Tại sao đã có KPI mà vẫn cần BI?

Hiện nay, khi thời kỳ công nghệ 4.0 ngày càng phát triển và trở nên phổ biến thì tại các doanh nghiệp, nhu cầu sử dụng phần mềm và mong muốn triển thành công chúng cũng dần trở thành những mục tiêu chính cần tập trung hướng đến. KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực (về nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, năng suất của nguồn nhân lực, an toàn lao động, giờ làm việc, lương, đánh giá công việc, hoạt động cải tiến, lòng trung thành…; về tài chính, sản xuất chất lượng và quảng cáo…) và từng cá nhân. Để hệ thống KPI chạy tốt , doanh nghiệp vẫn cần có một công cụ giúp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu đối với những chỉ tiêu sản xuất kinh doanh thông dụng. Công cụ đó thường được biết đến với cái tên ” Giải pháp BI” hoặc “Phần mềm BI”.  Vậy lý do chính cần kết hợp sử dụng KPI và BI là gì?

Vai trò, chức năng của phần mềm KPI đối với doanh nghiệp

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất công việc trong doanh nghiệp. Hệ thống chỉ tiêu KPI đang trở thành một công cụ thiết yếu của điều hành doanh nghiệp và quản lý kết quả công việc của bộ phận và nhân viên.  KPI được coi là công cụ quan trọng và vô cùng thiết yếu trong sự phát triển tổng thể của một doanh nghiệp. Do đó, phần mềm KPI phải đảm bảo được những tiêu chí cơ bản dưới đây:

• Có được bức tranh tổng quan về hiệu suất doanh nghiệp, bộ phận và cá nhân 
• Đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm dựa trên các mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.
• Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.
• Giúp quản lý theo dõi tiến độ công việc dễ dàng
• Đánh giá nhân viên chính xác, minh bạch dựa trên những con số cụ thể
• Tạo môi trường cạnh tranh giúp nhân viên hăng hái làm việc
• Là cơ sở để xây dựng chế độ lương thưởng phù hợp
• Làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, loại bỏ việc đánh giá nhân viên theo cảm tính.

Vai trò, chức năng của giải pháp BI đối với doanh nghiệp

Thuật ngữ “Business Intelligence” bắt đầu được hãng tư vấn Gartner sử dụng từ năm 1989 và đã trở nên rất thông dụng kể từ đó. Business Intelligence (BI) chỉ những công nghệ, quy trình, và kỹ năng cần thiết để thu thập, phân tích, và biến dữ liệu thô thành những thông tin hữu ích.

Phần mềm BI gồm 3 chức năng chính: Kho dữ liệu (data warehouse), Bảng thông tin tổng hợp (dashboard) và Phân tích (analyst). Phần mềm BI có nhiệm vụ thu thập và phân tích dữ liệu từ các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác như ERP, CRM, hay phần mềm kế toán. Quá trình đưa dữ liệu từ hệ thống nguồn vào trong kho dữ liệu của hệ thống BI được gọi là ETL (Extract – Transform – Load).

• Bước Extract (trích xuất) sao chép dữ liệu từ các hệ thống nguồn. Nhờ đó mà hiệu năng của các hệ thống nguồn sẽ không bị ảnh hưởng bởi các hoạt động phân tích sau này. Mỗi hệ thống có thể được cấu trúc và định dạng dữ liệu rất khác nhau. Bước này cũng đảm bảo rằng chỉ những dữ liệu cần thiết được trích xuất.
• Trong bước Transform (biến đổi), những dữ liệu đã được trích xuất sẽ được “làm sạch”, ví dụ như chuyển N/A thành 0, “N” thành “Nam”. Quá trình biến đổi cũng có thể bao gồm việc áp dụng các công thức hay quy tắc khác như chọn/bỏ chọn một số cột, chia/ gộp các cột, chuyển cộng thành dòng v.v…
• Bước Load (nhập) sẽ đưa những dữ liệu đã được biến đổi vào kho dữ liệu (data warehouse) của giải pháp BI và chờ các bước phân tích tiếp theo.

3 lý do chính khi đã có KPI mà vẫn cần sử dụng thêm giải pháp BI

Có một thực tế là khi rất nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống chỉ tiêu KPI, chỉ số ít có thể triển khai KPI thành công ngay trong năm đầu tiên. Có nhiều lý do cho việc này, nhưng về mặt hệ thống, thách thức lớn nhất chính là việc không có phần mềm KPI hoặc phần mềm KPI không có cơ chế thu thập dữ liệu tốt, vì các lý do:

1. Phần mềm KPI – giống như Tableau (công cụ thực hiện các nghiệp vụ phân tích dữ liệu) của ô tô – không phải là phần mềm ghi nhận kết quả trực tiếp từ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, mà cần thông tin từ các hệ thống/phần mềm khác. Vì vậy, phần mềm KPI cần được kết nối/tích hợp với các phần mềm khác để có thể mang lại cho nhà điều hành báo cáo/dashboard cập nhật.
2. Các chỉ tiêu KPI có thể không ổn định theo thời gian. Khi mà trọng tâm chiến lược của doanh nghiệp thay đổi, hoặc đơn giản là họ phải khắc phục những điểm yếu quan trọng mới phát sinh thì bộ chỉ tiêu KPI cũng thay đổi theo. Điều này có nghĩa là một chỉ tiêu KPI có thể xuất hiện ở năm thứ nhất, biến mất ở năm thứ 2, rồi lại xuất hiện ở năm thứ 3. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi, cập nhật và đảm bảo tính liên tục của dữ liệu nếu không sử dụng giải pháp BI.
3. Thực tế cho thấy, hầu hết những bộ chỉ tiêu KPI lượng hóa vẫn bao gồm chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cùng với một số chỉ tiêu khác như “Chỉ số hài lòng khách hàng” có thể không có sẵn. Vì vậy, nhu cầu thu thập, lưu trữ, và kể cả phân tích một cách thường xuyên các chỉ tiêu kinh doanh thông dụng vẫn cần thiết, cho dù doanh nghiệp áp dụng KPI.

Phần mềm KPI cần được tích hợp với các phần mềm quản lý khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, do nguyên tắc thiết kế, các chỉ tiêu KPI lại không cố định theo thời gian do trọng tâm hoạt động của doanh nghiệp có thể thay đổi. Điều này khiến cho việc theo dõi, cập nhật số liệu của phần mềm KPI gặp khó khăn. Do đó, việc xây dựng một nền tảng BI để thu thập thông tin về tất cả các chỉ tiêu vận hành phổ biến của doanh nghiệp cũng như các các mảng chức năng khác nhau là cần thiết để luôn sẵn sàng nguồn thông tin cho KPI. 

Đến đây, ta có thể thấy, để hệ thống KPI chạy tốt, doanh nghiệp vẫn cần có một công cụ giúp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu đối với những chỉ tiêu sản xuất kinh doanh thông dụng. Công cụ đó thường được biết đến với cái tên “Giải pháp BI” hoặc “Phần mềm BI”.

Team Marketing

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Đọc thêm: Phần mềm quản lý KPI – Đo lường và đánh giá hiệu suất doanh nghiệp