này theo cách đơn giản, dễ hiểu nhất. Bạn sẽ biết ADKAR hoạt động ra sao và làm thế nào để áp dụng nó giúp công ty thay đổi một cách suôn sẻ, hiệu quả!
Mô hình ADKAR là gì?
Mô hình ADKAR là một mô hình quản lý thay đổi theo định hướng mục tiêu, tập trung vào việc quản lý sự thay đổi ở cấp độ cá nhân. ADKAR là viết tắt của Awareness (Nhận thức), Desire (Mong muốn), Knowledge (Kiến thức), Ability (Khả năng), và Reinforcement (Củng cố), đại diện cho 5 giai đoạn quan trọng mà mỗi cá nhân/dự án/doanh nghiệp cần trải qua để tiếp nhận và duy trì sự thay đổi thành công.
Năm 2003, Jeff Hiatt đã phát triển mô hình ADKAR. Sau đó, nó được phổ biến bởi Prosci, một công ty tư vấn quản lý sự thay đổi.
ADKAR được xây dựng dựa trên nghiên cứu với 900 tổ chức tại 59 quốc gia, nhằm cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình thay đổi của doanh nghiệp.
Mô hình ADKAR cung cấp một phương pháp tiếp cận có cấu trúc giúp các tổ chức hướng dẫn nhân viên để họ thích nghi nhanh trong quá trình thay đổi. Điều này đảm bảo rằng họ hiểu được sự cần thiết của thay đổi, có động lực để ủng hộ nó, được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết, đồng thời có thể duy trì các hành vi mới trong dài hạn.
5 giai đoạn của mô hình ADKAR
Mô hình ADKAR là viết tắt của Awareness (Nhận thức), Desire (Mong muốn), Knowledge (Kiến thức), Ability (Khả năng) và Reinforcement (Củng cố).
- Hai giai đoạn đầu (Nhận thức và Mong muốn) giúp chuẩn bị nhân viên cho sự thay đổi (trạng thái hiện tại).
- Hai giai đoạn tiếp theo (Kiến thức và Khả năng) giúp nhân viên thích nghi với sự thay đổi (trạng thái chuyển đổi).
- Giai đoạn cuối cùng (Củng cố) giúp duy trì sự thay đổi (trạng thái tương lai).
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng giai đoạn:
Nhận thức (Awareness)
Đây là bước giúp mọi người hiểu bối cảnh tại sao cần thay đổi. Điều này đòi hỏi việc truyền đạt rõ ràng lý do thay đổi và những rủi ro nếu không thay đổi. Nếu thiếu sự nhận thức ngay từ ban đầu, nhân viên có thể phản kháng do không thấu hiểu hoặc sợ bị ảnh hưởng tiêu cực.
Mong muốn (Desire)
Sau khi đã hiểu lý do, nhân viên được kỳ vọng là sẽ có mong muốn thay đổi. Giai đoạn này tập trung vào việc tạo động lực, giải đáp lo lắng, băn khoăn và giúp họ thấy lợi ích cá nhân khi thay đổi. Nếu không có mong muốn, dù hiểu rõ, họ vẫn có thể thờ ơ hoặc chống đối.
Kiến thức (Knowledge)
Giai đoạn này cung cấp kiến thức và đào tạo để nhân viên biết cách thực hiện thay đổi. Họ sẽ học các quy trình, công cụ hoặc hành vi mới cần áp dụng. Kiến thức và kỹ năng vững vàng giúp đảm bảo họ sẵn sàng triển khai sự thay đổi.
Khả năng (Ability)
Biết lý thuyết là một chuyện, nhưng thực hành mới là quan trọng! Trong mô hình ADKAR, giai đoạn này giúp nhân viên áp dụng kiến thức vào thực tế, đồng thời loại bỏ những rào cản cản trở họ. Luyện tập, hỗ trợ và phản hồi là chìa khóa để phát triển kỹ năng thực hành cần thiết.
Củng cố (Reinforcement)
Thay đổi chỉ có ý nghĩa nếu được duy trì lâu dài. Giai đoạn này giúp đảm bảo nhân viên tiếp tục áp dụng cách làm mới bằng cách khen thưởng, công nhận, giám sát và điều chỉnh liên tục cho phù hợp. Điều này giúp ngăn chặn việc quay lại thói quen cũ và đảm bảo sự thay đổi bền vững.
Tóm lại: mô hình ADKAR giúp doanh nghiệp từng bước hướng dẫn nhân viên vượt qua thay đổi, từ hiểu lý do, bối cảnh, sau đó chấp nhận, học hỏi, thực hành đến duy trì nó trong dài hạn.
Mô hình ADKAR là một phương pháp được sử dụng rộng rãi
Hiện nay, có rất nhiều phương pháp, mô hình và công cụ sáng tạo giúp các tổ chức dẫn dắt và quản lý sự thay đổi nhằm giải quyết những thách thức kinh tế, môi trường và xã hội cấp bách.
Mô hình ADKAR trong quản lý thay đổi là một phương pháp được sử dụng rộng rãi trong nhiều năm và đã được kiểm chứng thực tế. Mô hình này hướng dẫn các nhà lãnh đạo xây dựng và triển khai các kế hoạch thay đổi hiệu quả, giúp tổ chức giải quyết những vấn đề hiện tại đồng thời tạo ra tác động bền vững và tích cực.
Lợi ích của mô hình ADKAR
Dưới đây là những lợi ích quan trọng khi áp dụng mô hình ADKAR trong quản lý thay đổi của doanh nghiệp:
- Quy trình rõ ràng, có cấu trúc: ADKAR cung cấp lộ trình từng bước giúp cả lãnh đạo và nhân viên dễ dàng thực hiện thay đổi. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu nhầm lẫn và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yếu tố quan trọng nào.
- Tập trung vào từng cá nhân: Không chỉ nhấn mạnh vào sự thay đổi ở cấp tổ chức, ADKAR hướng đến từng nhân viên. Cách tiếp cận này giúp xác định và giải quyết rào cản cá nhân, đảm bảo mỗi người đều được hỗ trợ trong quá trình thay đổi.
- Cải thiện giao tiếp: Bằng việc ưu tiên nhận thức (Awareness) và mong muốn (Desire) ngay từ đầu, mô hình ADKAR giúp nhân viên hiểu rõ lý do thay đổi và vai trò của họ trong quá trình này, giảm thiểu sự phản đối và lo lắng.
- Phát triển kỹ năng hiệu quả: ADKAR tập trung vào kiến thức (Knowledge) và khả năng (Ability), đảm bảo nhân viên được đào tạo và trang bị đầy đủ kỹ năng cần thiết. Nhờ đó, họ có thể thích nghi nhanh chóng và giúp doanh nghiệp đạt được sự chuyển đổi thành công.
- Duy trì thay đổi lâu dài: Thông qua củng cố (Reinforcement), mô hình ADKAR giúp doanh nghiệp đảm bảo nhân viên không quay lại thói quen cũ. Việc ghi nhận, theo dõi và hỗ trợ liên tục giúp thay đổi trở thành một phần văn hóa bền vững của tổ chức.
Ứng dụng mô hình ADKAR trong thực tế tại doanh nghiệp
Dưới đây là 5 bước mà doanh nghiệp thường áp dụng khi sử dụng mô hình ADKAR để thực hiện thay đổi tổ chức:
Bước 1: Xây dựng nhận thức về sự cần thiết của thay đổi
Trước khi bắt đầu thay đổi, điều quan trọng là tạo ra nhận thức trong toàn bộ tổ chức. Nhân viên cần hiểu vì sao thay đổi là cần thiết và hậu quả nếu không thay đổi. Khi họ hiểu lý do, họ có thể chủ động tiếp nhận và tham gia vào quá trình này.
Cách thực hiện:
- Truyền đạt lý do thay đổi từ nhiều góc độ, ví dụ như chia sẻ câu chuyện thực tế về những khó khăn hiện tại của công ty và cách thay đổi sẽ giúp khắc phục chúng.
- Tổ chức thảo luận mở để nhân viên có thể đặt câu hỏi và lãnh đạo có thể giải đáp thắc mắc.
Một số câu hỏi nhà lãnh đạo nên tự hỏi để chuẩn bị nội dung truyền đạt:
- Tại sao chúng ta cần thay đổi ngay bây giờ?
- Rủi ro nếu không thay đổi là gì?
Bước 2: Tạo ra mong muốn chuyển đổi
Sau khi nhân viên hiểu lý do, bước tiếp theo là khơi dậy mong muốn thay đổi. Một cách hiệu quả là tìm một số “người tiên phong” ở mỗi phòng ban để truyền cảm hứng, thể hiện sự ủng hộ và chia sẻ về lợi ích mà sự thay đổi mang lại.
Cách thực hiện:
- Xác định các động lực cá nhân khiến nhân viên sẵn sàng thay đổi.
- Lắng nghe và giải quyết lo ngại của những người còn do dự. Nếu có nhân viên phản đối, hãy tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ và giải đáp trực tiếp để giúp họ cảm thấy thoải mái hơn với sự thay đổi.
Bước 3: Cung cấp kiến thức để hỗ trợ thay đổi
Khi nhân viên muốn thay đổi, họ cần có kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện. Điều quan trọng là phải hiểu từng bộ phận có thể bị ảnh hưởng như thế nào và họ cần học những gì.
Cách thực hiện:
- Chia nhỏ kiến thức để tránh quá tải. Nếu thay đổi yêu cầu học nhiều thông tin, hãy chia thành các phần nhỏ dễ tiếp thu.
- Áp dụng nhiều phương pháp đào tạo khác nhau:
- Học tự có hướng dẫn: Nhân viên có thể học theo tốc độ của riêng họ.
- Video hướng dẫn: Giúp những người thích học bằng hình ảnh dễ tiếp thu hơn.
- Bài viết hoặc blog: Dành cho những ai thích đọc và tìm hiểu sâu hơn.
Bước 4: Đảm bảo nhân viên có khả năng áp dụng thay đổi
Với mô hình ADKAR, chỉ có mỗi kiến thức chưa đủ, nhân viên còn cần tự tin và kỹ năng thực tế để thực hiện thay đổi.
Cách thực hiện:
- Để người tiên phong hướng dẫn đội nhóm của họ thực hành các kỹ năng mới trong môi trường quen thuộc.
- Tạo cơ hội thực hành với sự hỗ trợ từ người quản lý trực tiếp và đồng nghiệp.
- Thu thập phản hồi để điều chỉnh và cải thiện quy trình nếu cần.
Bước 5: Củng cố sự thay đổi để duy trì lâu dài
Trong mô hình ADKAR, thay đổi không kết thúc sau khi triển khai – doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên duy trì sự thay đổi để nó trở thành thói quen lâu dài.
Cách thực hiện:
- Đặt mục tiêu nhỏ: Nhóm có thể tự đặt mục tiêu và tạo phần thưởng khi đạt được.
- Chia sẻ thành công: Mỗi tuần, các nhóm có thể thảo luận nhanh về những điều họ đã làm tốt từ khi áp dụng sự thay đổi.
- Ăn mừng các cột mốc quan trọng: Có thể tổ chức cuộc họp, gửi email chúc mừng hoặc tổ chức sự kiện nhỏ để công nhận nỗ lực của mọi người.
Ví dụ: Microsoft áp dụng mô hình ADKAR trong quản lý sự thay đổi
Khi chuyển đổi từ phần mềm truyền thống sang dịch vụ đám mây (Microsoft 365, Azure), Microsoft đã áp dụng mô hình ADKAR để đảm bảo sự thay đổi diễn ra suôn sẻ:
- Awareness (Nhận thức): Microsoft triển khai các chiến dịch truyền thông, hội thảo trực tuyến để giải thích lý do chuyển đổi sang đám mây và rủi ro nếu không thay đổi.
- Desire (Mong muốn thay đổi): Công ty cung cấp ưu đãi, chia sẻ câu chuyện thành công và hỗ trợ đào tạo để khuyến khích nhân viên, khách hàng chấp nhận thay đổi.
- Knowledge (Kiến thức): Microsoft đầu tư vào nền tảng Microsoft Learn, các khóa đào tạo nội bộ và chứng chỉ chuyên môn giúp nhân viên và đối tác nắm vững công nghệ mới.
- Ability (Năng lực thực hiện): Họ hỗ trợ môi trường thử nghiệm miễn phí, tư vấn kỹ thuật 24/7 và chương trình cố vấn để giúp người dùng áp dụng kiến thức vào thực tế.
- Reinforcement (Củng cố thay đổi): Microsoft liên tục cập nhật sản phẩm, tổ chức khảo sát đánh giá hiệu quả và cung cấp ưu đãi dài hạn để duy trì sự thay đổi.
Kết quả: Microsoft thành công trong việc chuyển đổi sang mô hình đám mây, tăng doanh thu đáng kể và giúp khách hàng, đối tác thích nghi nhanh chóng.
Kết luận
Quản lý sự thay đổi là một quá trình đòi hỏi ban lãnh đạo cấp cao phải giao tiếp hiệu quả với tất cả các cấp trong tổ chức để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục tiêu chung.
Bằng cách áp dụng mô hình ADKAR, các nhà lãnh đạo có một lộ trình 5 bước rõ ràng để thực hiện quản lý thay đổi hiệu quả.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong mọi ngành, điều quan trọng là nhân viên phải nhận thức được những lợi ích mà tự động hóa và công nghệ mang lại cho bản thân mình và doanh nghiệp. Mô hình ADKAR sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển và đảm bảo mọi người đều đồng hành để cùng tạo nên những thay đổi tích cực!
Đọc thêm:
Mô hình Kurt Lewin là gì và ứng dụng quản lý thay đổi dự án chuyển đổi số
Quản lý sự thay đổi trong dự án phần mềm KPI
——————————-
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC chuyên cung cấp các giải pháp và phần mềm quản trị doanh nghiệp chuyên sâu đáp ứng yêu cầu quản lý thiết thực của doanh nghiệp.
Thông tin chính thức về OOC được cập nhật tại website: https://ooc.vn/
Fanpage chính thức của OOC vui lòng truy cập: https://www.facebook.com/oocdigiims/
Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: [email protected]
