Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý tài liệu số?
Từ thời cổ đại đến nay, đã xảy ra không biết bao nhiêu vụ hỏa hoạn đã phá hủy các nhà kho, thư viện,.. nơi lưu giữ hằng triệu tư liệu lịch sử quan trọng gây ra những lỗ hổng lớn về thông tin cho thế hệ sau này. Nhưng hiện nay, chỉ với 1 chiếc thẻ nhớ nhỏ bé ta có thể lưu trữ hằng nghìn dữ liệu một cách an toàn, bảo mật. Đặc biệt nhằm giúp các doanh nghiệp không chỉ lưu trữ tài liệu an toàn mà còn dễ dàng chủ động quản lý kho dữ liệu, OOC đã phát triển phần mềm quản lý tài liệu tối ưu hóa các vấn đề như:
Tài liệu quá nhiều
Đối với các doanh nghiệp lớn, có thời gian hoạt động lâu dài thì khối lượng tài liệu tăng lên theo thời gian. Nhiều loại tài liệu yêu cầu lưu trữ lâu dài hoặc vĩnh viễn khiến kho tài liệu của doanh nghiệp ngày càng phình to, gây lãng phí và không hiệu quả trong sử dụng.
Tài liệu quá đa dạng
Tài liệu có thể được hình thành bằng nhiều hình thức, trình bày đa dạng như tài liệu giấy thông thường (A4), bản vẽ canvas, ảnh in màu, video HD vốn yêu cầu điều kiện bảo quản khác nhau khiến cho việc lưu trữ theo hình thức truyền thống gặp nhiều khó khăn.
Lưu trữ phân tán ở nhiều nơi
Khối lượng tài liệu lớn khiến doanh nghiệp có thể phải lưu trữ chúng ở nhiều kho khác nhau dẫn đến mất tích liên kết, khó tìm kiếm và dễ gây thất lạc.
Vậy một phần mềm quản lý tài liệu số có những chức năng chính gì?
Lưu trữ tài liệu
Phần mềm quản lý tài liệu số hoàn toàn có thể tích hợp tính năng lưu trữ tài liệu đã được số hóa dưới các dạng file phổ biến như .pdf, .docx, .DjVU cho văn bản, tài liệu đang lưu trữ theo hình thức vật lí.
Tổ chức, sắp xếp tài liệu
Khối lượng tài liệu lớn yêu cầu phần mềm cần có tính năng tổ chức, sắp xếp tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau. Lưu trữ theo phương thức truyền thống khó có thể đáp ứng được việc tổ chức, sắp xếp tài liệu đa tiêu chí, nên thường được phân loại theo một hoặc 2 tiêu chí cơ bản như chủng loại hay thời gian.
Phần mềm quản lý giúp việc sắp xếp tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau trở nên dễ dàng sử dụng các trường thuộc tính hoặc đơn giản là các thẻ (tag).
Nếu tài liệu của doanh nghiệp đã được số hóa và lưu trữ tại nhiều phương tiện khác nhau (File Server local hay Cloud như Google Drive hay Dropbox), phần mềm có thể dẫn link trực tiếp đến các tài liệu này.
Tìm kiếm
Đối với quản lý tài liệu truyền thống, thường người dùng chỉ có thể tìm kiếm theo tiêu chí sắp xếp đã được định tính sẵn (khá hạn chế) mà không tự tìm theo tiêu chí của riêng mình. Do đó, việc tìm kiếm đúng tài liệu mình cần thường tốn khá nhiều thời gian để tìm được trong cả kho tài liệu khổng lồ.
Tính năng tìm kiếm linh hoạt trên phần mềm giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm theo tiêu chí hoặc từ khóa, hoặc kết hợp nhiều tiêu chí. Thời gian tìm kiếm thường chỉ còn tính bằng phút hoặc thậm chí bằng giây trong cả kho hàng trăm ngàn tài liệu khác nhau.
Báo cáo
Phần mềm quản lý tài liệu số có thể cung cấp các báo cáo tổng thể về các loại tài liệu theo các tiêu chí, tình trạng truy cập và sử dụng của các tài liệu khác nhau.
Phần mềm quản lý tài liệu số là một công cụ đơn giản nhưng lại mang lại nhiều lợi ích thiết thực đối với doanh nghiệp, đa dạng đối tượng người dùng/nhân viên của doanh nghiệp. Đó thực sự là một khoản đầu tư nhỏ nhưng đáng giá đến từng xu.
Điều kiện để sử dụng phần mềm quản lý tài liệu số
- Doanh nghiệp có kho tài liệu đã số hóa nhưng chưa tích hợp phần mềm quản lí hiệu quả.
- Nếu tài liệu của doanh nghiệp chưa được số hóa, có thể tham khảo Dịch vụ số hóa tài liệu.
- Doanh nghiệp cần hệ thống server hoặc cloud để cài đặt phần mềm.
Liên hệ:
Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
Hotline: 0886 595 688
Email: [email protected]
Website: https://ooc.vn
