SaaS (viết tắt của Software-as-a-Service) là một phần mềm dạng dịch vụ dựa trên công nghệ điện toán đám mây (cloud) – đang ngày càng trở nên phổ biến hiện nay. Tính đến năm 2020, trên thế giới gần như công nhận đây là một “phương thức mặc định” đối với mọi doanh nghiệp khi triển khai phần mềm; từ doanh nghiệp lớn cho đến những cửa hàng tạp hóa nhỏ.
Một lợi thế khác của SaaS đó là phần mềm được cài đặt đơn giản qua trình duyệt web và chi phí được tính theo từng khoảng thời gian sử dụng thay vì mua toàn bộ phần mềm. Điều này giúp hệ thống trở nên linh hoạt hơn và phù hợp với túi tiền của hầu hết khách hàng.
Qua quá trình trao đổi và làm việc trực tiếp với những lãnh đạo doanh nghiệp, chúng tôi tiếp nhận những băn khoăn của doanh nghiệp về SaaS và liệu đây có phải lựa chọn tốt nhất đối với từng mô hình kinh doanh. Dưới đây là 10 câu hỏi thường gặp nhất giúp bạn cân nhắc có nên lựa chọn SaaS cho doanh nghiệp của mình.
1. SaaS là gì?
SaaS là một phương thức phân phối phần mềm cho phép truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và trình duyệt web. Trong phương thức dựa trên web này, các nhà cung cấp phần mềm lưu trữ và duy trì các máy chủ, cơ sở dữ liệu và mã code tạo nên ứng dụng.
Phần mềm dựa trên nền tảng cloud rất phổ biến hiện nay đến mức hơn 60% người tìm kiếm phần mềm gọi tư vấn chỉ muốn những sản phẩm này. Con số này với phần mềm cài đặt tại chỗ gần đây đã giảm đi 2%.
Mô hình phần mềm tại chỗ truyền thống khác biệt với SaaS ở hai điểm chính sau:
- Việc triển khai SaaS không đòi hỏi phần cứng mở rộng, cho phép người mua thuê ngoài hầu hết các dịch vụ CNTT để khắc phục sự cố và bảo trì phần mềm (thường sẽ do chính nhà cung cấp phần mềm nhận trách nhiệm).
- Các hệ thống SaaS thường được thanh toán dưới dạng đăng ký (như khi bạn tạo lập một tài khoản ứng dụng), trong khi phần mềm tại chỗ thường được mua thông qua giấy phép vĩnh viễn, trả trước.
Ngoài chi phí mua phần mềm, người dùng tại chỗ cũng có thể phải trả tới 20% mỗi năm phí bảo trì và hỗ trợ. Trong khi đó, phí đăng ký hàng năm hoặc hàng tháng cho hệ thống SaaS thường sẽ bao gồm giấy phép phần mềm, hỗ trợ và hầu hết các loại phí khác.
2. SaaS so với cài đặt offline: Tôi phải chọn lựa như thế nào?
Bước đầu tiên để trả lời câu hỏi này là xác định mức độ phức tạp của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là một số câu hỏi về doanh nghiệp của bạn để giúp bạn xác định xem SaaS có phải là lựa chọn tốt nhất hay không:
- Điểm khác biệt của doanh nghiệp bạn so với những doanh nghiệp cùng ngành là gì?
- Các phần mềm phổ thông hiện nay có cung cấp đủ các chức năng bạn cần không?
- Mức độ tùy biến phần mềm mà bạn dự đoán cần?
Một yếu tố khác để xem xét là ngân sách của bạn. Như đã đề cập ở trên, SaaS giúp các công ty có ngân sách nhỏ có thể phân bổ tổng chi phí sở hữu theo thời gian, do đó, ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể áp dụng một phần mềm hiện đại, mạnh mẽ.
Không còn là thời người mua phần mềm phải lựa chọn giữa tính linh hoạt và chức năng. Hầu hết các phần mềm dựa trên cloud ngày nay có thể cung cấp trải nghiệm chính xác giống như cài đặt tại chỗ.
Câu hỏi lớn hơn là về quyền sở hữu dữ liệu. Phần lớn các nhà cung cấp vẫn đặt dữ liệu thuộc quyền sở hữu của người dùng cuối. Tuy nhiên, để chắc chắn, hãy xem lại hợp đồng dịch vụ để hiểu chính xác cách dữ liệu của bạn sẽ được sử dụng.
Một số ngành đặc thù vẫn khá e ngại việc triển khai cloud và tìm kiếm phần mềm cài đặt tại chỗ, đặc biệt là với ngành sản xuất. Tuy nhiên, nếu cần những tính năng hoặc công nghệ nhanh chóng và mạnh mẽ hơn, cloud vẫn chiếm lợi thế.
3. SaaS có từ bao giờ?
Trong bài phát biểu năm 1961 với sinh viên MIT, John McCarthy – một nhà khoa học máy tính nổi tiếng đã giành giải thưởng Turing cho công trình về trí tuệ nhân tạo (AI) – đã có một câu nói mà sau này trở thành dấu ấn đầu tiên trên thế giới về công nghệ cloud: “Một ngày nào đó, tin học có thể được sử dụng như một tiện ích công cộng”. Nói cách khác, khái niệm cloud bắt đầu như một nguồn tài nguyên chia sẻ sức mạnh tin học.
Mặc dù ý tưởng đã xuất hiện được một thời gian, công nghệ cloud cần có để hỗ trợ SaaS chỉ dần phát triển vào cuối những năm 1990. Đó là khi các công ty như Salesforce – được thành lập để tạo ra phần mềm cloud – bắt đầu cung cấp các giải pháp công nghệ đầu tiên cho doanh nghiệp như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), thông qua mô hình SaaS.
Lúc đầu, ngành cung cấp phần mềm doanh nghiệp không để tâm đến SaaS. Nhưng một thập kỷ trôi qua đã cho thấy sự tăng trưởng và áp dụng SaaS nhanh chóng với nhóm doanh nghiệp sử dụng phần mềm lần đầu tiên. So với những nền tảng cùng áp dụng công nghệ cloud như PaaS (Nền tảng phát triển ứng dụng) hoặc IaaS (Cơ sở hạ tầng/Thiết bị), phần mềm đang phát triển nhanh hơn nhiều và ngày càng phổ biến.
4.Tôi có thể tùy biến với SaaS không?
Có! Ngày nay, phần mềm cloud đủ linh hoạt để sửa đổi tùy theo mục đích sử dụng của người dùng. Bạn có thể tùy chỉnh giao diện của chương trình cũng như ẩn/hiện các trường dữ liệu bạn muốn. Một số tính năng cũng có thể được tắt/bật tùy ý.
Người dùng thường cũng có thể điều chỉnh không gian làm việc cá nhân, chẳng hạn như bảng điều khiển hoặc danh sách tác vụ, để chỉ hiển thị thông tin họ cần xem và phù hợp nhất với phong cách làm việc của họ.
Nhiều hệ thống cloud cho phép người dùng tùy chỉnh bảng điều khiển cá nhân để xem những tác vụ đã chọn cùng một lúc, như được hiển thị ở đây trong phần mềm Asana
Ngày nay, cả hai hệ thống phần mềm cài đặt tại chỗ và SaaS đều có thể được tùy chỉnh “tất tần tật” cho mỗi khách hàng, nhưng phần mềm dựa trên đám mây vẫn linh hoạt hơn, đặc biệt là với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
5. Ai sở hữu dữ liệu của tôi?
Trong phần lớn các trường hợp, bạn vẫn sở hữu dữ liệu của mình. Hầu hết các thỏa thuận dịch vụ (SLA) xác nhận quyền sở hữu dữ liệu của công ty bạn trên các máy chủ của nhà cung cấp, cũng như quyền lấy dữ liệu của bạn.
Đa phần các hợp đồng SaaS cũng có các điều khoản dự phòng về việc đảm bảo cung cấp quyền truy cập và sở hữu dữ liệu cho bạn đối với trường hợp nhà cung cấp dừng hoạt động.
Hơn nữa, hầu hết các nhà cung cấp đều cho phép xuất dữ liệu và sao lưu bất cứ lúc nào bạn muốn. Nếu một nhà cung cấp cho rằng họ sở hữu dữ liệu của bạn trong bất kỳ văn bản nào thì hãy cẩn thận! Điều đó hoàn toàn không bình thường! Trước khi đặt bút ký hợp đồng, hãy xem xét thật kỹ lưỡng với các bên liên quan để đảm bảo quyền lợi của bạn!
Ngoài quyền sở hữu dữ liệu, hãy nhớ xem xét cẩn thận các khía cạnh này của hợp đồng:
- Trách nhiệm của nhà cung cấp phần mềm về việc hỗ trợ, cập nhật hoặc bảo mật
- Trách nhiệm của bạn với tư cách là khách hàng về việc thông báo kịp thời các vấn đề gặp phải cho nhà cung cấp
- Cam kết dịch vụ, chẳng hạn như cam kết hỗ trợ vấn đề trong thời gian bao lâu và cách khách hàng có thể phản hồi lại với dịch vụ kém
6. Dữ liệu của tôi có thể an toàn với công nghệ điện toán đám mây chứ?
Các nhà cung cấp phần mềm biết doanh nghiệp vẫn hoài nghi mức độ bảo mật của cloud. Do vậy, họ đang cố gắng để chứng minh dữ liệu của khách hàng thực sự an toàn trên máy chủ của họ. Nhiều nhà cung cấp SaaS đã nâng cấp lên những dịch vụ cloud công cộng bảo mật cao nhằm triển khai và lưu trữ dữ liệu phần mềm của họ.
Rủi ro dữ liệu có thể gặp ở hầu hết các doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với những tổ chức không có nhiều ngân sách dành riêng cho bảo mật CNTT, nhân viên hoặc những người khác có thể vô tình làm rò rỉ dữ liệu hoặc tạo lỗ hổng bảo mật. Trên thực tế, Gartner dự đoán rằng đến năm 2022, ít nhất 95% lỗi bảo mật trên cloud là từ phía người dùng.
Tranh luận về bảo mật cloud trên các hệ thống ERP nổ ra gay gắt, nhưng xoay quanh vấn đề một trong những phân khúc phần mềm cuối cùng gặp phải lỗi bảo mật nghiêm trọng. Nguyên nhân từ mật khẩu yếu là lỗi phổ biến – theo một khảo sát gần đây của Software Advice – và có xu hướng gây ra nhiều vấn đề bảo mật hơn so với tin tặc.
Có một sự thật là bảo mật dữ liệu không hề liên quan tới việc máy chủ ở gần hay xa bạn. Các nhà cung cấp có thể đầu tư nhiều hơn vào vấn đề bảo mật, sao lưu và bảo trì hơn bất kỳ doanh nghiệp vừa và nhỏ nào.
Sự thật, bảo mật dữ liệu độc lập với việc máy chủ đang ngồi ngay bên cạnh bạn hoặc ở một thành phố khác. Các nhà cung cấp SaaS có thể đầu tư nhiều hơn vào bảo mật, sao lưu và bảo trì hơn bất kỳ doanh nghiệp vừa và nhỏ nào.
7. Nếu nhà cung cấp của tôi không còn hoạt động thì sao?
Các nhà cung cấp phần mềm vào và ra khỏi ngành liên tục – do hợp nhất doanh nghiệp hoặc thất bại trong kinh doanh. Tuy nhiên dù trường hợp nào, dữ liệu vẫn do doanh nghiệp bạn nắm giữ.
Hầu hết các nhà cung cấp SaaS đều trả trước cho công ty lưu trữ dữ liệu để duy trì hoạt động hiệu quả nhất. Khoản phí trả trước này được coi như một cam kết bảo vệ để họ có thể truy cập dữ liệu trong trường hợp có điều gì xảy ra với nhà cung cấp.
Để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất từ “short list” của bạn, hãy xem xét những thông tin sau:
- Nhà cung cấp đã kinh doanh được bao lâu?
- Họ có đang tăng trưởng về số lượng khách hàng hay nhân sự?
- Họ có lộ trình phát triển công nghệ?
Một điều quan trọng nữa đó là hãy đảm bảo hợp đồng có điều khoản quy định rõ ràng rằng bạn có thể xuất dữ liệu từ nhà cung cấp phần mềm – đây là một tiêu chuẩn hiện nay. Điều khoản này cũng nên đề cập tần suất và những trường hợp bạn được truy cập dữ liệu.
Điều quan trọng ở đây là đảm bảo SLA của bạn có một điều khoản quy định rõ ràng rằng bạn có thể xuất dữ liệu từ nhà cung cấp của mình, đây là tiêu chuẩn hiện nay. Điều khoản này cũng nên bao gồm tần suất và định dạng bạn có thể truy cập dữ liệu của mình. Thông thường, hợp đồng cũng sẽ quy định rằng nhà cung cấp có dịch vụ di chuyển dữ liệu cho bạn với một mức phí phù hợp.
8. Hạn chế của hệ điều hành vận hành trên internet là gì?
Nhược điểm chính của SaaS là nó phụ thuộc vào kết nối internet tốt. Tuy nhiên, trừ trường hợp doanh nghiệp của bạn nằm ở vùng hẻo lánh, kết nối hiện nay là quá đủ cho SaaS vận hành.
Trong khi nhiều người tin rằng các phần mềm lắp đặt tại chỗ đáng tin cậy hơn, không có hệ thống nào là hoàn toàn an toàn. Phần mềm tại chỗ có thể bị mất điện, lỗi phần cứng và một loạt các rủi ro khác. Ngày nay, để khắc phục vấn đề internet, một số nhà cung cấp SaaS đã phát triển chức năng ngoại tuyến (offline) cho phép người dùng tiếp tục làm việc trong trường hợp mất mạng. Khi internet được kết nối lại, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ để tiếp tục vận hành online.
Ngoài vấn đề kết nối internet, một số khách hàng lo lắng về khả năng tương thích của phần mềm với các hệ điều hành khác nhau. Không hẳn là bạn cần phải xem xét về vấn đề này vì hầu hết các phần mềm đều được phân phối trình duyệt web và không liên quan đến hệ điều hành của máy. Nhiều nhất là bạn cần tải một trình duyệt web khác tương thích cao hơn với hệ thống SaaS của bạn mà thôi.
9. SaaS so với điện toán đám mây có khác nhau không?
Cloud đề cập đến một tập hợp các công nghệ cơ sở hạ tầng vô cùng phức tạp. Ở cấp độ cơ bản, cloud có thể coi là một bộ sưu tập máy tính, máy chủ và cơ sở dữ liệu được kết nối với nhau theo cách mà người dùng có thể thuê quyền truy cập để chia sẻ tài nguyên. Tài nguyên này linh hoạt để người mua có thể tự động tăng hoặc giảm mức độ mà họ muốn thuê.
Cloud có thể đề cập đến bất cứ thứ gì mà máy chủ lưu trữ và phân phối qua internet. Trong khi tất cả những phần mềm dựa trên công nghệ cloud đều được chạy bởi những cấu phần cơ bản, SaaS đề cập cụ thể hơn tới phần mềm doanh nghiệp.
Khi ngày càng nhiều người có khả năng truy cập SaaS, ngày càng dễ dàng, nhanh chóng và ít tốn kém hơn cho các nhà cung cấp để đưa ra một giải pháp toàn diện – so với việc xây dựng một phần mềm lắp đặt tại chỗ. Ngày nay, gần như mọi chức năng kinh doanh cốt lõi, từ chức năng nguồn nhân lực đến lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp đều có sẵn thông qua SaaS.
10. Lưu trữ trên cloud riêng là thế nào?
Một đám mây riêng (cloud riêng) có tất cả các công nghệ cơ sở hạ tầng như một đám mây công cộng (cloud công cộng) và được lưu trữ tại chỗ. Khi đó, phần mềm vẫn duy trì được những tính năng và khả năng truy cập dữ liệu như cũ thông qua trình duyệt web. Tuy nhiên, thay vì chia sẻ tài nguyên với một “cộng đồng người dùng”, bạn chỉ chia sẻ với người cùng công ty thôi.
Trái ngược với mô hình cloud công cộng đang phát triển nhanh chóng, một cloud riêng đòi hỏi bộ phận CNTT phải thực hiện công việc bảo trì, bảo dưỡng. Việc thiết lập cloud riêng có thể tốn kém và cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng cần thiết để phát triển và duy trì hệ thống.
Với cloud riêng, các nhà cung cấp phần mềm cũng yêu cầu dự án đủ lớn và phức tạp để đảm bảo có lãi. Đối với các doanh nghiệp lớn không muốn đưa dữ liệu của họ vào một kho lưu trữ được truy cập công khai, cloud riêng là một lựa chọn hấp dẫn.
Sẵn sàng cho cloud? Đây là cách để bắt đầu!
Bạn có thể đảm bảo doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho phần mềm cloud bằng cách xem xét các câu hỏi trên với các cổ đông và các bên liên quan quan trọng. Nếu mọi người hiểu cách thức công nghệ này hoạt động, thì bạn có thể xác định loại hình triển khai hiệu quả nhất cho nhu cầu cụ thể của mình.
OOC lược dịch
Đọc thêm: Ứng dụng của phần mềm SPSS trong quản lý cơ sở dữ liệu khảo sát
